Was ist ein RFP?

Ein RFP (Request for Proposal) ist eine formelle Ausschreibung im Rahmen eines Verhandlungs- oder Wettbewerbsverfahrens. Sie fordert potenzielle Anbieter auf, strukturierte schriftliche Angebote einzureichen, in denen sie darlegen, wie sie eine definierte Anforderung erfüllen werden, einschließlich Preisen und weiterer kaufmännischer Bedingungen. Investopedia beschreibt ein RFP als ein von einer Regierung, einem Unternehmen oder einer Organisation veröffentlichtes Dokument, das ein bestimmtes Projekt ankündigt und Auftragnehmer oder Anbieter auffordert, im Wettbewerb Angebote einzureichen. Wikipedia definiert es genauer als eine Form der umgekehrten Auktion, bei der ein Käufer im Rahmen eines wettbewerblichen Bieterverfahrens Angebote mehrerer potenzieller Anbieter einholt. Beide Beschreibungen betrachten denselben Sachverhalt aus unterschiedlichen Perspektiven: ein Dokument, das einen Wettbewerb eröffnet, und ein Verfahren, das ihn entscheidet.

Was ein RFP enthält

Leistungsumfang und Anforderungen

Der Leistungsumfang beschreibt aus Sicht des Käufers, was zu tun ist. Das Bid-Team liest diesen Abschnitt zuerst, da alle weiteren Teile der Response davon abhängen. In der Regel werden darin das zu lösende Problem, die erwarteten Ergebnisse sowie die Grenzen der ein- und nicht einbezogenen Leistungen festgelegt.

Käufer formulieren diesen Abschnitt so konkret, dass konkurrierende Angebote auf vergleichbarer Grundlage bewertet werden können. Investopedia weist darauf hin, dass ein typisches RFP den Projektumfang, die Ziele, die Bewertungskriterien und die Vertragsbedingungen beschreibt, damit Anbieter ihre Angebote auf die Anforderungen des Käufers abstimmen können. Ist der Umfang vage, ist diese Unklarheit selbst eine Information: Sie deutet in der Regel darauf hin, dass der Käufer die Lösung noch nicht vollständig definiert hat und von den Anbietern Lösungsvorschläge erwartet.

Ein Bid-Team, das den Umfang falsch interpretiert, riskiert, eine andere Frage zu beantworten als die gestellte. Ein Anbieter könnte beispielsweise die Einführung einer umfassenderen Plattform anbieten, obwohl der Käufer lediglich ein klar abgegrenztes Pilotprojekt wünscht. Dadurch steigt der Preis, und das Angebot kann wegen mangelnder wahrgenommener Passung verlieren, selbst wenn die zugrunde liegende Leistungsfähigkeit den Anforderungen entspricht.

Fragenkataloge und Bewertungskriterien

Fragensätze sind strukturierte Vorgaben, die Anbieter beantworten müssen. Bewertungskriterien sind die Maßstäbe, nach denen diese Antworten bewertet werden. Zusammen definieren sie, wie ein erfolgversprechendes Angebot aussieht. Die meisten RFPs kombinieren offene Fragen zu Vorgehensweise, Methodik und Erfahrung mit eher formalen Fragen zu Compliance, Referenzen und Zertifizierungen.

Die Leitlinien der Beschaffungsstelle der George Washington University betonen, dass Bewertungskriterien und deren relative Gewichtung vor der Veröffentlichung eines RFP festgelegt werden sollten. So lassen sich Faktoren wie technische Erfahrung und Preis bei der Bewertung von Angeboten einheitlich priorisieren. Die Gewichtung wird selten vollständig veröffentlicht, lässt sich aber meist daraus ableiten, wie die Fragen gruppiert sind und wie viel Raum jeweils vorgesehen ist.

Ein Bid-Team, das die implizite Gewichtung außer Acht lässt, riskiert, zu viel Aufwand in Abschnitte zu investieren, die der Käufer nur gering gewichtet. Ein Angebot, das ausführlich auf die Unternehmensgeschichte, aber kaum auf die Methodik eingeht, wird schlecht bewertet, wenn die Methodik den Großteil der Punkte ausmacht, unabhängig davon, wie gut der Abschnitt zur Unternehmensgeschichte formuliert ist.

