Über Ihre RFP-Response wird entschieden, bevor jemand den ersten Entwurf erstellt

So beantworten Sie ein RFP, das sich zu gewinnen lohnt

Ein Ausschreibungspaket mit mehreren Dateien ist eingegangen. Die Frist steht fest, und Ihr Team arbeitet bereits an anderen Bids. Entscheidend ist, wie Sie diese RFP vom Eingang bis zur Einreichung bearbeiten, damit Ihr Team seine Arbeit in eine vom Käufer bewertbare Antwort für einen Bid investiert, den es sich lohnt zu gewinnen.

Eine RFP-Response wird weitgehend festgelegt, bevor die erste Antwort formuliert wird. Zuerst fällt die bid/no-bid-Entscheidung, noch bevor das Team seinen Aufwand einplant. Anschließend wird die RFP in ihre Bestandteile zerlegt, sodass jede Anforderung einen Verantwortlichen, eine Antwort und das zugehörige Zuschlagskriterium hat. Sind beide Voraussetzungen erfüllt, investiert das Team seine Zeit in eine Antwort, die der Käufer bewerten kann, für einen Bid, der sich lohnt.

Am schwersten wiegt es, wenn eine zwingende Anforderung oder ein einzureichendes Formular nie in die Compliance-Matrix aufgenommen wird. Bei öffentlichen Ausschreibungen wird eine Antwort, die nicht alle Anforderungen des RFP erfüllt, als nicht wertbar abgelehnt und daher nicht bewertet.

Was vor dem Start vorhanden sein sollte

Die Antwort auf eine RFP liegt beim Bid-Team des Anbieters. Als Bid-Manager tragen Sie die Verantwortung und erteilen die abschließende Freigabe. Bevor Sie mit dem ersten Schritt beginnen, sollten Ihnen sämtliche Ausschreibungsunterlagen vorliegen. Bei der RFP für das Facility-Management sind das die Bieteranweisungen, die Leistungsbeschreibung, der Bewertungsanhang, das Preisblatt, der Vertragsentwurf, die Liste der einzureichenden Formulare sowie alle vom Käufer veröffentlichten Nachträge.

Benennen Sie für jeden Teil, von dem die Antwort abhängt, eine verantwortliche Person. Für die Beschreibung des Mobilisierungskonzepts ist der Operations Lead als Subject Matter Expert zuständig, und der Vertragsentwurf muss von der Rechtsabteilung geprüft werden. Planen Sie daher für beides Zeit ein, bevor die Ausarbeitung beginnt. Benennen Sie außerdem den Commercial Lead für das Preisblatt, den Bid-Writer sowie die Prüfer der Colour-Teams. Hinzu kommt eine Bibliothek freigegebener Antworten, denen das Team als Grundlage für die Ausarbeitung vertraut.

Entscheiden Sie, ob sich eine Antwort auf die RFP lohnt

Treffen Sie die bid/no-bid-Entscheidung formell und mit Rückhalt der Führungsebene, bevor jemand mit dem Entwurf beginnt. Berücksichtigen Sie dabei den Ertrag des Vertrags, Ihre Gewinnchance sowie die damit verbundenen Risiken. Bei der RFP für das Facility-Management bedeutet das, die Entscheidung zu treffen, bevor die Betriebsleitung aufgefordert wird, das Konzept zur Mobilisierung zu verfassen. Denn auch ein Bid, das Sie nicht gewinnen, hält Sie von der Ausarbeitung laufender Standorte fern.

Prüfen Sie die zwingenden Anforderungen der Leistungsbeschreibung und den Vertragsentwurf auf die Fakten, die Sie für die Entscheidung benötigen. Daraus geht hervor, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen des Käufers innerhalb des von ihm festgelegten Zeitplans und zu einem wirtschaftlich tragfähigen Preis erfüllen kann. Wägen Sie Ihre Position gegenüber den Wettbewerbern und einem möglichen früheren Anbieter an den Standorten des Käufers ab. Beurteilen Sie anschließend, ob die Gewinnchance den Aufwand für das Bid rechtfertigt.

Ein Großteil dieser Kosten ist in keinem Budgetposten enthalten. In Neuseeland beispielsweise zählt die staatliche Orientierungshilfe für Anbieter-Mitarbeitende, die von ihrer regulären Arbeit abgezogen werden, zu den versteckten Kosten eines Bids. Sie weist zudem darauf hin, dass es manchmal die richtige Entscheidung ist, nicht am Wettbewerb teilzunehmen.

