Was ist eine Compliance-Matrix?
Eine Compliance-Matrix ist eine Tabelle, die ein Bid-Team auf Grundlage der Ausschreibungsunterlagen erstellt, mit einer Zeile für jede Anforderung und jedes Bewertungskriterium. Sie prüft, ob die Antwort diese erfüllt und wo sie darin behandelt wird.
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Jede Zeile enthält einen Bestandteil der Ausschreibungsunterlagen und nennt die Referenz, das Dokument und den Abschnitt, aus dem er stammt, den Text, die Stelle in der Antwort, an der er behandelt wird, die verantwortliche Person sowie den Compliance-Status. Das Team pflegt die Matrix von der ersten Durchsicht der Unterlagen bis zur Einreichung der Antwort. Im Bid-Management und im Proposal-Management dient sie dem Anbieterteam als internes Arbeitsdokument, um die Antwort nachzuverfolgen. Der Käufer erhält dieses Dokument nicht, es sei denn, die Ausschreibung verlangt, zusammen mit der Antwort eine Compliance-Matrix einzureichen.
Was steht in einer Compliance-Matrix?
Eine Zeile für jede Anforderung, Anweisung und jedes Kriterium
Eine Compliance-Matrix enthält in der Regel eine Zeile für jede Anforderung der Ausschreibung, jede Anweisung zur Einreichung sowie jede Frage und jedes Kriterium, die der Käufer bewertet, unabhängig davon, wo sie in der Dokumentation stehen. Auch K.-o.-Fragen erhalten eine eigene Zeile, damit die Matrix alles abdeckt, was bei der Bewertung der Antwort berücksichtigt wird.
Nehmen Sie das Bid-Team eines Anbieters, das eine ITT für einen standortübergreifenden Facility-Management-Vertrag beantwortet. Die Ausschreibungsunterlagen bestehen aus mehreren Dateien: den ITT-Anweisungen, der Leistungsbeschreibung, dem Qualitätsfragebogen, dem Preisschema und dem Angebotsformular. Die Zeilen stammen aus allen diesen Dateien: der Vorgabe zur Benennung der Dateien, die in das Portal des Auftraggebers hochgeladen werden, der Anforderung an einen Mobilisierungsplan in der Leistungsbeschreibung, jeder bewerteten Frage und jeder Ausschlussfrage im Qualitätsfragebogen sowie den Pflichtangaben im Angebotsformular.
Die Spalten
Die Spalten enthalten in der Regel einen Verweis auf die Zeile, die Quelle im Ausschreibungspaket (Dokument und Abschnitt), den Wortlaut der Anforderung, die Stelle in der Antwort, an der sie behandelt wird, den Verantwortlichen für die Zeile, den Compliance-Status sowie Notizen. Der Verantwortliche beantwortet die jeweilige Zeile. Der Status gibt an, ob die geplante Antwort die Anforderung erfüllt.
Die Antwortposition gibt an, an welcher Stelle in der Antwort die jeweilige Zeile beantwortet wird. Ist die Zelle einer Zeile noch leer, wurde dieser Punkt in der Antwort noch nicht behandelt.
Wie eine solche Matrix aussieht
Im Bid für das Facility-Management beginnt die Matrix mit den Anforderungen aus den ITT-Anweisungen, der Spezifikation, dem Qualitätsfragebogen und dem Angebotsformular.
| R01 | ITT-Anweisungen, Abschnitt 3 | Benennen Sie jede Datei gemäß den Vorgaben in den Anweisungen für den Upload in das Portal des Auftraggebers. | Einreichungspaket | Bid-Manager | Konform | Vor dem Upload erneut geprüft |
|---|---|---|---|---|---|---|
| R02 | Spezifikation, Abschnitt 5 | Reichen Sie einen Mobilisierungsplan ein | Qualitative Antwort, Antwort auf die Mobilisierung | Subject Matter Expert, Mobilisierung | Teilweise konform | Der Plan wird noch vollständig anhand der Anforderung geprüft und bestätigt |
| R03 | Qualitäts-Questionnaire, Frage 4 | Bewertete Frage zur Leistungserbringung an mehreren Standorten | Qualitative Antwort, Frage 4 | Autor | Konform | Bereit zur Prüfung |
| R04 | Angebotsformular, Erklärungen | Unterzeichnen Sie die erforderliche Erklärung | Angebotsformular | Bid-Manager | Konform | Unterzeichnung vor dem Hochladen |
Die Mobilisierungsanforderung bleibt teilweise konform, bis der Verantwortliche bestätigt hat, dass der Plan die Anforderung vollständig erfüllt.
Wann wird dieser erstellt und aktualisiert?
Bevor das Schreiben beginnt
Teams erstellen die Matrix in der Regel zu Beginn des Bids, sobald die Ausschreibungsunterlagen eingegangen sind und noch niemand mit dem Schreiben beginnt. Dies geschieht, nachdem das Team die vollständigen Unterlagen erstmals geprüft hat. Anschließend beginnt jeder Autor mit den Zeilen, für die er verantwortlich ist.
