Alleen in SEQUESTO · Elke gebruiker
Volgt de werkwijze van elke persoon in de bid. Niet alleen die van de bidmanager.
Een bid is één bidmanager en een dozijn mensen die de tool twee keer per maand openen. SEQUESTO past zich aan elk van hen aan: James werkt in de rol die uw bedrijf voor hen definieerde, onthoudt hoe ze graag werken, schrijft in hun taal en toont hen alleen wat ze mogen zien.
Een bid komt pas vooruit wanneer de mensen die de antwoorden kennen kunnen bijdragen zonder een nieuwe tool te leren. Elk van hen werkt op zijn eigen manier en elk antwoord blijft in de bid.
EXPERTS
Waarom loggen experts nooit in?
De meeste bidtools zijn gebouwd voor wie er dagelijks in werkt. Iedereen anders krijgt een login die ze vergeten, een scherm vol dingen die niet van hen zijn en een AI die de security officer op dezelfde manier antwoordt als de sales director. Dus valt de bidmanager terug op e-mail: “Kun je vraag 48 voor donderdag nakijken?”
01
Antwoorden komen buiten het dossier binnen
De antwoorden komen nog steeds te laat, in het verkeerde formaat en buiten de tool binnen, en dus buiten het dossier.
02
Vraag het aan James en ga verder
SEQUESTO vertrekt vanuit de andere kant. Uw experts leren geen nieuwe tool. Ze vragen het aan James, reageren in het document en gaan terug naar hun dag. Elke persoon ziet zijn eigen werk en James past zich aan wie ze zijn.
Voor / Met SEQUESTO
| Voor | Met SEQUESTO |
|---|---|
| Eén AI, één toon, voor iedereen | James werkt in de rol die uw bedrijf definieerde: bidwriter, security reviewer, juridische check |
| Experts die de hele aanbesteding openen om hun vier vragen te vinden | Hun persoonlijke dashboard: wat aan hen is toegewezen, over alle bids heen |
| In elk verzoek herhalen: “houd het kort, gebruik onze termen” | James onthoudt de voorkeuren van elke persoon, voor al hun bids of voor één bid |
| De expert schrijft in het Engels, de aanbesteding is in het Nederlands | U antwoordt in uw taal, James schrijft in die van de koper |
| Antwoorden per e-mail, buiten het dossier | Antwoorden in de bid, vastgelegd |
PERSONAS
Elke persoon krijgt antwoorden die bij zijn rol passen, vanaf het eerste verzoek
Een security officer, een salesverantwoordelijke en een jurist hebben niet hetzelfde antwoord nodig op dezelfde vraag. Zonder hulp herschrijft elk van hen wat de AI gaf, of doet de bidmanager het in hun plaats, de avond voor de deadline. En de occasionele expert, die SEQUESTO twee keer per maand opent, weet niet hoe hij de AI daarom moet vragen.
01
Een persona voor elke rol
Personas lossen dat in één keer op, voor iedereen. Uw bedrijf definieert een persona voor elk soort gebruiker en die stemt af hoe James voor die rol werkt: de toon, de lengte, wat hij benadrukt, wat hij vermijdt en welke bronnen hij gebruikt. De security officer krijgt antwoorden die de scope van het certificaat vermelden en zich nooit op een datum vastleggen. De salesverantwoordelijke krijgt kortere antwoorden die starten met het resultaat voor de klant. Legal krijgt elke afwijking van de voorwaarden van de koper gemarkeerd.
02
Een bruikbare eerste draft
Het resultaat: elke bijdrager krijgt een bruikbare draft bij de eerste poging, zonder te leren hoe je een prompt schrijft. Antwoorden van twaalf verschillende mensen klinken nog steeds als één bedrijf. En de knowhow van uw beste reviewer werkt voor iedereen, in elke bid.
