Was ist eine Ausschreibung?

Im Vergabewesen entsteht eine Ausschreibung, wenn ein Auftraggeber einen Wettbewerb nach festgelegten Regeln eröffnet und jeder teilnehmende Anbieter auf Grundlage der Ausschreibungsunterlagen ein vollständiges Angebot mit Preisangaben einreicht. Der Anbieter beantwortet die Fragen des Auftraggebers, trägt die Preise für die Leistungen in das Preisblatt des Auftraggebers ein und unterzeichnet die geforderten Erklärungen. Der Auftraggeber bewertet jedes eingegangene Angebot anhand derselben veröffentlichten Kriterien. Dies ist die vergaberechtliche Bedeutung des Begriffs, wie er in Ausschreibungsunterlagen, im öffentlichen Vergaberecht und von Bid-Teams verwendet wird.

Die Bedeutung beschränkt sich auf das Angebot und den Wettbewerb, in dessen Rahmen es abgegeben wird. Die vom Auftraggeber durchgeführten Phasen, die von ihm gewählte Verfahrensart und die Erstellung einer erfolgreichen Response sind eigenständige Themen mit eigenen Bezeichnungen: Ausschreibungsprozess, Verfahrensarten sowie Bid-Management oder Ausschreibungsmanagement.

Zwei Bedeutungen von Tender im Vergabewesen

Im Geschäfts- und Beschaffungskontext hat „Tender“ zwei Bedeutungen: das vom Auftraggeber durchgeführte Ausschreibungsverfahren und das vom Anbieter eingereichte Angebot. Aus dem sprachlichen Kontext ergibt sich, welche Bedeutung gemeint ist.

Das Ausschreibungsverfahren eines Auftraggebers

Ein Auftraggeber, der einen Auftrag ausschreibt, veröffentlicht seinen Bedarf, legt eine Frist und die Wettbewerbsregeln fest und fordert Anbieter zur Abgabe von Angeboten auf. In „ausgeschrieben“, „eine laufende Ausschreibung“ und „die Ausschreibung endet am Freitag“ bezeichnet das Wort jeweils den Wettbewerb.

Über seine Phasen hinweg betrachtet, von der veröffentlichten Bekanntmachung bis zum Zuschlag und bei öffentlichen Aufträgen bis zur Stillhaltefrist, ist der Wettbewerb der Ausschreibungsprozess. Der Auftraggeber führt ihn durch, und Bid-Teams verfolgen ihn aus Anbietersicht.

Das Angebot, das ein Anbieter einreicht

In der zweiten Bedeutung bezeichnet „tender“ das, was der Anbieter zurücksendet: sein vollständiges Angebot mit Preisangaben, das auf den Unterlagen des Auftraggebers basiert und innerhalb der von ihm gesetzten Frist eingereicht wird. In Ausschreibungsunterlagen und im Vergaberecht wird der Begriff in diesem Sinne verwendet. Der Anbieter, der ein solches Angebot einreicht, wird als „tenderer“ bezeichnet.

Auf dieser Seite arbeitet die Bid-Branche. PAS 360:2023 von BSI, der britische Verhaltenskodex für Bid- und Proposal-Management, beschreibt, wie Anbieter ihre Responses erstellen, und stellt klar, dass er keine Leitlinie für die Beschaffungsaktivitäten eines Auftraggebers ist.

Die beiden unterscheiden

Im Englischen schafft meist das Verb Klarheit. Ein „Tender“, der ausgegeben, veröffentlicht oder durchgeführt wird, ist der Wettbewerb; ein „Tender“, der erstellt, kalkuliert, unterzeichnet, eingereicht oder zurückgezogen wird, ist das Angebot.

„Die Ausschreibung verlangt drei Fallstudien“ bezieht sich also auf das Verfahren des Auftraggebers und die zugehörigen Unterlagen, während „das Angebot belegte beim Preis den zweiten Platz“ das Angebot eines Anbieters meint. Das Adjektiv „tender“, „legal tender“ als gesetzliches Zahlungsmittel und „tender offer“ als Übernahmeangebot für Aktien haben nur die Schreibweise gemeinsam.

Woraus ein Angebot besteht

Ein Angebot umfasst die Antworten des Anbieters auf die Fragen des Auftraggebers, seinen Preis im Preisblatt des Auftraggebers, die vom Auftraggeber verlangten Formulare und Erklärungen sowie die angeforderten Anlagen. Alles ist nach der vom Auftraggeber vorgegebenen Struktur gegliedert. Genau das sind Angebote in der Praxis: die Struktur des Auftraggebers, ausgefüllt vom Anbieter.

