KI-gestützte RFP-Software für mehr als den Entwurf kaufen

Üblicherweise fügt ein Bid-Team, das KI-gestützte RFP-Software bewertet, Fragen aus einem bereits beantworteten RFP in jede Testversion ein und vergleicht, wie gut die einzelnen Anbieter darauf antworten. Da inzwischen jedes leistungsfähige Modell einen brauchbaren ersten Entwurf für eine RFP-Antwort erstellen kann, lohnt sich KI-gestützte RFP-Software unserer Ansicht nach vor allem für Aufgaben, die über die Entwurfserstellung hinausgehen. Dazu gehören die Steuerung Ihres eigenen Prozesses, die rückwärts vom Einreichungstermin aus angelegte Planung, die Weiterleitung jedes Abschnitts an die richtigen Experten zur Validierung und Freigabe sowie eine vollständige Dokumentation darüber, wer was geändert und freigegeben hat.

Ein Team, das diese Art von Software evaluiert, nutzt derzeit möglicherweise eine Form von Allzweck-KI: einen Chat-Assistenten, eine KI-Funktion als Erweiterung eines bestehenden Tools oder ein intern entwickeltes Tool.

Die meisten RFP-Unterlagen umfassen mehrere Dateien. Das zentrale Anforderungsdokument enthält Eignungsfragen mit jeweils einer Wortbegrenzung und fordert ergänzende Dokumente an. Hinzu kommen ein Security-Questionnaire, ein ESG-Fragebogen und die Vertragsanforderungen, teilweise einschließlich des Vertragsentwurfs und seiner Freistellungsklauseln.

Ein Test mit Fokus auf die Angebotserstellung misst, was jedes Tool gemeinsam hat

Viele Bid-Teams betrachten KI-RFP-Software als Werkzeug zur Angebotserstellung. Das gilt auch für Übersichten über die „beste KI-RFP-Software“. Sie ordnen die Tools danach ein, wie gut sie die eingefügten Fragen beantworten und wie viel Zeit sie einsparen. Die Begründung: Der Käufer bewertet die Antwort, und die Zeit bis zum ersten Entwurf lässt sich in einem Test leicht messen.

Da universell einsetzbare KI inzwischen einen brauchbaren ersten Entwurf erstellt, misst ein solcher Test nur, was alle Lösungen in der Kategorie Angebotsmanagement-Software gemeinsam haben. Die Arbeit, durch die sich die Tools unterscheiden, bleibt dabei unberücksichtigt.

Ein Team, das sich hauptsächlich auf das Verfassen konzentriert, kann zwar flüssige Antworten erhalten, während Planung, Weiterleitung und Genehmigungsprotokoll vollständig manuell bleiben. Deshalb muss der Test auch diese Arbeit abdecken. Führen Sie ihn mit den vollständigen Ausschreibungsunterlagen zu einem Angebot durch, das Ihr Team bereits eingereicht hat, und stellen Sie zu jedem Tool vier Fragen:

• Unterstützt es Ihren Prozess?
• Führt es Ihren Plan wie vorgesehen aus?
• Leitet es jeden Teil zur Validierung, Genehmigung oder zur finalen Freigabe an den richtigen Subject Matter Expert weiter?
• Dokumentiert es vollständig, was wann geschehen ist, wer Änderungen vorgenommen hat und wer sie genehmigt hat?

Die Arbeit beginnt mit den vollständigen Ausschreibungsunterlagen

Die Arbeit beginnt lange vor dem Schreiben. Unabhängig davon, welche Dokumente die Ausschreibungsunterlagen enthalten, überführt Ihr Team die darin enthaltenen Informationen in eine nutzbare Form. Dafür folgt es einem auf Ihr Unternehmen zugeschnittenen Prozess. Dieser Prozess umfasst detaillierte Schritte, damit dem Team nichts entgeht. KI-gestützte RFP-Software sollte jeden Schritt so ausführen, wie es Ihr Team es tut.

