Was ist Ausschreibungsmanagement-Software?

Ausschreibungsmanagement-Software überführt Ausschreibungsunterlagen in eine Liste von Anforderungen und Fragen. Anschließend weist sie jedem Punkt einen Verantwortlichen, einen Entwurf aus freigegebenen Inhalten und einen Prüfweg zu und dokumentiert jede Freigabe bis zum exportierten Angebot. Der Begriff bezieht sich auf die Bid-Arbeit auf Anbieterseite, bei der das Team eine Ausschreibung beantwortet, statt sie zu veröffentlichen. Er umfasst weder die Systeme des Auftraggebers, etwa das E-Tendering-Portal, auf dem die Ausschreibung veröffentlicht und das Angebot eingereicht wird, oder die E-Sourcing-Software zur Durchführung des Vergabeverfahrens, noch die anbieter­seitigen Such- und Benachrichtigungsdienste, die Chancen identifizieren, bevor die Ausschreibungsunterlagen eingehen. Auch innerhalb des Angebots endet ihr Aufgabenbereich dort, wo Entscheidungen den Menschen vorbehalten bleiben.

Wie Ausschreibungsmanagement-Software im gesamten Angebot funktioniert

Bid-Teams nutzen Ausschreibungsmanagement-Software, um ein einzelnes Angebot vom Eingang bis zum Export zu bearbeiten. Sie liest die Ausschreibungsunterlagen, weist Aufgaben zu, erstellt Entwürfe auf Basis freigegebener Inhalte und leitet jede Antwort zur Prüfung weiter. Sie ist ein Teil des gesamten Ausschreibungsmanagements, das von der ersten Sichtung einer Opportunity bis zum Zuschlag reicht.

Ausschreibungsunterlagen lesen

Die Software liest jede Datei in den Ausschreibungsunterlagen. Sie führt Fragen, Anforderungen, Bewertungskriterien, Pflichtanhänge sowie Wort- oder Zeichenbegrenzungen in einer Arbeitsliste zusammen. Diese Liste bildet die Grundlage für die Compliance-Matrix.

Sobald die Vorgaben aus den Ausschreibungsunterlagen in einer Liste zusammengeführt sind, können Sie vor dem Export jede Vorgabe mit dem Angebot abgleichen, statt sie durch erneutes Lesen der Unterlagen wiederzufinden.

Verantwortliche, Fristen und Zeitplan

Jede Frage und jeder Abschnitt wird einer namentlich benannten verantwortlichen Person mit einer Frist zugewiesen. So wissen Bid-Writer, Fachexperten und Prüfer, wofür sie zuständig sind und wann es fällig ist. Jeder Eintrag hat einen Status, und der Bid-Manager erkennt überfällige Aufgaben, solange noch Zeit zum Handeln bleibt.

Die Fristen sind in einem Zeitplan festgelegt, der vom Einreichungstermin aus rückwärts geplant wird. Er umfasst alle Dateien im Unterlagenpaket, nicht nur das Hauptangebot. Die Schritte, Rollen und Freigaben des Teams sind darin verankert, etwa die Prüfung der Lösung, die Preisfreigabe oder eine rechtliche Prüfung.

Entwürfe auf Basis freigegebener Inhalte

Entwürfe basieren auf den vom Team freigegebenen Formulierungen. Jeder Inhalt ist einer verantwortlichen Person und einem Prüfdatum zugeordnet und wird im jeweiligen Bid-Kontext verwendet.

Erst der Verweis auf die Quelle macht einen Entwurf überprüfbar. Wenn eine Antwort die freigegebenen Inhalte nennt, auf denen sie basiert, kann ein Prüfer beides vergleichen, bestätigen, dass die Formulierung noch aktuell ist, und erkennen, was geändert wurde.

Prüfwege und Export

Jede Antwort durchläuft einen Prüfpfad zu den Personen, die sie freigeben. Technische Inhalte gehen an Fachexperten, Verpflichtungen und Haftungsfragen an die Rechtsabteilung sowie Zertifizierungen und Richtlinien an die Compliance-Abteilung. Bei jeder Freigabe wird erfasst, wer sie wann erteilt hat.

Das freigegebene Angebot wird in der Vorlage oder im Format des Auftraggebers exportiert, wobei Struktur und Reihenfolge erhalten bleiben. Anschließend wird es von einer Person eingereicht.

