Achetez un RFP Response Software avec IA pour aller au-delà du brouillon
Toute IA performante produit un premier jet correct. Évaluez les logiciels de réponse aux RFP sur le reste : piloter le processus, attribuer le travail aux bons experts et tracer ce qui s'est passé.
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En général, une équipe bid qui évalue un logiciel d’IA pour les RFP copie, dans chaque version d’essai, des questions issues d’un RFP auquel elle a déjà répondu, puis compare la qualité des réponses de chaque fournisseur. Maintenant que tout modèle performant peut produire une première version convenable d’une réponse à un RFP, nous pensons que l’intérêt d’un tel logiciel réside dans le travail qui suit la rédaction. Il s’agit de piloter votre propre processus, d’établir un planning à rebours à partir de la date de soumission, de transmettre chaque partie aux experts compétents pour validation et approbation, et de conserver un historique complet indiquant qui a modifié et approuvé quoi.
Une équipe qui évalue ce type de logiciel utilise peut-être déjà l’IA généraliste sous l’une de ses formes : un assistant conversationnel, une fonctionnalité d’IA ajoutée à un outil existant ou un outil développé en interne.
La plupart des dossiers de RFP contiennent plusieurs fichiers. Le document principal des exigences comprend des questions de qualification, chacune assortie d’un nombre maximal de mots, et requiert des pièces justificatives. Il est accompagné d’un security questionnaire, d’un questionnaire ESG et d’exigences contractuelles, parfois du projet de contrat et de ses clauses d’indemnisation.
Un essai axé sur la rédaction mesure ce que chaque outil partage
De nombreuses équipes bid évaluent les logiciels d’IA pour des RFP, notamment en tant que moteurs de rédaction. Les comparatifs des « meilleurs logiciels d’IA pour les RFP » font de même. Ils classent les outils selon la qualité de leurs réponses aux questions copiées-collées et le temps qu’ils permettent de gagner. Leur argument est que l’acheteur évalue la réponse et que le délai nécessaire pour obtenir un premier jet se mesure facilement lors d’un essai.
Puisque l’IA généraliste produit désormais un premier jet convenable, un tel essai mesure ce que tous les outils de la catégorie « RFP Response Software » ont en commun. Il ne tient pas compte du travail qui les distingue.
Une équipe qui se concentre principalement sur la rédaction peut obtenir des réponses fluides tout en conservant une planification, un routage et un suivi des approbations entièrement manuels. L’essai doit donc également porter sur ces tâches. Réalisez-le sur l’ensemble du dossier d’un appel d’offres auquel votre équipe a déjà répondu, et posez quatre questions pour chaque outil :
- Prend-il en charge votre processus ?
- Exécute-t-il les tâches conformément à votre plan ?
- Achemine-t-il chaque partie au Subject Matter Expert compétent pour validation, approbation ou aval final ?
- Conserve-t-il un historique complet de ce qui s’est passé, à quel moment, qui a apporté les modifications et qui les a approuvées ?
Le travail commence à partir du dossier d’appel d’offres complet
Le travail commence bien avant la rédaction. Quels que soient les documents du dossier d’appel d’offres, votre équipe transforme les informations qu’ils contiennent en éléments exploitables, selon un processus conçu pour votre organisation. Ce processus se déroule en étapes détaillées afin que l’équipe ne néglige rien, et le logiciel d’IA pour RFP doit exécuter chaque étape comme le fait votre équipe.
Le plan remonte ce processus à partir de la date de soumission, étape par étape, afin que chacun sache ce qu’il doit faire et pour quand, et que l’échéance finale soit respectée. Une fois les exigences de chaque fichier extraites, le plan doit également conserver les liens entre eux.
Dans un dossier type, la réponse à la question relative à l’hébergement des données dans le security questionnaire doit correspondre au modèle de prestation décrit dans le document principal des exigences. La clause d’indemnisation figure dans le projet de contrat, dans un fichier distinct de celui des questions notées. Des exemples de questions collés un par un ne mettent en évidence aucun de ces liens.
Lors de l’essai, vérifiez si le plan établi à partir de l’ensemble du dossier attribue un responsable et une date à chaque étape, à chaque question des questionnaires et à chaque clause contractuelle.
Chaque réponse est confiée aux bons experts
Chaque réponse doit être validée et approuvée par les experts compétents. Dans un RFP type, cela implique l’expert produit pour le modèle de prestation, le responsable de la sécurité pour l’hébergement des données et le service juridique pour la clause d’indemnisation. Transmettre chaque partie à la personne compétente, assurer les relances et suivre le processus jusqu’à l’approbation finale constituent le travail complexe que le logiciel doit prendre en charge.
Le circuit est celui que votre équipe suit déjà : des Subject Matter Experts (SME) des équipes commerciale et produit, en passant par les validations des services juridique et de conformité, ainsi que d’autres spécialistes, jusqu’à l’approbation finale par une personne habilitée. C’est aussi à ce stade que le travail de réponse prend du retard ou doit être précipité, dans l’attente d’un SME ou d’une validation juridique sollicitée tardivement.
Vérifiez si le logiciel suit le parcours de chaque question, avec son responsable, son relecteur, son approbateur et son statut, et indique qui attend quoi de qui, afin que la qualité de la réponse ne dépende jamais d’une réponse sur l’indemnisation que le service juridique n’a pas examinée.