Der Plan bildet diesen Prozess Schritt für Schritt rückwärts vom Einreichungstermin an auf. So weiß jeder, wer bis wann was erledigt, und die endgültige Frist wird eingehalten. Sobald die Anforderungen aus jeder Datei ausgelesen sind, muss der Plan auch deren Zusammenhänge abbilden.

In einem typischen Unterlagenpaket muss die Antwort auf die Frage zur Datenhaltung im Security-Questionnaire mit der im zentralen Anforderungsdokument festgelegten Antwort zum Bereitstellungsmodell übereinstimmen. Die Freistellungsklausel steht im Vertragsentwurf, also in einer anderen Datei als die bewerteten Fragen. Einzeln eingefügte Beispielfragen bilden keine dieser Verknüpfungen ab.

Prüfen Sie im Test, ob der auf Grundlage des gesamten Pakets erstellte Plan jedem Schritt, jeder Frage im Questionnaire und jeder enthaltenen Vertragsklausel einen Verantwortlichen und ein Datum zuweist.

Jede Antwort geht an die richtigen Experten

Jede Antwort muss von den zuständigen Experten validiert und freigegeben werden. Bei einem typischen RFP sind das der Produktexperte für das Bereitstellungsmodell, der Sicherheitsverantwortliche für die Datenhaltung und die Rechtsabteilung für die Freistellungsklausel. Jeden Teil an den zuständigen Verantwortlichen weiterzuleiten, nachzuverfolgen und bis zur Freigabe zu begleiten, ist die anspruchsvolle Aufgabe, die die Software übernehmen muss.

Der Ablauf entspricht dem, den Ihr Team bereits nutzt: von den Subject Matter Experts (SMEs) aus Vertrieb und Produkt über die Prüfung durch die Rechtsabteilung, Compliance oder andere Fachbereiche bis zur abschließenden Freigabe durch einen Genehmigenden. Hier geraten auch die Arbeiten an der Antwort ins Stocken oder unter Zeitdruck, weil auf einen SME oder eine spät einbezogene rechtliche Prüfung gewartet wird.

Prüfen Sie, ob die Software den Weg jeder Frage mit Verantwortlichem, Prüfer, Freigebendem und Status abbildet und zeigt, wer noch auf wen wartet. So hängt die Qualität der Antwort nie von einer Antwort zur Haftungsfreistellung ab, die der Rechtsbeistand nicht geprüft hat.

Die Dokumentation bleibt über den Bid hinaus erhalten

Jahre nach der Zuschlagserteilung können der Käufer, Ihr eigener Anwalt oder ein externer Auditor eine von Ihnen eingereichte Antwort hinterfragen: Was wurde darin zugesagt und wer hat sie genehmigt? Bis dahin hat die Person, die die Antwort in einem KI-Chat formuliert oder ein eigenes Tool für das Team entwickelt hat, das Unternehmen möglicherweise bereits verlassen.

In der EU beispielsweise erklärt der Entwurf eines Rahmenvertrags einer EU-Institution das erfolgreiche Angebot einschließlich der Klarstellungen, die der Anbieter während der Bewertung abgegeben hat, zu einem Anhang, der Bestandteil des Vertrags ist.

Das NIST AI Risk Management Framework verlangt, dass Rollen und Verantwortlichkeiten für das Management von KI-Risiken dokumentiert sowie Prozesse für die menschliche Aufsicht definiert und dokumentiert werden. Wir sind der Ansicht, dass ein vergleichbarer Freigabenachweis für jede Antwort dem Bid-Team ermöglicht, diese Aufsicht in der eigenen Arbeit nachzuweisen.

Ein Test sollte für jede eingereichte Antwort die Namen der Personen ausweisen, die sie bereitgestellt, geändert und freigegeben haben, einschließlich des Datums. Außerdem sollte er zeigen, ob sich dieser Freigabenachweis bei Rückfragen eines Käufers oder Prüfers exportieren lässt.