Antworten und Preis

Die Antworten gehen einzeln auf die Fragen des Auftraggebers ein: bewertete Fragen innerhalb der jeweiligen Wort- oder Seitenbegrenzung und Fragen mit Erfüllt-/Nicht-erfüllt-Bewertung in der vom Auftraggeber vorgegebenen Form. Jede Antwort steht dort, wo der Auftraggeber die Frage platziert hat, da die Bewerter anhand ihrer eigenen Fragenliste bewerten.

Der Preis wird in das Preisblatt des Auftraggebers eingetragen, und zwar in den dort vorgegebenen Einheiten, Losen und der festgelegten Währung. Die eigene Preisliste eines Anbieters ersetzt dieses Preisblatt nicht.

Formulare und Erklärungen

Zu den Antworten kommen die vom Auftraggeber verlangten Formulare hinzu, etwa ein Angebotsformular, Erklärungen zu Ausschlussgründen sowie Angaben zur Unterauftragsvergabe oder zu gemeinsamen Angeboten.

Anhänge im Format des Auftraggebers

Anhänge sind die Dokumente, die der Auftraggeber als erforderlich aufführt, etwa Zertifikate, Versicherungsnachweise, Jahresabschlüsse, Lebensläufe, Fallstudien oder Methodendarstellungen. Sie werden jeweils wie vorgegeben benannt und bereitgestellt.

Der Auftraggeber legt das Format für alle Bestandteile fest. In den Ausschreibungsunterlagen eines Verfahrens der Europäischen Investitionsbank wurden ein technisches und ein finanzielles Angebot in getrennten PDF-Dateien verlangt, jeweils auf bankeigenen Vorlagen. Das Angebot richtet sich nach dieser Struktur, nicht nach dem Corporate Design des Anbieters oder seinem üblichen Angebotslayout.

Wozu sich der Anbieter mit der Angebotsabgabe verpflichtet

Mit der Einreichung eines Angebots verpflichtet sich der Anbieter zur Einhaltung der in den Ausschreibungsunterlagen des Auftraggebers festgelegten Bedingungen. In den nachstehenden Unterlagen des Auftraggebers umfassen diese Bedingungen eine Bindefrist für das Angebot, den Ausschluss von Änderungen nach Ablauf der Frist, den Vorrang der Bedingungen des Auftraggebers vor den eigenen Bedingungen des Anbieters sowie bei Zuschlag die Verpflichtung, die angebotene Leistung zu erbringen.

Die Bindefrist

Die Bindefrist ist der Zeitraum, in dem der Anbieter an sein Angebot gebunden ist. In einer Aufforderung der Europäischen Kommission zur Angebotsabgabe nennt der öffentliche Auftraggeber die Frist in der Auftragsbekanntmachung und beschreibt sie als den Zeitraum, in dem Bieter die Bedingungen ihrer Angebote in keiner Weise ändern dürfen.

Die Dauer variiert je nach Auftraggeber. Die Ausschreibungsunterlagen der Europäischen Investitionsbank banden die Bieter für 180 Tage nach Ablauf der Abgabefrist, und die Bank konnte sie um eine Verlängerung bitten.

Keine Änderungen nach Fristablauf

In den EIB-Unterlagen war die Frist der Stichtag. Bis dahin durfte das Angebot geändert oder zurückgezogen werden; danach waren keine Änderungen mehr zulässig.

Die Bedingungen des Auftraggebers haben Vorrang vor denen des Anbieters

In derselben Aufforderung der Kommission gilt mit der Einreichung eines Angebots, dass alle Bedingungen in den Ausschreibungsunterlagen akzeptiert werden und der Bieter gegebenenfalls auf seine eigenen Bedingungen verzichtet.

Dasselbe Dokument besagt, dass das eingereichte Angebot für den Bieter, der den Zuschlag erhält, bindend ist. Mit dem Zuschlag wird das Angebot zur Verpflichtung.

Eine Bietungsgarantie, wenn sie verlangt wird

Einige Auftraggeber verlangen zusammen mit dem Angebot eine Bietungsgarantie. In weiteren Ausschreibungsunterlagen der Europäischen Kommission können Angebote von Bietungsgarantien begleitet werden, wobei die Garantie jede Verlängerung der Bindefrist abdecken muss.

