Binnen uw bid · Over al uw bids heen
Volg het werk binnen elke bid en rapporteer over alle bids heen
Zie binnen een bid elke vraag en sectie van draft naar gereviewd gaan. Over al uw bids heen tonen dashboards uw pipeline, deadlines en winrate, gebouwd op precies wat u wilt rapporteren.
Een bidmanager en een head of bids stellen verschillende vragen, dus vindt elk zijn antwoord op één plek, en elke grafiek opent de bids erachter.
TWEE NIVEAUS
Twee soorten opvolging, elk op zijn eigen plek
Een bidmanager en een head of bids stellen verschillende vragen. “Wat staat er nog open voor deze aanbesteding?” beantwoordt u binnen de bid. “Hoe doet onze pipeline het dit kwartaal?” beantwoordt u over alle bids heen. SEQUESTO houdt die twee gescheiden, zodat iedereen zijn antwoord op één plek vindt.
01
Binnen een bid
Het werk. Elke vraag, vereiste en sectie, met eigenaar en status, in tabel-, tijdlijn- of kanbanweergave.
02
Over uw bids heen
De pipeline. Dashboards met de cijfers waarover u rapporteert: deadlines, waarde, fasen, winrate.
03
Uw eigen dashboard
Elke persoon heeft ook een eigen persoonlijk dashboard met wat hij of zij zelf moet doen. Zie Samenwerken en reviewen.
BIDWEERGAVEN
Binnen een bid: zie het werk vorderen
Elke vraag, vereiste en sectie van de bid is een eigen item, met een eigenaar, een status en een vervaldatum. Kies de weergave die bij het moment past:
01
Tabel
Elk item in rijen, gesorteerd en gefilterd, bijvoorbeeld alles dat nog op “Wacht op SME” staat.
02
Tijdlijn
Items uitgezet tegen hun vervaldatum, zodat u ziet wat in de laatste week landt voordat het een probleem wordt.
03
Kanban
Items als kaarten die door uw eigen reviewstappen gaan, van draft tot definitief.
04
Geen documenten openen
De bidmanager ziet in één oogopslag wat klaar is, wat in review zit en wat nog leeg is, zonder één document te openen.
DASHBOARDS
Over uw bids heen: dashboards op wat u rapporteert
Over al uw aanbestedingen heen bouwt u dashboards met widgets: grafieken, tabellen en losse cijfers op uw bidvelden, zoals koper, contractwaarde, deadline, fase en uitkomst. Rapporteer over alles wat u wilt zien. James vult de meeste van die velden voor u in vanuit de aanbesteding tijdens de analyse.
U begint niet met een blanco pagina. SEQUESTO bevat standaarddashboards voor waar bidteams het vaakst naar kijken, klaar voor gebruik of om aan te passen:
01
Pipeline per fase
Pipeline per fase, met de waarde in elke fase.
02
Deadlines van de komende 30 dagen
Deadlines van de komende 30 dagen, zodat drie aanbestedingen die in dezelfde week sluiten vroeg zichtbaar zijn.
03
Winrate naar deals en waarde
Winrate naar aantal deals en naar contractwaarde (€). Een team dat veel kleine bids wint en de grote verliest, ziet dat meteen.
04
Werklast per bidmanager
Open bids per persoon.
Benoemde voortschrijdende periodes, zoals “laatste 3 maanden”, houden elk dashboard actueel zonder aanpassen, en elke grafiek klikt door naar de bids erachter. Voor alle details, zie Uw rapporten, in uw format.
BIJDRAGERS
Wie aan wat werkt
Elke actie op een bid wordt vastgelegd, met wie ze deed en wanneer, inclusief wat James namens wie deed. U ziet wie aan elke bid heeft bijgedragen en hoeveel tijd elke persoon eraan heeft besteed. Details staan bij Zie wie wat deed.
Voor / Met SEQUESTO
Voor: Een master spreadsheet met aanbestedingen, bijgewerkt wanneer iemand eraan denkt. De voortgang van elke bid gecontroleerd door elk document te openen. De winrate van het kwartaal wordt met de hand opnieuw opgebouwd, enkel op aantal, en niemand kan zeggen welke bids achter het cijfer zitten.
Met SEQUESTO: Binnen elke bid tonen de tabel-, tijdlijn- en kanbanweergave wat klaar is en wat openstaat. Over uw bids heen tonen dashboards pipeline, deadlines en winrate naar deals en naar waarde in €, en elke grafiek opent de bids erachter.
TELECOMAANBESTEDINGEN
Voorbeeld: een aannemer voor telecominfrastructuur met 40 lopende aanbestedingen
Een aannemer voor telecom- en energie-infrastructuur behandelt ongeveer 40 openbare en private aanbestedingen tegelijk, in Zweden, Noorwegen, Finland en Denemarken. Elke bid heeft velden voor land, dienstenlijn (glasvezel, mobiel, elektriciteitsnet), contractwaarde, indieningsdeadline, bidmanager en uitkomst.
01
Pipelinedashboard op maandag
Op maandag opent de head of bids het pipelinedashboard.
02
Indieningen en winrate
De widget “komende 30 dagen” toont vier indieningen in dezelfde week. De winrate-widget toont de winrate naar aantal deals en naar contractwaarde voor “laatste 3 maanden”, per land.
03
Doorklikken naar verloren bids
De Noorse winrate naar waarde ligt lager dan naar aantal, dus klikt de head of bids door naar de verloren bids achter het cijfer.
04
De kanban van de bidmanager
De bidmanager van een Noorse glasvezelaanbesteding opent in plaats daarvan de kanbanweergave van de bid: 52 vragen klaar, zes nog in “SME-input”, waarvan twee morgen af moeten.
Veelgestelde vragen
Ja. Over al uw bids heen tonen dashboards uw pipeline, deadlines en winrate op basis van uw bidvelden, zoals koper, waarde, deadline, fase en uitkomst. James vult de meeste van die velden in vanuit de aanbesteding. Binnen elke bid tonen de tabel-, tijdlijn- en kanbanweergave de voortgang van elke vraag en sectie.
Ja. Een standaarddashboard toont de winrate naar aantal deals en naar contractwaarde in euro, wat vaak een ander verhaal vertelt. Filters en benoemde periodes zoals “laatste 3 maanden” houden de cijfers actueel, en u kunt doorklikken naar de bids achter elke grafiek.
Nee. SEQUESTO bevat standaarddashboards voor pipeline, deadlines, winrate en werklast. Gebruik ze zoals ze zijn, pas ze aan of bouw uw eigen dashboards met widgets over alles wat u wilt rapporteren.
Open de bid. Elke vraag, vereiste en sectie heeft een eigenaar, een status en een vervaldatum, zichtbaar in tabel-, tijdlijn- of kanbanweergave, zodat u ziet wat klaar is, wat in review zit en wat nog leeg is.
Over al uw bids heen toont een dashboardwidget de deadlines van de komende 30 dagen, zodat samenvallende indieningen vroeg zichtbaar zijn. Binnen een bid toont de tijdlijnweergave elk item ten opzichte van zijn vervaldatum. James kan tijdens de analyse de belangrijkste data uit het aanbestedingsdossier halen.
Ja. U ziet wie aan elke bid heeft gewerkt en hoeveel tijd elke persoon eraan heeft besteed, zodat u de inspanning kunt afzetten tegen de omvang en waarde van elke bid. Activiteit en audit toont stap voor stap wie wat deed.
Ja. Een openbare aanbesteding, een DDQ en een security questionnaire kunnen elk hun eigen velden en fasen hebben. Dashboards kunnen ze dan naast elkaar vergelijken of zich op één type richten.