Alleen in SEQUESTO · Elk proces
Uw bidproces, ingesteld op uw manier. Geen code, geen wachten.
SEQUESTO past zich aan het eigen bidproces van elk team aan: eigen fasen, velden, documenttypes en workflows, zonder code. Een openbare aanbesteding, een DDQ en een security questionnaire kunnen elk verlopen zoals uw team ze al uitvoert.
Een bidtool moet de vorm van uw team aannemen, niet omgekeerd. Wanneer uw proces verandert, zegt u het aan James en wacht er niets op een release.
UW PROCES
Waarom moet mijn team zijn proces aanpassen aan een tool?
De meeste bidtools hebben hun eigen fasen, hun eigen velden en hun eigen idee van wat een bid is.
01
Vakjes bepaald door de aanbieder
Uw team past zijn proces in de vakjes van de aanbieder, of wacht maanden tot de aanbieder een veld toevoegt.
02
Maatwerk betekent nog altijd wachten
Zelfs “maatwerk” betekent vaak een project dat door het eigen team van de aanbieder wordt uitgevoerd, met weken voordat er iets verandert.
03
Gebouwd rond uw proces
SEQUESTO past zich in plaats daarvan aan het proces van het team aan. U beslist door welke fasen een bid gaat, welke velden elke bid draagt, hoe een vereiste of een verduidelijkingsvraag eruitziet en wat James, de AI-bidagent van SEQUESTO, bij elke stap doet. U wijzigt het zelf, in het product, wanneer uw proces verandert. Eenvoudig op dag één, zo diep als uw team nodig heeft.
Voordien / Met SEQUESTO
| Voordien | Met SEQUESTO |
|---|---|
| De fasen van de aanbieder, hernoemd in een spreadsheet ernaast | Uw eigen fasen, als statusveld |
| Een ticket bij de aanbieder voor elk nieuw veld | Voeg het veld zelf toe, in het product |
| Eén opzet voor elk soort bid | Een opzet per bidtype |
| AI-prompts bewaard in iemands notities | Gedeelde workflows die James voor het hele team uitvoert |
BIDVELDEN
Welke velden kan ik aan een bid toevoegen?
Elk veld dat uw bidregister nodig heeft. Elke bid draagt de velden die uw team definieert, bijvoorbeeld:
01
Waarde, deadline en duur
Contractwaarde in euro, en de winkans die uw biddirector inschat.
Indieningsdeadline, en de contractduur van begin tot einde.
02
Sector, percelen en fasen
Sector, land en percelen, zoals “Spoor”, “België” en “Percelen 2 en 3”.
Uw bidfasen, van “Kwalificeren” tot “Ingediend”, “Gewonnen” of “Verloren”.
03
Personen en selectievakjes
Bidmanager, sales lead en juridisch reviewer, als personen uit uw team.
“Plaatsbezoek vereist” of “Raamovereenkomst”, aangevinkt of niet.
04
Portaallink en dashboards
De link naar het portaal van de koper en de referentie van de aanbesteding.
Dezelfde velden voeden de dashboards waarmee u over uw bids heen rapporteert.
SJABLONEN
Kan ik bepalen hoe vereisten en vragen eruitzien?
Ja. Een aanbestedingsdossier zit vol dingen die uw team één voor één afhandelt: vereisten, vragen, verduidelijkingsvragen, risico's, red flags.
01
Eén sjabloon voor elk item
In SEQUESTO bepaalt u hoe elk item eruitziet, met een eigen sjabloon.
02
James schrijft in uw sjabloon
Wanneer James items uit de aanbesteding haalt, wordt elk item geschreven in uw sjabloon, met uw koppen en uw velden.
03
Andere velden voor elk
Een vereiste kan “Bronpagina”, “Eigenaar” en “Compliance” dragen, terwijl een verduidelijkingsvraag voor de nota van inlichtingen “Vraag aan de koper” en “Reden” draagt. U beslist.
OPZETTEN
Eén opzet voor elk type bid
Een opzet is alles waarmee een nieuwe bid start, in één keer:
01
Mappenstructuur
Mappen zoals aanbestedingsdocumenten, verduidelijkingen, concepten en definitieve bestanden.
