Automatisation du bid management
Automatisation du bid management, de bout en bout.
Pilotez tout le bid avec James. Pas seulement les questions. Répondre aux questions n'est qu'une partie de la semaine d'un bid manager. Le reste, c'est lire le dossier, organiser les équipes, les relancer, vérifier ce qui revient et soigner les fichiers finaux. James, l'agent IA bid de SEQUESTO, prend tout cela en charge selon vos règles : l'automatisation du bid management sur l'ensemble de la gestion des appels d'offres, tandis que les décisions restent à votre équipe.
Pour quiBid managers, heads of bids et proposal managers qui mènent plusieurs bids à la fois avec une petite équipe.
Le problème
L'essentiel d'un bid, ce n'est pas répondre aux questions
Lire avant que quiconque puisse commencer
Un dossier d'appel d'offres compte des centaines de pages entre l'ITT, le cahier des charges, les annexes et le contrat. Quelqu'un doit tout lire avant que l'équipe puisse être briefée, et ce quelqu'un, c'est vous.
Organiser et relancer les gens
Deux cents questions attribuées à la main, puis relancées par e-mail. Vous ouvrez la section de chaque expert pour savoir si elle est terminée.
Tout le reste, écrit en dernier
La lettre d'accompagnement, la synthèse de direction, les écarts par rapport au contrat et les formulaires de l'acheteur sont laissés à la dernière soirée, parce que l'outil de réponse n'y touche pas.
Comment ça marche
Vous dirigez. James fait le travail, plusieurs tâches à la fois.
01
Décider de répondre ou non
James lit tous les fichiers du dossier d'appel d'offres, résume le périmètre, les dates, les critères d'attribution, les lots et les risques, et rédige la note de bid/no-bid dans le format de votre équipe.
Analyser et qualifier
02
Transformer l'appel d'offres en travail
Chaque exigence, chaque question et chaque clarification devient un élément de votre propre modèle. James attribue chacun à la bonne personne et la prévient.
Exigences et clarifications
03
Tout rédiger, pas seulement les réponses
Des réponses et des mémoires techniques issus de vos bids passés, sources à l'appui. La synthèse de direction, la lettre d'accompagnement, la liste des écarts par rapport au contrat de l'acheteur, les CV adaptés et la présentation du bid.
Rédiger les réponses
04
Relancer et finaliser
James vérifie ce que chacun a livré, commente là où des réponses restent dues, remplit les fichiers de l'acheteur et contrôle chaque exigence avant que quoi que ce soit soit déclaré complet.
Finaliser et remettre
Avant et avec SEQUESTO
| Avant | Avec SEQUESTO |
|---|---|
| Une IA qui répond aux questions, et un bid manager qui fait tout le reste | Un seul assistant pour tout le bid : lire, rédiger, organiser, relancer, contrôler |
| Lire 300 pages pour briefer l'équipe | La synthèse de James sur le périmètre, les dates, les critères d'attribution et les risques, en quelques minutes |
| Attribuer 200 questions à la main, puis relancer par e-mail | James les attribue et relance au sein du bid |
| Un registre des bids reconstruit chaque semaine dans un tableur | Vos propres champs et tableaux de bord, toujours à jour |
| « Toutes les sections rédigées » vaut pour terminé | Terminé signifie que chaque exigence est traitée, contrôlée par James |
Exemple concret
Comment James traite un appel d'offres de billettique ferroviaire, jour après jour
- Lundi. L'appel d'offres d'un opérateur ferroviaire pour un logiciel de billettique arrive. James résume le dossier, renseigne les champs du bid et rédige la note de bid/no-bid pour la décision.
- Mardi. James extrait les exigences, attribue les exigences techniques aux experts et les questions RH aux RH, et rédige les questions de clarification.
- Mercredi. James rédige le mémoire technique et la synthèse de direction à partir d'un bid passé, adapte les CV et liste les écarts par rapport au contrat pour le juridique.
- Jeudi. « Qu'est-ce qui reste ouvert ? » James montre quelles sections sont terminées, partielles ou vides, et commente à l'attention des personnes qui n'ont pas commencé.
- Vendredi. James remplit les formulaires Excel et Word de l'acheteur et lance le contrôle de couverture. Le bid manager relit et remet l'offre.
Fonctionnalités
Uniquement dans SEQUESTO
Tout le bid, pas une seule étape
Synthèses, brouillons, contrats, formulaires, attributions et relances, autant de tâches à la fois que le bid en demande.
James
Votre processus, configuré à votre façon
Vos étapes, vos champs, vos modèles et vos workflows, modifiés par votre équipe sans code.
Workflows adaptatifs
Six garde-fous sur chaque tâche
James utilise vos sources, respecte vos accès, ne change rien sans instruction et vérifie avant de dire que c'est terminé.
Garde-fousSolutions associées
Découvrez tout ce que SEQUESTO peut faire d'autre
Automatisation des réponses aux appels d'offres
Appels d'offres publics européens, des questions de clarification au dernier formulaire, dans la langue de l'appel d'offres.
Découvrir l'automatisation des réponses aux appels d'offres →Automatisation des RFP
D'abord les thèmes gagnants, puis des réponses pour cet acheteur, dans le fichier de l'acheteur.
Découvrir l'automatisation des RFP →Automatisation des RFx
Une configuration pour chaque RFI, RFQ, RFP et RFT, dans un seul espace de travail.
Découvrir →Voyez James mener un de vos bids.
Apportez un dossier d'appel d'offres récent. En 30 minutes, nous vous montrons la note, les attributions, les brouillons et le contrôle de couverture sur vos propres documents.
Questions de Bid Managers
Questions sur l'automatisation du bid management
Non. Le bid manager dirige le bid et prend chaque décision : répondre ou non, les thèmes gagnants, la formulation finale. James lui retire la lecture, l'organisation, les relances, la rédaction et les contrôles.
Non. Vous définissez les étapes, les champs et les modèles d'éléments, et vous enregistrez les étapes que suit votre équipe sous forme de workflows que James exécute. Partez d'une configuration prête à l'emploi de la bibliothèque de workflows si vous préférez.
Un assistant trouve une réponse, et vous devez encore la copier dans le bid, la réécrire, la placer et relancer l'expert. James travaille au sein du bid : il écrit dans votre ton, place la réponse dans la bonne section ou dans le fichier de l'acheteur, et fait intervenir les bonnes personnes.
Oui. Chaque modification de James est consignée avec la personne qui l'a demandée, et chaque document conserve son historique de versions : la piste d'audit couvre tout le bid.
Choisissez une automatisation qui couvre tout le cycle de réponse, pas seulement les réponses : lire l'appel d'offres, répartir le travail, rédiger, remplir les fichiers de l'acheteur et vérifier chaque exigence avant le dépôt. SEQUESTO fait tout cela sur une seule plateforme, selon vos règles, pour les RFP comme pour les appels d'offres.
La réutilisation n'est sûre que si vous voyez d'où vient une réponse et si elle est toujours vraie. James rédige à partir de vos offres passées, de vos politiques et de vos réponses validées, affiche la source de chacune et peut être limité aux documents de l'année. Les réponses validées retournent dans votre bibliothèque, ce qui harmonise les réponses de l'équipe sans les figer.
Testez-le sur une vraie offre. Un logiciel fiable affiche la source de chaque réponse, signale ce qu'il ne sait pas au lieu de deviner, respecte qui peut voir quels documents, garde une piste d'audit de chaque modification et remplit le fichier de l'acheteur. Il suit aussi votre processus au lieu de vous en imposer un. SEQUESTO est conçu pour passer chacun de ces contrôles.