03
De regels van het bedrijf gaan voor
De regels van het bedrijf gaan altijd voor. Een persona komt daarbovenop en de eigen voorkeuren van elke persoon komen daarna. Wanneer twee regels elkaar tegenspreken, volgt James de hogere en zegt hij dat erbij. Zie James, uw AI-bidagent.
GEHEUGEN
Zeg het één keer. James onthoudt het.
Niets kost meer tijd met een AI dan jezelf herhalen: “gebruik opsommingstekens”, “het is NordFlow, niet ‘de tool’”, “hou het onder 200 woorden”. Elke persoon heeft een eigen geheugen bij James, zodat ze het één keer zeggen en elk antwoord daarna aankomt zoals ze het willen. Minder bewerken, minder herschrijven, en de expert die een maand later terugkomt, pikt de draad weer op.
James onthoudt op twee niveaus:
01
Voor al uw bids
“Ik heb liever opsommingstekens.” “Gebruik altijd Brits Engels.” “Ons product heet NordFlow, nooit ‘de tool’.” Uw manier van werken volgt u in elke bid.
02
Voor één bid
“In deze aanbesteding noemt de koper het ‘de Authority’.” “Hou mijn antwoorden hier onder 200 woorden.” James respecteert de formulering en de limieten van deze koper en ze sijpelen niet door naar uw volgende bid, die schoon begint.
03
Persoonlijk geheugen
Uw geheugen is van u: collega’s hebben hun eigen geheugen en u kunt op elk moment zien en aanpassen wat James onthoudt.
TAAL
Hun taal, de taal van de koper
Een Finse expert antwoordt in het Fins. Een Duitse sitemanager schrijft in het Duits.
01
James schrijft in de taal van de koper
James stelt de response op in de taal van de aanbesteding, op basis van bronnen in elke taal, en laat de feiten van de expert intact.
02
Niemand vertaalt zijn antwoord
Niemand hoeft zijn eigen antwoord te vertalen.
DASHBOARD
Hun eigen kijk op het werk
Elke persoon heeft een eigen persoonlijk dashboard: de documenten en vragen die aan hen zijn toegewezen, over alle bids heen die ze kunnen openen.
01
Openen, antwoorden, vertrekken
Een expert opent SEQUESTO, ziet drie vragen, beantwoordt ze en vertrekt.
02
Geen aanbesteding van 60 pagina’s om door te scrollen
Geen aanbesteding van 60 pagina’s om door te scrollen.
RECHTEN
Alleen wat ze mogen zien
Map- en teamrechten gelden voor mensen en voor James.
01
James leest alleen wat u mag lezen
Wanneer James voor iemand werkt, leest hij alleen wat die persoon mag lezen.
02
Geen prijzen per ongeluk
De salesverantwoordelijke ziet de prijsmap nooit per ongeluk, en James ook niet namens hen.
TWAALF MENSEN
Een voorbeeld: twaalf bijdragers aan één overheidsaanbesteding
Een bouw- en engineeringgroep beantwoordt een aanbesteding voor een raamovereenkomst van de Britse publieke sector. De bidmanager wijst vragen toe aan twaalf mensen: vier sitemanagers, de security officer, de DPO, HR, legal en vier salesverantwoordelijken.
01
Sitemanagers
De sitemanagers antwoorden vanuit hun eigen dashboards, in het Engels en in het Pools.
02
Security officer
De security officer werkt met de persona security reviewer, zodat elk antwoord de scope van ISO 27001 vermeldt.
03
Legal
Legal controleert de contractvoorwaarden van de koper met de juridische persona.
04
James en de bidmanager
James schrijft alles, in het Engels, in het responseformulier van de koper.
Twee dagen voor de deadline ziet de bidmanager welke vragen nog openstaan en bij wie, zonder één e-mail te sturen.
VIER STAPPEN
Zo werkt het
Definieer de rollen één keer: personas voor de soorten mensen in uw bids.
01
De juiste persoon
Wijs elke vraag of elk document toe aan de persoon die het antwoord kent.
