Koop AI RFP-software voor het werk na de conceptversie

Een bidteam dat AI-RFP-software beoordeelt, plakt doorgaans vragen uit een eerder beantwoorde RFP in elke proefversie en vergelijkt hoe goed elke leverancier antwoordt. Nu elk capabel model een behoorlijke eerste versie van een RFP-antwoord kan schrijven, vinden wij AI-RFP-software vooral de investering waard voor het werk dat daarna komt. Dat betekent dat u uw eigen proces volgt, vanaf de indieningsdatum terugplant, elk onderdeel voor validatie en goedkeuring naar de juiste experts stuurt en volledig vastlegt wie wat heeft gewijzigd en goedgekeurd.

Een team dat dit soort software evalueert, gebruikt momenteel mogelijk een vorm van generieke AI: een chatassistent, AI-functionaliteit die aan een bestaande tool is toegevoegd of een intern ontwikkelde tool.

De meeste RFP-pakketten bevatten meerdere bestanden. Het belangrijkste document met vereisten bevat kwalificatievragen, elk met een woordlimiet, en vraagt om ondersteunende documenten. Daarnaast zijn er een security questionnaire, een ESG-vragenlijst en de contractvereisten, soms met het conceptcontract en de bijbehorende vrijwaringsclausules.

Een proef gericht op het opstellen van antwoorden meet wat elke tool deelt

Veel bidteams beoordelen AI-RFP-software als een hulpmiddel voor het opstellen van teksten. Overzichten van de “beste AI RFP-software” doen hetzelfde. Ze rangschikken tools op basis van hoe goed ze de geplakte vragen beantwoorden en hoeveel tijd ze besparen. De redenering is dat de koper het antwoord beoordeelt en dat de tijd tot een eerste concept eenvoudig te meten is tijdens een proefperiode.

Nu AI voor algemeen gebruik een degelijk eerste concept schrijft, meet zo’n proef wat elke aanbieder in de categorie RFP-software gemeen heeft. Het werk waarin de tools zich onderscheiden blijft buiten beschouwing.

Een team dat zich vooral richt op het opstellen van teksten kan eindigen met vlot geformuleerde antwoorden, terwijl de planning, routering en vastlegging van goedkeuringen volledig handmatig blijven. Daarom moet de proef ook die werkzaamheden toetsen. Voer de proef uit met een volledig aanbestedingspakket van een bid dat uw team al heeft ingediend en stel bij elke tool vier vragen:

• Ondersteunt het uw proces?
• Voert het uw plan uit?
• Stuurt het elk onderdeel door naar de juiste Subject Matter Expert voor validatie, goedkeuring of definitieve ondertekening?
• Houd volledig bij wat er is gebeurd, wanneer, wie het heeft gewijzigd en wie het heeft goedgekeurd?

Het werk begint met het volledige aanbestedingspakket

Het werk begint ruim voordat het schrijven begint. Welke documenten het pakket ook bevat, uw team zet de informatie daarin om in bruikbaar materiaal via een proces dat is ingericht voor uw organisatie. Dat proces bestaat uit gedetailleerde stappen, zodat het team niets mist. AI-RFP-software moet elke stap uitvoeren zoals uw team dat doet.

Het plan werkt door het proces stap voor stap terug te werken vanaf de indieningsdatum, zodat iedereen weet wie wat wanneer doet en de definitieve deadline gehaald wordt. Zodra de vereisten uit elk bestand zijn gehaald, moet het plan ook de onderlinge verbanden vastleggen.

In een typisch documentenpakket moet het antwoord op de vraag over datahosting in de security questionnaire overeenkomen met het leveringsmodel in het hoofddocument met vereisten. De vrijwaringsclausule staat in het conceptcontract, in een apart bestand, niet in de beoordeelde vragen. Als voorbeeldvragen één voor één worden geplakt, blijven al deze verbanden buiten beeld.

Controleer tijdens de proefperiode of het plan dat op basis van het volledige pakket is opgesteld, aan elke stap, elke vraag uit de questionnaire en elke opgenomen contractclausule een verantwoordelijke en een datum toewijst.

Elk antwoord gaat naar de juiste experts

Elk antwoord moet door de juiste experts worden gevalideerd en goedgekeurd. Bij een typische RFP betekent dit de productexpert voor het leveringsmodel, de securityverantwoordelijke voor vragen over datahosting en de juridisch adviseur voor de vrijwaringsclausule. Elk onderdeel bij de juiste verantwoordelijke krijgen, opvolgen en begeleiden tot de definitieve goedkeuring is het zware werk dat de software moet dragen.

Uw team volgt deze route al: van de Subject Matter Experts voor sales en product Subject Matter Experts (SMEs), via beoordeling door legal, compliance of andere specialisten, tot de definitieve goedkeuring door een bevoegde beoordelaar. Hier loopt het werk aan de respons ook vertraging op of moet het worden afgeraffeld, doordat een SME op zich laat wachten of legal pas laat wordt betrokken.