Was beim Bid-Team bleibt

Die bid/no-bid-Entscheidung, die endgültige Formulierung, die Freigabe und die Verantwortung für die Zusagen in einem Angebot bleiben beim Menschen. Die Software dokumentiert diese Entscheidungen, übernimmt aber nicht die Verantwortung dafür.

Die bid/no-bid-Entscheidung

Die bid/no-bid-Entscheidung bleibt beim Bid-Team, auch wenn die Software bei der Bewertung der Opportunity unterstützt.

Die in der Software erfassten Informationen können in diese Beurteilung einfließen. Eine Empfehlung ist jedoch, so fundiert sie auch sein mag, noch keine Entscheidung.

Endgültige Formulierung und Freigabe

Die PAS 360:2023 von BSI, der Verhaltenskodex für Bid- und Proposal-Management, behandelt bewährte Arbeitsweisen, Rollen und Verantwortlichkeiten. Ihr erklärtes Ziel ist es, die Qualität des Bid- und Proposal-Managements zu steigern. Ausschreibungsmanagement-Software dokumentiert, wer für jede Antwort verantwortlich ist, sie prüft und freigibt. Die Arbeit selbst übernehmen die Personen in diesen Rollen.

Das Gen-AI-Playbook für Unternehmen der Harvard Business Review mahnt zur Vorsicht beim Einsatz generativer KI ohne menschliche Aufsicht, wenn ein Fehler schwerwiegende Schäden, finanzielle Verluste oder Reputationsschäden verursachen könnte. Ein Angebot kann für den Anbieter bindend sein. Deshalb bleiben die endgültige Formulierung und die Freigabe durch den Bid-Manager in menschlicher Hand. Ein Entwurf muss möglicherweise auch überarbeitet werden, wenn er in den Angebotsunterlagen an der falschen Stelle steht oder das falsche Format verwendet. Zudem kann er maschinell erstellt wirken, mit zu vielen Aufzählungspunkten und Marketingsprache an Stellen, an denen sachliche Informationen gefragt sind.

Für die Zusagen im Angebot einstehen

Der Bid-Manager trägt die rechtliche Verantwortung für jedes Angebot. Er verantwortet die Compliance mit den gesetzlichen Vorgaben, die Lieferfähigkeit der Organisation und die interne Governance. Diese Verantwortung besteht über die Einreichung hinaus, denn nach dem Zuschlag muss eine Zusage im Angebot möglicherweise bis zu der Person zurückverfolgt werden, die sie genehmigt hat.

PAS 360 legt Governance-Vorgaben fest, die das Risiko verringern, dass sich ein Vertrag in der Praxis als nicht erfüllbar erweist oder mehr Ressourcen erfordert als budgetiert. Aufgabe der Software ist es, jede Freigabe mit Name und Datum zu dokumentieren. Die Beurteilung, die jeder Freigabe zugrunde liegt, verbleibt bei der Person, die sie erteilt hat.

Wie es sich von einem E-Tendering-Portal, einer Content-Library und allgemeiner KI unterscheidet

Ein E-Tendering-Portal ist das System des Auftraggebers, über das er eine Ausschreibung veröffentlicht und Angebote entgegennimmt. Eine Ausschreibungsmanagement-Software ist das System des Anbieters, mit dem er dazwischen das Angebot erstellt. Eine Content-Library oder allgemeine KI deckt einen Teil dieser Arbeit ab.

Das E-Tendering-Portal des Auftraggebers

Das Portal gehört dem Auftraggeber. Die OECD berichtet, dass bis 2014 alle OECD-Länder E-Procurement-Plattformen eingeführt hatten, um Auftragsmöglichkeiten zu veröffentlichen und Ausschreibungsunterlagen bereitzustellen.

Die Ausschreibungsunterlagen kommen aus dem Portal, und das fertige Angebot wird nach den Vorgaben des Auftraggebers dort wieder eingereicht. Ausschreibungsmanagement-Software unterstützt den Anbieter zwischen diesen beiden Punkten. Der Ausschreibungsprozess aus Anbietersicht reicht vom Portal bis zum Zuschlag.

Eine Content-Library allein

Eine Content-Library enthält die freigegebenen Antworten und unterstützenden Dokumente des Teams. Sie eignet sich für ein Team, dessen Hauptbedarf darin besteht, gute Antworten zu finden und wiederzuverwenden, und dessen Prozess rund um die Content-Library bereits gut funktioniert.

