Workflowbibliotheek
Begin met onze set-up. Pas alles aan, zonder code.
Kant-en-klare set-ups voor openbare aanbestedingen, private RFP's, security questionnaires, DDQ's en meer. Kopieer er met één klik een naar uw Workspace en maak hem de uwe.
De beste bidteams weten al hoe een goede aanbesteding verloopt. De bibliotheek legt die kennis in uw handen als een werkende set-up, en hij is van u zodra u hem kopieert.
01 · SET-UP
Wat zit er in een set-up?
Een set-up is de manier waarop ervaren bidteams dat type bid aanpakken, klaar voor gebruik. Drie dingen maken hem waardevol:
Hoe de bid vanaf dag één is georganiseerd: waar het aanbestedingsdossier komt, waar antwoorden worden geschreven, wat het team opvolgt en wanneer.
Wat goede bidteams doen voor dit type bid, bijvoorbeeld de deadline voor verduidelijkingsvragen vanaf de eerste dag van een openbare aanbesteding opvolgen, of elk security-antwoord aan zijn bewijs koppelen.
Het hart van elke set-up: stapsgewijze instructies die James voor u uitvoert, zoals “de aanbesteding analyseren en onze bid/no-bid-brief schrijven”, “de verduidelijkingsvragen opstellen” of “elke vereiste controleren vóór de indiening”.
Alles eronder, de mappen en de informatie waarmee James en uw team werken, staat al klaar, zodat uw team er niet over hoeft na te denken.
Dezelfde bid, een weergave per persoon
- Elke sectie en eigenaar
- Deadlines en goedkeuringen
- Notities bij go of no-go
02 · CATALOGUS
Startcatalogus
Kies de set-up die het dichtst bij uw bid ligt. Elke set-up is een vertrekpunt, geen regel, en elke set-up wordt geleverd met zijn workflows.
Algemene set-ups
Eén voor elk soort bid.
Eenvoudige aanbesteding
Voor een korte aanbesteding met één op te leveren document en een krappe deadline. Een lichte structuur die het team in dagen, niet in weken, van aanbestedingsdossier naar antwoord brengt.
Inbegrepen workflows
- Samenvatting van de aanbesteding
- Antwoorden opstellen
- Elke vereiste controleren vóór de indiening
Complexe aanbesteding
Voor een grote aanbesteding met percelen, veel bijlagen, een ronde verduidelijkingsvragen en meerdere bijdragers. Gebouwd om het werk te verdelen, te volgen wie wat doet en elke vereiste in beeld te houden.
Inbegrepen workflows
- Bid/no-bid-brief
- Vereisten en verduidelijkingsvragen
- Toewijzen en opvolgen
- Elke vereiste controleren vóór de indiening
Vragenlijst
Voor elke vragenlijst: security, ESG, leveranciers of DDQ. Gebouwd rond de vragen, beantwoord vanuit uw eigen documenten, met het bestand van de koper aan het einde ingevuld.
Inbegrepen workflows
- Antwoorden vanuit uw documenten
- Open vragen en eigenaars opsommen
- Het bestand van de koper invullen
Formulieren invullen
Voor een reeks formulieren die de koper stuurt: verklaringen, prijsbladen, bedrijfsgegevens. Gebouwd om elk formulier ter plaatse in te vullen en te zorgen dat er geen wordt vergeten.
Inbegrepen workflows
- Elk formulier invullen vanuit uw bedrijfsgegevens
- Opsommen wat ontbreekt
- Eindcontrole vóór de indiening
Gespecialiseerde set-ups
Elk gebouwd voor een specifiek type bid.
Openbare aanbesteding (Europese, Belgische, Nederlandse stijl)
Gebouwd rond de procedure: ronde verduidelijkingsvragen, gunningscriteria, percelen en indiening. Deadlines voor verduidelijkingsvragen worden vanaf dag één opgevolgd en antwoorden worden geschreven afgestemd op de gunningscriteria.
Inbegrepen workflows
- Bid/no-bid-brief
- Analyse van de gunningscriteria
- Verduidelijkingsvragen
- Elke vereiste controleren vóór de indiening
Private RFP
Gebouwd rond de deal: accountcontext, Q&A-rondes en prijzen gescheiden van de antwoorden. Winthema's worden afgesproken voordat iemand begint te schrijven.
