Was ist ein ESG-Fragebogen?

Ein ESG-Fragebögen ist ein strukturierter Fragenkatalog, der von einer externen Partei ausgegeben wird und von einer Organisation verlangt, innerhalb eines festgelegten Rahmens und bis zu einer vorgegebenen Frist quantifizierte Daten, dokumentierte Richtlinien und Nachweise zu ihrer Leistung in den Bereichen Umwelt, Soziales und Unternehmensführung vorzulegen. Es handelt sich nicht um eine Kommunikationsmaßnahme, die der Empfänger selbst steuert. Format, Umfang und Zeitplan werden vom Absender vorgegeben. Aufgabe des Empfängers ist es, die Fragen gemäß diesen Vorgaben korrekt zu beantworten, statt eine eigene Darstellung zu präsentieren.

Was einen ESG-Fragebögen von anderen ESG-Instrumenten unterscheidet

ESG-Fragebögen im Vergleich zu Nachhaltigkeitsberichten

Ein ESG-Fragebögen geht von außen ein und wird extern vorgegeben; ein Nachhaltigkeitsbericht richtet sich nach außen und wird selbst veröffentlicht. Diese Unterscheidung ist wichtig, weil sie bestimmt, wer die Offenlegungsvoraussetzungen festlegt. Ein Nachhaltigkeitsbericht folgt einem Zeitplan und einer Struktur, die die berichtende Organisation selbst wählt, auch wenn sie auf externe Rahmenwerke Bezug nimmt. Ein Fragebögen im Format mit dem Wortlaut der Fragen und der Einreichungsfrist des Herausgebers. Eine ausbleibende oder unvollständige Antwort hat direkte geschäftliche oder finanzierungsbezogene Folgen.

Der Grund für diesen Unterschied liegt in der Kontrolle über den Umfang. Ein Unternehmen, das seinen eigenen Bericht verfasst, kann im Rahmen der geltenden Offenlegungsvorschriften Erfolge hervorheben und Schwachstellen auslassen. Wer einen Fragebögen beantwortet, kann das nicht: Der Herausgeber legt fest, welche Kennzahlen relevant sind, und erwartet zu jeder eine Antwort, auch zu den unangenehmen.

In der Praxis bedeutet dies, dass in derselben Organisation ein sorgfältig erstellter Nachhaltigkeitsbericht und eine ganze Reihe unbeantworteter ESG-Fragebögen aufeinandertreffen können. Eine aussagekräftige öffentliche Berichterstattung ersetzt die Beantwortung von Fragebögen. Investoren und Beschaffungsteams benötigen Antworten, die ihrem eigenen Vergleichsrahmen entsprechen und nicht der vom Befragten bevorzugten Darstellung entsprechen.

ESG-Frage ESG-Fragebögen gleich zu anderen Fachfragebögen

Ein ESG-FrageESG-Fragebögenr ein Security-Questionnaire noch ein allgemeines Compliance-Questionnaire noch ein standardisiertes Due-Diligence-Questionnaire wie SIG oder PQQ, auch wenn alle vier häufig Teil desselben Beschaffungszyklus sind. Sie behandeln jeweils unterschiedliche Themen und erfordern unterschiedliche Nachweise.

Security-Questionnaires bewerten Kontrollen der Informationssicherheit, die Reaktion auf Sicherheitsvorfälle sowie den Umgang mit Daten. PQQ- und SIG-Instrumente bewerten die allgemeine Leistungsfähigkeit und Risikolage von Anbietern. ESG-Fragebögen messen gezielt die Leistung in den Bereichen Umwelt, Soziales und Unternehmensführung: Emissionen, Arbeitsbedingungen, Aufsicht durch den Vorstand sowie Menschenrechtspraktiken in der Lieferkette.

