Wat is een aanbesteding?

Bij een aanbesteding krijgt een offerte vorm wanneer een koper volgens vastgelegde regels een mededingingsprocedure opent en elke deelnemende leverancier op basis van de documenten van de koper een volledige offerte met prijsopgave indient. De leverancier beantwoordt de vragen van de koper, prijst de werkzaamheden in de prijsstaat van de koper en ondertekent de vereiste verklaringen. De koper beoordeelt vervolgens elke ontvangen offerte aan de hand van dezelfde gepubliceerde criteria. Dit is de betekenis van het woord binnen aanbestedingen, zoals gebruikt in aanbestedingsdocumenten, het overheidsopdrachtenrecht en door bidteams.

De betekenis beperkt zich tot de offerte en de aanbesteding waarvan die deel uitmaakt. De fasen die een koper doorloopt, de procedure die hij kiest en het werk om een winnende response te schrijven, zijn afzonderlijke onderwerpen met elk hun eigen naam: het aanbestedingsproces, de proceduretypes en bidmanagement of tendermanagement.

Twee betekenissen van tender bij aanbestedingen

In het bedrijfsleven en bij aankoop heeft tender twee betekenissen: de aanbesteding die een koper organiseert en de offerte die een leverancier indient. Uit de omringende woorden blijkt welke betekenis bedoeld wordt.

De aanbesteding die een koper organiseert

Een koper die een contract aanbesteedt, maakt bekend wat hij nodig heeft, bepaalt de deadline en de regels van de procedure en nodigt leveranciers uit om een offerte in te dienen. In “aanbesteed”, “een lopende aanbesteding” en “de aanbesteding sluit op vrijdag” verwijst het woord telkens naar de procedure.

Gevolgd doorheen alle fasen, van de gepubliceerde aankondiging tot de gunning en, bij overheidsopdrachten, de wachttermijn, is de aanbesteding het aanbestedingsproces. De koper organiseert het en bidteams volgen het vanuit de positie van de leverancier.

De offerte die een leverancier indient

In de tweede betekenis is een tender wat de leverancier terugstuurt: zijn volledige offerte met prijsopgave, opgesteld op basis van de documenten van de koper en ingediend tegen de deadline van de koper. Aanbestedingsdocumenten en het aanbestedingsrecht gebruiken het woord in deze betekenis en noemen de leverancier die een offerte indient de inschrijver.

Dit is de kant waarop bidprofessionals werken. BSI's PAS 360:2023, de Britse praktijkcode voor bid- en proposalmanagement, beschrijft hoe leveranciers hun responses voorbereiden en stelt dat de code geen richtlijnen biedt voor de aankoopactiviteiten van een koper.

De twee van elkaar onderscheiden

Het werkwoord maakt het onderscheid meestal duidelijk. Een tender die wordt uitgeschreven, gepubliceerd of georganiseerd, is de aanbesteding; een tender die wordt opgesteld, geprijsd, ondertekend, ingediend of ingetrokken, is de offerte.

“De aanbesteding vraagt om drie casestudy's” verwijst dus naar de door de koper georganiseerde competitie en de bijbehorende documenten, terwijl “de offerte eindigde als tweede op prijs” verwijst naar de offerte van één leverancier. Tender als bijvoeglijk naamwoord, legal tender als wettig betaalmiddel en tender offer als openbaar bod op aandelen hebben alleen hun schrijfwijze gemeen.

Waaruit een offerte bestaat

Een offerte omvat de antwoorden van de leverancier op de vragen van de koper, zijn prijs in de prijsstaat van de koper, de formulieren en verklaringen die de koper vereist en de gevraagde bijlagen. Alles volgt de structuur die de koper bepaalt. Dat is wat een offerte in de praktijk is: de structuur van de koper, ingevuld door de leverancier.

Antwoorden en prijs

De antwoorden behandelen de vragen van de koper één voor één: vragen met een score binnen de opgegeven woord- of paginalimiet, en vragen met een beoordeling geslaagd/niet geslaagd in de vorm die de koper voorschrijft. Elk antwoord staat waar de koper de vraag heeft geplaatst, omdat beoordelaars hun eigen vragenlijst als basis voor de beoordeling gebruiken.

De prijs wordt ingevuld in de prijsstaat van de koper, met de eenheden, percelen en valuta die de koper bepaalt. De eigen tarievenlijst van een leverancier vervangt die prijsstaat niet.

Formulieren en verklaringen

Naast de antwoorden zijn er de formulieren die de koper vereist, zoals een offerteformulier, verklaringen over de uitsluitingsgronden en verklaringen over onderaanneming of een gezamenlijke bid.

Bijlagen in het formaat van de koper

Bijlagen zijn de documenten die de koper als verplicht vermeldt, zoals certificaten, verzekeringsbewijzen, jaarrekeningen, cv’s, casestudy’s of plannen van aanpak. Elk document krijgt de voorgeschreven naam en wordt volgens de instructies aangeleverd.

De koper bepaalt de vorm van het geheel. Zo vereiste een aanbestedingsdossier van de Europese Investeringsbank een technische en een financiële offerte in afzonderlijke PDF-bestanden, elk opgesteld volgens de eigen sjablonen van de bank. Een offerte volgt die structuur, niet de huisstijl van de leverancier of diens gebruikelijke offerte-indeling.

