Quelles dates figurent dans votre plan de mobilisation ?

Un plan de mobilisation décrit comment et dans quels délais un fournisseur passera de l’attribution du contrat au démarrage du service. Il obtient des points lorsque son calendrier est établi à rebours à partir de la date de démarrage du service fixée par cet acheteur, et lorsque chaque date et chaque nom qui y figurent proviennent des personnes qui exécuteront le contrat. Selon nous, l’erreur la plus coûteuse consiste à réutiliser le calendrier du bid précédent. Il n’apprend rien à l’évaluateur concernant ce contrat et engage votre organisation sur des dates que son équipe opérationnelle n’a pas validées.

Ce qu’il vous faut avant de commencer

Rassemblez les éléments de l’appel d’offres et mobilisez les personnes chargées d’exécuter le contrat avant de commencer à rédiger. Le plan décrit les travaux que les équipes chargées de l’exécution réalisent après l’attribution, pendant la phase allant de l’attribution au début du contrat. Dans le modèle de processus de l’APMP, la phase post-bid transfère le travail à ces équipes une fois le contrat attribué. La mise en œuvre consiste ensuite à mobiliser les personnes, les outils et les systèmes, selon un calendrier jalonné d’étapes clés.

Dans l’appel d’offres, vous devez relever la question de la mobilisation, ses critères d’attribution, la date de début du service et toute information fournie par l’acheteur sur le service actuel. En interne, vous devez solliciter le responsable des opérations qui piloterait le contrat (équipe, sites et dates), les RH (recrutement et éventuelle reprise de personnel) et l’IT (systèmes).

Ces personnes sont les experts métier pour cette réponse et gèrent également des contrats en cours. Votre plan dépend de leur disponibilité. Sollicitez-les dès que le bid obtient le feu vert.

Comprenez ce que cet acheteur entend par mobilisation

Lisez la question sur la mobilisation, ses critères d’attribution et les spécifications définissant ce que cet acheteur entend par « mobilisation », puis répondez en respectant ce périmètre. Un plan de mobilisation comprend généralement un calendrier allant de l’attribution du contrat au démarrage du service, avec des jalons datés. Il précise également les personnes et les ressources nécessaires à chaque étape, qui en assurent la direction, ainsi que le moment où la responsabilité du contrat est transférée. Il couvre également la passation avec le fournisseur sortant.

Supposons que votre équipe bid réponde à un appel d’offres relatif aux services de nettoyage et de gestion des installations sur les différents sites d’un acheteur. Le service est actuellement assuré par un fournisseur sortant, et son personnel de nettoyage sera transféré au nouveau fournisseur avec le contrat. L’appel d’offres fixe la date de début du service et comporte une question qualitative portant sur la mobilisation, assortie de ses propres critères d’attribution et d’une limite de mots. Lisez cette question et ses critères pour déterminer ce qui est demandé concernant la reprise du personnel de nettoyage et le rôle de l’acheteur lui-même dans la mobilisation. Les évaluateurs notent votre réponse au nettoyage au regard de ces critères, comme pour chaque question notée dans une réponse à un appel d’offres, si bien qu’un plan conçu pour le périmètre d’un autre acheteur perd des points de qualité sur une question pondérée.

Dans SEQUESTO aOS, les agents spécialisés de l’Agent Force extraient de l’appel d’offres de nettoyage la question relative à la mobilisation, ses critères d’évaluation et sa limite de mots, puis les intègrent au projet. Vous validez cette structure avant le début de la rédaction.

Construisez le calendrier à rebours depuis la date de début

Partez de la date de début du service indiquée dans l’appel d’offres et remontez jusqu’à l’attribution, en associant à chaque jalon une date ou une semaine, ainsi qu’un responsable. Chaque date est fixée par le Subject Matter Expert qui réalisera le travail : les opérations pour l'équipe et les sites, les RH pour le recrutement et les vérifications, et l’IT pour les systèmes. Désignez chaque responsable par sa fonction afin que l'évaluateur puisse voir qui fait quoi et à quelle date.

Regroupez les jalons par étapes : les semaines précédant la mise en service, la mise en service elle-même et les premières semaines d’exploitation. Ces étapes permettent à l’évaluateur de suivre le calendrier d’un coup d’œil.

Pour l’appel d’offres de nettoyage, le tableau part de la date de début de la prestation fixée par l’acheteur et remonte, ligne par ligne, jusqu’à l’attribution. Le responsable des opérations chargé du contrat fournit les dates pour l’équipe de nettoyage et les sites, puis valide chaque ligne à mesure qu’elle est ajoutée. Les RH et l’IT renseignent leurs lignes selon les mêmes modalités.