Preisübersichten und kaufmännische Bedingungen

Preisblätter sind strukturierte Tabellen, in denen Anbieter ihre Preise angeben. Kommerzielle Bedingungen sind die im RFP-Paket enthaltenen Vertragsbedingungen, etwa Haftungsobergrenzen, Service Levels und Kündigungsklauseln. Beides wird neben der technischen Qualität bewertet, nicht an deren Stelle.

In der Beschreibung der Inhalte eines RFP führt Investopedia Vertragsbedingungen ausdrücklich neben Leistungsumfang und Bewertungskriterien auf. Dies zeigt, dass der Preis nur einer von mehreren Faktoren ist und nicht allein ausschlaggebend für die Vergabe ist. Käufer verlangen üblicherweise Preisangaben in einem festen Format, etwa als Preisliste pro Einheit oder als jährliche Gesamtgebühr einschließlich aller Kosten, damit Angebote vergleichbar bleiben.

Geschäftsbedingungen bergen für den Anbieter reale wirtschaftliche Risiken, die bei einer rein technischen Prüfung des RFP übersehen werden können. Eine im Verhältnis zum Vertragswert zu niedrig angesetzte Haftungsobergrenze oder eine Klausel zur ordentlichen Kündigung mit kurzer Kündigungsfrist kann eine ansonsten attraktive Opportunity wirtschaftlich unrentabel machen. Bid-Teams, die auf eine rechtliche Prüfung dieser Klauseln verzichten, erkennen das zu spät.

RFP innerhalb der RFx-Familie

RFP im Vergleich zu RFI

Ein RFP fordert eine Lösung mit Preisangabe an, ein RFI lediglich Informationen. Wikipedia ordnet beide der übergeordneten RFx-Familie von Ausschreibungsinstrumenten zu, zu der auch RFQs sowie weitere verwandte Anfragen gehören.

Eine RFI wird in der Regel früher im Prozess des Käufers veröffentlicht, wenn die Organisation den Markt noch sondiert und sich noch nicht auf eine konkrete Anforderung festgelegt hat. Als Antwort werden weder Preisangaben noch ein verbindliches Angebot erwartet. Eine RFP folgt, sobald der Käufer über genügend Informationen verfügt, um Anforderungen festzulegen und konkurrierende Lösungen und Preise anhand dieser Anforderungen bewerten zu lassen.

Anbieter behandeln eine RFI-Response mitunter nachlässig, weil noch nichts gekauft wird. Das ist ein Fehler: RFI-Antworten beeinflussen häufig die Shortlist für das anschließende RFP. Daher kann die Qualität einer RFI-Response darüber entscheiden, ob ein Anbieter überhaupt die Chance erhält, ein Angebot abzugeben.

RFP im Vergleich zu RFQ

Ein RFP fragt, wie ein Anbieter ein Problem lösen wird und zu welchem Preis. Ein RFQ fragt lediglich nach einem Preis für eine bereits vollständig definierte Spezifikation. Innerhalb der RFx-Familie kommt ein RFQ zum Einsatz, wenn der Bedarf des Käufers feststeht und der Vergleich im Wesentlichen anhand der Kosten erfolgt.

Da bei einer RFQ davon ausgegangen wird, dass die Lösung bereits feststeht, entfallen in der Regel die ausführlichen Fragenkataloge und Methodikabschnitte, die eine RFP prägen. Ein Anbieter, der beispielsweise auf eine RFQ für eine festgelegte Menge einer Standardkomponente antwortet, legt einen Preis vor. Ein Anbieter, der auf eine RFP für eine Servicetransformation antwortet, legt einen Plan, ein Team, ein Bereitstellungsmodell sowie einen Preis vor.

Wer beides verwechselt, setzt den Aufwand falsch ein. Ein RFQ wie ein vollständiges narratives Angebot zu behandeln, bindet Bid-Ressourcen für eine Entscheidung, die auf Preis basiert. Wer dagegen ein RFP als reine Preisabfrage behandelt, unterliegt einem Wettbewerber, der die Methodikabschnitte ernst genommen hat.

