Urbantz: Beschleunigung des RFP-Erfolgs mit SEQUESTO

Erfahren Sie, wie SEQUESTO einen Ausschreibungsprozess mit KI-gestützter Automatisierung und mehrsprachigem Support für eine führende europäische Last-Mile-Delivery-Plattform umgestaltet hat.

"Es war eine Revolution, während der Arbeit einfach eine Sprache zu wählen oder eine Ausschreibung nahtlos an einen Teamkollegen weiterzugeben, dessen Muttersprache nicht Englisch ist - in dem Wissen, dass er sich selbständig darin zurechtfindet. Der Prozess ist jetzt wesentlich schneller."

Ian Cheney

Angebotsmanager, Urbantz

Industrie

Transport

Standort

30+ Weltweit

Mitarbeiter

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Wie Urbantz mit SEQUESTO die Zeit für die Beantwortung von Ausschreibungen
um 50 % verkürzte

Mit der KI-gestützten Workflow-Automatisierung von SEQUESTO verdoppelte Urbantz die Effizienz bei der Angebotserstellung und verbesserte gleichzeitig die Qualität, Genauigkeit und Konsistenz der mehrsprachigen Ausschreibungsantworten.

6+ Monate

Verwendung von SEQUESTO

50% schneller

RFP-Antwortzeit

+100%

Bid Manager Kapazität

Über Urbantz: Eine führende Last-Mile-Lieferplattform

Urbantz ist ein europäischer Pionier im Bereich cloudbasiertes Last-Mile-Delivery-Management
und unterstützt Logistik-, Einzelhandels- und E-Commerce-Unternehmen bei der Rationalisierung ihrer Abläufe in großem Maßstab. Durch die Optimierung der wichtigsten Arbeitsabläufe sorgt die Plattform für maximale Effizienz und fördert gleichzeitig eine nachhaltige, umweltfreundliche Zustellung.

Urbantz wurde 2015 gegründet und hat sich zu einem zuverlässigen Branchenführer in
Europa entwickelt. Urbantz wurde von Gartner als repräsentativer Anbieter anerkannt und hat eine unübertroffene Erfolgsquote von 100 % bei der Bereitstellung erreicht. Heute verfügt Urbantz über ein wachsendes Team von mehr als 80 Fachleuten, unterstützt mehr als 25.000 aktive Nutzer und
ist in mehr als 25 Ländern tätig.

Die Ergebnisse

Verdoppelung der Bid Manager-Kapazität

Datengestützte Bid-No-Bid-Entscheidungen in wenigen Minuten

Sprachunabhängig und Gen-AI, dynamisches Wissensmanagement

Verlagerung des Schwerpunkts auf strategische, hochwertige Aufgaben

Die Herausforderungen

Langsamer Abschluss der RFP. Der Angebotsmanager überprüfte die Antworten
manuell, was zu längeren Bearbeitungszeiten führte.

Sich wiederholende Aufgaben. Viele Ausschreibungen enthielten wiederkehrende Fragen, so dass der
Angebotsmanager Informationen kopieren musste, anstatt sich auf die Strategie zu konzentrieren.

Höheres Risiko von Fehlern. Manuelle Arbeit kann zu Ungenauigkeiten führen,
die die Qualität beeinträchtigen.

Übersetzungsprobleme ergaben sich, da Urbantz Ausschreibungen in verschiedenen
Sprachen erhielt, während der Inhalt hauptsächlich auf Englisch war, was qualitativ hochwertige Übersetzungen erforderte
.

Unstrukturiertes Inhalts-Repository. Die Informationen waren über
in Google Drive verstreut, was den Abruf langsam machte.

Die Herausforderung: Ein schwerfälliger, manueller RFP-Prozess

Urbantz erhält ständig Ausschreibungen von Unternehmen, die eine erstklassige Zustellungslösung für die letzte
Meile suchen. Jede Anfrage - zwischen 25 und 500 Fragen - erfordert detaillierte Antworten zur Funktionalität der Plattform, zur Datensicherheit, zur Einhaltung rechtlicher Vorschriften und zu anderen Aspekten. Vor der Implementierung von SEQUESTO verließ sich Urbantz vollständig auf manuelle Prozesse ohne eine spezielle Lösung für die Beantwortung von Ausschreibungen.

