Over uw bid heen · Naast elke fase
Uw SME's, uw reviewers en James, in hetzelfde document
Wijs elke vraag toe aan de expert die het antwoord kent. Schrijf, becommentarieer, review en keur goed in dezelfde gedeelde documenten, met James, de AI-bidagent van SEQUESTO, die naast u werkt.
De bid reist niet langer per e-mail: vragen, opmerkingen, goedkeuringen en herinneringen blijven binnen de bid, in uw volgorde, met uw statussen en uw regels.
TOEWIJZING
Hoe krijgt u SME's zover dat ze bidvragen op tijd beantwoorden?
Maak duidelijk wat van hen is.
01
Eén genoemde eigenaar per vraag
In SEQUESTO is elke geëxtraheerde vraag een eigen item, zodat u die kunt toewijzen aan een genoemde expert: de security officer, de DPO, de operationeel verantwoordelijke. Die krijgt een melding, opent de vraag, ziet het concept van James en de bronnen en corrigeert wat gecorrigeerd moet worden.
02
Alleen hun eigen vragen
Niemand hoeft een document van 60 pagina's te lezen om de eigen vier vragen te vinden.
03
Opmerkingen bij de exacte alinea
Laat een opmerking achter bij de exacte alinea die werk nodig heeft en noem de collega die ernaar moet kijken. Die krijgt een melding, opent de bid bij die alinea, en de discussie blijft naast de tekst waarover ze gaat, niet in een e-mailthread.
DASHBOARD
Uw eigen dashboard: alles wat op u wacht
Elke persoon in de bid heeft een eigen dashboard. Het toont wat die persoon te doen heeft, over alle bids heen waaraan ze werkt: de vragen die aan haar zijn toegewezen, de secties die op haar review wachten, de goedkeuringen die ze nog schuldig is en de komende deadlines. Een SME die op drie bids helpt, ziet de elf openstaande vragen op één plek. Een reviewer ziet precies wat klaar is voor review, en niets anders.
01
Niets om door te graven
Niemand hoeft door mappen of e-mails te graven om te weten wat nog openstaat, en de bidmanager hoeft de lijst niet rond te sturen.
02
Persoonlijke, bid- en pipelineweergaven
Uw persoonlijke dashboard gaat over uw eigen werk. Binnen elke bid ziet de bidmanager elke vraag en sectie met eigenaar en status, in tabel-, tijdlijn- of kanbanweergave. En over alle bids heen volgt de head of bids de pipeline in dashboards, zie Opvolgen en rapporteren.
SAMEN BEWERKEN
Eén gedeeld document, met James in de kamer
Iedereen in de bid werkt in hetzelfde document: geen versies die heen en weer gemaild worden, geen “final_v7”.
Iedereen opent het, voegt zijn of haar deel toe en ziet wat de anderen hebben gedaan.
01
James bewerkt zoals ieder ander
James werkt in hetzelfde document. Vraag James een alinea aan te scherpen, en de wijziging staat er voor iedereen, zoals elke andere bewerking.
02
Alleen op uw instructie
James handelt niet op eigen houtje. Elke wijziging die James in een document aanbrengt, moet de eigen instructie van de gebruiker dragen, gecontroleerd vóór de wijziging. Wanneer u James alleen vraagt te reviewen, reviewt hij en bewerkt hij niet.
STATUSSEN
Reviewstatussen die bij uw proces passen
SEQUESTO past zich aan het eigen bidproces van elk team aan: eigen fasen, velden, documenttypes en workflows, zonder code.
01
Stappen die uw team echt gebruikt
Review maakt daar deel van uit. Voeg een statusveld toe aan uw vraag- of sectietype, met de stappen die uw team echt gebruikt, bijvoorbeeld “Concept”, “Gecontroleerd door SME”, “Gereviewd door bidmanager”, “Definitief”.
02
Filter om te zien wat wacht
Filter elke weergave erop om te zien wat nog wacht.
03
Geen vaste reviewketen
Er is geen vaste reviewketen waarin u moet passen. Uw statussen zijn de uwe, en ze werken in tabel-, tijdlijn- en kanbanweergave.
GOEDKEURING
Akkoord en goedkeuringen, in uw volgorde
Sommige antwoorden kunnen pas de deur uit als de juiste persoon ja heeft gezegd: de prijs door Finance, de contractvoorwaarden door Legal, de hele bid door de biddirector.
01
Uw eigen goedkeuringsketen
Stel uw goedkeuringsketen in de volgorde die uw team hanteert, bijvoorbeeld SME, dan bidmanager, dan biddirector.
02
Wie wat goedkeurde, en wanneer
Elke persoon keurt goed in SEQUESTO, en de bid toont wie wat goedkeurde en wanneer.
MELDINGEN
Uw eigen regels over wie wat hoort
Niemand zou eraan moeten denken om iemand anders te verwittigen. Stel uw eigen regels in, en SEQUESTO verstuurt de meldingen:
01
Wanneer een vraag gereviewd is
Wanneer een reviewer een vraag als gereviewd markeert, krijgt de eigenaar een melding.
02
Vijf dagen voor een deadline
Wanneer een deadline over vijf dagen is, krijgt de verantwoordelijke een herinnering.