Der übrige Angebotsprozess läuft weiterhin an anderer Stelle: die Planung für alle Unterlagen, die Zuständigkeiten je Frage, die Prüfwege, die Freigabe und der Export. Eine Antwortbibliothek revisionssicher zu führen ist eine eigene Disziplin. Ausschreibungsmanagement-Software enthält eine Bibliothek und baut den Angebotsprozess darum auf.

Allzweck-KI

Allzweck-KI wie ChatGPT, Microsoft Copilot, Claude oder Gemini erstellt für die Person, die gerade schreibt, schnell einen brauchbaren ersten Entwurf. Das gilt unabhängig davon, ob sie als Chat-Assistent, in Office, als benutzerdefiniertes GPT oder als Ergänzung einer Bibliothek eingesetzt wird. Sie eignet sich für einen Bid-Writer, der einzelne Antworten entwirft, oder für ein Team mit einem etablierten Prozess.

Das Team gestaltet, verantwortet und pflegt weiterhin den Prozess rund um den Entwurf. Dieser Prozess umfasst:

• die eigenen Schritte, Rollen und Freigaben
• ein Plan, der jede Datei im Paket umfasst und vom Einreichungsdatum aus rückwärts geplant ist
• Weiterleitung jedes Teils an Fachexperten sowie an Legal und Compliance
• freigegebene Formulierungen mit einem Verantwortlichen und einem Überprüfungsdatum
• Ausgabe in der Vorlage des Auftraggebers
• später nachvollziehen, was in einer Antwort zugesagt wurde und wer sie genehmigt hat

Auch die weitere Nutzung des Assistenten ist eine Option. Über MCP wird er in eine kontrollierte Plattform eingebunden, sodass er Entwürfe auf Basis freigegebener Inhalte erstellt. Ein genauerer Blick darauf, wo Allzweck-KI bei der Bid-Arbeit an ihre Grenzen stößt erläutert diese Grenze näher.

Eine Eigenentwicklung

Eine intern entwickelte Lösung kann von den eigenen Entwicklern des Teams programmiert oder mit einem Coding-Tool erstellt werden. In beiden Fällen muss sie Berechtigungen für jeden Mitwirkenden einrichten und pflegen, die Prüfung und Freigabe jeder Frage ermöglichen und eine Bibliothek mit freigegebenen Antworten bereitstellen. Außerdem muss die Qualität der Antworten bei Änderungen an den Modellen bewertet werden. Und es muss jemanden geben, der die Lösung weiter betreibt, wenn ihr Entwickler das Unternehmen verlässt.

Sie eignet sich für ein Team mit dauerhaft verfügbaren Entwicklungskapazitäten und einem einzigen, einfachen, stabilen Prozess. Der Kauf einer Ausschreibungsmanagement-Software ist die Option, die ein Team anhand seiner eigenen Ausschreibungsunterlagen testet, wie nachfolgend beschrieben.

Wie Bid-Teams Ausschreibungsmanagement-Software bewerten

Bei einem Test von Ausschreibungsmanagement-Software wird diese anhand eines aktuellen, mittelgroßen Pakets von Ausschreibungsunterlagen aus der eigenen Arbeit des Teams geprüft, nicht anhand eines einzelnen kurzen Dokuments. Der Test umfasst Angebotserstellung, Prozess und Präzision anhand vorab festgelegter Ausschlusskriterien und lässt Zeit für die Freigabe durch Security, Legal und interne Stellen.

Das Testpaket

Bei einem Testlauf sind drei Fehler wahrscheinlich: zu wenig Zeit oder Umfang, um eine ausreichend komplexe Ausschreibung zu testen, nur eine Ausschreibung oder nur etwa drei Dokumente. Ein mittelgroßer Bid eignet sich besser. Das bedeutet mindestens fünf Kundendokumente und höchstens etwa zehn, von denen mindestens drei ausgefüllt werden müssen.

Die Fragen richten sich nach der Branche des Teams. Bei einem Dienstleistungsunternehmen enthält das Paket mindestens eine qualitative Frage zu jedem Hauptbereich. Dazu gehören Produktbeschreibung, Erfüllung der Anforderungen, Implementierung, laufende Betreuung, Account-Management, Unternehmensinformationen sowie ökologischer und sozialer Mehrwert. Ergänzt werden ein vollständiger PQQ sowie ein Security-Questionnaire und ein Preisblatt, sofern diese Bestandteile in den Bids des Teams vorgesehen sind.