Ein einziger Angebotsmanager war dafür verantwortlich, sich in einem fragmentierten, auf Tabellenkalkulationen basierenden Inhaltsspeicher zurechtzufinden, frühere Antworten manuell abzurufen und Beiträge von Kollegen einzuholen. Dies führte zu mehreren großen Problemen:

Langsames, ressourcenintensives Ausfüllen der RFP. Der Angebotsmanager musste die Antworten manuell suchen, überprüfen und eingeben, was zu längeren Bearbeitungszeiten führte.
Sich wiederholende, geringwertige Aufgaben. Viele Ausschreibungen enthielten wiederkehrende Fragen, die den Angebotsverantwortlichen zwangen, die Informationen zu kopieren und einzufügen, anstatt sich auf die Strategie zu konzentrieren.
Höheres Risiko von Fehlern und Unstimmigkeiten. Bei manueller Arbeit können sich Ungenauigkeiten einschleichen und die Qualität der Antworten beeinträchtigen.
Erhebliche Herausforderungen bei der Übersetzung. Da Urbantz in mehreren Regionen tätig ist, erhielt das Unternehmen Ausschreibungen in verschiedenen Sprachen, während seine Inhaltsbibliothek hauptsächlich auf Englisch war. Daraus ergab sich ein ständiger Bedarf an qualitativ hochwertigen Übersetzungen.
Unstrukturiertes Content-Repository. Da es keine zentralisierte Wissensdatenbank gab, waren wichtige Informationen über Google Drive verstreut. Infolgedessen war der Abruf langsam und das Risiko, etwas zu übersehen, war hoch.

Es war offensichtlich, dass Urbantz von einer skalierbaren Lösung zur Beschleunigung und Optimierung seines RFP-Managements stark profitieren würde. Nach der Evaluierung mehrerer Optionen entschied man sich für SEQUESTO aufgrund seiner KI-Fähigkeiten, seines einzigartigen Inhalts- und Wissensmanagement-Moduls und seiner Sprachunabhängigkeit - all das macht es einzigartig auf dem Markt.

SEQUESTO: AI-First RFP
Automatisierung für maximale Effizienz

Der RFP-Antwortprozess ist ein Tor, das Sie durchschreiten müssen, um eine Chance auf mehr Aufträge zu erhalten. SEQUESTO versetzt Urbantz in die Lage, schneller, genauer und mit größerem Vertrauen zu antworten. In nur sechs Monaten haben sich die Ergebnisse grundlegend verändert.

2X-Effizienz: Verdoppelung der Bid Manager-Kapazität

Mit SEQUESTO konnte Urbantz die Bearbeitungszeit für Ausschreibungen um mehr als 50 % reduzieren und die Kapazität des Angebotsmanagers verdoppeln. Vor der Implementierung war die Bearbeitung von 50 Fragen pro Tag die Grenze. Die KI-gesteuerte Automatisierung hat diese Zahl auf über 100 Fragen erhöht - und sie steigt weiter. Darüber hinaus verfeinert die selbstlernende KI von SEQUESTO kontinuierlich die Antworten, was den Bedarf an manuellen Bearbeitungen reduziert und die Produktivität im Laufe der Zeit weiter steigert.

Mühelose mehrsprachige Unterstützung

Vor SEQUESTO war die Bearbeitung von Ausschreibungen in anderen Sprachen als Englisch ein zeitaufwändiger, mehrstufiger Prozess. Die Teams mussten die Fragen manuell übersetzen, die Antworten auf Englisch verfassen und sie dann zurückübersetzen, was langsam war und oft zu Unstimmigkeiten führte. Mit SEQUESTO kann der Angebotsmanager einfach die gewünschte Sprache auswählen, und die Plattform generiert automatisch präzise, lokalisierte Antworten.

Skalierung des RFP-Volumens: Mehr Gebote, mehr Siege

Durch die Rationalisierung der Angebotsverwaltung ermöglicht SEQUESTO Urbantz die gleichzeitige Bearbeitung mehrerer Ausschreibungen. Dies verringert nicht nur die Arbeitsbelastung, sondern ermöglicht es dem Unternehmen auch, an mehr Ausschreibungen teilzunehmen und so seine Chancen auf neue Aufträge zu erhöhen.

Schnellere, datengestützte Angebots-/Nichtangebotsentscheidungen

SEQUESTO beschleunigt die "Go/No-Go"-Analyse und ermöglicht Urbantz eine effizientere Bewertung von Chancen. In einem Fall identifizierte die Plattform automatisch 140 Schlüsselfragen in einer 180-seitigen Ausschreibung - ein Prozess, der zuvor Stunden/Tage gedauert hätte.

Urbantz erforscht nun SEQUESTOs fortschrittliche Bieter/Nicht-Bieter-Entscheidungsintelligenz weiter, um seinen Prozess der Chancenbewertung zu verfeinern.

Spielverändernder Ansatz für das Wissensmanagement

SEQUESTO verwandelte das einfache Content-Repository von Urbantz in eine dynamische, KI-gestützte Wissensdrehscheibe. Mit intelligenter Automatisierung und kontrollierter KI-gesteuerter Suche rationalisiert die Plattform den Abruf von Inhalten und gewährleistet gleichzeitig eine Qualitätskontrolle.