Bewerter bewerten die von Ihnen eingereichte Antwort

Erfahrene Bid-Writer im Team werden widersprechen: Die Bewerter des Käufers bewerten den eingereichten Text. Deshalb entscheidet die Qualität des Entwurfs über den Zuschlag und sollte bei der Auswahl ausschlaggebend sein.

Bewertet wird die eingereichte Antwort: die Fassung, die der SME korrigiert, die Rechtsabteilung freigegeben und das Team auf die zulässige Wortzahl gekürzt hat. Eine überzeugend formulierte Leistungsbeschreibung zum Bereitstellungsmodell, die diese Prüfung umgeht und die zulässige Wortzahl überschreitet, oder eine Antwort, die der von der Rechtsabteilung für einen früheren Bid freigegebenen Haftungsregelung widerspricht, kostet das Team mehr als ein schwacher Entwurf, der bei der Prüfung auffällt. Im Vereinigten Königreich besagen beispielsweise staatliche Leitlinien, dass eine Vergabestelle ein Angebot unberücksichtigt lassen kann, wenn der Anbieter gegen eine Verfahrensvorgabe in den Ausschreibungsunterlagen verstoßen hat, etwa durch Überschreiten der vorgegebenen Wortzahl.

Auch flüssig formulierter Text muss geprüft werden: Das NIST-Profil für generative KI nennt Konfabulation, also selbstbewusst formulierte falsche Inhalte, als Risiko generativer KI. Wiederverwendet werden sollte nur die freigegebene Antwort, zusammen mit dem Namen der verantwortlichen Person und dem Prüfdatum. So wird in jedem Bid dieselbe Zusage gemacht.

Behalten, selbst entwickeln oder kaufen hängt davon ab, wer den Prozess steuert

Wenn Sie eine universell einsetzbare KI beibehalten, erhält jedes Teammitglied, das eine Antwort verfasst, zügig einen brauchbaren ersten Entwurf. Den Prozess rund um jede Antwort stellt das Team selbst zusammen, führt ihn aus und pflegt ihn. Ein Team kann seinen Assistenten auch beibehalten und ihn auf einer kontrollierten Plattform verankern. Die Entscheidung lautet daher: selbst entwickeln, kaufen oder den Assistenten beibehalten und verankern.

Eine Eigenentwicklung macht das Team zudem von der Person abhängig, die sie entwickelt hat. Für ein Team, das zum Kauf tendiert, ist der nächste Schritt, die Alternativen anhand des Plans, der Abläufe und der Dokumentation zu vergleichen.

SEQUESTO aOS, zum Beispiel, übernimmt für Ihr Team die Arbeit rund um jede Antwort: James, der Orchestrierungsagent, liest die Ausschreibung im Kontext des Governance-Prozesses Ihres Unternehmens und trägt jede Freigabestufe als Meilenstein in den Zeitplan des Bids ein, mit einem namentlich benannten Prüfer und einem dafür vorgesehenen Zeitfenster. SEQUESTO protokolliert jede Aktion, einschließlich der Freigaben, mit der verantwortlichen Person und dem Zeitpunkt.

Bewerten Sie mehr als nur den Entwurf

Testen Sie jedes Tool mit einem vollständigen Unterlagenpaket aus einem RFP, das Ihr Team bereits eingereicht hat. Bewerten Sie die daraus entstehende Planung, Weiterleitung und Dokumentation der Freigaben. Beziehen Sie Ihre Vertriebs- und Produktexperten, die Sicherheitsverantwortlichen sowie die Rechtsberatung in den Test ein, da die Weiterleitung anhand ihrer Antworten und der rechtlichen Prüfung überprüft wird. Die Qualität des Entwurfs kommt zuletzt als Prüfung, die jedes Tool auf der engeren Auswahlliste bestehen sollte.