Ausarbeitung, Prozess und Präzision

Diese Fragen prüfen die Angebotserstellung, doch sie allein sagt nichts über den Prozess aus. Der Prozesstest prüft mehrere Aspekte. Dazu gehört, ob das Tool Bieterfragen erkennt, einen Zeitplan erstellt, einen Überblick über den Bid bietet und Fachexperten sowie deren Beiträge einbindet. Geprüft wird auch, ob es prozessuale Freigaben abbildet, die Bid-Bibliothek verwaltet und in weiteren Sprachen funktioniert, wenn das Team Angebote in mehreren Sprachen erstellt. Darüber hinaus wird geprüft, ob jeder Frage ein eigener Prüfer zugewiesen werden kann und ob Zugriffskontrolle und Audit-Protokoll den Anforderungen standhalten. Prozess-Governance lässt sich nur schwer testen, daher deckt ein erster Testlauf sie so weit wie möglich ab.

Der Präzisionstest prüft, ob alle Anforderungen und Wortbegrenzungen erkannt und eingehalten werden. Er prüft, ob bei der Angebotserstellung alle Vorgaben in den Kundendokumenten berücksichtigt und befolgt werden und ob der gewählte Sprachstil des Teams gewahrt bleibt. Außerdem prüft er, ob KI-Beiträge und menschliche Beiträge getrennt nachverfolgt werden und ob sich jeder Entwurf auf eine freigegebene Quelle zurückführen lässt.

Für einen fairen Vergleich wird dasselbe Unterlagenpaket mit jeder Option bearbeitet, einschließlich der aktuellen Arbeitsweise des Teams. Die Mindestanforderungen werden anhand dieser Arbeitsweise festgelegt. Jedes Kriterium wird für alle entsprechenden Fälle im gesamten Paket bewertet, etwa für jede Wortbegrenzung und die Quelle jedes Entwurfs, nicht nur anhand einer Stichprobe. Bei der Entscheidung wird jeder Vorteil nur einmal berücksichtigt, etwa die eingesparte Zeit und die Qualität der Entwürfe. Diese Vorteile werden gegen den Personal- und Zeitaufwand abgewogen, da Einrichtung, Sicherheits- und Rechtsfreigabe sowie Schulung bei jeder getesteten Option erneut anfallen.

Warum ein Tool im Test durchfällt

Ein Tool besteht einen Test nicht, wenn es halluziniert, Daten unzuverlässig abruft, die vorgegebene Wortzahl nicht einhalten kann, Daten nicht sicher verwahrt oder auf die falschen Dokumente in der Bid-Bibliothek zurückgreift. Es besteht den Test auch dann nicht, wenn es dem Bid-Manager mehr Arbeit macht, als es ihm abnimmt, etwa wenn ein Entwurf so viel Überarbeitung erfordert, dass das manuelle Verfassen weniger Zeit in Anspruch nimmt.

Ein Tool kann auch dann im Test durchfallen, wenn es Versionen nicht nachverfolgen kann, für das Team zu kompliziert ist oder eine zu starke Umstellung der Arbeitsweise erfordert. Es fällt ebenfalls durch, wenn es nicht flexibel genug für die unterschiedlichen Ausschreibungsformate ist, die Kunden senden. Für andere Lücken lassen sich Lösungen finden. Ein Beispiel ist die Einbindung von Fachexperten: Ein Team, das seinen Fachexperten Dokumente bereits offline übermittelt, kann dies weiterhin tun.

Warum Bewertungen ins Stocken geraten

Bevor ein Test beginnt, muss die Organisation sicher sein, dass ihre vertraulichen Informationen die Organisation nicht verlassen und niemals für Trainingszwecke verwendet werden. Der Test muss außerdem den Informationssicherheitsrichtlinien der Organisation entsprechen. Die Erfüllung der Sicherheits- und rechtlichen Anforderungen verzögert einen Test. Deshalb braucht eine Evaluierung einen starken internen Fürsprecher.

Auch interne Freigaben verzögern einen Test. Ebenso ein Team, das sich nicht früh genug mit dem Tool vertraut macht, um den Testzeitraum bestmöglich zu nutzen.