Dies war ein wichtiges Verkaufsargument für Urbantz. Viele KI-gestützte RFP-Tools bieten zwar Suchfunktionen, aber es fehlt ihnen oft an Content Governance, was zu unübersichtlichen, unzuverlässigen Bibliotheken führt. Herkömmliche RFP-Tools bieten zwar eine strenge Kontrolle, aber keine KI-gesteuerte Effizienz.

SEQUESTO bietet das Beste aus beiden Welten - eine Kombination aus intelligenter Automatisierung und Benutzeraufsicht für ein wirklich optimiertes Content-Management-Erlebnis.

Vertrauensvolle Partnerschaft für kontinuierliches Wachstum

Urbantz und SEQUESTO sind nicht nur ein Kunde und ein Anbieter - sie sind Innovationspartner. Das Urbantz-Team nutzt die Funktionen von SEQUESTO aktiv, um die Auswirkungen auf das Geschäft zu maximieren und gleichzeitig wertvolles Feedback für laufende Verbesserungen zu geben.

Bei SEQUESTO haben wir uns zu unermüdlicher Innovation und schneller Weiterentwicklung verpflichtet. Unsere oberste Priorität ist es, sicherzustellen, dass unsere Kunden in einem zunehmend wettbewerbsintensiven Umfeld die Nase vorn haben. Diese starke Zusammenarbeit bildet die Grundlage für langfristiges Wachstum und Erfolg - gemeinsam.

"Es war eine Revolution, während der Arbeit eine Sprache auszuwählen oder
eine Ausschreibung nahtlos an einen Teamkollegen weiterzugeben, dessen Muttersprache nicht
Englisch ist - in dem Wissen, dass er sich unabhängig davon bewegen kann. Der Prozess ist
jetzt wesentlich schneller."

Ian Cheney

Angebotsmanager, Urbantz

Die Lösung

Verdoppelte Angebotskapazität mit integrierter Compliance

Verdopplung der Kapazität des Angebotsmanagers, Halbierung der Reaktionszeiten. SEQUESTO strafft den gesamten Arbeitsablauf und gewährleistet gleichzeitig Genauigkeit und Konsistenz, so dass sich die Teams auf die wichtigen Elemente konzentrieren können.

50% schnellere RFP-Bearbeitung

Von Tagen zu Stunden: KI-generierte dynamische Inhaltserstellung beschleunigt den Zeitplan und steigert die Wettbewerbsfähigkeit von Urbantz in großem Umfang.

Sprachagnostische Inhalte auf Skala

SEQUESTO beseitigt die Reibungsverluste bei der Lokalisierung. Unternehmensspezifische Inhalte werden automatisch angezeigt, während qualitativ hochwertige, muttersprachliche Antworten in mehr als 30 Sprachen generiert werden - so werden Verzögerungen bei der Übersetzung vermieden und eine konsistente Darstellung an jedem Touchpoint gewährleistet.

Von der Wiederholung zur Strategie, nahtlos

SEQUESTO ersetzte den manuellen Aufwand durch intuitive Automatisierung, so dass sich das Angebotsteam von Urbantz auf die Überwachung und Strategie konzentrieren konnte. Dank einer Benutzeroberfläche, die auf Schnelligkeit und nicht auf Komplexität ausgelegt ist, war die Akzeptanz sofort gegeben.

100%

Produktivität

Ein Angebotsmanager. Doppelt so viel Volumen.
Keine Abstriche bei der Qualität.

50%

schnellere Reaktionszeiten

Automatisierte Antworten, strategische Überprüfungen -
verkürzt die Einreichungszeiten um die Hälfte.

30+

Sprachen

Sprachunabhängiges Wissensmanagement und dynamische Inhaltserstellung.

Über Urbantz

Urbantz, eine führende Last-Mile-Delivery-Plattform in Europa, verwaltet komplexe Logistik in mehr als 25 Ländern. Aufgrund des raschen Wachstums und der globalen Expansion stand das Unternehmen vor wachsenden Herausforderungen bei der Beantwortung einer zunehmenden Anzahl von Ausschreibungen - viele davon erforderten mehrsprachigen Support, detaillierte Sicherheitsdokumentation und schnelle Durchlaufzeiten.

Um mithalten zu können, benötigte Urbantz eine Lösung, die den fragmentierten, manuellen RFP-Antwortprozess rationalisieren konnte. Genauigkeit, Geschwindigkeit und Skalierbarkeit hatten höchste Priorität - und SEQUESTO lieferte sie.

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