Was ist ein Wolfsberg-Fragebogen?

Ein Wolfsberg-Fragebogen dient als unterzeichnete Erklärung und nicht als einmalig auszufüllendes Formular. Ein Finanzinstitut beantwortet darin Fragen zu seinen eigenen Kontrollen zur Bekämpfung von Finanzkriminalität, namentlich genannte leitende Verantwortliche unterzeichnen ihn, und die Korrespondenzbanken des Instituts stützen sich bei ihrer Due Diligence darauf. Da diese Banken auch nach der Übermittlung weiterhin darauf vertrauen, hält das Institut den Fragebogen aktuell. Mit der Erklärung im CBDDQ verpflichtet es sich, ihn mindestens alle achtzehn Monate zu aktualisieren.

Der Begriff bezeichnet ausschließlich die beiden Fragebögen der Wolfsberg Group. Gemeint sind weder ein Lieferanten-Due-Diligence-Fragebogen noch die KYC-Prüfung, die ein Institut bei seinen eigenen Kunden durchführt, oder andere Dokumente der Gruppe.

So funktioniert ein Wolfsberg-Fragebogen

Ein Wolfsberg-Fragebogen ist ein Standardformular, das ein Finanzinstitut über sich selbst ausfüllt. Dabei kommt eine von zwei Vorlagen zum Einsatz, die die Wolfsberg Group als globalen Standard für die Due Diligence zwischen Instituten mit Korrespondenzbeziehung veröffentlicht. Die Antworten beschreiben die eigenen Kontrollen des Instituts, nicht seine Kunden oder Anbieter.

Zwei Formulare der Wolfsberg Group

Bei den beiden Formularen handelt es sich um den Wolfsberg Correspondent Banking Due Diligence Questionnaire (CBDDQ) und den Wolfsberg Financial Crime Compliance Questionnaire (FCCQ). „Wolfsberg Group questionnaire“ und „Wolfsberg questionnaire“ können sich jeweils auf beide beziehen. Auf ihrer Seite mit Ressourcen zum Korrespondenzbankgeschäft stellt die Gruppe sie als globalen Standard für Due Diligence beim Aufbau einer Korrespondenzbankbeziehung zwischen Finanzinstituten dar.

Auf derselben Seite finden Sie Leitlinien, ein Glossar und FAQs zu den Fragebögen, die von der Gruppe zusammen mit den Formularen veröffentlicht wurden. Verwendet werden die Versionen CBDDQ v1.4 und FCCQ v1.2.

Ein Fragebogen für viele Korrespondenzbanken

Das Formular ist für jede Korrespondenzbank gleich. Einige Institute veröffentlichen ihr ausgefülltes Exemplar auf ihrer eigenen Website. Die Beantwortung ist Teil der umfassenderen Aufgabe, Due-Diligence-Fragebögen zu beantworten. Die Unterzeichner des CBDDQ zeigen, wer für die Antworten verantwortlich ist: der Korrespondenzbankbereich und die Compliance zur Bekämpfung von Finanzkriminalität.

Der Fragebogen ist somit ein Dokument, das das Institut fortlaufend pflegt, und keine Antwort auf eine einzelne Anfrage. Mit der CBDDQ-Erklärung verpflichtet sich das Institut, seine Antworten aktuell zu halten. Deshalb sind die Aktualisierungsregeln ebenso wichtig wie das erstmalige Ausfüllen.

Was ein Wolfsberg-Fragebogen abdeckt

Ein CBDDQ gilt für eine juristische Person und ihre Zweigniederlassungen, niemals für ihre Tochtergesellschaften. In jedem Abschnitt wird das Institut aufgefordert, zu bestätigen, dass seine Antworten für alle Zweigniederlassungen gelten. Diese Regeln sind für den CBDDQ in den zugehörigen Anweisungen und im CBDDQ-Leitfaden der Wolfsberg Group festgelegt.

Eine juristische Person

Das Anweisungsfeld des CBDDQ v1.4 schreibt vor, dass der Fragebogen auf Ebene der juristischen Person beantwortet wird. Ein einzelner Fragebogen darf nicht mehr als eine juristische Person abdecken.

