Van wie zijn de data in uw mobilisatieplan?

Een mobilisatieplan beschrijft hoe en wanneer een leverancier van de contractgunning tot de start van de dienstverlening komt. Het levert punten op als de planning terugrekening maakt vanaf de startdatum van de dienstverlening van deze opdrachtgever en als elke datum en naam daarin afkomstig zijn van de mensen die het contract zullen uitvoeren. Naar onze mening is de kostbaarste fout een planning die uit het vorige bid is overgenomen. Die vertelt de beoordelaar niets over dit contract en legt uw organisatie vast op data waarmee het operationele team niet heeft ingestemd.

Wat u nodig hebt voordat u begint

Verzamel de input voor de aanbesteding en betrek de mensen die het contract gaan uitvoeren voordat u ook maar één woord schrijft. Het plan beschrijft het werk dat uitvoeringsteams na de gunning verrichten in de fase tussen gunning en contractstart. In het procesmodel van APMP wordt het werk in de fase na de bid aan deze teams overgedragen zodra het contract is toegekend. Tijdens de implementatie worden vervolgens mensen, tools en systemen ingezet en wordt volgens een planning met mijlpalen gewerkt.

Uit de aanbesteding hebt u de vraag over de mobilisatie nodig, de bijbehorende gunningscriteria, de startdatum van de dienstverlening en alle informatie die de inkoper over de huidige dienstverlening verstrekt. Vanuit uw organisatie hebt u input nodig van de operationeel verantwoordelijke die het contract zou uitvoeren (het team, de locaties en de data), HR (werving en eventueel personeel dat u overneemt) en IT (systemen).

Deze mensen zijn de Subject Matter Experts voor dit antwoord en beheren daarnaast lopende contracten. Uw planning is afhankelijk van hun beschikbaarheid. Vraag daarom om hun tijd zodra de bid doorgaat.

Lees wat deze inkoper met mobilisatie bedoelt

Lees de vraag over mobilisatie, de gunningscriteria en de specificatie van wat deze inkoper onder mobilisatie verstaat, en stem uw antwoord daarop af. Een mobilisatieplan bevat doorgaans een tijdlijn van gunning tot aanvang van de dienstverlening, met gedateerde mijlpalen. Het beschrijft ook welke mensen en middelen per fase nodig zijn, wie elke fase leidt en waar de contractoverdracht plaatsvindt. Ook de overdracht door de vertrekkende leverancier komt aan bod.

Stel dat uw bidteam zich inschrijft voor een aanbesteding voor schoonmaak en facilitaire dienstverlening op de locaties van een koper. Een vertrekkende leverancier voert de dienstverlening momenteel uit en het schoonmaakpersoneel gaat met het contract over naar de nieuwe leverancier. De aanbesteding vermeldt de startdatum van de dienstverlening en bevat een kwaliteitsvraag over de mobilisatie waarop punten worden toegekend, met eigen gunningscriteria en een woordlimiet. Lees die vraag en de criteria om vast te stellen wat er wordt gevraagd over de overname van het schoonmaakpersoneel en over de rol van de koper zelf bij de mobilisatie. Beoordelaars toetsen uw antwoord over de schoonmaakdienst daaraan, net als bij elke vraag in een inschrijving waarop punten worden toegekend. Een plan dat is opgesteld voor de scope van een andere koper kost daarom kwaliteitspunten bij een gewogen vraag.

In SEQUESTO aOS halen de specialist agents van de Agent Force de mobilisatievraag, de beoordelingscriteria en de woordlimiet uit de schoonmaakaanbesteding en voegen die toe aan het project. U bevestigt die structuur voordat iemand begint met schrijven.

Werk de planning terug vanaf de startdatum

Begin bij de startdatum van de dienstverlening in de aanbesteding en werk terug naar de gunning. Wijs aan elke mijlpaal een datum of week en een verantwoordelijke toe. Elke datum wordt bepaald door de Subject Matter Expert die het werk uitvoert: Operations voor het team en de locaties, HR voor werving en screening, en IT voor de systemen. Benoem elke verantwoordelijke op basis van diens rol, zodat de beoordelaar kan zien wie wat op welke datum doet.

Groepeer de mijlpalen in fasen: de weken vóór de ingebruikname, de ingebruikname zelf en de eerste weken van de dienstverlening. Zo kan de beoordelaar de tijdlijn in één oogopslag volgen.

Voor de schoonmaakaanbesteding begint de tabel bij de startdatum van de dienstverlening van de opdrachtgever en telt deze rij voor rij terug tot de gunning. De operationsmanager die verantwoordelijk is voor het contract verstrekt de data voor het schoonmaakteam en de locaties en bevestigt elke rij zodra deze is toegevoegd. HR en IT leveren hun rijen onder dezelfde voorwaarden aan.

Vóór indiening keurt de operationsmanager de voltooide tabel goed, inclusief elke datum en naam. Een datum waarmee operations niet heeft ingestemd, is immers een startdatum die uw organisatie mogelijk niet kan nakomen, in een antwoord waaraan zij gebonden kan zijn.