Zerlegen Sie die RFP in eine Compliance-Matrix

Überführen Sie jede Datei der Ausschreibungsunterlagen direkt nach deren Eingang in die Compliance-Matrix, bevor jemand mit der Angebotserstellung beginnt: Anforderungen, Anweisungen, Bewertungskriterien und Fristen. Die Zeilen umfassen die verbindlichen Anforderungen der Leistungsbeschreibung, das unterzeichnete Angebotsformular aus der Liste der einzureichenden Formulare sowie die in den Bieteranweisungen festgelegte Seitenbegrenzung.

Jede Zeile folgt der Compliance-Matrix-Vorlage von APMP: Sie enthält die mit einem aktiven Verb formulierte Anforderung und ihre Fundstelle im RFP, den Grad der Erfüllung – vollständig, teilweise oder gar nicht – sowie die Stelle, an der die Antwort darauf eingeht. Ergänzen Sie das Zuschlagskriterium und dessen Gewichtung aus dem Bewertungsanhang, nach denen die Zeile bewertet wird. Die Unterlagen des Käufers müssen jedes Kriterium sowie dessen Gewichtung aufzeigen. Andere Kriterien darf der Käufer nicht heranziehen. Der Anhang zeigt Ihnen daher, wie jede Zeile bewertet wird.

Die gleichen Unterlagen legen die Mindestanforderungen fest, die ein Angebot erfüllen muss, um als wertvoll zu gelten. Ein Angebot, das eine Anforderung nicht erfüllt, wird abgelehnt. Nur eine geringfügige Abweichung, die den Inhalt unberührt lässt, kann akzeptiert werden. Fehlt in der Matrix eine zwingende Anforderung oder ein vorgeschriebenes Angebotsformular, kann dies zum Ausschluss des gesamten Angebots führen, noch bevor eine einzige Antwort bewertet wird.

In SEQUESTO aOS laden Sie die Ausschreibungsunterlagen ins Projekt hoch. Die Agent Force, deren spezialisierte Agenten jeden Schritt ausführen, extrahiert daraus Anforderungen, Fragen, Wortbegrenzungen, Pflichtanhänge und Bewertungskriterien. Jeder Punkt wird im Projekt nachverfolgt und kann direkt einem Verantwortlichen zugewiesen sowie vor der Einreichung bestätigt werden.

Planen Sie rückwärts von der Einreichungsfrist

Rechnen Sie von der Einreichungsfrist ab, um Termine für die Ausarbeitung, jede Prüfung und die Einreichung festzulegen. Weisen Sie allen Mitwirkenden Verantwortlichkeiten zu, sodass jede Zeile in der Matrix einen Verantwortlichen und einen Termin hat. Bei der Frist gibt es keinen Spielraum: Eine Antwort, die den Käufer erst danach erreicht, wird weder geöffnet noch berücksichtigt. Der Plan endet daher mit einem abgeschlossenen Upload, bevor das Portal schließt.

Beiträge von Subject Matter Experts außerhalb des Kernteams müssen im Plan den frühestmöglichen Termin erhalten. In Neuseeland wird Anbietern beispielsweise in staatlichen Leitlinien empfohlen, eine interne Frist für externe Beiträge deutlich vor dem Abgabetermin sowie einen Prüfplan innerhalb des Gesamtplans festzulegen. Setzen Sie den Termin der operativen Leitung für die Beschreibung des Mobilisierungskonzepts mit diesem Vorlauf an, vor der Red-Team-Prüfung, Ihrer Freigabe und dem Upload ins Portal.

Vom ersten Tag an erscheinen die in den Ausschreibungsunterlagen definierten Anforderungen im Projekt als Aufgabenliste. James ergänzt die Freigabestufen und Prüfpunkte für die Ressourcen der Organisation als Meilensteine, jeweils mit Termin und namentlich benanntem Prüfer.