Die praktische Folge ist zusätzlicher Koordinationsaufwand. Ein einzelner Vergabezyklus kann mehrere sich überschneidende Questionnaires hervorbringen, an denen teilweise dieselben Personen mitwirken, die jedoch jeweils vollständig getrennte Nachweisketten erfordern. Wer sie als austauschbar behandelt oder einen ESG-Fragebögen oder eine Regulierung zu Sicherheitskontrollen beantwortet, erstellt Antworten, die einer Prüfung anhand der konkret abgefragten Kennzahlen nicht standhalten.

Wer ESG-Fragebögenbt und warum

Kunden und Beschaffungsteams

Kunden versenden ESG-Fragebögen, um die Nachhaltigkeitsleistung von Anbietern im Rahmen ihrer Due Diligence zu bewerten. Dies ist inzwischen gängige Praxis und keine Ausnahme mehr: Mehr als drei Viertel der Großunternehmen verlangen von ihren Anbietern Nachhaltigkeitsdaten als Voraussetzung für eine Geschäftsbeziehung.

Der zugrunde liegende Treiber ist das Risikomanagement in der Lieferkette. Die Emissions-, Arbeits- und Governance-Risiken eines Kunden umfassen zunehmend auch Vorgänge in seiner Lieferantenbasis. Daher verlagern die zuständigen Teams den Aufwand der Datenerhebung mithilfe strukturierter Fragebögen auf die Anbieter, statt sich allein auf Vor-Ort-Besuche zu verlassen.

Ein Anbieter, der mehrere Großkunden beliefert, erhält in der Regel mehrere unterschiedlich strukturierte Questionnaires mit inhaltlichen Überschneidungen: Dieselbe Emissionskennzahl wird in verschiedenen Einheiten abgefragt, dieselbe Arbeitsrichtlinie unter verschiedenen Überschriften. Umweltbezogene Fragebögen und -steinschätzungen auf Anbieterplattformen veranschaulichen dieses Muster. Sie erfassen strukturierte Daten zum Wasserverbrauch, zu Treibhausgasemissionen und zum Abfallmanagement in einem standardisierten, vergleichbaren Format, wie Sedex es für sein eigenes Tool zur umweltbezogenen Selbsteinschätzung beschreibt.

Investoren und Kreditgeber

Investoren und Kreditgeber versenden ESG-Due-Diligence-Questionnaires, um vor oder während einer Transaktion zu bewerten, wie weit ein Ziel- oder Portfoliounternehmen im ESG-Management fortgeschritten ist. Die Fragen sind Teil eines Finanzierungs- oder Übernahmeprozesses. Daher sind die Zeitpläne oft kürzer und es steht mehr auf dem Spiel als bei einer routinemäßigen Anfrage eines Anbieters.

Der Mechanismus besteht in der Bewertung des Transaktionsrisikos. Investoren benötigen eine einheitliche Grundlage, um den ESG-Reifegrad verschiedener Übernahmeziele zu vergleichen. Daher sind Fragebögen darauf ausgelegt, Lücken in den Bereichen Initiativen, Governance und Berichterstattung offenzulegen, statt auf ausführliche Beschreibungen zurückzugreifen.

Das ESG-Due-Diligence-Questionnaire von Invest Europe wurde speziell für diesen Zweck in Private-Equity-Transaktionen entwickelt. Es unterstützt Investmentteams dabei, das ESG-Management eines potenziellen Portfoliounternehmens während des Transaktionsprozesses zu bewerten. Im Bereich Leveraged Finance bietet das High-Yield-ESG-Due-Diligence-Questionnaire von AFME einen freiwilligen Rahmen mit Fragen zur ESG-Compliance, anhand dessen Marktteilnehmer die Due Diligence bei Kapitalmarkttransaktionen strukturieren können.

Bewertungssysteme und Standardsetzer

Bewertungssysteme und Wirkungsstandards geben ESG-Fragebögen heraus, um zu prüfen, ob eine Organisation über funktionierende Managementsysteme für ESG-Risiken verfügt und nicht nur positive Ergebnisse vorweisen kann. Dadurch verlagert sich der Schwerpunkt von zentralen Kennzahlen auf Prozessnachweise.

