Alleen in SEQUESTO · Elk bestand
Vult de meest complexe formulieren van de koper in. Niet alleen vragenlijsten.
Verklaringen, leveranciersformulieren, gegevensbladen: Word- en pdf-formulieren vol tabellen, selectievakjes en vakken die op de pagina zijn getekend. James, de AI-bidagent van SEQUESTO, vult ze in het eigen bestand van de koper in, op basis van de documenten van uw bedrijf. Hetzelfde bestand terug, klaar om te versturen.
Vragenlijsten zijn maar de helft van een aanbestedingsdossier. Eén assistent beantwoordt de vragen en vult de formulieren in, zodat niets op de laatste avond blijft wachten.
DE FORMULIEREN
Vragenlijsten zijn maar de helft van wat de koper stuurt
SEQUESTO verwerkt uiteraard vragenlijsten. De meeste bidtools importeren de vragenlijst en exporteren hem terug, en iemand besteedt de avond aan het herstellen van tabellen, samengevoegde cellen en keuzelijsten. SEQUESTO vult het eigen bestand van de koper in: niets om opnieuw op te maken. James leest de Excel- of Word-vragenlijst van de koper, zet elke vraag om in een item dat uw team kan toewijzen, stelt de antwoorden op uit uw eigen documenten en schrijft ze terug in het bestand van de koper, met keuzelijsten en beveiliging intact. Zie Antwoorden opstellen.
01
Een aanbestedingsdossier bevat meer dan vragen
Naast de vragenlijst komen de formulieren: een verklaring van de kandidaat, een zelfbeoordeling van de leverancier, een bedrijfsgegevensblad, een lijst met referenties in een vaste tabel, een verklaring op eer met twintig aankruisvakjes. Er is geen vraag om te beantwoorden. Er zijn velden, tabellen en vakken en elk verwacht een precies gegeven over uw bedrijf, op een precieze plaats.
02
De avond ervoor met de hand ingevuld
Dit zijn de formulieren die bidteams nog met de hand invullen, de avond voor de deadline. Het zijn de formulieren die SEQUESTO invult.
Voor / Met SEQUESTO
| Voor | Met SEQUESTO |
|---|---|
| Een tool voor de vragenlijst en de formulieren met de hand ingevuld | Eén assistent voor beide |
| Het ondernemingsnummer, de omzet en de personeelscijfers in elk formulier opnieuw intypen | James haalt ze uit uw eigen documenten |
| 30 vakjes één voor één aanvinken en er twee missen | Elk vakje aangevinkt of leeg gelaten, zoals uw feiten zeggen |
| Een referentietabel cel per cel kopiëren | Rijen ingevuld in de eigen tabel van de koper |
| Een platte pdf opnieuw opbouwen in Word omdat er niets in kan worden geschreven | De pdf van de koper ingevuld waar de vakken getekend zijn |
VELDTYPEN
Wat James in een formulier invult
De gegevens komen uit uw eigen documenten in de Knowledge Hub: bedrijfsregistratie, jaarrekeningen, certificaten, verzekeringen, cv’s en eerdere referenties.
01
Selectievakjes en aankruisvakjes
Word-selectievakjes, formuliervelden en getypte vakjes zoals “☐ Ja ☐ Nee”, “□ kmo” of “□ Fabrikant □ Distributeur”. James vinkt het vakje aan dat uw feiten ondersteunen en laat de andere leeg.
02
Ja/Nee-kolommen
Rijen met stellingen met een Ja- en een Nee-kolom, zoals “Ja / Nein” of “Oui / Non”, rij per rij aangevinkt.
03
Tabellen
Omzet over de laatste drie jaar, personeel per categorie, referenties met klant, waarde en data, vestigingen en certificaten. Rijen ingevuld in de eigen tabel van de koper, samengevoegde cellen inbegrepen.
04
Formuliervelden
Word-inhoudsbeheer (tekst, keuzelijst, datum, selectievakje) en de oudere formuliervelden die veel overheden nog gebruiken.