02
Elke persoon werkt op zijn manier
Hun dashboard, hun taal, hun voorkeuren, James in hun rol.
03
Alles blijft in de bid
Alles blijft in de bid, vastgelegd en klaar voor review.
Gerelateerde functies
James, uw AI-bidagent
Van de eerste lezing van het aanbestedingsdossier tot het eindbestand neemt James, de AI-bidagent van SEQUESTO, werk uit handen van de bidmanager: samenvattingen, drafts, contracten, formulieren, taaktoewijzingen en opvolging. U stuurt aan, hij doet het werk, meerdere taken tegelijk.
Meer informatie →Samenwerken en reviewen
Wijs elke vraag toe aan de expert die het antwoord kent. Schrijf, becommentarieer, review en keur goed in dezelfde gedeelde documenten, met James, de AI-bidagent van SEQUESTO, die naast u werkt.
Meer informatie →Zie wie wat deed
Elk bestand dat wordt aangemaakt, verplaatst, gedeeld of verwijderd, elke opmerking en elke toegangswijziging is vastgelegd, met de persoon die het deed en wanneer. U ziet ook wie aan welke bid werkt en hoeveel tijd het kost, zodat u het team aanstuurt op feiten.
Meer informatie →Vult elk bestand in dat de koper stuurt
Verklaringen, leveranciersformulieren, gegevensbladen: Word- en pdf-formulieren vol tabellen, selectievakjes en vakken die op de pagina zijn getekend. James, de AI-bidagent van SEQUESTO, vult ze in het eigen bestand van de koper in, op basis van de documenten van uw bedrijf. Hetzelfde bestand terug, klaar om te versturen.
Meer informatie →Volgt de werkwijze van uw bedrijf
SEQUESTO past zich aan het eigen bidproces van elk team aan: eigen fasen, velden, documenttypes en workflows, zonder code. Een openbare aanbesteding, een DDQ en een security questionnaire kunnen elk verlopen zoals uw team ze al uitvoert.
Meer informatie →Security & Governance
Uw bids bevatten prijzen, cv’s en klantnamen en een dozijn mensen werkt eraan, met een AI ernaast. Met SEQUESTO bepaalt u wie wat ziet, controleert u wat James mag doen, ziet u wie wat deed en weet u hoe elke bid ervoor staat.
Meer informatie →Veelgestelde vragen
Daar is het voor gebouwd. SEQUESTO past zich aan elke persoon in de bid aan, van de bidmanager tot de occasionele expert: hun rol, hun voorkeuren, hun taal en hun eigen kijk op het werk. Een expert opent zijn dashboard, beantwoordt de vragen die aan hem zijn toegewezen en vertrekt weer.
Een rol die uw bedrijf voor James definieert, zoals bidwriter, security reviewer of juridische check, zodat elke bijdrager antwoorden krijgt die bij zijn rol passen, zonder een prompt te schrijven. Een persona stemt af hoe James antwoordt voor dat soort gebruiker: wat hij benadrukt, wat hij vermijdt en welke bronnen hij gebruikt. De regels van het bedrijf gaan altijd voor.
Ja. James stelt de response op in de taal van de aanbesteding, op basis van bronnen in elke taal, zodat een expert in zijn eigen taal kan antwoorden en de koper toch de taal krijgt waar hij om vroeg.
Ja, zodat niemand zich hoeft te herhalen. Elke persoon heeft een eigen geheugen bij James, op twee niveaus. Voorkeuren voor al uw bids, zoals opsommingstekens of de termen van uw team, gelden in elke bid waaraan u werkt. Voorkeuren voor één bid, zoals de eigen formulering van de koper of een maximaal aantal woorden, blijven alleen bij die bid, zodat ze nooit doorsijpelen naar de volgende. U kunt op elk moment zien en aanpassen wat James onthoudt.
Nee. Map- en teamrechten gelden ook voor James. Wanneer hij voor iemand werkt, leest hij alleen wat die persoon mag lezen.