Damit erfolgt dies früh im Ausschreibungsmanagementprozess des Anbieters, noch vor dem Schreiben, den Reviews und der Endkontrolle, die alle anhand der Zeilen erfolgen.
Wenn die Antwort auf eine Klärungsfrage die Ausschreibung ändert
Wenn der Käufer eine Antwort auf eine Klarstellungsfrage oder eine Änderung der Ausschreibungsunterlagen veröffentlicht, aktualisieren Teams in der Regel die betreffenden Zeilen. Die Matrix entspricht dann den aktuellen Ausschreibungsunterlagen.
Mitten im Bid für das Facility-Management ändert die Antwort des Käufers auf eine Klarstellungsfrage die Mobilisierungsanforderung in der Spezifikation. Das Team formuliert den Anforderungstext in der Mobilisierungszeile neu. Der für diese Zeile zuständige Subject Matter Expert überarbeitet die Antwort. Ein auf Grundlage der alten Formulierung erstellter Plan erfüllt die nun geltende Anforderung nicht mehr.
Wie wird dies bei Reviews und bei der Einreichung verwendet?
Während der Reviews
Reviewer gleichen den Entwurf in der Regel mit der Matrix ab und prüfen, ob jede Anforderung an der in der zugehörigen Zeile angegebenen Stelle beantwortet wird. Bei Colour-Team-Reviews erfolgt diese Prüfung zusätzlich zur Bewertung der Qualität jeder Antwort.
Eine bei der Review festgestellte Lücke ist eine Zeile, deren Antwort fehlt oder an einer anderen Stelle steht als in der Matrix angegeben ist. Die Zeile geht an den Verantwortlichen zurück, solange noch Zeit bleibt, um die Antwort auf diese Frage zu überarbeiten.
Die letzte Prüfung vor der Einreichung
Vor der Einreichung führen Teams in der Regel eine abschließende Kontrolle anhand der Matrix durch: Jede Zeile ist beantwortet und jedes erforderliche Dokument ist im Paket enthalten.
Beim Bid für Facility Management erfolgt diese Kontrolle anhand der verpflichtenden Erklärung im Angebotsformular. Das Team unterzeichnet die Erklärung, fügt sie bei, schließt die Zeile ab und lädt die Antwort ins Portal des Käufers hoch. Der Bid-Manager erteilt die endgültige Freigabe. Diese Kontrolle zeigt, dass keine Zeile mehr offen ist.
Was verlangen die Ausschreibungsregeln?
Compliance als Zuschlagskriterium
Welche Folgen eine übersehene Anforderung hat und ob ein eingereichtes Bid noch korrigiert werden kann, hängt von den Regeln des Ausschreibungsverfahrens des Käufers ab. In der EU legt beispielsweise die Richtlinie 2014/24/EU fest, dass der öffentliche Auftraggeber einen Auftrag erst vergeben darf, nachdem festgestellt wurde, dass das Angebot die Anforderungen, Bedingungen und Kriterien der Auftragsbekanntmachung und der Ausschreibungsunterlagen erfüllt. Ein Bid, das den Ausschreibungsunterlagen nicht entspricht, gilt gemäß der Richtlinie als nicht ordnungsgemäß. Das Bid-Team muss jede Compliance-Anforderung Zeile für Zeile erfüllen.
In einem Urteil aus dem Jahr 2014 entschied der Gerichtshof der Europäischen Union, dass eine Vergabestelle die von ihr festgelegten Kriterien strikt anwenden und einen Bieter ausschließen muss, der ein bei sonstigem Ausschluss gefordertes Dokument nicht vorgelegt hat. Sofern es sich bei der Auslassung nicht um einen rein formalen Fehler handelt, kann der Bieter sie nach Ablauf der Frist nicht beheben. Bei einem solchen Dokument markiert das Team die fehlenden Informationen in der betreffenden Matrixzeile, solange diese noch ergänzt werden können.
Einen Bid nach Ablauf der Frist korrigieren
Nach der Einreichung darf ein Bid grundsätzlich nicht mehr geändert werden, wie der Gerichtshof der Europäischen Union in einem Urteil aus dem Jahr 2012 entschied. Die ausschreibende Stelle ist nicht verpflichtet, einen Bieter um eine Klarstellung zu einem ungenauen oder den technischen Spezifikationen nicht entsprechenden Bid zu bitten. Ausnahmsweise darf die ausschreibende Stelle zulassen, dass Angaben berichtigt oder ergänzt werden, wenn sie lediglich einer Klarstellung bedürfen oder offensichtliche sachliche Fehler enthalten. Die Berichtigung darf nicht einem neuen Bid gleichkommen, und jede Aufforderung muss in gleicher Weise an alle Bieter gerichtet werden, die sich in derselben Lage befinden.
Die Vergabestelle kann einen Bieter auf Grundlage der Richtlinie auch auffordern, unvollständige, fehlerhafte, fehlende oder offenbar fehlende Informationen oder Unterlagen einzureichen, zu ergänzen, zu klären oder zu vervollständigen, sofern das nationale Recht nichts anderes bestimmt. Die Vergabestelle setzt hierfür eine angemessene Frist fest. Beides liegt im Ermessen der Vergabestelle und begründet keine Rechte des Bieters.