Terminologie für RFPs und Ausschreibungen

Bei öffentlichen Vergabeverfahren im Vereinigten Königreich, in der EU und im Commonwealth werden Prozesse und Dokumente, die einem RFP entsprechen, üblicherweise als „Tender“ oder „Invitation to Tender“ und nicht als „RFP“ bezeichnet. Die zugrunde liegenden Abläufe sind weitgehend vergleichbar, auch wenn die Bezeichnung abweicht: Es handelt sich um einen Wettbewerb, bei dem Qualität und Preis bewertet werden.

Diese unterschiedliche Terminologie ist in der Praxis für Anbieter relevant, die in mehreren Rechtsordnungen tätig sind. Ein Bid-Team, das mit nordamerikanischen RFP-Konventionen vertraut ist, kann die Formalität und rechtliche Tragweite eines Ausschreibungsverfahrens im Vereinigten Königreich oder in der EU falsch einschätzen. Dies unterliegt häufig den gesetzlichen Vergaberegeln und nicht dem internen Ermessen des Käufers. Der Begriff RFP wird in einigen dieser Märkte unscharf für jede strukturierte Angebotsaufforderung verwendet. Dadurch verschwimmt eine Unterscheidung, die dort relevant ist, wo formelles Vergaberecht gilt.

Ein Anbieter, der in beiden Umfeldern Angebote abgibt, muss berücksichtigen, dass für ein Angebot in einem regulierten Verfahren des öffentlichen Sektors strengere Regeln für Rückfragen, den Umgang mit Änderungen und Nachprüfungsverfahren nach der Zuschlagserteilung gelten können als für ein vergleichbares RFP in einem ausgehandelten Verfahren des privaten Sektors.

RFP in regulierten Vergabeverfahren

Einsatz in Behörden und Bundesverwaltung

Bei der öffentlichen Auftragsvergabe kommen RFPs insbesondere in Verhandlungsverfahren zum Einsatz. Laut Acquisition.gov werden Requests for Proposals bei ausgehandelten Vergaben genutzt, um potenziellen Auftragnehmern die Anforderungen der öffentlichen Hand mitzuteilen und formelle Angebote einzuholen. Damit unterscheidet sich dieses Verfahren von der Vergabe mittels versiegelter Gebote.

Nach der Federal Acquisition Regulation werden Aufforderungen, die im Rahmen von Verhandlungsverfahren veröffentlicht werden, ausdrücklich als „Requests for Proposals“ bezeichnet. Sie unterscheiden sich von Invitations for Bidding-Verfahren mit versiegelten Angeboten und von Requests for Quotation-Verfahren in vereinfachten Vergabeverfahren. Diese Klassifizierung ist nicht nur formaler Natur: Sie bestimmt die rechtlichen Verfahren, die ein Vergabebeauftragter einhalten muss, einschließlich der Art und Weise, wie Gespräche mit Bietern geführt werden und Zuschlagsentscheidungen dokumentiert werden.

Eine regulatorische Definition im Code of Federal Regulations, die vom Legal Information Institute indexiert wird, beschreibt einen Request for Proposal als eine staatliche Ausschreibung, mit der potenzielle Bieter im Rahmen eines Verhandlungsverfahrens aufgefordert werden, ein Angebot einzureichen. Dies muss die in der Ausschreibung festgelegten Bedingungen sowie die Anforderungen der Behörde erfüllen. Diese Einordnung unterstreicht, dass eine RFP-Response ein Angebot und kein bereits geschlossener Vertrag ist. Der Vertrag kommt erst zustande, wenn die Behörde den Zuschlag gemäß den Ausschreibungsbedingungen erteilt.

Multilaterale und institutionelle Nutzung

Multilaterale Organisationen nutzen RFPs für komplexe Beschaffungsvorhaben über festgelegte Wertgrenzen hinaus. Das Beschaffungshandbuch der Vereinten Nationen definiert einen Request for Proposal als formelles Verfahren zur Einholung von Angeboten, das eingesetzt wird, wenn die Anforderungen komplex sind oder nicht eindeutig festgelegt werden können, und bei dem eine detaillierte technische Bewertung der Angebote durch die Anbieter erfolgt.