Stellen Sie frühzeitig Rückfragen

Dokumentieren Sie jede Unklarheit, jeden Fehler und jeden Widerspruch zwischen den Dateien, die bei der Zerlegung der Unterlagen auffallen. Senden Sie Ihre Fragen innerhalb der im RFP festgelegten Frist schriftlich an die dort genannte Kontaktperson. Dazu gehört etwa eine in der Leistungsbeschreibung aufgeführte Leistung, für die im Preisblatt keine Position vorgesehen ist. Denn ein Preis auf Grundlage Ihrer eigenen Auslegung legt das Unternehmen für Arbeiten fest, deren Umfang niemand definiert hat.

Fragen Sie frühzeitig nach. Der Käufer muss eine Anfrage rechtzeitig vor Ablauf der Frist beantworten, damit Sie die Antwort nutzen können. Die Klarstellung muss allen Bietern, denen die Unterlagen vorliegen, übermittelt werden, ohne offenzulegen, wer die Frage gestellt hat. Jeder Wettbewerber wird Ihre Frage zur fehlenden Preisposition lesen. Formulieren Sie sie daher so, dass Sie die benötigte Antwort erhalten, ohne Ihre Lösung preiszugeben.

Jede Antwort und jeder Nachtrag ändern die Unterlagen und sind für alle Bieter verbindlich. Daher gilt die Änderung für jede betroffene Zeile der Matrix. In der EU schreibt beispielsweise das EU-Vergaberecht vor, dass zusätzliche Informationen rechtzeitig angefordert werden und allen Bietern spätestens sechs Tage vor Ablauf der Frist vorliegen müssen. Bei einer verspäteten oder wenig bedeutsamen Anfrage wird die Frist nicht verlängert.

Richten Sie jede Antwort am jeweiligen Zuschlagskriterium aus

Formulieren Sie jede Antwort anhand der jeweiligen Zeile der Matrix. Dabei sollten dem Bid-Writer das Zuschlagskriterium sowie dessen Gewichtung vorliegen. Die Bewerter führen die Punktzahlen für jedes Kriterium zusammen, multiplizieren sie mit der jeweiligen Gewichtung und addieren die Ergebnisse. Die höchsten Gewichtungen im Bewertungsanhang bestimmen somit, wofür das Team seine wertvollste Zeit einsetzt. Wird die Beschreibung der Mobilisierungsmethode im Anhang stark gewichtet, erhält diese Antwort die höchste Priorität.

Der Auftraggeber bewertet die Qualität einer Antwort. Auf einer beispielhaften Skala von 0 bis 4 erhält eine Antwort 0 Punkte, wenn nicht erkennbar ist, wie die Anforderung erfüllt wird, und 1 Punkt, wenn die Angaben unzureichend oder unklar sind. Sie erhält 2 Punkte, wenn sie zeigt, dass die Anforderung erfüllt wird, und 3 oder 4 Punkte, wenn sie zeigt, dass die Anforderung geringfügig beziehungsweise deutlich übertroffen wird. Die Beschreibung der Mobilisierungsmethode erhält ihre Gewichtung nur, wenn sie belegt, wie die Mobilisierung an den Standorten des Auftraggebers umgesetzt wird.

Beantworten Sie jede Frage in der vom Käufer vorgegebenen Reihenfolge, verwenden Sie dabei die vorgegebene Nummerierung und das vorgegebene Format und gehen Sie auf alle Teilfragen ein. In der EU muss der Käufer beispielsweise gemäß dem EU-Vergaberecht die relative Gewichtung jedes Zuschlagskriteriums angeben, wobei auch eine Spanne zulässig ist. Kann er die Kriterien nicht gewichten, muss er sie in absteigender Reihenfolge ihrer Bedeutung aufführen.

Passen Sie jede wiederverwendete Antwort an

Nehmen Sie eine freigegebene Antwort aus der Bibliothek als ersten Entwurf und passen Sie sie vor der Aufnahme an die Frage des Käufers, seine Anforderungen und seine Bedingungen an. Die Antwort zur Mobilisierung in der Bibliothek würde für einen anderen Vertrag verfasst werden. Personalplanung und Zeitplan waren auf diesen Vertrag zugeschnitten.

Die Zusagen in einer wiederverwendeten Antwort erfordern besondere Sorgfalt. Nach dem UNCITRAL-Modellgesetz kann ein Vertrag zu den Bedingungen der erfolgreichen Antwort in Kraft treten, sobald der Käufer seine Annahme versendet, sofern die Antwort noch gültig ist. Prüfen Sie die Personalplanung und den Zeitplan in der Antwort zur Mobilisierung gemeinsam mit der operativen Leitung. Behalten Sie nur bei, was das Unternehmen im Rahmen dieses Vertrags leisten kann.