Der Grundgedanke ist, dass ein einzelner guter Emissionswert wenig darüber aussagt, ob ein Unternehmen ihn halten oder verbessern kann. Eine Frage zu Managementsystemen prüft, ob Prozesse zur Identifizierung, Minderung und Überwachung tatsächlich vorhanden und wirksam sind. Das lässt sich schwerer überzeugend vortäuschen als eine Zahl.

Die Vorlagen des Gold Standards für Wirkungs- und ESG-Due-Diligence-Prüfungen enthalten Fragen dazu, ob Unternehmen über Managementsysteme verfügen, mit denen sie die mit bestimmten Projekten verbundenen ökologischen und sozialen Auswirkungen und Risiken identifizieren, steuern und mindern. Dies entspricht der allgemeinen Prozessorientierung von Bewertungs- und Zertifizierungssystemen.

Was eiESG-Fragebögenen tatsächlich abfragt

Umweltkennzahlen

In Abschnitten zu Umweltaspekten werden quantifizierte Betriebsdaten abgefragt, meist zu Emissionen, Wasserverbrauch, Abfallmanagement und Energieverbrauch. Für diese Kennzahlen gelten die klarsten Messkonventionen, und sie lassen sich zwischen den Anbietern am besten vergleichen.

Umweltfragen dominieren die ersten Abschnitte, weil sie sich am unmittelbarsten den etablierten Messprotokollen zuordnen lassen. Dadurch lassen sich Anbieter miteinander vergleichen, was bei qualitativen sozialen Verpflichtungen nicht in gleicher Weise möglich ist. Der Fragebögen zur Selbsteinschätzung im Umweltbereich ist speziell darauf ausgelegt, strukturierte, vergleichbare Daten zu diesen Kategorien über Anbieter hinweg zu erfassen.

Ein Anbieter ohne Messsystem oder System zur Emissionsverfolgung wird hier unabhängig von seinen Absichten Schwierigkeiten haben, da der Fragebögen Fragen zu Zielvorstellungen enthält und keine Beschreibung von Zielvorstellungen enthält. An dieser Stelle werden Lücken in der internen Dateninfrastruktur des Unternehmens oft erstmals sichtbar.

Sozial- und Arbeitsindikatoren

Soziale Abschnitte fragen Arbeits- und Belegschaftsdaten ab, darunter Statistiken zu Gesundheit und Sicherheit, Schulungsstunden, Diversitätsindikatoren, Richtlinien zu Arbeitnehmerrechten sowie Arbeitszeitnachweise. Diese Fragen beleuchten die Bedingungen in der Belegschaft des antwortenden Unternehmens und zunehmend auch in dessen Lieferkette.

Die Daten liegen in der Personalabteilung und im operativen Bereich, nicht bei den Nachhaltigkeitsteams. Deshalb verursachen soziale Abschnitte intern oft den größten Abstimmungsaufwand. Nachhaltigkeitsverantwortliche können keine genauen Angaben zu Schulungsstunden oder Vorfallquoten machen, ohne Daten aus HR-Systemen abzurufen, die nicht für die Beantwortung von Fragebögen zertifiziert sind.

Wenn einem Anbieter keine aufgeschlüsselten Daten vorliegen, etwa nach Hierarchieebene aufgeschlüsselte Diversitätskennzahlen, sollte er diese Lücke offen benennen, statt einen Näherungswert anzugeben, der sich bei späteren Rückfragen nicht belegen lässt.

Governance- und Nachweisanforderungen

In Abschnitten zur Governance werden dokumentierte Richtlinien, Verfahren, Maßnahmenpläne, Zertifizierungen und Nachweise für jede Aussage verlangt. Reine Beschreibungen reichen nicht aus. Dieser Abschnitt wird von Bietern, die erstmals antworten, am häufigsten unterschätzt.