02
Velden
Informatie die de bid draagt, zoals contractwaarde, deadline en fase.
03
Uw sjablonen
Ze dekken vereisten, vragen en verduidelijkingsvragen.
04
Uw workflows
Het zijn de stapsgewijze instructies die James uitvoert.
Start een nieuwe openbare aanbesteding vanuit uw opzet voor openbare aanbestedingen, en alles staat op dag één klaar. Een openbare aanbesteding (aanbesteding, Ausschreibung, appel d'offres) vraagt andere mappen en velden dan een DDQ of een security questionnaire, dus houd voor elk een eigen opzet bij.
WORKFLOWS
Workflows: leer James uw manier van werken
Een workflow is een herbruikbare instructie in meerdere stappen voor James die uw team schrijft en deelt. Bijvoorbeeld: “Analyseer een aanbesteding en schrijf onze bid/no-bid-brief”, met de stappen die uw biddirector verwacht: het volledige aanbestedingsdossier lezen, scope, belangrijke data en gunningscriteria opsommen, de risico's markeren tegen onze criteria, de bid/no-bid-velden invullen.
01
Dezelfde structuur voor iedereen
Iedereen in het team voert dezelfde workflow uit en krijgt dezelfde structuur.
02
Bewerk ze, geen ontwikkelaar
Wanneer het proces verandert, bewerkt u de workflow. Geen ontwikkelaar nodig.
ÉÉN BEDRIJF
Een voorbeeld: één bedrijf, drie opzetten
Een softwarebedrijf dient offertes in op Franse en Belgische overheidsopdrachten, private RFP's en security questionnaires.
01
Openbare aanbesteding (appel d'offres)
Mappen voor het DCE, het CCTP (technische specificaties), het mémoire technique en de definitieve indiening; sjablonen voor vereisten en verduidelijkingsvragen; velden voor contractwaarde, gunningsdatum en perceel.
02
Security questionnaire
Eén map voor de Excel van de koper; één sjabloon, “Vraag”; velden voor koper, deadline en eigenaar.
03
Private RFP
Een statusveld met de eigen fasen van het team, en een workflow die de managementsamenvatting opstelt op basis van eerdere bids.
04
Hoe ze werden opgebouwd
Voor openbare aanbestedingen en private RFP's legde de bidmanager James uit hoe het team al werkte, en James bouwde beide opzetten. Voor security questionnaires hadden ze nog geen proces, dus begonnen ze vanuit de kant-en-klare opzet en pasten die aan.
VIER STAPPEN
Zo werkt het
U hebt al een bidproces:
01
Brief James
Leg James uit hoe uw team werkt, in gewone taal, zoals u een nieuwe collega zou briefen: hoe u een bid ordent, wat u bijhoudt, hoe een vereiste of een vraag eruitziet en welke stappen u volgt.
02
Een opzet die voor u is gebouwd
James bouwt uw opzet voor u: de mappenstructuur, de velden, de sjablonen en de workflows.
03
Bekijk het resultaat
Controleer en pas aan, door James te vragen of door het zelf te wijzigen.
04
Gebruik het bij elke bid
Start elke nieuwe bid vanuit uw opzet. Wanneer uw proces verandert, zegt u het aan James. Geen release om op te wachten, geen ticket bij de aanbieder.
Nog geen proces? Begin dan vanuit een kant-en-klare opzet, zoals hieronder uitgelegd.
BEST PRACTICE
Nog geen proces? Begin bij best practice.
Niet elk team heeft een geschreven bidproces, en dat is prima. SEQUESTO wordt geleverd met kant-en-klare opzetten, gebouwd op hoe ervaren bidteams werken: een eenvoudige aanbesteding, een complexe aanbesteding met percelen, een vragenlijst, in te vullen formulieren, een openbare aanbesteding, een private RFP, een security questionnaire, een DDQ en meer.
01
Wat elk bevat
Elke opzet komt met een beproefde mappenstructuur, de velden die het bijhouden waard zijn, sjablonen voor vereisten en vragen en de workflows die James uitvoert voor dat type bid, zoals de bid/no-bid-brief of de controle van elke vereiste vóór de indiening.
02
Begin dichtbij, pas dan aan
Kies de opzet die het dichtst bij uw bid ligt, gebruik ze zoals ze is en pas ze aan naarmate uw team leert wat werkt.