In SEQUESTO stelt u de operations manager in als goedkeurder voor de vraag over de mobilisatie. Deze keurt de tabel binnen de workflow goed. De audittrail laat vervolgens zien wie de tabel heeft goedgekeurd en wanneer.

Plan de overdracht door de vertrekkende leverancier

Wanneer het contract van de leverancier verandert, plan dan wat u overneemt van de vertrekkende leverancier, zoals personeel, kennis of gegevens, en hoe de dienstverlening tijdens de overgang zal doorgaan. Neem elke overdrachtsstap met een datum op in de planning, omdat die datums afhangen van informatie die u van de vertrekkende leverancier ontvangt en de continuïteit op de locaties van de koper afhangt van de overdracht.

De informatie van de opdrachtgever over het schoonmaakpersoneel van de vertrekkende leverancier vormt het uitgangspunt voor die datums. Voeg in uw mijlpalentabel een rij toe voor de ontvangst van de volledige personeelsgegevens en een rij voor de overname van het personeel vóór de dienstverlening begint.

In het VK moet de vertrekkende werkgever de nieuwe werkgever bijvoorbeeld uiterlijk 28 dagen vóór de overgang informatie verstrekken over de medewerkers die overgaan. Als bijzondere omstandigheden dit verhinderen, moet dit zo spoedig mogelijk gebeuren. Elke werkgever moet ook de vertegenwoordigers van de betrokken medewerkers tijdig informeren, zodat overleg mogelijk is. Daarom moeten deze stappen elk een eigen datum vóór de start van de dienstverlening krijgen.

Benoem de risico’s en wat de koper moet doen

Benoem de risico’s die specifiek zijn voor dit contract. Vermeld bij elk risico de beheersmaatregel en de verantwoordelijke persoon. Geef bij een risico op de startdatum bijvoorbeeld aan welke mijlpaal in gevaar komt, welke stap die mijlpaal beschermt en welke rol die stap vervult.

Leg ook het aandeel van de koper vast, inclusief data: de overleggen, goedkeuringen en informatie die u van de koper nodig heeft. Vermeld voor elke goedkeuring de uiterste datum en de mijlpaal die daarvan afhangt. Een late goedkeuring of ontbrekende informatie van de koper kan uw startdatum uitstellen. Door die afhankelijkheid in het plan te benoemen, maakt u deze vóór ondertekening van het contract voor de koper zichtbaar.

Toon een contractstart die u hebt gerealiseerd

Noem een contractstart die uw organisatie heeft uitgevoerd en die op deze lijkt. Beschrijf de scope en het verloop en gebruik alleen informatie uit uw administratie. Kies een voorbeeld dat voldoet aan de criteria van de mobilisatievraag, want een casestudy die daaraan niet voldoet kost meer punten dan helemaal geen voorbeeld noemen. Zo kan een goede bid toch punten verliezen. Een sterke overeenkomst in het soort dienstverlening en de bijbehorende overdracht geeft de beoordelaar een basis om dit contract te vergelijken.

In SEQUESTO levert een zoekopdracht betekenis in de bewijsbibliotheek gerangschikte overeenkomsten voor de mobilisatievraag op, elk met een betrouwbaarheidsscore. Een lage score laat uw team zien dat een passende contractstart mogelijk nog niet is vastgelegd.

Stem het plan af op de woordlimiet

Zet de mijlpalen, de bijbehorende datums en de verantwoordelijken in een tabel. Gebruik doorlopende tekst voor de overdracht en de risico’s. Een woord- of paginalimiet voor een vraag waarop punten worden toegekend laat geen ruimte voor een generieke procesbeschrijving. Elke regel moet daarom de datums, de betrokkenen en de overdracht voor dit contract bevatten. Met een tabel kan de beoordelaar bovendien elke mijlpaal en de verantwoordelijke in één oogopslag controleren. Voeg een Gantt-diagram toe als de instructies van de aanbesteding dat toelaten. Daarmee maakt u afhankelijkheden zichtbaar die niet uit de tabel blijken.

Checklist voor het mobilisatieplan

• Het plan beantwoordt elk onderdeel van de mobilisatievraag van deze aanbesteding en de bijbehorende gunningscriteria.
• Elke mijlpaal heeft een datum of week en een verantwoordelijke, gerekend vanaf de startdatum van de dienstverlening.
• De operationsmanager die het contract zal uitvoeren heeft elke datum en naam goedgekeurd.
• Wanneer het eigendomsoverdrachtcontract wisselt, heeft elke overdrachtsstap een datum.
• Elk benoemd risico heeft een actie en een eigenaar.
• De benodigde afspraken, goedkeuringen en informatie van de koper zijn van datum voorzien.
• Het bewijs verwijst naar de start van een vergelijkbaar contract dat uw organisatie heeft uitgevoerd.
• Het antwoord blijft binnen de woord- of paginalimiet, met de mijlpalen in een tabel.

Plan, voordat iemand begint te schrijven, de tijd van de operationsmanager voor die data in.