Qu’est-ce qu’une matrice de conformité ?
Une matrice de conformité est le tableau qu’une équipe bid établit à partir du dossier d’appel d’offres, avec une ligne pour chaque exigence et chaque critère d’évaluation, afin d’indiquer si la réponse est conforme et où elle traite chaque point.
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Chaque ligne reprend un élément du dossier d’appel d’offres et consigne sa référence, le document et la section dont il provient, son texte, l’emplacement de la réponse qui y répond, son responsable et son statut de conformité. L’équipe tient la matrice à jour depuis la première lecture du dossier jusqu’à la soumission de la réponse. Dans le bid et la gestion des propositions, il s’agit du document de travail de l’équipe fournisseur pour suivre la réponse. Elle ne fait pas partie des éléments reçus par l’acheteur, sauf si l’appel d’offres exige la soumission d’une matrice de conformité avec la réponse.
Que contient une matrice de conformité ?
Une ligne pour chaque exigence, instruction et critère
Une matrice de conformité comprend généralement une ligne pour chaque exigence de l’appel d’offres, chaque instruction de soumission et chaque question ou critère évalué par l’acheteur, quel que soit leur emplacement dans le dossier. Les questions éliminatoires figurent également sur des lignes distinctes, afin que la matrice couvre tous les éléments sur lesquels la réponse est évaluée.
Prenons l’exemple de l’équipe bid d’un fournisseur qui répond à une ITT pour un contrat de gestion d’installations multisites. Le dossier d’appel d’offres comprend plusieurs fichiers : les instructions de l’ITT, le cahier des charges, le questionnaire qualité, le bordereau de prix et l’acte d’engagement. Les lignes proviennent de l’ensemble de ces fichiers : les règles de nommage des fichiers à déposer sur le portail de l’acheteur, l’exigence d’un plan de mobilisation dans le cahier des charges, chaque question notée ou éliminatoire du questionnaire qualité, ainsi que les déclarations obligatoires de l’acte d’engagement.
Les colonnes
Les colonnes contiennent généralement la référence de la ligne, sa source dans le dossier d’appel d’offres, avec le document et la section concernés, le texte de l’exigence, l’emplacement où la réponse y répond, le responsable de la ligne, son statut de conformité et des notes. Le responsable est la personne chargée de répondre à la ligne, et le statut indique si la réponse prévue satisfait à l’exigence.
L’emplacement dans la réponse indique où elle répond à chaque ligne. Une ligne dont cette cellule est encore vide correspond à un élément pour lequel la réponse n’a pas encore été fournie.
À quoi cela ressemble
Dans l’offre de gestion des installations, la matrice commence par des lignes issues des instructions de l’ITT, du cahier des charges, du questionnaire qualité et du formulaire de soumission.
| R01 | Instructions de l’ITT, section 3 | Nommez chaque fichier conformément aux instructions avant de le téléverser sur le portail de l’acheteur | Dossier de soumission | Bid Manager | Conforme | Vérifié à nouveau avant le chargement |
|---|---|---|---|---|---|---|
| R02 | Cahier des charges, section 5 | Fournissez un plan de mobilisation | Réponse sur la qualité, réponse sur la mobilisation | Subject Matter Expert, mobilisation | Partiellement conforme | Plan à confirmer au regard de l’ensemble des exigences |
| R03 | Questionnaire qualité, question 4 | Question notée sur la prestation de services sur l’ensemble des sites | Qualité de la réponse, question 4 | Rédacteur | Conforme | Prêt pour révision |
| R04 | Formulaire de soumission, déclarations | Signez la déclaration obligatoire | Formulaire de soumission | Bid Manager | Conforme | Signature avant le téléchargement |
La ligne relative à la mobilisation indique « partiellement conforme » jusqu’à ce que son responsable confirme que le plan répond pleinement à l’exigence.
Quand est-elle créée et mise à jour ?
Avant le début de la rédaction
Les équipes établissent généralement la matrice au début du bid, après réception du dossier d’appel d’offres et avant le début de la rédaction. Elle est créée après une première lecture de l’ensemble du dossier par l’équipe. Chaque rédacteur part ensuite des lignes qui lui sont attribuées.