05
Platte pdf’s
Veel formulieren van kopers zijn pdf’s waarin de vakken alleen lijnen op de pagina zijn. James vindt de vakken en schrijft erin. Invulbare pdf-formulieren worden veld per veld ingevuld.
06
Vergrendelde Excel-bladen
Gegevensbladen en prijsschema’s met beveiligde cellen: alleen de open cellen worden ingevuld, formules worden herberekend.
07
PowerPoint-templates
De slides van de koper, met uw inhoud in hun tekst. Masters, lay-outs en thema blijven onaangeroerd.
FRANSE AANBESTEDING
Een voorbeeld: de DC1 en DC2 van een Franse overheidsaanbesteding
Een schoonmaak- en facilitair bedrijf beantwoordt de aanbesteding van een Franse regioraad. Het dossier bevat de technische vragenlijst en twee Word-formulieren die elke Franse overheidsopdracht vereist: de DC1 (aanvraagbrief) en de DC2 (verklaring van de kandidaat).
01
Formulieren zonder vragen
Er staan geen vragen in. De DC1 vraagt naar de identiteit van het bedrijf, of het alleen of in groep een offerte indient en voor welke percelen, alles door vakjes aan te kruisen. De DC2 vraagt naar het SIRET-nummer, de rechtsvorm, de omzet van de laatste drie boekjaren in een tabel, personeelsaantallen en een reeks aankruisvakjes over de situatie van het bedrijf.
02
Ingevuld in de Word-bestanden van de koper
James vult beide formulieren in de eigen Word-bestanden van de koper in. De identiteitsvelden komen uit de bedrijfsregistratie, de omzettabel uit de laatste drie jaarverslagen, de personeelsaantallen uit het HR-overzicht. “Candidat individuel” en percelen 2 en 3 worden aangevinkt; de andere vakjes blijven leeg. Eén vakje, over onderaanneming, heeft geen duidelijk antwoord in de documenten, dus blijft het leeg en wordt het gemeld. De bidmanager vinkt het aan en gaat verder.
HETZELFDE BESTAND
U krijgt het bestand van de koper terug
Niets wordt in een ander formaat opnieuw opgebouwd.
01
Opmaak en beveiliging blijven behouden
Opmaak, stijlen, nummering, kop- en voetteksten blijven zoals de koper ze maakte. Excel-beveiliging, keuzelijsten, formules en verborgen kolommen blijven zoals ze waren.
02
Tekens behouden, bestanden gecontroleerd
Speciale tekens zoals ≤, ≥, € en letters met accenten blijven behouden. Een Word-bestand doorloopt een structuurcontrole voordat het wordt opgeslagen en een werkmap waarin een rij verloren ging, wordt geweigerd, niet teruggegeven.
RAPPORT
Gemeld, niet geraden
Wanneer de documenten geen duidelijk antwoord geven, laat James het veld leeg en zegt hij het u. U ziet bijvoorbeeld:
01
Geen duidelijk antwoord
Vakjes zonder duidelijk antwoord in uw documenten blijven leeg en worden gemeld.
02
Keuzelijsten zonder passende optie
Keuzelijsten waarin geen enkele optie past, worden gemeld, niet geraden.
03
Velden zonder duidelijke plaats
Velden zonder duidelijke plaats in het formulier worden gemeld, niet geraden.
04
Tegenstrijdige bronnen
Waarden met twee tegenstrijdige bronnen, bewust leeg gelaten.
TALEN
Formulieren in elke taal
James leest formulieren in de taal van de koper en herkent veld- en kolomlabels in 13 talen, waaronder Frans, Duits, Nederlands, Spaans, Pools en de Scandinavische talen.
Tekens behouden
Accenten en hoofdletters inbegrepen.
PROCES
Zo werkt het
01
Upload het formulier van de koper
Word, pdf, Excel of PowerPoint, rechtstreeks uit het aanbestedingsdossier.
