aOS · Security & Governance
Controle en inzicht over elke bid.
Uw bids bevatten prijzen, cv’s en klantnamen en een dozijn mensen werkt eraan, met een AI ernaast. Met SEQUESTO bepaalt u wie wat ziet, controleert u wat James mag doen, ziet u wie wat deed en weet u hoe elke bid ervoor staat.
De meeste tools laten governance over aan e-mail, gedeelde schijven en vertrouwen. SEQUESTO bouwt het in de bid zelf in, op gecertificeerde security.
01 · TEAMWERK
Waarom governance het probleem van een bidmanager is
Een bid is teamwerk onder druk.
Finance is eigenaar van de prijs. HR is eigenaar van de cv’s. Tien experts schrijven secties en een AI stelt drafts op naast hen.
Twee dagen voor de deadline moet iemand weten wie de prijstabel wijzigde, of elke sectie binnen is en dat de salesverantwoordelijke het margeblad nooit zag.
De meeste tools laten dat over aan e-mail, gedeelde schijven en vertrouwen. SEQUESTO bouwt het in de bid zelf in.
Voor / Met SEQUESTO
| Voor | Met SEQUESTO |
|---|---|
| Iedereen in de bid ziet alles, of de prijs staat “voor de veiligheid” in een apart bestand | Toegang per project, map, document en vraag, per persoon of team |
| De AI leest alles wat in het project staat | James leest alleen wat de vragende persoon mag lezen |
| “Wie heeft dit gewijzigd?” gevraagd in de teamchat | Elke actie vastgelegd, met de persoon en het tijdstip |
| Een foute bewerking betekent opnieuw beginnen | Elke eerdere versie terugzetten |
| De status van alle bids elke maandag opnieuw opgebouwd in Excel | Rapporten over elke bid, altijd actueel |
02 · TOEGANG
Wie wat ziet
Bepaal de toegang per project, per map en per bestand, in de Knowledge Hub en bij rapporten.
Geef toegang aan een persoon, een team of het hele bedrijf, als weergave of bewerking.
Mappen geven hun toegang door, dus u stelt ze één keer in: een nieuw bestand in “Pricing” is even beschermd als de map.
Wanneer iemand bij Finance komt, ziet die de prijsbladen vanaf de dag dat hij erbij komt. Wanneer hij vertrekt, gaat zijn toegang mee.
Dezelfde toegang geldt voor James, zoals de volgende sectie uitlegt. Zie wie wat ziet en bewerkt.
03 · DELEGATIE
Wat James mag doen
James erft de rechten van de persoon die het vraagt. Telkens wanneer iemand James iets vraagt, controleert SEQUESTO wat die persoon mag zien. James krijgt precies die toegang en niet meer: de bestanden die hij leest, de documenten in de Knowledge Hub die hij doorzoekt en de collega’s die hij betrekt zijn allemaal beperkt tot wat die persoon zelf zou kunnen openen. Wanneer iemand buiten Finance dus naar de prijs vraagt, kan James de map “Pricing” ook niet bereiken.
Dit wordt bij elk verzoek door SEQUESTO gecontroleerd. Het wordt niet aan James overgelaten om het te onthouden en niemand hoeft het apart voor de AI te configureren: stel de toegang één keer in voor uw mensen en James volgt ze.
Daarbovenop werkt James bij elke taak binnen guardrails:
Hij gebruikt de bestanden die u hem geeft en vraagt het na als het antwoord er niet staat.
Hij wijzigt niets tenzij iemand het hem vroeg. Vraag hem iets na te kijken en hij kijkt het alleen na.
Regels van het bedrijf, de persona, het project en de persoon gelden voor alles wat hij schrijft. De regels van het bedrijf gaan voor.
Hij controleert zijn werk aan de hand van wat het moest dekken voordat hij het als afgerond bestempelt.
Zie guardrails en James, uw AI-bidagent.
04 · VERANTWOORDING
Wie wat deed
Elk aangemaakt, hernoemd, verplaatst, gedeeld of verwijderd bestand, elke opmerking, elke toegangswijziging en elke veldupdate wordt vastgelegd, met de persoon die het deed en wanneer.
Wanneer James voor iemand handelt, toont het dossier wie het vroeg.
Beheerders filteren op persoon, actie en datum.
U ziet ook wie aan welke bid werkt en hoeveel tijd elke persoon eraan besteedt, zodat inspanning en werklast feiten zijn, geen gissingen. Zie wie wat deed.
05 · VERSIEBEHEER
Niets gaat verloren
Elk document bewaart zijn versiegeschiedenis.
Open een eerdere versie, vergelijk ze, zet ze terug.
Dat geldt voor bewerkingen door collega’s en door James.
06 · RAPPORTERING
Hoe elke bid ervoor staat
Rapporten op uw eigen velden tonen de stand van elke bid: deadlines in de komende 30 dagen, bids per fase, werklast per bidmanager, winrate naar aantal en naar waarde. U bouwt ze in SEQUESTO, ze houden zichzelf actueel en ze klikken door naar de bids achter elk cijfer. Zie uw rapporten, in uw format.