Elle intervient donc tôt dans le processus de réponse à l’appel d’offres du côté du fournisseur, avant la rédaction, les revues et la vérification finale, qui s’appuient toutes sur ses lignes.
Quand une réponse à une demande de clarification modifie l’appel d’offres
Lorsque l’acheteur publie une réponse à une demande de clarification ou une modification des documents de l’appel d’offres, les équipes mettent généralement à jour les lignes concernées. La matrice correspond alors aux documents de l’appel d’offres dans leur version actualisée.
À mi-parcours du bid de gestion des installations, la réponse de l’acheteur à une question de clarification modifie l’exigence de mobilisation prévue dans le cahier des charges. L’équipe reformule le texte de l’exigence dans la ligne consacrée à la mobilisation. L’expert métier responsable de cette ligne retravaille la réponse, car un plan rédigé à partir de l’ancienne formulation ne répond plus à l’exigence telle qu’elle est désormais formulée.
Comment est-elle utilisée lors des revues et de la soumission ?
Lors des revues
Les relecteurs comparent généralement le projet à la matrice afin de confirmer que chaque exigence reçoit une réponse à l’endroit indiqué dans la ligne correspondante. Lors des revues par équipes de couleur, ce contrôle s’accompagne de l’évaluation de la qualité de chaque réponse par les équipes.
Un écart relevé lors de la revue correspond à une ligne pour laquelle la réponse est absente ou se trouve à un autre emplacement que celui indiqué dans la matrice. La ligne est renvoyée à son responsable tant qu’il est encore temps de retravailler la réponse à cette question.
Le contrôle final avant soumission
Avant la soumission, les équipes effectuent généralement une dernière vérification par rapport à la matrice : chaque ligne a sa réponse et chaque document requis figure dans le dossier.
Dans le cadre de l’offre de gestion des installations, ce contrôle consiste en la déclaration obligatoire du formulaire d’appel d’offres. L’équipe la signe, la joint, clôt la ligne, puis téléverse la réponse sur le portail de l’acheteur. Le Bid Manager donne son approbation finale, et ce contrôle lui confirme qu’aucune ligne ne reste ouverte.
Qu’exigent les règles de passation de marchés ?
La conformité comme condition d’attribution
Les conséquences d’une exigence non satisfaite et la possibilité de corriger une offre déjà soumise dépendent des règles régissant la procédure de passation des marchés de l’acheteur. Dans l’UE, par exemple, la directive 2014/24/UE n’autorise le pouvoir adjudicateur à attribuer un marché qu’après avoir vérifié que l’offre respecte les exigences, conditions et critères énoncés dans l’avis de marché et les documents de passation de marché. Une offre non conforme aux documents de passation de marché est considérée comme irrégulière au sens de la directive. L’équipe bid doit satisfaire chaque exigence de conformité, ligne par ligne.
Dans un arrêt de 2014, la Cour de justice de l’UE a jugé qu’une autorité devait appliquer strictement les critères qu’elle avait fixés et exclure tout soumissionnaire n’ayant pas fourni un document requis sous peine d’exclusion. Sauf si l’omission est purement formelle, le soumissionnaire ne peut pas la corriger après l'échéance. Pour un tel document, l'équipe repère l'élément manquant dans la ligne correspondante de la matrice tant qu’il peut encore être ajouté.
Corriger une offre après l’échéance
En principe, un bid ne peut plus être modifié après sa soumission, comme l’a jugé la Cour de justice de l’UE dans un arrêt de 2012, et l’autorité n’est pas tenue de demander à un soumissionnaire de clarifier un bid imprécis ou non conforme aux spécifications techniques. À titre exceptionnel, l’autorité peut autoriser la correction ou l’ajout d’informations lorsqu’elles nécessitent une simple clarification ou comportent des erreurs matérielles manifestes. La correction ne doit pas constituer un nouveau bid, et toute demande doit être adressée de la même manière à chaque soumissionnaire dans la même situation.
L’autorité peut également, sauf disposition contraire du droit national, demander à un soumissionnaire de présenter, compléter, clarifier ou préciser, conformément à la directive, des informations ou des documents qui sont ou semblent incomplets, erronés ou manquants. Elle fixe, pour ce faire, un délai approprié. Dans les deux cas, il s’agit de prérogatives de l’autorité, et non de droits du soumissionnaire.