Controleer of de software voor elke vraag het traject bijhoudt, inclusief de verantwoordelijke, reviewer, goedkeurder en status, en laat zien wie op wie wacht. Zo hangt de kwaliteit van de respons nooit af van een antwoord over vrijwaring dat de juridische afdeling niet heeft gezien.

De vastlegging blijft na de bid behouden

Jaren na de gunning kunnen de koper, uw eigen advocaat of een externe auditor u ter verantwoording roepen over een ingediend antwoord: wat daarin is toegezegd en wie het heeft goedgekeurd. Tegen die tijd heeft de persoon die het antwoord in een AI-chat heeft opgesteld of de eigen tool van het team heeft gebouwd, de organisatie mogelijk verlaten.

In de EU bepaalt bijvoorbeeld het concept van een raamovereenkomst van een EU-instelling dat het winnende bid, inclusief de verduidelijkingen die de leverancier tijdens de beoordeling heeft gegeven, als bijlage bij de overeenkomst wordt gevoegd.

Het NIST AI Risk Management Framework vereist dat rollen en verantwoordelijkheden voor het beheer van AI-risico’s worden vastgelegd en dat processen voor menselijk toezicht worden gedefinieerd en gedocumenteerd. Wij denken dat een vergelijkbaar goedkeuringsdossier voor elk antwoord laat zien hoe een bidteam dit toezicht in zijn eigen werk toepast.

Een proefperiode moet voor elk ingediend antwoord de namen tonen van degenen die het hebben aangeleverd, gewijzigd en goedgekeurd, inclusief de datum, en duidelijk maken of het goedkeuringsdossier op verzoek van een inkoper of auditor kan worden geëxporteerd.

Beoordelaars beoordelen het antwoord dat u indient

Ervaren bidwriters in het team zullen tegenspreken: de beoordelaars van de koper beoordelen de tekst op papier. De kwaliteit van het concept wint dus bids en moet bepalend zijn voor de keuze.

Wat zij beoordelen, is het ingediende antwoord: het antwoord dat de SME heeft gecorrigeerd, dat de juridisch adviseur heeft goedgekeurd en dat het team tot het maximale aantal woorden heeft teruggebracht. Een vlot geschreven plan van aanpak dat de beoordeling overslaat en de woordlimiet overschrijdt, of een antwoord dat in strijd is met de vrijwaringsbepaling die de juridisch adviseur bij een eerdere bieding heeft goedgekeurd, kost het team meer dan een zwak concept dat tijdens de beoordeling wordt onderschept. In het VK bepaalt bijvoorbeeld een overheidsrichtlijn dat een aanbestedende dienst een bid buiten beschouwing mag laten als de leverancier een procedureel voorschrift in de aanbestedingsdocumenten heeft geschonden, bijvoorbeeld door het voorgeschreven aantal woorden te overschrijden.

Ook vloeiende tekst moet nog worden beoordeeld: NIST’s Generative AI Profile noemt confabulatie, onjuiste informatie die met overtuiging wordt gepresenteerd, als een risico van generatieve AI. Alleen het goedgekeurde antwoord is geschikt voor hergebruik, met vermelding van de eigenaar en de beoordelingsdatum, zodat bij elke bieding dezelfde toezegging wordt gedaan.

Behouden, bouwen of kopen hangt af van wie het proces beheert

Als u AI voor algemeen gebruik behoudt, krijgt degene die vlot typt een behoorlijke eerste versie. Rond elk antwoord richt het team zelf het proces in, voert het uit en onderhoudt het. Een team kan ook zijn assistent behouden en die baseren op een platform met ingebouwde governance. De keuze is dus: zelf bouwen, kopen of de assistent behouden en die op zo’n platform baseren.

Een intern ontwikkelde oplossing maakt het team bovendien afhankelijk van degene die deze heeft gebouwd. Voor een team dat overweegt software aan te schaffen, is het vergelijken van de alternatieven op basis van het plan, de routes en de vastlegging de volgende stap.

SEQUESTO aOS neemt bijvoorbeeld voor uw team het werk rond elk antwoord op zich. James, de orkestrerende agent, leest de aanbesteding in samenhang met het governanceproces van uw organisatie en neemt elke goedkeuringsfase als mijlpaal op in de tijdlijn van de bid, met een aangewezen beoordelaar en gereserveerde tijd. SEQUESTO registreert elke actie, inclusief goedkeuringen, met wie deze is uitgevoerd en wanneer.

Beoordeel meer dan alleen het concept

Test elke tool met een volledig RFP-pakket dat uw team al heeft ingediend. Beoordeel de planning, routering en vastlegging van goedkeuringen die de tool oplevert. Betrek uw sales- en productexperts, security lead en juridisch adviseur bij die test, omdat de routering wordt getoetst aan hun antwoorden en aan de juridische beoordeling. Beoordeel de kwaliteit van het concept als laatste, als controle waaraan elke tool op de shortlist moet voldoen.