In diesem Rahmen ist bei Beschaffungen oberhalb eines festgelegten finanziellen Schwellenwerts in der Regel ein RFP erforderlich. Das Handbuch erlaubt den Einsatz jedoch auch bei Beschaffungswertstufen, die geringer sind, wenn die Anforderungen komplex sind oder der zuständige Mitarbeiter dies für angemessen hält. Dies zeigt, dass die Entscheidung für ein RFP statt eines einfacheren Instruments sowohl von der Komplexität der Anforderungen als auch vom Auftragswert abhängt.

Anbieter, die sich an Beschaffungsverfahren der UN oder vergleichbarer multilateraler Organisationen beteiligen, sollten bei einem RFP mit strengeren formalen Verfahrensanforderungen rechnen als bei einer typischen Ausschreibung im Privatsektor. Dazu gehören strukturierte Gremien für die technische Bewertung sowie eine dokumentierte Punktevergabe anhand der veröffentlichten Kriterien. Dies entspricht den Rechenschaftspflichten, denen diese Organisationen unterliegen.

Der Response-Zyklus des Anbieters

Triage und bid/no-bid-Entscheidungen

Die Triage ist der erste Schritt, den ein Bid-Team bei einer neuen RFP durchführt. Dabei entscheidet, ob es sich überhaupt lohnt, die Opportunity weiterzuverfolgen. Dies geschieht vor Beginn der Angebotserstellung, in der Regel innerhalb weniger Tage nach Eingang, da die Ressourcen des Bid-Teams begrenzt sind und die meisten Unternehmen nicht jede eingehende RFP vollständig beantworten können.

Eine strukturierte Triage prüft in der Regel, ob die Opportunity zu den eigenen Fähigkeiten passt. Weitere Kriterien sind der Status als bestehender Anbieter, die Stärke der Kundenbeziehung, das Margenpotenzial und die Gewichtung der Bewertungskriterien durch den Käufer. Denn ein Bewertungsmodell mit hohem Preisanteil begünstigt andere Bieter als eines, das die Methodik stärker gewichtet. Teams, die diesen Schritt auslassen, binden häufig zu viele Ressourcen an Opportunities mit geringen Erfolgsaussichten. Das senkt die Win Rate und überlastet Subject Matter Experts, die zu Bids beitragen sollen, deren Erfolg jedoch wahrscheinlich ist.

Praxisleitfäden zu RFP-Prozessen zeigen, dass ein vollständiger Zyklus von der Planung bis zur Auftragsvergabe üblicherweise vier bis acht Wochen dauert. Das unterstreicht, dass ein RFP für Käufer und Anbieter ein mehrphasiges Projekt und keine punktuelle Transaktion ist. Eine frühzeitig und fundiert getroffene Triage-Entscheidung hält diesen Zeitraum für lohnende Angebotschancen frei.

Koordination der Response

Die Koordination einer Response umfasst, den Fragenkatalog unter den Mitwirkenden zu verteilen, die Einhaltung verbindlicher Anforderungen nachzuverfolgen und aus ihren Beiträgen ein einheitliches Angebot zusammenzustellen. Hier kommen Bid-Management als Disziplin und Proposal-Management als Funktion zum Tragen, klar vom RFP-Dokument selbst abgegrenzt.

Da ein RFP in der Regel technische, kaufmännische und rechtliche Fragen kombiniert, bindet die Koordination der Response meist Fachexperten, Preisverantwortliche und juristische Prüfer ein, die sonst nicht täglich zusammenarbeiten. Aufgabe des Bid-Managers ist es, ihre Beiträge an den Bewertungskriterien statt an ihren jeweiligen Fachgebieten auszurichten.

Eine Response, die wie mehrere unverbundene, aneinandergereihte Abschnitte wirkt statt wie eine schlüssige Argumentation aus verschiedenen Perspektiven, ist ein häufiger und vermeidbarer Fehler. Käufer, die Dutzende Angebote bewerten, erkennen mangelnde Kohärenz sofort, unabhängig von der Qualität der zugrunde liegenden Inhalte.