Ce sur quoi le soumissionnaire peut s’appuyer
En vertu de cette même décision de 2014, chaque condition et chaque règle de la procédure doivent être claires, précises et sans équivoque, afin que tout soumissionnaire, raisonnablement informé et faisant preuve de diligence ordinaire, les interprète de la même manière. Si l'équipe peut interpréter une exigence de deux façons, elle doit poser une question de clarification.
Les informations complémentaires sur le cahier des charges, demandées en temps utile, doivent parvenir à tous les soumissionnaires au plus tard six jours avant l’échéance, conformément à la directive. L’autorité doit également prolonger l’échéance lorsqu’elle apporte des modifications importantes aux documents de la procédure. Les lignes de la matrice consignent ces réponses et ces modifications au fil de l’avancement du bid.
En quoi diffère-t-elle d’une déclaration de conformité ?
Lorsque l’appel d’offres exige la matrice
La matrice de conformité est le document de travail qui permet à l’équipe bid de suivre sa réponse. Certains appels d’offres exigent qu’une matrice de conformité soit soumise avec la réponse. Elle fait donc partie des documents reçus par l’acheteur.
Lorsque les instructions l’exigent, la matrice à soumettre est obligatoire. Elle dispose donc de sa propre ligne dans la matrice de l’équipe.
Une déclaration de conformité
Un appel d’offres peut également exiger une déclaration de conformité établie selon le modèle de l’acheteur. L’appel d’offres d’une agence de l’UE exige, par exemple, de chaque soumissionnaire une déclaration signée selon le modèle de l’agence, précisant son degré de conformité au contrat, au SLA et à l’annexe de sécurité. Pour les exigences techniques, le soumissionnaire confirme une conformité totale ou indique une conformité partielle ou une non-conformité, justifie chaque déclaration et renvoie aux sections de sa réponse où cette justification est développée.
Cet appel d’offres précise également les engagements que la déclaration impose au soumissionnaire. En cas de conformité totale déclarée, les commentaires, hypothèses et réserves ne sont pas pris en compte et ne s’appliquent pas après l’attribution du marché. En cas de conformité partielle ou de non-conformité déclarée, le soumissionnaire doit proposer une autre formulation, y compris, le cas échéant, pour les clauses contractuelles. Toute justification omise dans la déclaration est écartée et ne peut être opposée à l’agence pendant l’exécution du contrat. La réponse est ensuite évaluée selon son niveau de conformité, ainsi que la crédibilité de ses justifications et de celles des autres formulations proposées.
Dans un appel d’offres de ce type, l'équipe déclare le niveau de conformité arrêté dans sa matrice et s’engage à le respecter.
Comment SEQUESTO suit chaque exigence jusqu'à sa validation
Le suivi permet à l’équipe de rattacher chaque exigence, instruction et critère du dossier, ainsi que chaque modification, à une réponse, à un responsable et à une revue, jusqu’à la validation finale. SEQUESTO aOS encadre ce travail par une gouvernance. Chaque réponse suit des workflows que l’équipe configure conformément aux processus et à la gouvernance de l’organisation.
Les agents spécialisés de l’Agent Force extraient des documents d’appel d’offres les exigences, les critères d’évaluation, les questions, les pièces jointes obligatoires ainsi que les limites de mots et de caractères, puis les intègrent au projet. Chaque élément y est vérifié afin de confirmer la conformité avant l’envoi de la réponse. Avant le début de la rédaction, le Bid Manager vérifie et confirme la structure extraite par les agents. Chaque élément est ensuite suivi jusqu’à sa validation par le Bid Manager.
Dans la couche « Bid Capabilities », chaque question indique son responsable, son statut et son échéance, et peut avoir son propre réviseur et son approbateur. Les réviseurs, les approbateurs et les experts métier travaillent directement dans le workflow, conformément aux chaînes de révision et à la logique d’approbation configurées par l’équipe.
James orchestre le travail, tandis que l’équipe garde la maîtrise du résultat : elle accepte, ajuste ou rejette le travail des agents, et le Bid Manager conserve la décision finale sur la formulation et la validation.