02
James leest elk veld, elke tabel en elk vakje
Hij ontdekt wat elk ervan vraagt.
03
Hij vult ze in op basis van uw documenten
Hij vult ze in op basis van de documenten van uw bedrijf in de Knowledge Hub, in het eigen bestand van de koper.
04
U controleert het rapport
Beslis over alles wat leeg bleef en het formulier is klaar.
Gerelateerde functies
Antwoorden opstellen
James, de AI-bidagent van SEQUESTO, stelt elk antwoord op vanuit uw eerdere bids, beleidsdocumenten, CV's en certificaten. Hij volgt de regels van uw bedrijf, schrijft in de taal van de aanbesteding en vertelt u waar elk antwoord vandaan komt.
Meer informatie →Finaliseren en indienen
Het einde van een bid is meer dan antwoorden. James, de AI-bidagent van SEQUESTO, finaliseert de response, vult de eigen bestanden van de koper in, verzamelt de certificaten en bijlagen die de koper vroeg en bereidt het indieningspakket voor, gecontroleerd en klaar om te uploaden.
Meer informatie →Pas “klaar” als alles gedekt is
Voordat een bid als compleet wordt gemarkeerd, controleert James elke vereiste aan het afgewerkte document en beoordeelt die als conform, gedeeltelijk, ontbrekend of verduidelijking vereist. Een vermelding is geen antwoord, en James noemt een document niet compleet zolang er een hiaat openstaat.
Meer informatie →James, uw AI-bidagent
Van de eerste lezing van het aanbestedingsdossier tot het eindbestand neemt James, de AI-bidagent van SEQUESTO, werk uit handen van de bidmanager: samenvattingen, drafts, contracten, formulieren, taaktoewijzingen en opvolging. U stuurt aan, hij doet het werk, meerdere taken tegelijk.
Meer informatie →Knowledge Hub
James, de AI-bidagent van SEQUESTO, stelt drafts op uit uw eerdere bids, beleid, cv’s en certificaten. Geen Q&A-bibliotheek om eerst te bouwen en elk antwoord toont waar het vandaan komt.
Meer informatie →Veelgestelde vragen
Ja. SEQUESTO vult de meest complexe formulieren van de koper in in hun eigen bestand, niet alleen vragenlijsten: Word- en pdf-formulieren met tabellen, selectievakjes en aankruisvakjes, platte pdf’s met getekende vakken, vergrendelde Excel-bladen en PowerPoint-templates. Verklaringen, leveranciersformulieren en bedrijfsgegevensbladen worden ingevuld op basis van uw eigen documenten.
Ja. James vinkt Word-selectievakjes, formuliervelden, getypte vakjes zoals “☐ Ja ☐ Nee” en Ja/Nee-kolommen aan, evenals de selectievakjes van invulbare pdf-formulieren. Hij vinkt aan wat uw documenten ondersteunen en laat de rest leeg.
Ja. James vindt de getekende vakken en aankruisvakjes op een platte pdf en schrijft erin, ook in Ja/Nee-kolommen (Ja/Nein).
Ja. Rijen worden ingevuld in de eigen tabel van de koper, samengevoegde cellen inbegrepen, op basis van uw jaarrekeningen, referenties en andere bedrijfsdocumenten.
Ja. James zet elke vraag als item klaar dat uw team kan toewijzen, stelt de antwoorden op uit uw eigen documenten en schrijft ze terug in het Excel- of Word-bestand van de koper, met behoud van keuzelijsten, beveiliging en formules. Antwoorden worden gekozen uit de eigen keuzelijsten van de koper.
Het veld blijft leeg en wordt gemeld, niet geraden. U krijgt een lijst van wat niet is ingevuld en waarom, zodat een persoon beslist.
Ja. U krijgt het eigen bestand van de koper terug: dezelfde opmaak, stijlen, nummering, kop- en voetteksten. Excel-beveiliging, keuzelijsten en formules blijven zoals ze waren.