Eine Gruppe, deren Korrespondenzbankbeziehungen über mehrere Rechtsträger laufen, benötigt daher für jeden Rechtsträger einen eigenen Fragebogen. Jeder Fragebogen enthält eigene Antworten und eine eigene Erklärung.

Zweigniederlassungen, aber keine Tochtergesellschaften

Die CBDDQ Guidance v2.0 der Wolfsberg Group besagt, dass der Fragebogen alle Zweigniederlassungen der juristischen Person abdeckt, nicht jedoch ihre Tochtergesellschaften. Eine Tochtergesellschaft ist eine eigenständige juristische Person. Daher fällt sie unter die Ein-Unternehmen-Regel und benötigt einen eigenen Fragebogen.

Das Hinweisfeld im Formular fasst die Regel für Niederlassungen enger. Es bezieht Niederlassungen ein, deren Kundenstamm, Produkte und Kontrollmodell denen der Hauptniederlassung im Wesentlichen entsprechen.

Wenn sich eine Niederlassung von der Hauptverwaltung unterscheidet

Jeder Abschnitt des CBDDQ enthält eine Zeile, in der das Institut bestätigen soll, dass seine Antworten für alle Niederlassungen der juristischen Person repräsentativ sind. Lautet die Antwort „Nein“, gibt das Institut an, auf welche Fragen sich die Abweichung bezieht und für welche Niederlassungen sie gilt.

Der veröffentlichte CBDDQ v1.4 einer italienischen Bank zeigt, wie dies in der Praxis formuliert ist. Im Abschnitt zu Betrug wird die Zeile zu den Niederlassungen mit „Nein“ beantwortet. Eine Anmerkung zu Frage 132 erläutert, dass sich die Echtzeitüberwachung je nach den lokalen gesetzlichen Anforderungen des jeweiligen europäischen Landes unterscheidet, in dem sich die Niederlassungen befinden.

Wer einen Wolfsberg-Fragebogen unterzeichnet

Der CBDDQ wird von zwei Personen unterzeichnet. Der FCCQ wird von einer Person unterzeichnet, einem leitenden Compliance-Manager der zweiten Verteidigungslinie. Diese Person bestätigt nach bestem Wissen und Gewissen, dass die Antworten vollständig und richtig sind.

Die Erklärung zum CBDDQ

Die Erklärung zum CBDDQ v1.4 nennt beide Unterzeichner. Der erste ist der globale Leiter des Korrespondenzbankgeschäfts oder Inhaber einer gleichwertigen Position. Der zweite ist der Geldwäschebeauftragte der Gruppe, der Leiter der Geldwäschebekämpfung (AML), der Chief Compliance Officer, der Leiter der Compliance für Finanzkriminalität oder ein Inhaber einer gleichwertigen Position.

Eine Unterschrift stammt aus dem Korrespondenzbankgeschäft, die andere aus dem Bereich Financial Crime Compliance. Beide unterzeichnen dieselbe Erklärung, einschließlich der darin enthaltenen Verpflichtung, den Fragebogen aktuell zu halten.

Die FCCQ-Unterschriftsseite

Die FCCQ v1.2-Unterschriftsseite wird von einem einzigen leitenden Compliance-Manager unterzeichnet, der im Formular als Vertreter der zweiten Verteidigungslinie bezeichnet wird. Diese Person bestätigt, die Erklärung gelesen und verstanden zu haben und nach bestem Wissen und Gewissen davon überzeugt zu sein, dass die Antworten vollständig und richtig sind.

Wie lange ein Wolfsberg-Fragebogen gültig bleibt

Keines der beiden Wolfsberg-Formulare ist für ein festes Ablaufdatum vorgesehen. Die Wolfsberg Group empfiehlt, beide Fragebögen alle 12 bis 18 Monate zu aktualisieren.

