Vragenlijstautomatisering
Vragenlijstautomatisering in het bestand van de koper.
Elke vragenlijst ingevuld in het bestand waarin hij binnenkwam. Leverancier, security, ESG, due diligence of een eigen ontwerp van de koper: de vragen veranderen, het werk niet. James, de AI-bidagent van SEQUESTO, maakt van elke rij een item, schrijft de antwoorden uit uw documenten met bronnen erbij, stuurt de open vragen naar de juiste expert en schrijft alles terug in het bestand van de koper. Geautomatiseerde vragenlijsten, met een audittrail bij elk antwoord en een mens die beslist.
Voor wie: Bidmanagers, proposalteams en salesteams die elke week vragenlijsten beantwoorden, en de experts die de antwoorden beheren.
Het probleem
De vragen zijn het makkelijke deel
Importeren, antwoorden, exporteren, herstellen
De meeste tools importeren de vragenlijst en exporteren hem terug. Iemand is dan de avond kwijt aan het herstellen van samengevoegde cellen, keuzelijsten en vergrendelde bladen.
De bibliotheek die niemand onderhoudt
Antwoordbibliotheken raken binnen maanden verouderd. Elke vragenlijst begint met een zoektocht naar de nieuwste versie van een antwoord.
Hiaten gevuld met iets aannemelijks
Als niemand het antwoord weet, schrijft iemand iets op dat klopt als het klinkt. De vragenlijst is „compleet” en fout.
Zo werkt het
Van het bestand van de koper naar het bestand van de koper
01
Elke rij wordt een item
James leest de Excel-, Word- of pdf-vragenlijst rij voor rij, behoudt de onderdelen en maakt van elke vraag een item dat uw team kan toewijzen.
Eisen en verduidelijkingen
02
Antwoorden uit documenten die u al hebt
Geen Q&A-bibliotheek om eerst op te bouwen. James schrijft uit eerdere vragenlijsten, beleid en rapporten en toont waar elk antwoord vandaan komt.
Knowledge Hub
03
Open vragen gaan naar hun eigenaar
Wat James niet uit de bronnen kan beantwoorden, wordt gemarkeerd als „Needs review” en toegewezen aan de expert, met een herinnering in de bid.
Samenwerken en beoordelen
04
Teruggeschreven, dan gecontroleerd
James vult het bestand van de koper ter plekke in en controleert daarna elke vraag aan het ingevulde bestand voordat hij het compleet noemt.
DekkingscheckVoor en met SEQUESTO
| Voorheen | Met SEQUESTO |
|---|---|
| Importeren, antwoorden, exporteren, daarna de opmaak herstellen | Het eigen bestand van de koper, ter plekke ingevuld |
| Een antwoordbibliotheek om te onderhouden voordat u begint | Concepten uit de documenten die u al hebt |
| Een aannemelijk antwoord als niemand het weet | „Needs review”, toegewezen aan de expert |
| Experts krijgen een spreadsheet per e-mail | Experts beantwoorden hun eigen rijen in SEQUESTO |
| „Elke cel ingevuld” betekent klaar | Elke vraag gecontroleerd aan het ingevulde bestand |
Praktijkvoorbeeld
Een leveranciersvragenlijst van 300 rijen in het Frans (illustratief)
Een industriële leverancier ontvangt een leveranciersvragenlijst van 300 rijen in het Frans, in een beveiligd Excel-bestand met keuzelijsten in drie kolommen. James haalt de 300 vragen rij voor rij eruit met hun onderdelen, schrijft antwoorden in het Frans uit de Engelse en Franse documenten van het bedrijf en markeert er 22 als „Needs review” voor quality, HR en finance. Elke expert ziet alleen zijn of haar eigen rijen. James schrijft alle 300 antwoorden in de werkmap van de koper, inclusief de waarden van de keuzelijsten, en de dekkingscheck vindt één antwoord dat het ISO 9001-certificaat noemt zonder de vervaldatum te geven, zoals de vraag wel vroeg.
Mogelijkheden voor vragenlijstautomatisering
Alleen in SEQUESTO
Vult de meest complexe bestanden van de koper in
Vergrendeld Excel, Word-formulieren, niet-invulbare pdf's en PowerPoint-templates.
Formulieren invullen
Een leemte die u kunt zien
James antwoordt alleen uit bronnen en zegt wat er ontbreekt.
Guardrails
Een opzet voor elk type vragenlijst
Opzetten voor security, ESG, leveranciers en DDQ, klaar om te kopiëren en aan te passen.
WorkflowbibliotheekGerelateerde oplossingen
Ontdek wat SEQUESTO nog meer voor u kan doen
Security-questionnaire-automatisering
SIG, CAIQ en eigen vragenlijsten, beantwoord vanuit actueel bewijs in het bestand van de klant.
Ontdek security-questionnaire-automatisering →DDQ-automatisering
Antwoorden, documentverzoeken en juridische review voor due diligence, op één plek.
Ontdek DDQ-automatisering →Compliancevragenlijst-automatisering
Eén compliancestandpunt, met uw bedrijfsregels toegepast op elk antwoord.
Ontdek →ESG-vragenlijst-automatisering
Antwoorden uit uw duurzaamheidsverslag, voor het juiste jaar, met de hiaten op een rij.
Ontdek →PQQ-automatisering
Selectiecriteria gecontroleerd, certificaten gedateerd, de formulieren van de opdrachtgever ingevuld.
Ontdek →RFx-automatisering
Een set-up voor elke RFI, RFQ, RFP en RFT, in één werkruimte.
Ontdek →Gerelateerde use cases
Ontdek hoe SEQUESTO u kan helpen
Tendermanagement
Gestructureerd tendermanagement met gecontroleerde AI-assistentie. Schrap voorbereidingstijd, haal per sectie de juiste kennis uit uw organisatie naar boven, valideer, verfijn en keur goed. Dien traceerbare antwoorden in die elke toets doorstaan.
Ontdek →PQQ-response
Slaag telkens in één keer voor prekwalificatievragenlijsten. 98% PQQ-slaagpercentage, 60% snellere afronding en volledig herbruikbaar in elk portaal van een koper.
Ontdek →Vragenlijst-response
Voer vragenlijstautomatisering uit binnen een gecontroleerd OS. Agents halen antwoorden op, schrijven concepten en voegen bronverwijzingen toe. Uw team beoordeelt, keurt goed en dient in.
Ontdek vragenlijstautomatisering →Stuur ons uw lastigste vragenlijst.
We vullen die in een demo van 30 minuten in, in het eigen bestand, vanuit uw documenten.
FAQ
Vragen over vragenlijstautomatisering
Excel (inclusief beveiligde bladen en keuzelijsten), Word (inclusief formuliervelden en selectievakjes), invulbare en niet-invulbare pdf's en PowerPoint-templates.
James leest hem in de taal van de koper en antwoordt in die taal, ook vanuit bronnen in een andere taal.
Nee. Ze openen de rijen die aan hen zijn toegewezen, in hun eigen taal, en antwoorden.
Ja. Elk antwoord dat James schrijft toont het document en de passage waar het uit komt, en de audit trail legt elke wijziging en goedkeuring vast. Dat is de traceerbaarheid waar beoordelaars van security-, DDQ- en compliancevragenlijsten om vragen, bij elke vragenlijst.