Wenn der Bid-Writer im Projekt die Frage zur Mobilisierung öffnet, liegt bereits ein Entwurf vor. Er basiert auf freigegebenen Antworten aus dem Knowledge Hub und enthält Angaben zu den verwendeten Quellen. Inhalte mit abgelaufener Gültigkeit werden gekennzeichnet, bevor sie in den Entwurf gelangen. Der Operations Lead bearbeitet und genehmigt die Antwort im Workflow.

Preise und Vertragsbedingungen frühzeitig festlegen

Senden Sie den Vertragsentwurf gleich zu Beginn an die Rechtsberatung und die Preisübersicht an die kaufmännische Leitung. Entscheiden Sie bei jeder Klausel, die Ihr Unternehmen in der vorliegenden Form nicht akzeptieren kann, etwa der Haftungsklausel, frühzeitig, ob Sie vor Ablauf der Frist für Fragen eine Klärungsfrage stellen oder sie als Ausnahme angeben. Diese frühzeitige Entscheidung ist wichtig, denn eine wesentliche Abweichung oder ein Vorbehalt, der den Zweck des Angebots beeinträchtigt oder einen fairen Vergleich mit konformen Angeboten verhindert, führt bereits bei der Vorprüfung zur Ablehnung des Angebots, noch bevor die detaillierte Bewertung beginnt.

Sprechen Sie nur die Klauseln an, auf die es ankommt. Im australischen Bundesstaat Victoria rät beispielsweise eine Leitlinie der Landesregierung Anbietern, die Bedingungen des Käufers nicht unnötig anzufechten, da die Einhaltung des vorgeschlagenen Vertrags zu den Bewertungskriterien gehört. Zudem sollen sie niemals Leistungen zusagen, die das Unternehmen nicht erbringen kann.

Ein ungewöhnlich niedrig erscheinender Preis führt zu einer schriftlichen Aufforderung, detaillierte Preisanalysen vorzulegen. Der Bid wird abgelehnt, wenn die kaufmännische Leitung nicht nachweisen kann, dass das Unternehmen den Vertrag zu diesem Preis erfüllen kann. Stimmen Sie den Preisplan der in der Leistungsbeschreibung zur Mobilisierung dargestellten Lösung sowie die Win Themes und das Budget des Käufers ab.

Prüfen Sie die Antwort vor der Freigabe

Führen Sie die Colour-Team-Reviews zu den im Plan festgelegten Terminen durch. Lassen Sie dabei jeden Entwurf aus Sicht des Bewerters prüfen: auf Compliance und darauf, wie vollständig er die Kriterien des RFP erfüllt. Beim Red-Team-Review bedeutet das, die Beschreibung der Mobilisierungsmethode mit dem Preisplan und der Matrix abzugleichen.

Prüfen Sie vor der Einreichung die gesamte Antwort auf Fehler und Widersprüche. Ein Beispiel ist ein im Methodenkonzept genannter Personalbedarf, der im Preisverzeichnis nicht berücksichtigt ist. Erteilen Sie die Freigabe erst, wenn alle im Review geforderten Änderungen umgesetzt sind. Andernfalls würde dieser Widerspruch als Angebot des Unternehmens beim Käufer eingehen und die den Bewertern vorliegende Antwortqualität mindern.

Compliance prüfen, dann einreichen

Führen Sie die abschließende Compliance-Prüfung Zeile für Zeile anhand der Matrix und der Liste der einzureichenden Formulare durch. Laden Sie anschließend das Angebot gemäß den Anweisungen für Bieter hoch und bestätigen Sie, dass der Käufer es erhalten hat.

Die erste Prüfung durch den Käufer erfolgt während der Vorprüfung nach der Öffnung. Dabei wird geprüft, ob die Formulare von einer bevollmächtigten Person unterzeichnet wurden, ob gegebenenfalls eine Joint-Venture-Vereinbarung oder eine Herstellerautorisierung sowie, falls erforderlich, eine Bietsicherheit vorliegen und ob das Angebot den geforderten Leistungsumfang vollständig abdeckt. Auch die Unterschrift auf dem Angebotsformular wird geprüft.