Inbegrepen workflows
- RFP-samenvatting en winthema's
- Antwoorden opstellen op basis van eerdere bids
- Executive summary
Security questionnaire
Gebouwd rond bewijs: elk antwoord gekoppeld aan een beleid, certificaat of rapport en gecontroleerd door een security reviewer.
Inbegrepen workflows
- Antwoorden vanuit uw securitybeleid
- Lijst met bewijsverzoeken
- Consistentiecontrole met eerdere vragenlijsten
Due-diligence-vragenlijst (DDQ)
Gebouwd rond de secties van de DDQ en de documentaanvragen, met een juridische controle op gevoelige antwoorden.
Inbegrepen workflows
- Antwoorden vanuit bedrijfsdocumenten
- Tracker voor documentaanvragen
- Lijst voor juridische review
ESG-vragenlijst
Gebouwd rond het kader en het rapportagejaar, met bewijs voor elke bewering.
Inbegrepen workflows
- Antwoorden vanuit ESG-beleid en -rapporten
- Lijst met ontbrekend bewijs
PQQ / leveranciersselectie
Gebouwd rond knock-outcriteria: certificaten en bedrijfsdocumenten klaar om toe te voegen, niets gemist.
Inbegrepen workflows
- Controle van de selectiecriteria
- Controle van de vervaldatum van certificaten
- Het formulier van de koper invullen
Afroep onder een raamovereenkomst
Licht en vlot: een korte briefing, een korte deadline en antwoorden hergebruikt uit de bid voor de raamovereenkomst.
Inbegrepen workflows
- Samenvatting van de afroep
- Antwoorden uit de bid voor de raamovereenkomst hergebruiken
03 · KOPIËREN EN AANPASSEN
Zo werkt het
Verkennen. Een admin opent de bibliotheek en bekijkt een set-up vooraf: zijn structuur en zijn workflows.
Kopiëren. Eén klik kopieert de set-up naar uw Workspace. Hij is nu van u, geen link naar de onze.
Aanpassen. Pas de structuur aan, bewerk een workflow of schrijf er zelf een. Geen code, geen ticket naar ons.
Past geen enkele set-up? Sla de bibliotheek over: leg James uw proces uit en hij maakt de structuur en workflows voor u.
Nieuwe projecten van dat type bid starten dan vanuit uw versie, en James voert uw workflows uit wanneer u het hem vraagt.
04 · TWEE STARTS
Twee manieren om te starten, allebei vlot
De meeste bidtools geven u één vast proces en vragen uw team zich daarnaar te schikken. Met SEQUESTO hoeft u zich nooit naar het onze te schikken. U start op een van twee manieren:
Kies de set-up die het dichtst bij uw bid ligt, kopieer hem en pas hem aan.
Leg James uit hoe uw team werkt: uw fasen, wat u opvolgt, de documenten die u altijd opmaakt, de stappen die u volgt voor elk soort bid. James maakt de structuur en de workflows voor u. U bekijkt ze, past aan wat u wilt en start.
Beginnen met een blanco pagina betekent niet weken workshops. Beschrijf uw proces in een gesprek en uw team kan er dezelfde dag al in werken.
Voor
- De fasen van de tool bepalen hoe uw bid verloopt.
- Een DDQ wordt in dezelfde vorm gedwongen als een openbare aanbesteding.
- Wijzigen hoe de bid verloopt betekent een verzoek aan de leverancier.
Met SEQUESTO
- Uw structuur, uw best practices, uw workflows.
- Een andere set-up voor elk type bid: openbare aanbesteding, DDQ, security questionnaire.
- Wijzigingen gebeuren door uw eigen admin, zonder code.
SEQUESTO volgt het eigen bidproces van elk team: eigen fasen, velden, documenttypes en workflows, zonder code.
05 · EERSTE BID
Een uitgewerkt voorbeeld: van bibliotheek tot eerste bid
Een IT-dienstverlener dient een offerte in op Belgische openbare aanbestedingen, in het Frans en het Nederlands. De bidmanager van het bedrijf kopieert de set-up “Complexe aanbesteding”.
