Facility Management & Infrastruktur
Facility-Management-Ausschreibungen, Los für Los.
Jedes Los, jeder Standort, jedes Formular, in einem Angebot. Eine FM-Ausschreibung ist selten ein einziges Angebot. Im Ausschreibungsmanagement sind das vier Lose, 120 Standorte, ein TUPE-Verzeichnis, ein Mobilisierungsplan, ein Stapel Zertifikate und die eigenen Preis- und Datenblätter des Auftraggebers. James, der KI-Bid-Agent von SEQUESTO, teilt die Arbeit nach Losen auf, entwirft aus den Angeboten, die Sie bereits gewonnen haben, und füllt jedes Formular aus, damit sich Ihr Bid-Team auf Lösung und Preis konzentrieren kann.
Für wenBid-Manager und Bid-Koordinatoren bei Anbietern von Facility Services, Reinigung, Sicherheitsdiensten, Catering, Instandhaltung und Infrastruktur sowie die Kolleginnen und Kollegen aus Betrieb, HR und HSE, die ihren Teil beisteuern.
Die Herausforderung
Warum FM-Ausschreibungen mehr Leute binden als nötig
Dieselbe Antwort, je Los leicht anders
Die Methodenbeschreibung für die Reinigung ist für jedes Los größtenteils gleich. In den Unterschieden (Gebäudetypen, Zeiten, Personal, KPIs) liegen die Punkte, und dort schleichen sich Copy-and-paste-Fehler ein.
Betrieb, HR und HSE kennen die Fakten
Mobilisierungspläne, TUPE-Informationen, Arbeitsschutznachweise und Notizen von Standortbegehungen liegen bei Menschen, die Verträge betreuen und keine Angebote schreiben.
Zertifikate und Formulare entscheiden, bevor jemand liest
ISO 9001, 14001 und 45001, Versicherungen, Umsatztabellen und Erklärungen. Ein abgelaufenes Zertifikat oder ein falsch gesetzter Haken, und das Angebot scheidet in der Eignungsprüfung aus.
So funktioniert es
Ein Angebot, so aufgeteilt, wie der Auftraggeber es aufgeteilt hat
01
Die Unterlagen lesen, Los für Los
James liest die Ausschreibung, das Leistungsverzeichnis, die Standortliste und die Anlagen und fasst Umfang, Lose, Zuschlagskriterien und Fristen für Ihre Bid/no-bid-Entscheidung zusammen.
Analysieren & qualifizieren
02
Jedes Los in Arbeit verwandeln
Jede Anforderung wird zu einem Eintrag in Ihrer Vorlage, nach Los markiert. James weist Fragen an Betrieb, HR und HSE den richtigen Personen zu und benachrichtigt sie.
Anforderungen & Bieterfragen
03
Einmal entwerfen, je Los anpassen
James entwirft Methodenbeschreibungen, Mobilisierungspläne und Social-Value-Antworten aus Ihren früheren Gewinnerangeboten und passt jede an Standorte, Zeiten und KPIs des Loses an, mit Quellenangabe.
Antworten entwerfen
04
Prüfen, ausfüllen, abschließen
James prüft Zertifikate und Versicherungen gegen ihre Ablaufdaten, füllt die Excel-, Word- und PDF-Formulare des Auftraggebers direkt aus und prüft jede Anforderung in jedem Los, bevor das Angebot als abgeschlossen gilt.
AbdeckungsprüfungBid-Arten
Die Bids, die Sie beantworten
Vorher und mit SEQUESTO
| Vorher | Mit SEQUESTO |
|---|---|
| Eine Word-Datei je Los, von Hand kopiert und bearbeitet | Ein Angebot, jede Anforderung nach Los markiert |
| Der Betrieb wird per E-Mail nach einem Mobilisierungsplan gefragt | James entwirft ihn aus früheren Verträgen, der Betrieb prüft |
| Zertifikate werden am Tag des Uploads geprüft | Abgelaufene und bald ablaufende Zertifikate werden früh gemeldet |
| Die Standortliste wird ins Datenblatt des Auftraggebers neu getippt | Die eigenen Formulare des Auftraggebers, direkt ausgefüllt |
| „Alle Lose entworfen“ heißt fertig | Jede Anforderung in jedem Los von James geprüft |
Praxisbeispiel
Eine regionale Rahmenvereinbarung mit vier Losen (illustrativ)
Ein Facility-Services-Unternehmen gibt ein Angebot für eine regionale Rahmenvereinbarung der öffentlichen Hand für Reinigung und technische Instandhaltung ab: vier Lose, 140 Gebäude, Unterlagen auf Französisch und Niederländisch. James fasst die Unterlagen zusammen, extrahiert 260 Anforderungen, nach Los markiert, und entwirft die Bieterfragen. Die Methodenbeschreibung für die Reinigung entwirft er einmal aus zwei früheren Gewinnerangeboten und passt sie dann an Gebäudetypen und Öffnungszeiten jedes Loses an. Die TUPE-Fragen gehen an HR, der Arbeitsschutznachweis an HSE. James meldet, dass das ISO-45001-Zertifikat einen Monat vor Beginn der Rahmenvereinbarung abläuft. Er füllt das Excel-Standortblatt und die Word-Erklärungen des Auftraggebers in beiden Sprachen aus, und die Abdeckungsprüfung findet ein Los, in dem die KPI-Tabelle noch leer ist.
Optimiert für FM-Beschaffungsprozesse
Nur in SEQUESTO
Die Formulare des Auftraggebers, in seiner Sprache
Standortblätter, Erklärungen und Kontrollkästchen in Excel, Word und flachen PDFs. Formularbeschriftungen werden in 13 Sprachen gelesen.
Formulare ausfüllen
Ihr Ausschreibungsprozess, einmal eingerichtet
Ihre Phasen, Felder und Losstruktur, von Ihrem Team ohne Code anpassbar.
Adaptive WorkflowsAntworten aus dem Betrieb in zwei Klicks
Standortleiter sehen nur die ihnen zugewiesenen Fragen, in ihrer eigenen Sprache.
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In 30 Minuten zeigen wir Ihnen die Aufschlüsselung nach Losen, die angepasste Methodenbeschreibung und die Formulare des Auftraggebers, ausgefüllt aus Ihren Dokumenten.
Häufig gestellte Fragen
Fragen von FM-Bid- und Ausschreibungsteams
Ja. Jede Anforderung ist nach Los markiert, sodass Sie Fortschritt und Abdeckung je Los sehen, und James passt gemeinsame Inhalte an jedes Los an.
Nein. Die Preise bleiben bei Ihrem kaufmännischen Team, in einem eigenen Ordner, sichtbar nur für die Personen, die Sie wählen. James füllt das Preisformular des Auftraggebers mit den Zahlen aus, die Sie ihm geben.
Copilot hilft einer Person, einen Absatz zu schreiben. James arbeitet über die gesamte Ausschreibung hinweg: Er teilt sie nach Losen auf, bindet Betrieb und HR ein, füllt die Formulare des Auftraggebers aus und prüft jede Anforderung.
SEQUESTO läuft auf einer isolierten Instanz je Kunde, gehostet in der EU oder den USA, und ist nach ISO 27001 und SOC 2 Type II zertifiziert.