Wessen Termine stehen in Ihrem Mobilisierungsplan?

Ein Mobilisierungsplan legt dar, wie und bis wann ein Anbieter von der Auftragsvergabe bis zum Leistungsbeginn gelangt. Er wird positiv bewertet, wenn sein Zeitplan vom Leistungsbeginn bei diesem Kunden zurückgerechnet wird und alle darin genannten Termine und Namen von den Personen stammen, die den Vertrag erfüllen werden. Aus unserer Sicht ist der kostspieligste Fehler, den Zeitplan aus dem letzten Bid wiederzuverwenden. Er sagt dem Bewerter nichts über diesen Vertrag und verpflichtet Ihre Organisation zu Terminen, zu denen Ihr operatives Team nicht zugestimmt hat.

Was Sie vor dem Start benötigen

Tragen Sie die Vorgaben der Ausschreibung zusammen und binden Sie die Personen ein, die den Vertrag umsetzen werden, bevor Sie mit dem Schreiben beginnen. Der Plan beschreibt die Aufgaben, die die Umsetzungsteams nach dem Zuschlag ausführen, und zwar in der Phase zwischen Zuschlag und Vertragsbeginn. Im Prozessmodell der APMP übergeben die Post-Bid-Phase die Aufgaben an diese Teams, sobald der Zuschlag erteilt wurde. Bei der Umsetzung werden anschließend Personal, Tools und Systeme bereitgestellt und der Zeitplan mit den Meilensteinen abgearbeitet.

Aus der Ausschreibung benötigen Sie die Frage zur Mobilisierung, die zugehörigen Zuschlagskriterien, den Starttermin der Leistung sowie alle Informationen, die der Käufer zur aktuellen Leistung bereitstellt. Aus Ihrem Unternehmen benötigen Sie die für den Vertrag vorgesehene operative Leitung (Team, Standorte und Termine), die Personalabteilung (Personalbeschaffung und gegebenenfalls zu übernehmende Mitarbeitende) sowie die IT (Systeme).

Diese Personen sind die Subject Matter Experts für diese Antwort und betreuen zugleich laufende Verträge. Ihr Plan hängt von ihrer Verfügbarkeit ab. Sichern Sie sich daher ihre Zeit, sobald die Entscheidung für den Bid gefallen ist.

Verstehen Sie, was dieser Käufer unter Mobilisierung versteht

Lesen Sie die Frage zur Mobilisierung, die Zuschlagskriterien sowie die Vorgaben dazu, was dieser Käufer unter Mobilisierung versteht, und beantworten Sie genau diesen Umfang. Ein Mobilisierungsplan enthält üblicherweise einen Zeitplan von der Zuschlagserteilung bis zum Leistungsbeginn mit datierten Meilensteinen. Er legt außerdem fest, welche Personen und Ressourcen in jeder Phase benötigt werden, wer die jeweilige Phase leitet und an welchem Punkt die Vertragsverantwortung übergeht. Auch die Übergabe durch den bisherigen Anbieter wird darin berücksichtigt.

Angenommen, Ihr Bid-Team erstellt ein Angebot für eine Ausschreibung für Reinigungs- und Gebäudedienstleistungen an den Standorten eines Kunden. Der bisherige Anbieter erbringt die Leistungen, und sein Reinigungspersonal wechselt mit dem Vertrag zum neuen Anbieter. Die Ausschreibung legt den Leistungsbeginn fest und enthält eine bewertete Qualitätsfrage zur Mobilisierung mit eigenen Zuschlagskriterien und einer Wortbegrenzung. Lesen Sie diese Frage und die zugehörigen Kriterien genau, um zu verstehen, was zur Übernahme des Reinigungspersonals und zur Rolle des Kunden bei der Mobilisierung gefragt wird. Die Bewerter beurteilen Ihre Antwort zu den Reinigungsleistungen anhand dieser Kriterien, wie bei jeder bewerteten Frage in einem Angebot. Ein auf den Leistungsumfang eines anderen Kunden zugeschnittener Plan verliert daher bei einer gewichteten Frage Qualitätspunkte.