07 · CERTIFICERING
Gecertificeerde security eronder
Dit alles rust op gecertificeerde security. SEQUESTO is ISO 27001- en SOC 2 Type II-gecertificeerd, geauditeerd door onafhankelijke auditors. Wanneer uw IT- of procurementteam dus vraagt of uw bids veilig zijn bij ons, ligt het antwoord er al. Ze vinden de details in het trustcenter.
08 · OFFSHOREAANBESTEDING
Een voorbeeld: een aanbesteding voor offshoreonderhoud in Denemarken
Een windenergiedienstverlener beantwoordt een Deense aanbesteding voor het onderhoud van offshoreturbines. Vijftien mensen dragen bij.
De map “Pricing” is alleen open voor Finance en de biddirector. James kan ze niet gebruiken wanneer hij drafts opstelt voor iemand anders.
De technische secties zijn toegewezen aan zes ingenieurs, die hun eigen vragen zien op hun persoonlijke dashboard.
Drie dagen voor de deadline lijkt een eenheidsprijs fout. De biddirector filtert het dossier op het prijsbestand: Finance heeft het gisteren om 17:40 bijgewerkt, met opzet. Geen e-mailketen nodig.
Een sectie die per vergissing werd overschreven, wordt in één klik hersteld vanuit de versiegeschiedenis.
Maandagochtend toont het bidsrapport deze aanbesteding op “Eindreview”, met twee openstaande items, naast de vijf andere aanbestedingen die deze maand moeten worden afgerond.
09 · WORKFLOW
Zo werkt het
Stel toegang één keer in, per team en map. Bestanden erven ze.
Stel ze in op bedrijfsniveau. Ze gelden voor elke bid en voor James.
Elke actie wordt vastgelegd terwijl ze gebeurt.
Het dossier, de activiteit per persoon, de versiegeschiedenis en de rapporten.
Gerelateerde functies
U bepaalt wie ziet wat nodig is
Geef elke persoon en elk team precies de toegang die ze nodig hebben: tot een project, een map erin, één document of zelfs één vraag, een Knowledge Hub-document of een dashboard. Bekijken of bewerken, niets meer. James, de AI-bidagent van SEQUESTO, volgt dezelfde regels.
Meer informatie →Guardrails
U stuurt de bid aan en James, de AI-bidagent van SEQUESTO, doet het werk: samenvattingen, drafts, contracten, presentaties, formulieren, taaktoewijzingen en opvolging. Welke taak ook, dezelfde guardrails bepalen wat hij mag lezen, wat hij mag wijzigen, wie hij mag betrekken en wanneer hij “klaar” mag zeggen.
Meer informatie →James, uw AI-bidagent
Van de eerste lezing van het aanbestedingsdossier tot het eindbestand neemt James, de AI-bidagent van SEQUESTO, werk uit handen van de bidmanager: samenvattingen, drafts, contracten, formulieren, taaktoewijzingen en opvolging. U stuurt aan, hij doet het werk, meerdere taken tegelijk.
Meer informatie →Zie wie wat deed
Elk bestand dat wordt aangemaakt, verplaatst, gedeeld of verwijderd, elke opmerking en elke toegangswijziging is vastgelegd, met de persoon die het deed en wanneer. U ziet ook wie aan welke bid werkt en hoeveel tijd het kost, zodat u het team aanstuurt op feiten.
Meer informatie →Uw rapporten, in uw format
Het boardpack, de maandelijkse pipeline-e-mail, de winrate per business unit: bouw ze in SEQUESTO. Vanaf dan is er niets meer te onderhouden. Elk getal blijft actueel, één klik van de bids erachter.
Meer informatie →Datasoevereiniteit
Wanneer uw SEQUESTO-account wordt aangemaakt, beslist u waar uw data wordt opgeslagen: in de EU of in de VS. Uw tenders, antwoorden en kennis blijven daar, en de AI die ermee werkt draait in dezelfde regio.
Meer informatie →Veelgestelde vragen
SEQUESTO geeft bidmanagers controle en inzicht over elke bid: wie wat ziet, wat James mag doen, wie wat deed en hoe elke bid ervoor staat. Toegang wordt ingesteld per project, map, document en vraag, per persoon of team, en alles erft ze van zijn map.
Nee. James erft de rechten van de persoon die het vraagt. SEQUESTO controleert bij elk verzoek wat die persoon mag zien, zodat James alleen kan lezen, doorzoeken en betrekken wat die persoon zelf zou kunnen openen.
Ja. Elke actie wordt vastgelegd met de persoon en het tijdstip, ook acties die James voor iemand uitvoerde, en elk document bewaart een versiegeschiedenis waaruit u kunt terugzetten.
Ja. U ziet wie aan elke bid werkte en hoeveel tijd elke persoon eraan besteedde.
Ja. Rapporten op uw eigen velden tonen deadlines, fasen, werklast en winrate, altijd actueel en zonder iets te onderhouden.
Ja, SEQUESTO is ISO 27001- en SOC 2 Type II-gecertificeerd. Uw IT-team vindt de details in het trustcenter.