In diesen Ausschreibungsunterlagen behält ein Bieter, der einer Aufforderung zur Verlängerung der Bindefrist nicht nachkommt, seine Bietungsgarantie, scheidet jedoch aus dem Verfahren aus.

Öffentliche und private Ausschreibungen

Eine öffentliche Ausschreibung wird von einem öffentlichen Auftraggeber nach dem Vergaberecht durchgeführt. Ein Unternehmen führt eine private Ausschreibung nach seinen eigenen Einkaufsregeln durch, deren Bedingungen sich aus den Unterlagen dieses Unternehmens ergeben.

Öffentliche Ausschreibungen nach Vergaberecht

Richtlinie 2014/24/EU in den EU-Mitgliedstaaten und der Procurement Act 2023 in England, Wales und Nordirland legen die Regeln für öffentliche Ausschreibungen fest.

Innerhalb dieses Regelwerks wählt der öffentliche Auftraggeber ein Verfahren.

Private Ausschreibungen nach unternehmenseigenen Regeln

Ein privates Unternehmen, das für den eigenen Bedarf einkauft, ist kein öffentlicher Auftraggeber. Für seine Ausschreibung gelten die Bedingungen der von ihm veröffentlichten Aufforderung.

Wie sich eine Ausschreibung von einem Bid, einem Preisangebot, einem RFP und einer ITT unterscheidet

Eine Ausschreibung und ein Bid überschneiden sich nahezu vollständig. Ein Preisangebot stellt den Preis in den Vordergrund, ein RFP ist die Anfrage des Auftraggebers und ein ITT oder RFT die Aufforderung, auf die ein Bieter mit einem Angebot antwortet.

Ausschreibung und Bid

Auf Anbieterseite bezeichnen Bid und Tender nahezu dasselbe, wie auch die Berufsbezeichnungen zeigen. BSI nennt Tender-Manager und Tender-Writer neben Bid-Managern und Proposal-Managern als Leser von PAS 360.

Wo sich die beiden Begriffe unterscheiden, ist Bid der weiter gefasste Begriff. Er umfasst jedes wettbewerbliche Angebot und den gesamten damit verbundenen Aufwand, einschließlich kommerzieller Geschäfte ohne formalen Wettbewerb. Tender bezeichnet ein formales Wettbewerbsverfahren nach veröffentlichten Regeln.

Ausschreibung und Preisangebot

Ein Preisangebot nennt einen Preis für klar definierte Waren oder Dienstleistungen, meist als Reaktion auf eine Preisanfrage (RFQ), und enthält neben dem Preis und den zugehörigen Bedingungen nur wenige weitere schriftliche Angaben. Bei einer Ausschreibung ist der Preis Teil eines umfassenderen Angebots, das anhand veröffentlichter Kriterien zusammen mit Antworten, Erklärungen und Anlagen bewertet wird.

Die Abgrenzung wird unscharf, wenn ein Auftraggeber eine RFQ mit festen Regeln und einer Frist durchführt. Entscheidend ist, ob der Anbieter ein vollständiges Angebot nach veröffentlichten Kriterien abgibt oder einen Preis für einen bestimmten Artikel nennt.

Ausschreibung und RFP

Ein RFP, also ein Request for Proposal, ist das Dokument des Auftraggebers. Die Response des Anbieters ist ein Angebot.

RFP und Angebot stehen auf gegenüberliegenden Seiten: Das eine stellt die Anfrage, das andere ist die Response. Wenn ein RFP einen formellen Wettbewerb mit einer Frist und verbindlichen Bedingungen vorgibt, entspricht das Angebot eines Anbieters in jeder Hinsicht einer Ausschreibungs-Response, auch wenn es nicht so heißt.

Angebot und ITT oder RFT

Eine Aufforderung zur Angebotsabgabe (ITT) oder Request for Tender (RFT) umfasst die Unterlagen des Auftraggebers, mit denen er zur Abgabe von Angeboten auffordert. Darin sind die Fragen, das Format, die Frist, die Zuschlagskriterien und die Bedingungen festgelegt, die mit einem Angebot akzeptiert werden. Das Angebot ist die Response des Anbieters.

Bei öffentlichen Vergabeverfahren im Vereinigten Königreich ist die ITT häufig die bewertete Phase nach einem Eignungsfragebogen, in der das vollständige Angebot erstellt wird. Die Aufforderung legt die Regeln fest, und das Angebot wird anhand dieser Regeln bewertet.