Die Verpflichtung für achtzehn Monate

Die Erklärung zum CBDDQ v1.4 enthält zwei Verpflichtungen. Die Informationen werden auf dem aktuellen Stand gehalten und mindestens alle achtzehn Monate aktualisiert. Für die erste Verpflichtung ist kein festes Intervall vorgesehen. Die zweite legt fest, wie lange die Antworten höchstens ohne Aktualisierung bestehen bleiben dürfen.

Mit Version 1.4 wurde der Aktualisierungszeitraum geändert. In ihrer Ankündigung der Version von 2023 erklärte die Wolfsberg Group, die Erklärung sei um einen geänderten Zeitraum für die Aktualisierung des Fragebogens ergänzt worden.

Warum der Zeitraum 12 bis 18 Monate beträgt

Die Wolfsberg Group entschied sich für ein Zeitfenster, weil ein Fragebogen, der als zu einem bestimmten Datum ablaufend angesehen wird, die Arbeit verzögern könnte, wenn dieses Datum nicht mit dem Prüfzeitraum für die Customer Due Diligence einer Korrespondenzbank übereinstimmt. Ein Zeitfenster ermöglicht es jeder Korrespondenzbank, nach ihrem eigenen Prüfzyklus zu arbeiten.

Das empfohlene Zeitfenster gilt für beide Formulare, nicht nur für den CBDDQ.

Unterschriftsdaten und ältere Formulierungen der Erklärung

Das Unterschriftsdatum ist das Erste, was Leser einer ausgefüllten Kopie sehen. FCCQ v1.2 eines französischen Instituts, das auf dessen eigener Website veröffentlicht wurde, trägt die Unterschrift seines Senior Compliance Managers vom 27. Mai 2024. Jede Bank, die die Kopie herunterlädt, sieht dieses Datum.

Veröffentlichte Exemplare können auch vom aktuellen Formular abweichen. Die im April 2024 unterzeichnete CBDDQ v1.4 der italienischen Bank enthält eine Erklärung, die Aktualisierungen mindestens einmal jährlich zusagt. Dies entspricht nicht der Formulierung mit einem Zeitraum von achtzehn Monaten im eigenen v1.4-Formular der Wolfsberg Group.

Wie sich ein Wolfsberg-Fragebogen von verwandten Fragebögen unterscheidet

Ein Finanzinstitut beantwortet für die Banken, mit denen es Korrespondenzbankbeziehungen unterhält, einen Wolfsberg-Fragebogen zu seinen eigenen Kontrollen zur Bekämpfung von Finanzkriminalität. Darin unterscheidet er sich von den anderen Due-Diligence-Fragebögen, die dasselbe Institut beantworten muss. Auch die beiden Wolfsberg-Formulare unterscheiden sich voneinander.

Der CBDDQ und der FCCQ

Beide Formulare stammen von der Wolfsberg Group und schließen mit einer unterzeichneten Erklärung ab. Der sichtbare Unterschied liegt bei der Unterschrift: Der CBDDQ wird von zwei Personen unterzeichnet, von denen eine aus dem Korrespondenzbankgeschäft kommt, während der FCCQ von einem Compliance-Manager der zweiten Verteidigungslinie unterzeichnet wird. Die oben beschriebenen Regeln für juristische Personen und Zweigniederlassungen stammen aus dem CBDDQ und den zugehörigen Leitlinien.

Auch die beiden Formulare wurden jeweils separat weiterentwickelt. In Version 1.4 des CBDDQ kamen ein Abschnitt zu Betrug sowie neue Fragen zur Whistleblower-Richtlinie, zu virtuellen Banklizenzen und zur Genehmigung der Sanktionsrichtlinie hinzu. Der FCCQ wurde mit derselben Veröffentlichung auf Version 1.2 aktualisiert.

Ein Anbieter-DDQ

Ein Due-Diligence-Fragebogen (DDQ) im Anbieterkontext wird von einem Anbieter beantwortet, wenn eine Bank, ein Versicherer, ein institutioneller Anleger oder ein Unternehmenskunde ihn als Dritten bewertet. Gegenstand ist der Anbieter, nicht die Kontrollen eines Instituts im Rahmen einer Korrespondenzbeziehung.