03
Een lege sectie vlak voor de indiening
Wanneer een sectie twee dagen voor de indiening nog leeg is, hoort de bidmanager het.
04
Regels die uw velden volgen
U bepaalt de regels, en ze volgen uw statussen, velden en deadlines.
VEILIG DELEN
Versiegeschiedenis, rechten en veilig delen
Elk document houdt zijn versiegeschiedenis bij. Als een late bewerking misgaat, opent u een eerdere versie en herstelt u die.
01
Rechten per bestand en map
Rechten worden ingesteld per bestand en map, per team, en overgenomen van mappen. Prijzen kunnen bij het commerciële team blijven, terwijl het technische team aan de methodebeschrijving werkt.
02
De zoekopdrachten van James respecteren ze
De zoekopdrachten van James respecteren dezelfde rechten.
03
Gedeelde gesprekken blijven veilig
Wanneer u een gesprek met James deelt, wordt inhoud die de ontvanger niet mag lezen voor die persoon verborgen.
Voordien / Met SEQUESTO
Voordien: De bidmanager mailt 40 vragen naar zes experts als Word-bijlagen. Antwoorden komen terug in zes versies. Opmerkingen leven in e-mail. Niemand weet welk bestand actueel is, en een oude alinea wordt over een verbeterde geplakt.
Met SEQUESTO: Elke vraag wordt binnen de bid toegewezen aan haar expert. Iedereen bewerkt hetzelfde document, met opmerkingen rechtstreeks op de tekst. Een statusveld toont wat gereviewd is, uw goedkeuringsketen toont wie het goedkeurde en uw eigen regels verwittigen de juiste persoon op het juiste moment. Als er iets misgaat, herstelt u de eerdere versie.
SECURITYREVIEW
Voorbeeld: een security questionnaire met 120 vragen verdeeld over vijf experts
Een Belgische bank stuurt een security- en gegevensbeschermingsvragenlijst met 120 vragen als onderdeel van de onboarding van een leverancier. James haalt elke vraag eruit als item en stelt eerste antwoorden op vanuit uw ISO 27001-verklaring van toepasselijkheid, uw securitybeleid en de vragenlijst van vorig jaar.
01
Vragen toegewezen per expert
De bidmanager wijst 48 vragen toe aan de security officer, 22 aan de DPO, 30 aan IT-operations, 12 aan HR en 8 aan legal. Elk van hen krijgt een melding.
02
Opmerking bij de alinea over encryptie
De DPO laat een opmerking achter voor de security officer bij de alinea over encryptiesleutels. De security officer voegt het detail toe aan het antwoord.
03
Openstaande items twee dagen vooraf
De bidmanager filtert de tabelweergave op status “Gecontroleerd door SME” en ziet 11 vragen die twee dagen voor de deadline nog open staan.
Veelgestelde vragen
Ja. Elke geëxtraheerde vraag of vereiste is een eigen item, en u kunt die toewijzen aan een genoemde persoon. Die krijgt een melding, ziet het concept van James met zijn bronnen en bewerkt het antwoord rechtstreeks. De persoon kan een opmerking voor een collega achterlaten bij de exacte alinea die input nodig heeft.
Ja. Elke gebruiker heeft een eigen dashboard met wat er te doen valt over alle bids heen: toegewezen vragen, te reviewen secties, goedkeuringen en komende deadlines.
Ja. Iedereen in de bid werkt in hetzelfde gedeelde document, dus er zijn geen kopieën om samen te voegen. James werkt er ook in, zodat een bewerking van James op uw instructie verschijnt zoals die van elk ander teamlid.
Nee. U voegt een reviewstatusveld toe met uw eigen stappen, zoals “Concept”, “Gecontroleerd door SME” en “Definitief”, en filtert weergaven daarop. SEQUESTO past zich aan het eigen bidproces van elk team aan: eigen fasen, velden, documenttypes en workflows, zonder code.
Ja. Stel uw goedkeuringsketen in de volgorde die uw team hanteert, bijvoorbeeld SME, dan bidmanager, dan biddirector. Elke persoon keurt goed in SEQUESTO, en de bid toont wie wat goedkeurde en wanneer.
Ja. U stelt uw eigen regels in: de eigenaar verwittigen wanneer een reviewer een vraag als gereviewd markeert, de verantwoordelijke herinneren wanneer een deadline over vijf dagen is, de bidmanager waarschuwen wanneer een sectie vlak voor de indiening nog leeg is.
Ja. Elk document houdt een versiegeschiedenis bij. U kunt een eerdere versie openen en herstellen, of de wijziging nu van een collega of van James kwam. Elke wijziging die James aanbrengt, moet de eigen instructie van de gebruiker dragen, die wordt gecontroleerd voordat de wijziging wordt toegepast.
Ja. Rechten worden ingesteld per bestand en map, per team, en worden overgenomen van mappen. De zoekopdrachten van James respecteren ze. Wanneer een gesprek met James wordt gedeeld, wordt inhoud die de ontvanger niet mag lezen voor die persoon verborgen.
Nee. Wanneer u James alleen vraagt te reviewen, bewerkt hij niet. Hij rapporteert in plaats daarvan hiaten, onduidelijke formulering en vereisten die niet gedekt zijn aan u terug. Bewerkingen gebeuren alleen wanneer een gebruiker daartoe opdracht geeft.