03
Of zeg het gewoon aan James
Leg James uit hoe u werkt, en hij zet het voor u op.
Zie de volledige lijst in de Workflowbibliotheek.
Gerelateerde functies
Workflowbibliotheek
Kant-en-klare set-ups voor openbare aanbestedingen, private RFP's, security questionnaires, DDQ's en meer. Kopieer er met één klik een naar uw Workspace en maak hem de uwe.
Meer informatie →Uw rapporten, in uw format
Het boardpack, de maandelijkse pipeline-e-mail, de winrate per business unit: bouw ze in SEQUESTO. Vanaf dan is er niets meer te onderhouden. Elk getal blijft actueel, één klik van de bids erachter.
Meer informatie →James, uw AI-bidagent
Van de eerste lezing van het aanbestedingsdossier tot het eindbestand neemt James, de AI-bidagent van SEQUESTO, werk uit handen van de bidmanager: samenvattingen, drafts, contracten, formulieren, taaktoewijzingen en opvolging. U stuurt aan, hij doet het werk, meerdere taken tegelijk.
Meer informatie →Vereisten en verduidelijkingsvragen
James, de AI-bidagent van SEQUESTO, zet de vereisten en vragen van de koper om in gestructureerde items, opgebouwd uit uw eigen templates. Onduidelijke punten worden verduidelijkingsvragen die u kunt versturen vóór de Q&A-deadline van de koper.
Meer informatie →Analyseren en kwalificeren
James, de AI-bidagent van SEQUESTO, leest elk bestand in het aanbestedingsdossier en vertelt u wat er gevraagd wordt, tegen wanneer, hoe het wordt gescoord en waar de risico's zitten. Daarna helpt hij u het te kwalificeren: is deze de komende drie weken van uw team waard? De output volgt het eigen formaat van uw team, zodat ze past bij hoe u al beslist.
Meer informatie →Veelgestelde vragen
Ja. SEQUESTO past zich aan het eigen bidproces van elk team aan: eigen fasen, velden, documenttypes en workflows, zonder code. U stelt uw fasen in als statusveld, voegt de velden toe die uw bidregister bijhoudt, stelt uw sjablonen op en schrijft workflows voor James. U wijzigt dit allemaal zelf, in het product.
Nee. Velden, sjablonen, mappenstructuren, opzetten en workflows worden allemaal door uw team in het product aangemaakt en bewerkt. Er is geen code en geen release om op te wachten. Wanneer uw bidproces verandert, past een admin van uw team de opzet nog dezelfde dag aan.
Alles wat uw bidregister vandaag bijhoudt: contractwaarde, deadline, contractduur, sector, land, percelen, fase, bidmanager, winkans, link naar het portaal van de koper. Elk veld kan worden gebruikt in de dashboards die u over uw bids heen bouwt.
Ja. Houd voor elk type bid een aparte opzet bij, met eigen mappen, velden en sjablonen. Een openbare aanbesteding, een DDQ en een security questionnaire kunnen elk vertrekken vanuit de opzet die erbij past. Teams die op verschillende soorten bids reageren, hoeven ze niet in één proces te persen.
Een workflow is een herbruikbare instructie in meerdere stappen voor James, de AI-bidagent van SEQUESTO. Uw team schrijft ze één keer en deelt ze. Bijvoorbeeld: “Analyseer een aanbesteding en schrijf onze bid/no-bid-brief.” Iedereen die ze uitvoert, krijgt dezelfde stappen en dezelfde structuur, zodat de kwaliteit van het werk niet afhangt van wie de prompt schreef.
Ja, opgebouwd rond uw manier van beslissen. Uw team schrijft zijn bid/no-bid-brief één keer als workflow en legt de uitkomst vast in velden zoals “Bidbeslissing” en “Beslissingsdatum”. U behoudt het beslissingsproces dat u al hebt, en James voert het uit op elke aanbesteding.
Begin bij de Workflowbibliotheek. Ze bevat kant-en-klare opzetten voor gangbare bidtypes. Bekijk vooraf wat een opzet bevat, importeer ze en pas ze dan aan zodat ze bij de werkwijze van uw team passen.