GO oder NO-GO: Wie Sie effizient entscheiden, ob Sie an einer RFP teilnehmen

Typischerweise werden Sales-Leute sehr begeistert, wenn sie eine Einladung zur Teilnahme an einem RFP erhalten. Gerade wenn Sie nicht in den Vorprozess eingebunden waren, sollten Sie jedoch zweimal darüber nachdenken. 🤔

Ein wichtiger Schritt ist zu verstehen, wie gut Sie als Organisation tatsächlich positioniert sind, um diese RFP zu gewinnen. Warum sollten Sie überhaupt in Erwägung ziehen, so viel wertvolle Zeit zu investieren, wenn Sie nicht daran glauben, dass Sie eine realistische Gewinnchance haben?

⚠️Ein entscheidender Schritt zu Beginn des Prozesses ist es, sogenannte „Red Flags“ zu identifizieren. Das sind typische Hinweise, die Ihnen signalisieren, dass Sie nicht weitermachen sollten, ja eigentlich gar keinen Aufwand investieren sollten.

📑Traditionell müssten Sie das gesamte Dokument gründlich lesen, um diese „Red Flags“ zu identifizieren. Allein das kann leicht einen halben Tag (oder mehr) in Anspruch nehmen, nur um alle möglichen „Red Flags“ zu finden. Erst dann lässt sich fundiert entscheiden, ob „GO“ oder „NO-GO“. Wir sind überzeugt, dass Ihre wertvolle Zeit besser investiert ist, wenn ein smartes Tool dieses Vorab-Lesen für Sie übernimmt. 👍 Zum Glück kann das heute von einer intelligenten Tender-Response-Plattform erledigt werden, was eine erhebliche Menge Zeit spart.

Hier sind einige der häufigeren „Red Flags“, die auf potenzielle Probleme mit dem Projekt oder dem Beschaffungsprozess hinweisen können:

1. Unklare oder vage Spezifikationen: Wenn die Spezifikationen des Projekts unklar oder zu allgemein formuliert sind, kann dies zu einem Projekt führen, das Ihre Erwartungen nicht erfüllt und zu unerwarteten Kosten oder Verzögerungen führt.
2. Starker Fokus auf niedrige Preise: Wenn die Projektbewertung stark auf den Preis ausgerichtet ist, kann das ein Hinweis darauf sein, dass dies ein Projekt ist, das Sie gar nicht gewinnen wollen (oder dass ein typischer Preiswettbewerber bessere Chancen auf den Zuschlag hat).
3. Geringe Bereitschaft, Klarstellungen oder Antworten zu geben: Das ist in der Regel ein starkes Indiz dafür, dass eine andere Partei (wahrscheinlich jemand, der den Ausschreibungs-Vorprozess beeinflusst hat) am Steuer sitzt.
4. Ungewöhnliche Zahlungsbedingungen: Wenn die im Rahmen der Ausschreibung festgelegten Zahlungsbedingungen ungewöhnlich oder unangemessen sind, kann dies darauf hindeuten, dass die Organisation nicht bereit ist, die erbrachte Leistung angemessen zu bezahlen oder dass sie versucht, dem erfolgreichen Bieter unzumutbare Bedingungen aufzuerlegen (sind Sie sicher, dass Sie dieses Geschäft wollen?).
5. Überhöhte oder unangemessene Vertragsstrafen: Wenn die im Ausschreibungstext genannten Vertragsstrafen überhöht oder unangemessen sind, kann dies auf ein Hochrisiko-Umfeld für das Projekt und auf mangelnde Bereitschaft hinweisen, konstruktiv mit dem erfolgreichen Bieter zusammenzuarbeiten.

Manchmal ist es besser, früh auszusteigen, bevor Sie Zeit und Geld in ein Projekt stecken, das Sie schlicht nicht gewinnen können. Welche Mechanismen haben Sie etabliert, um GO vs. NO-GO zu bewerten?