Worauf sich der Bieter verlassen kann
Nach demselben Urteil aus dem Jahr 2014 müssen alle Bedingungen und Verfahrensregeln klar, präzise und eindeutig formuliert sein, damit jeder angemessen informierte und mit der üblichen Sorgfalt handelnde Bieter sie gleich auslegen kann. Kann das Team eine Anforderung auf zwei Arten interpretieren, muss es eine Klärungsfrage stellen.
Zusätzliche Informationen zu den rechtzeitig angeforderten Spezifikationen müssen gemäß der Richtlinie spätestens 6 Tage vor der Frist alle Bieter erreichen. Die ausschreibende Stelle muss die Frist auch verlängern, wenn sie wesentliche Änderungen an den Ausschreibungsunterlagen vornimmt. Diese Antworten und Änderungen werden während des Bids in den Matrixzeilen festgehalten.
Worin unterscheidet sich dies von einer Compliance-Erklärung?
Wenn die Ausschreibung die Matrix verlangt
Die Compliance-Matrix ist das Arbeitsdokument, mit dem das Bid-Team seine Antwort nachverfolgt. Bei manchen Ausschreibungen muss eine Compliance-Matrix zusammen mit der Antwort eingereicht werden. Sie ist dann Teil der Unterlagen, die der Käufer erhält.
Wenn die Vorgaben dies verlangen, ist die eingereichte Matrix verpflichtend. Deshalb erhält sie in der Compliance-Matrix des Teams eine eigene Zeile.
Eine Compliance-Erklärung
Eine Ausschreibung kann stattdessen eine Compliance-Erklärung nach einer eigenen Vorlage des Käufers verlangen. Eine Ausschreibung einer EU-Agentur verlangt beispielsweise von jedem Bieter eine unterzeichnete Erklärung nach der Vorlage der Agentur, in der der Grad der Compliance mit dem Vertrag, dem SLA und dem Sicherheitsanhang angegeben wird. Bei den technischen Anforderungen bestätigt der Bieter die vollständige Compliance oder gibt an, wo nur teilweise oder keine Compliance besteht, begründet jede Erklärung und verweist auf die Abschnitte der Antwort, in denen die Begründung ausgeführt ist.
Die Ausschreibung legt außerdem fest, in welchem Umfang die Erklärung für den Bieter bindend ist. Bei vollständiger Compliance bleiben Anmerkungen, Annahmen und Einschränkungen unberücksichtigt und finden nach der Zuschlagserteilung keine Anwendung. Bei teilweiser oder fehlender Compliance muss der Bieter, soweit relevant, alternative Formulierungen einschließlich Vertragstexten vorschlagen. Eine Begründung, die nicht in der Erklärung enthalten ist, bleibt unberücksichtigt und kann während der Vertragslaufzeit nicht gegenüber der Agentur geltend gemacht werden. Die Antwort wird anschließend anhand des Compliance-Grads sowie der Glaubwürdigkeit der Begründungen und alternativen Formulierungen bewertet.
Bei einer Ausschreibung wie dieser erklärt das Team den in der Compliance-Matrix dokumentierten Compliance-Status und ist daran gebunden.
Wie SEQUESTO jede Anforderung bis zur Freigabe nachverfolgt
Beim Tracking muss das Team jede Anforderung, jede Anweisung und jedes Kriterium im gesamten Paket, einschließlich aller Änderungen, bis zur endgültigen Freigabe einer Antwort, einer verantwortlichen Person und einer Bewertung zuordnen. SEQUESTO aOS sorgt in dieser Arbeit für Governance. Jede Antwort durchläuft Workflows, die das Team auf die Prozesse und Governance der Organisation abstimmen lassen.
Die Agent Force, die Specialist Agents, die jeden Schritt ausführen, extrahieren Anforderungen, Bewertungskriterien, Fragen, obligatorische Anhänge sowie Wort- und Zeichenbegrenzungen aus den Ausschreibungsunterlagen und übernehmen sie ins Projekt. Dort wird jeder Bestandteil nachverfolgt, damit die Compliance vor der Einreichung bestätigt werden kann. Bevor die Angebotserstellung beginnt, prüft und bestätigt der Bid Manager die von den Agents extrahierte Struktur. Anschließend wird jeder Bestandteil weiterverfolgt, bis der Bid Manager ihn genehmigt hat.
In der Ebene Bid Capabilities hat jede Frage einen Verantwortlichen, einen Status und eine Frist. Zudem können ihr ein eigener Reviewer und Genehmiger zugewiesen werden. Reviewer, Genehmiger und Fachexperten arbeiten im Workflow mit den vom Team konfigurierten Prüfungsketten und Genehmigungsregeln.
James orchestriert die Arbeit, und das Team behält die Kontrolle über das Ergebnis: Es akzeptiert, ändert oder verwirft das, was die Agenten erarbeitet haben. Der Bid-Manager legt die endgültige Formulierung fest und erteilt die abschließende Freigabe.