In SEQUESTO aOS extrahieren die spezialisierten Agenten der Agent Force die Frage zur Mobilisierung, ihre Bewertungskriterien und ihre Wortbegrenzung aus der Ausschreibung für Reinigungsleistungen und übernehmen sie in das Projekt. Sie bestätigen diese Struktur, bevor jemand mit dem Entwurf beginnt.

Planen Sie den Zeitplan rückwärts vom Startdatum aus

Beginnen Sie mit dem in der Ausschreibung genannten Leistungsbeginn und planen Sie rückwärts bis zur Zuschlagserteilung. Weisen Sie jedem Meilenstein ein Datum oder eine Woche sowie eine verantwortliche Person zu. Die Termine werden jeweils vom Subject Matter Expert festgelegt, der die Aufgabe ausführt: Operations für das Team und die Standorte, HR für Personalgewinnung und -überprüfung sowie IT für die Systeme. Benennen Sie die Verantwortlichen nach ihrer Rolle, damit der Bewerter erkennen kann, wer was bis zu welchem Termin erledigt.

Fassen Sie die Meilensteine in Phasen zusammen: die Wochen vor dem Go-live, den Go-live selbst und die ersten Wochen des Betriebs. So kann der Bewerter den Zeitplan auf einen Blick erfassen.

Bei der Ausschreibung für Reinigungsleistungen beginnt die Tabelle mit dem vom Käufer festgelegten Leistungsbeginn und führt Zeile für Zeile rückwärts bis zur Zuschlagserteilung. Der für den Vertrag zuständige Betriebsleiter trägt die Termine für das Reinigungsteam und die Standorte ein und bestätigt jede Zeile bei der Aufnahme. HR und IT liefern ihre Zeilen nach denselben Vorgaben.

Vor der Einreichung genehmigt der Operations Manager die fertige Tabelle mit allen darin enthaltenen Daten und Namen. Denn ein von Operations nicht bestätigtes Datum ist ein Starttermin, den Ihr Unternehmen möglicherweise nicht einhalten kann, und in einer Antwort, die für Ihr Unternehmen bindend sein kann.

In SEQUESTO legen Sie den Operations Manager als Freigabeverantwortlichen für die Frage zur Mobilisierung fest. Er gibt die Tabelle im Workflow frei. Der Audit-Trail zeigt anschließend, wer sie wann freigegeben hat.

Planen Sie die Übergabe durch den bisherigen Anbieter

Wenn der Vertrag auf einen neuen Anbieter übergeht, planen Sie, was Sie vom bisherigen Anbieter übernehmen, etwa Personal, Wissen oder Daten, und wie der Betrieb während des Wechsels aufrechterhalten wird. Versehen Sie jeden Übergabeschritt im Zeitplan mit einem Datum, da diese Termine von den Informationen abhängen, die Sie vom bisherigen Anbieter erhalten, und die Betriebskontinuität an den Standorten des Käufers von der Übergabe abhängt.

Ausgangspunkt für diese Termine sind die Angaben des Käufers zum Reinigungspersonal des bisherigen Anbieters. Ihre Meilensteintabelle enthält eine Zeile für den Erhalt vollständiger Personaldaten und eine weitere für die Übernahme des Personals vor Leistungsbeginn.

Im Vereinigten Königreich muss der bisherige Arbeitgeber dem neuen Arbeitgeber beispielsweise mindestens 28 Tage vor dem Übergang Informationen zu den übergehenden Beschäftigten übermitteln. Verhindern besondere Umstände dies, muss er die Informationen so früh wie unter den gegebenen Umständen möglich bereitstellen. Jeder Arbeitgeber muss außerdem die Vertreter der betroffenen Beschäftigten so rechtzeitig informieren, dass eine Konsultation möglich ist. Daher benötigen diese Schritte eigene Termine vor Leistungsbeginn.