Waartoe de leverancier zich verbindt door een offerte in te dienen

Door een offerte in te dienen verbindt de leverancier zich aan de voorwaarden in de aanbestedingsdocumenten van de koper. In de onderstaande documenten van de koper omvatten die voorwaarden een geldigheidsduur voor de offerte, geen wijzigingen na de deadline, voorrang van de voorwaarden van de koper op die van de leverancier en, bij gunning, de verplichting om te leveren wat werd aangeboden.

De geldigheidsduur

De geldigheidsduur is de periode waarin de leverancier zijn offerte gestand moet doen. In een invitation to tender van de Europese Commissie vermeldt de koper deze periode in de aankondiging van de opdracht en omschrijft hij die als de periode waarin inschrijvers de voorwaarden van hun offerte op geen enkele wijze mogen wijzigen.

De duur verschilt per koper. Het dossier van de Europese Investeringsbank bond inschrijvers tot 180 dagen na de indieningsdeadline aan hun offerte, en de bank kon hen vragen die termijn te verlengen.

Geen wijzigingen na de deadline

In het EIB-dossier was de deadline het uiterste tijdstip. Vóór de deadline kon de offerte volgens het dossier worden gewijzigd of ingetrokken; daarna waren wijzigingen niet meer toegestaan.

De voorwaarden van de koper primeren op die van de leverancier

In dezelfde uitnodiging van de Commissie houdt de indiening van een offerte in dat alle voorwaarden in de aanbestedingsdocumenten worden aanvaard en, waar van toepassing, dat de inschrijver afstand doet van zijn eigen voorwaarden.

In hetzelfde document staat dat de ingediende offerte bindend is voor de inschrijver aan wie de opdracht wordt gegund. Door de gunning wordt de offerte een verplichting.

Een inschrijvingsgarantie wanneer die wordt gevraagd

Sommige kopers vragen om een inschrijvingsgarantie bij de offerte. In een ander aanbestedingsdossier van de Europese Commissie kunnen offertes vergezeld gaan van inschrijvingsgaranties, en moet een garantie elke verlenging van de geldigheidsduur dekken.

In dat dossier behoudt een inschrijver die een verzoek tot verlenging van de geldigheidsduur weigert zijn inschrijvingsgarantie, maar eindigt zijn deelname aan de procedure.

Openbare aanbestedingen en private tenders

Een openbare aanbesteding wordt door een aanbestedende dienst georganiseerd volgens de wetgeving inzake overheidsopdrachten. Een onderneming organiseert een private tender volgens haar eigen aankoopregels. De voorwaarden zijn vastgelegd in de documenten van die onderneming.

Openbare aanbestedingen onder het overheidsopdrachtenrecht

Richtlijn 2014/24/EU in de EU-lidstaten en de Procurement Act 2023 in Engeland, Wales en Noord-Ierland bepalen de regels voor openbare aanbestedingen.

Binnen die regels kiest de koper een procedure.

Private tenders volgens de eigen regels van een bedrijf

Een privébedrijf dat voor eigen rekening aankoopt, is geen publieke koper. De voorwaarden van zijn tender worden bepaald door de uitnodiging die het zelf uitstuurt.

Hoe een tender verschilt van een bid, een prijsopgave, een RFP en een ITT

Een tender en een bid overlappen bijna volledig. Een prijsopgave is een offerte die vooral om de prijs draait, een RFP is het verzoek van de koper en een ITT of RFT is de uitnodiging waarop een tender antwoordt.

Tender en bid

Aan leverancierszijde betekenen bid en tender vrijwel hetzelfde, zoals ook blijkt uit de functietitels. BSI noemt tendermanagers en tenderwriters naast bidmanagers en proposalmanagers als lezers van PAS 360.

Waar de twee woorden verschillen, is bid de ruimere term. Die omvat elke concurrerende offerte en het volledige traject erachter, inclusief commerciële deals zonder formele mededinging. Tender verwijst naar een formele mededingingsprocedure volgens gepubliceerde regels.

Tender en prijsopgave

Een prijsopgave vermeldt een prijs voor welbepaalde goederen of diensten, doorgaans als antwoord op een prijsaanvraag (RFQ), met naast de prijs en de bijbehorende voorwaarden weinig schriftelijke toelichting. Bij een aanbesteding is de prijs één onderdeel van een uitgebreidere offerte, die samen met antwoorden, verklaringen en bijlagen wordt beoordeeld aan de hand van gepubliceerde criteria.

Het onderscheid vervaagt wanneer een koper een RFQ uitschrijft met vaste regels en een deadline. Bepalend is of de leverancier een volledige offerte indient op basis van gepubliceerde criteria, dan wel een prijs opgeeft voor een gespecificeerd product of een gespecificeerde dienst.

Tender en RFP

Een RFP, of request for proposal, is het document van de koper. De leverancier reageert daarop met een offerte.

De RFP en de offerte staan aan weerszijden: de ene stelt de vraag, de andere geeft het antwoord. Wanneer een RFP een formele competitie met een deadline en bindende voorwaarden vastlegt, is de offerte die een leverancier indient in feite een tender, alleen niet in naam.

Tender en de ITT of RFT

Een invitation to tender (ITT), of request for tender (RFT), is het geheel van documenten waarmee de koper leveranciers uitnodigt om een offerte in te dienen. Het vermeldt de vragen, het formaat, de deadline, de gunningscriteria en de voorwaarden die met de offerte worden aanvaard. De offerte is de response van de leverancier.

Bij Britse overheidsopdrachten is de ITT vaak de fase na een selectievragenlijst waarin de volledige offerte wordt opgesteld en beoordeeld. De invitation to tender bepaalt de regels, en de offerte wordt daaraan getoetst.