Avant la soumission, le responsable des opérations approuve le tableau finalisé, ainsi que chaque date et chaque nom qui y figurent. En effet, une date non validée par les opérations constitue une date de démarrage que votre organisation pourrait ne pas être en mesure de respecter, ce qui pourrait l’engager dans une réponse.

Dans SEQUESTO, vous désignez le responsable des opérations comme approbateur pour la question relative à la mobilisation. Il approuve ensuite le tableau dans le workflow. L’audit trail indique alors qui l’a approuvé et à quel moment.

Planifiez la transition avec le fournisseur sortant

Lorsque le contrat change de titulaire, planifiez ce que vous reprenez auprès du fournisseur sortant, notamment son personnel, ses connaissances et ses données, ainsi que la manière dont le service sera maintenu pendant la transition. Datez chaque étape du transfert dans le calendrier, car ces dates dépendent des informations reçues du fournisseur sortant, et la continuité du service sur les sites du client en dépend.

Les informations fournies par l’acheteur concernant le personnel de nettoyage du fournisseur sortant constituent le point de départ pour fixer ces dates. Votre tableau des jalons comporte une ligne pour la réception des informations complètes sur le personnel et une autre pour sa reprise avant le début du service.

Au Royaume-Uni, par exemple, l’employeur sortant doit communiquer à l’employeur entrant les informations relatives au personnel transféré au moins 28 jours avant le transfert ou, si des circonstances particulières l’en empêchent, dès que c’est raisonnablement possible. Chaque employeur doit également informer les représentants du personnel concernés suffisamment à l’avance pour permettre une consultation. Ces étapes doivent donc avoir leurs propres dates avant le début du service.

Nommez les risques et les actions requises de l’acheteur

Dressez la liste des risques propres à ce contrat, en indiquant, pour chacun, l’action prévue pour les traiter et la personne qui en est responsable. Par exemple, pour un risque pesant sur la date de démarrage, précisez le jalon menacé, la mesure qui le protège et le rôle chargé de la mettre en œuvre.

Précisez également le rôle de l’acheteur et les dates associées : les réunions, les approbations et les informations dont vous avez besoin de sa part. Pour chaque approbation, indiquez la date à laquelle vous devez l’obtenir et le jalon qui en dépend. Une approbation tardive ou une information manquante de la part de l’acheteur reporte votre démarrage. Mentionner cette dépendance dans le plan permet donc de la porter à son attention avant la signature du contrat.

Présentez un démarrage de contrat que vous avez mené à bien

Citez un démarrage de contrat comparable à celui-ci que votre organisation a mené à bien, en précisant son périmètre et son déroulement, et appuyez-vous uniquement sur les éléments consignés dans vos dossiers. Choisissez-le selon les critères de la question sur la mobilisation, car une étude de cas qui n’y répond pas peut coûter plus de points que de ne pas en citer, ce qui explique comment un bid solide peut malgré tout perdre des points. Une forte similitude quant au type de service et à la transition concernée donne à l’évaluateur un point de comparaison avec ce contrat.

Dans SEQUESTO, une recherche sémantique dans la bibliothèque de preuves renvoie des correspondances classées pour la question de la mobilisation, chacune assortie d’un score de confiance. Un score faible indique à votre équipe qu’aucun démarrage de contrat correspondant n’est peut-être encore consigné.

Adaptez le plan à la limite de mots

Présentez, dans un tableau, les jalons, leurs dates et leurs responsables, et réservez le texte au transfert et aux risques. La limite de mots ou de pages imposée à une question notée ne laisse aucune place à une description générique du processus. Chaque ligne doit donc préciser les dates, les personnes et le transfert propres à ce contrat. Un tableau permet aussi à l’évaluateur de vérifier d’un coup d’œil chaque jalon et son responsable. Ajoutez un diagramme de Gantt lorsque les instructions de l’appel d’offres l’autorisent afin de montrer les dépendances que le tableau ne peut pas faire apparaître.

Checklist du plan de mobilisation

• Le plan répond à chaque volet de la question relative à la mobilisation de cet appel d’offres et à ses critères d’attribution.
• Chaque jalon est associé à une date ou à une semaine, ainsi qu’à un responsable, selon un rétroplanning établi à partir de la date de début du service.
• Le responsable des opérations qui pilotera le contrat a validé chaque date et chaque nom.
• Lorsque le contrat change de responsable, chaque étape de la passation est datée.
• Chaque risque identifié est associé à une action et à un responsable.
• Les réunions, les approbations et les informations dont vous avez besoin de la part de l’acheteur sont planifiées.
• Les éléments probants mentionnent un démarrage de contrat similaire à celui-ci, mené par votre organisation.
• La réponse respecte la limite de mots ou de pages, avec les jalons présentés dans un tableau.

Avant toute rédaction, vérifiez la disponibilité du responsable des opérations pour ces dates.