Bei öffentlichen Ausschreibungen kann der Käufer einen Bieter nach Ablauf der Frist um eine Klarstellung seiner Antwort bitten. Er darf jedoch keine wesentliche Änderung verlangen oder akzeptieren. Dazu zählt auch eine Änderung, durch die eine nicht wertvolle Antwort wertvoll würde. Prüfen Sie vor dem Hochladen, ob das Angebotsformular rechtsverbindlich unterzeichnet ist. Sobald das Portal geschlossen ist, können Sie eine fehlende Unterschrift nicht mehr ergänzen.

Bitten Sie um eine Nachbesprechung, ob Sie gewinnen oder verlieren

Bitten Sie den Auftraggeber schriftlich um eine Nachbesprechung, sobald die Zuschlagsmitteilung vorliegt, unabhängig davon, ob Ihr Angebot erfolgreich war oder nicht. Üblicherweise bieten Auftraggeber jedem Bieter eine solche Nachbesprechung an. Die Frist für die Anfrage kann kurz sein: Nach den Regeln der Weltbank hat ein nicht erfolgreicher Bieter ab der Mitteilung drei Geschäftstage Zeit, eine schriftliche Nachbesprechung anzufordern. Diese erfolgt innerhalb von fünf Geschäftstagen.

Bitten Sie um die Stärken und Schwächen, die die Bewerter zu jedem Kriterium festgehalten haben, einschließlich der Angaben im Methodenkonzept zur Mobilisierung. Die Bewerter dokumentieren diese im Bewertungsbericht, auf den die Nachbesprechung stützt.

Die Lessons-Learned-Auswertung und die Win/Loss-Analyse gehören beim Abschluss in die Bid-Dokumentation: die Erfolgsfaktoren, falls der Bid gewonnen würde, sowie das Feedback des Käufers und die Lücken, falls der Bid verloren würde. Archivieren Sie diese zusammen mit den übrigen Unterlagen zum Bid, damit sie als Grundlage für die nächste bid/no-bid-Entscheidung und die nächste Antwort zur Mobilisierung dienen.

Nach der Einreichung fließen die vom Team freigegebenen Antworten, einschließlich der Leistungsbeschreibung für die Mobilisierung, zurück in den Knowledge Hub, in dem Ihr Unternehmenswissen gebündelt ist. Für jeden Inhalt bleiben die verantwortliche Person und der Prüfzyklus unverändert. Nach der Nachbesprechung aktualisiert das Team die Inhalte dort.

Checkliste für RFP-Responses

• Die bid/no-bid-Entscheidung wird getroffen und dokumentiert, bevor jemand mit dem Entwurf beginnt.
• Für jede Anforderung, jede Anweisung und jedes einzureichende Formular in jeder Datei der Ausschreibungsunterlagen gibt es eine Zeile in der Compliance-Matrix, einschließlich des Zuschlagskriteriums und der Gewichtung.
• Jede Zeile ist einer verantwortlichen Person zugewiesen, und für jede Prüfung, Freigabe und Einreichung ist vor Ablauf der Frist ein Termin festgelegt.
• Jede Frage wird vor Ablauf der Frist für Fragen schriftlich an den benannten Ansprechpartner des Käufers gerichtet, und jede Antwort sowie jeder Nachtrag werden in der Matrix erfasst.
• Jede Antwort deckt alle Teile der jeweiligen Frage ab und folgt dabei der Reihenfolge und dem Format des Käufers.
• Formulieren Sie jede wiederverwendete Antwort für diesen Käufer neu und stimmen Sie die darin enthaltenen Zusagen mit dem Verantwortlichen ab.
• Die Rechtsabteilung hat jede Vertragsklausel freigegeben, und der Preis entspricht der in der Antwort beschriebenen Lösung.
• Schließen Sie alle Änderungen aus den Reviews ab und lassen Sie den Bid-Manager die Freigabe erteilen.
• Kennzeichnen Sie jede Zeile der Matrix als erfüllt, unterzeichnen Sie jedes Formular und lassen Sie sich den Eingang des Käufers bestätigen.
• Fordern Sie das Debriefing an und dokumentieren Sie die Erkenntnisse.

Sobald die nächsten Ausschreibungsunterlagen eingehen, beginnen Sie mit der bid/no-bid-Entscheidung und dokumentieren Sie diese, bevor jemand auch nur eine Zeile der Antwort verfasst.