Laut den Leitlinien des französischen Portals RSE zu ESG-Fragebögen werden darin häufig nicht nur quantitative Kennzahlen abgefragt, sondern auch interne Richtlinien, Verfahren, Aktionspläne, Zertifizierungen und Nachweise zu jeder Antwort. Eine angegebene Richtlinie ohne ein zugehöriges versionskontrolliertes Dokument oder eine Zertifizierung ohne ein aktuell hinterlegtes Zertifikat hält der Prüfung durch ein Bewertungssystem oder einen Investor im Rahmen der Due Diligence während der Transaktionsphase nicht stand.

Diese Anforderung an Nachweise ist das deutlichste Unterscheidungsmerkmal zwischen einem ESG-Fragebögen und einem Marketingumfragebogen. Freitextantworten ohne verknüpftes Dokument, Berechnungsmethode oder definierten Berichtsrahmen gelten unabhängig von der zugrunde liegenden Praxis als unvollständig.

Wie ESG-Fragebögen regulatorischen Berichterstattung zusammenhängen

Die Abgrenzung zu CSRD und verpflichtender Offenlegung

Ein ESG-Fragebögen in einer freiwilligen, vertraglich begründeten Anfrage. Die Corporate Sustainability Reporting Directive verpflichtet hingegen das berichtende Unternehmen selbst und nicht dessen Anbieter unmittelbar. Beide Regelwerke greifen ineinander, bleiben jedoch rechtlich eigenständige Instrumente.

Ein Unternehmen, das der CSRD unterliegt, muss Daten aus der Wertschöpfungskette erheben, um seine eigenen Offenlegungspflichten zu erfüllen. Dazu versendet es häufig ESG-Fragebögen an Anbieter, die selbst nicht in den Anwendungsbereich der Richtlinie fallen. Die rechtliche Verpflichtung liegt beim anfragenden Unternehmen; die Fragebögen dienen lediglich dazu, die zugrunde liegenden Daten zu erheben.

Ein Anbieter, der einen mit der CSRD verbundenen Fragebögen hat,ist nach dieser Richtlinie nicht gesetzlich zur Beantwortung verpflichtet. Eine solche Pflicht kann sich lediglich aus den Geschäftsbedingungen der Kundenbeziehung ergeben. Werden diese beiden Aspekte vermischt, können Anbieter ihre Offenlegungspflichten überschätzen oder umgekehrt den wirtschaftlichen Druck zur Beantwortung unterschätzen. Denn eine Ablehnung kann auch ohne regulatorischen Zwang einen Vertrag gefährden.

Den Aufwand mehrerer Questionnaires bewältigen

Eine wiederverwendbare ESG-Datengrundlage schaffen

Der praktikable Umgang mit sich überschneidenden Fragebögen besteht darin, eine interne Datengrundlage zu pflegen, die gängigen Kennzahlen zugeordnet ist, statt jedes Formular von Grund auf neu auszufüllen. Das reduziert sowohl den Aufwand als auch das Risiko widersprüchlicher Antworten bei verschiedenen Herausgebern.

Der Mechanismus ist einfach: Emissionsdaten, Arbeitsstatistiken und Richtliniendokumente werden einmalig erfasst, versionskontrolliert und anschließend in die jeweils erforderliche Struktur eines Fragebogens übertragen. Dabei gelten Zuordnungskonventionen aus Rahmenwerken wie der Global Reporting Initiative, dem Sustainability Accounting Standards Board und dem International Sustainability Standards Board.

Ohne diese Datengrundlage drohen den Antwortenden zwei Arten von Fehlern: Sie melden verschiedenen Herausgebern für dieselbe zugrunde liegende Kennzahl widersprüchliche Werte, was bei einem Vergleich ihre Glaubwürdigkeit beeinträchtigt. Oder sie machen in einem Fragebögen Angaben, die sich nicht belegen lassen, wenn dieselbe Frage bei einem späteren Audit oder bei einer Investorenanfrage erneut gestellt wird.