De bidmanager hernoemt “Verduidelijkingen” naar “Questions / Vragen”, omdat Belgische federale aanbestedingen in beide talen komen, en past de bid/no-bid-workflow aan: “Lees de aanbesteding, vul onze bid/no-bid-brief in het Frans in, markeer elke vereiste over ISO 27001 en datahosting.”
De volgende aanbesteding komt binnen. Een nieuw project opent met haar structuur.
James voert haar bid/no-bid-workflow uit, daarna de workflow voor verduidelijkingsvragen, en somt 140 vereisten op voor het team. Het team begint op dag één met antwoorden.
Gerelateerde functies
Volgt de werkwijze van uw bedrijf
SEQUESTO past zich aan het eigen bidproces van elk team aan: eigen fasen, velden, documenttypes en workflows, zonder code.
Meer informatie →SEQUESTO aOS
SEQUESTO aOS brengt acht lagen samen in één beheerst systeem voor tenders, vragenlijsten en gestructureerd documentwerk.
Meer informatie →Vereisten en verduidelijkingsvragen
James, de AI-bidagent van SEQUESTO, zet de vereisten en vragen van de koper om in gestructureerde items, opgebouwd uit uw eigen templates.
Meer informatie →Analyseren en kwalificeren
James, de AI-bidagent van SEQUESTO, leest elk bestand in het aanbestedingsdossier en vertelt u wat er gevraagd wordt, tegen wanneer, hoe het wordt gescoord en waar de risico's zitten.
Meer informatie →Pas “klaar” als alles gedekt is
Voordat een bid als compleet wordt gemarkeerd, controleert James elke vereiste aan het afgewerkte document en beoordeelt die als conform, gedeeltelijk, ontbrekend of verduidelijking vereist.
Meer informatie →Uw rapporten, in uw format
Het boardpack, de maandelijkse pipeline-e-mail, de winrate per business unit: bouw ze in SEQUESTO.
Meer informatie →Veelgestelde vragen
De workflowbibliotheek is een catalogus van kant-en-klare set-ups voor elk type bid: openbare aanbestedingen, private RFP's, security questionnaires, DDQ's en meer. Elke set-up brengt een bewezen structuur mee, de best practices voor dat type bid en workflows die James voor u uitvoert, zoals een bid/no-bid-brief of een controle van elke vereiste vóór de indiening. Een admin kopieert er met één klik een naar de Workspace en past hem daarna aan het team aan. In geen enkele stap is code nodig.
Ja. Leg James in uw eigen woorden uit hoe uw team werkt, en hij maakt de structuur en de workflows voor u. U bekijkt en past ze aan, en uw team kan dezelfde dag nog starten. Geen workshops, geen consultants.
Ja. Een gekopieerde set-up is van u. U kunt de structuur aanpassen, de workflows bewerken of eigen workflows schrijven. SEQUESTO volgt het eigen bidproces van elk team: eigen fasen, velden, documenttypes en workflows, zonder code. Wijzigingen worden door uw admin gedaan, niet door ons.
Ja. Een openbare aanbesteding, een DDQ en een security questionnaire kunnen elk hun eigen set-up en workflows hebben. Veel teams houden één set-up per type bid aan, zodat een nieuw project altijd met de juiste structuur en de juiste workflows begint.
Ja, en hij volgt uw manier van beslissen. James leest de aanbesteding, vat scope, belangrijke data, gunningscriteria en risico's samen en vult uw bid/no-bid-brief in, volgens de workflow die uw team heeft geschreven. Een veld dat u zelf definieert legt de beslissing vast. U bepaalt wat in de brief komt.
Nee. Een set-up kopiëren maakt uw eigen versie, geen link. Latere wijzigingen in de bibliotheek overschrijven niet wat u hebt aangepast. U beslist wanneer, en of, u iets nieuws overneemt.
Admins van de Workspace. Zij bekijken een set-up vooraf en kopiëren hem naar de Workspace van het bedrijf. Daarna gedraagt de set-up zich als elk ander deel van uw Workspace, met dezelfde rechten die uw team al gebruikt.