La trace perdure au-delà du bid
Des années après l’attribution, l’acheteur, votre propre avocat ou un auditeur externe peut vous demander de justifier une réponse soumise : quels engagements elle contenait et qui l’a approuvée. Entre-temps, la personne qui a rédigé la réponse dans une conversation avec une IA ou qui a développé l’outil interne de l’équipe peut avoir quitté l’organisation.
Dans l’UE, par exemple, le projet de contrat-cadre d’une institution de l’UE fait de l’offre retenue, y compris les clarifications fournies par le fournisseur lors de l’évaluation, une annexe faisant partie intégrante du contrat.
Le NIST AI Risk Management Framework exige que les rôles et responsabilités liés à la gestion des risques de l’IA soient documentés, et que les processus de supervision humaine soient définis et documentés. Nous pensons qu’un registre d’approbation similaire pour chaque réponse permet à une équipe bid de démontrer cette supervision dans son propre travail.
Un essai doit indiquer, pour chaque réponse soumise, les noms des personnes qui l’ont fournie, modifiée et approuvée, ainsi que la date, et préciser si ce registre des approbations peut être exporté pour répondre à une question d’un acheteur ou d’un auditeur.
Les évaluateurs notent la réponse que vous soumettez
Les rédacteurs d’offres expérimentés de l’équipe objecteront que les évaluateurs de l’acheteur notent le contenu de la réponse. La qualité du projet d’offre permet donc de remporter des bids et doit guider le choix.
Ce qu’ils évaluent, c’est la réponse soumise : celle que le SME a corrigée, que le service juridique a validée et que l’équipe a ramenée au nombre de mots autorisé. Une note méthodologique bien rédigée sur le modèle de prestation, mais qui échappe à la relecture et dépasse le nombre de mots autorisé, ou une réponse qui contredit la clause d’indemnisation validée par le service juridique lors d’un bid précédent, coûtent davantage à l’équipe qu’un brouillon médiocre corrigé pendant la relecture. Au Royaume-Uni, par exemple, les directives gouvernementales indiquent qu’un pouvoir adjudicateur peut écarter un bid si le fournisseur n’a pas respecté une exigence procédurale relative aux documents de l’appel d’offres, par exemple en dépassant le nombre de mots prescrit.
Même un texte fluide doit être relu : le profil de l’IA générative du NIST identifie la confabulation, c’est-à-dire un contenu erroné présenté avec assurance, comme un risque de l’IA générative. La seule réponse qui mérite d’être réutilisée est celle qui a été approuvée, avec le nom de son responsable et sa date de révision, afin que le même engagement figure dans chaque offre.
Conserver, développer ou acheter dépend de qui pilote le processus
Conserver une IA généraliste permet à la personne qui saisit la réponse d’obtenir rapidement un premier jet correct. Pour chaque réponse, l'équipe conçoit, pilote et maintient elle-même le processus. Elle peut aussi conserver son assistant et l’ancrer sur une plateforme gouvernée. Il faut donc choisir entre développer, acheter ou conserver l’assistant et l’ancrer sur cette plateforme.
| Option | Ce que l’équipe obtient | Ce qu'elle doit maintenir | À qui cela convient |
|---|---|---|---|
| Conservez une IA généraliste | Un premier jet correct, rapidement, pour la personne qui rédige | Le plan, l'attribution, la validation et la traçabilité de chaque réponse | Une équipe qui souhaite de l'aide à la rédaction et gère la révision et la validation ailleurs |
| Développer en interne | Son propre outil, configuré selon son processus | Des autorisations par contributeur, une revue et une validation pour chaque question, une bibliothèque de réponses approuvées avec, pour chacune, un responsable et une date de revue, des contrôles de la qualité des réponses à mesure que les modèles évoluent, et une personne chargée de la gérer lorsque son créateur quitte ses fonctions | Une équipe disposant de capacités d’ingénierie en continu et d’un processus assez simple qui change rarement |
| Acheter un logiciel dédié | Un outil qu'elle a choisi après avoir testé le plan, les parcours et la traçabilité lors de son essai | Son propre contenu, et la vérification que l’outil reste adapté à son processus | Une équipe aux processus complexes qui souhaite que ce travail soit pris en charge pour elle |
Un développement interne rend également l’équipe dépendante de la personne qui l’a réalisé. Pour une équipe qui envisage plutôt d’acheter, la comparaison des alternatives selon le plan, les circuits et la traçabilité constitue l’étape suivante.
SEQUESTO aOS, par exemple, prend en charge, pour votre équipe, le travail associé à chaque réponse : James, son agent d’orchestration, analyse l’appel d’offres au regard du processus de gouvernance de votre organisation et inscrit chaque étape de validation comme un jalon dans le calendrier du bid, avec un responsable désigné et un créneau réservé. SEQUESTO consigne chaque action, y compris les validations, en indiquant qui l’a effectuée et quand.
Évaluez le travail au-delà du brouillon
Testez chaque outil sur un dossier complet issu d’un RFP auquel votre équipe a déjà répondu, puis évaluez la planification, le suivi et le registre des validations qu’il génère. Associez à ce test vos experts commerciaux et de produit, votre responsable de la sécurité et votre conseil juridique, puisque l’acheminement est évalué à partir de leurs réponses et de la revue juridique. La qualité du brouillon vient en dernier, comme un contrôle que chaque outil présélectionné doit réussir.