Benennen Sie die Risiken und die Pflichten des Käufers

Führen Sie die für diesen Vertrag spezifischen Risiken auf, jeweils mit der zugehörigen Maßnahme zur Bewältigung und der dafür verantwortlichen Person. Nennen Sie beispielsweise bei einem Risiko für den Starttermin den gefährdeten Meilenstein, die Maßnahme zur Absicherung sowie die Rolle, die diese Maßnahme umsetzt.

Stellen Sie auch den Beitrag des Käufers mit Terminen dar: Besprechungen, Freigaben und Informationen, die Sie von ihm benötigen. Geben Sie für jede Freigabe an, bis wann Sie sie benötigen und welcher Meilenstein davon abhängt. Eine verspätete Freigabe oder fehlende Informationen des Käufers verschieben Ihren Start. Wenn Sie diese Abhängigkeit im Plan benennen, ist sie für den Käufer bereits vor der Vertragsunterzeichnung ersichtlich.

Zeigen Sie einen von Ihnen umgesetzten Vertragsstart

Nennen Sie einen von Ihrem Unternehmen umgesetzten Vertragsstart, der diesem ähnelt. Beschreiben Sie den Umfang und den Verlauf und verwenden Sie nur Angaben, die durch Ihre Unterlagen belegt sind. Wählen Sie das Beispiel anhand der Kriterien der Frage zur Mobilisierung aus. Eine Fallstudie, die diese Kriterien verfehlt, kostet mehr Punkte, als gar keine anzuführen. So kann ein überzeugendes Angebot dennoch an Punkten verlieren. Eine hohe Übereinstimmung hinsichtlich der Leistung und der damit verbundenen Übergabe bietet dem Bewerter eine Vergleichsgrundlage für diesen Vertrag.

In SEQUESTO liefert eine semantische Suche in der Nachweisbibliothek nach Relevanz sortierte Treffer für die Frage zur Mobilisierung, jeweils mit einem Konfidenzwert. Ein niedriger Wert zeigt Ihrem Team, dass möglicherweise noch kein passender Vertragsbeginn dokumentiert ist.

Passen Sie den Plan an die Wortbegrenzung an

Führen Sie die Meilensteine mit den jeweiligen Terminen und den Verantwortlichen in einer Tabelle auf. Verwenden Sie Fließtext für die Übergabe und die Risiken. Bei einer bewerteten Frage lässt die Wort- oder Seitenbegrenzung keinen Raum für allgemeine Prozessbeschreibungen. Daher muss jede Zeile die Termine, die Beteiligten sowie die Übergabe dieses Vertrags konkret benennen. In einer Tabelle kann der Bewerter zudem jeden Meilenstein sowie die zugehörige verantwortliche Person auf einen Blick prüfen. Ergänzen Sie ein Gantt-Diagramm, sofern die Ausschreibungsvorgaben dies zulassen. Es zeigt Abhängigkeiten, die aus der Tabelle nicht hervorgehen.

Checkliste für den Mobilisierungsplan

• Der Plan beantwortet alle Aspekte der Frage zum Mobilisierungsplan in dieser Ausschreibung und erfüllt die zugehörigen Zuschlagskriterien.
• Jeder Meilenstein hat ein Datum oder eine Kalenderwoche sowie einen Verantwortlichen, rückwärts gerechnet ab dem Startdatum der Leistungserbringung.
• Der Betriebsleiter, der für die Vertragsdurchführung verantwortlich sein wird, hat jedes Datum und jeden Namen genehmigt.
• Wenn die Vertragserfüllungsverantwortung wechselt, ist für jeden Übergabeschritt ein Datum festgelegt.
• Jedem benannten Risiko sind eine Maßnahme und eine verantwortliche Person zugeordnet.
• Für die Termine, Freigaben und Informationen, die Sie vom Käufer benötigen, sind die Termine festgelegt.
• Der Nachweis verweist auf einen von Ihrer Organisation umgesetzten Vertragsstart, der diesem ähnelt.
• Die Antwort hält die Wort- oder Seitenbegrenzung ein und stellt die Meilensteine in einer Tabelle dar.

Bevor jemand mit dem Entwurf beginnt, reservieren Sie die Zeit des Operations Managers für die jeweiligen Termine.