Alleen in SEQUESTO · Elke actie vastgelegd
Zie wie wat deed. Op elke bid, voor elke persoon.
Elk bestand dat wordt aangemaakt, verplaatst, gedeeld of verwijderd, elke opmerking en elke toegangswijziging is vastgelegd, met de persoon die het deed en wanneer. U ziet ook wie aan welke bid werkt en hoeveel tijd het kost, zodat u het team aanstuurt op feiten.
Een bid loopt mis in de hiaten tussen mensen. Een gewone registratie van elke actie, door mensen en door James, dicht die hiaten en toont waar de inspanning van het team echt naartoe gaat.
DE VASTLEGGING
Waarom is het zo moeilijk om te weten wie wat deed op een bid?
Een bid heeft tien bijdragers, drie deadlines en honderden bestanden. Als er twee dagen voor de indiening iets misgaat, weet niemand wie de map met bijlagen heeft verplaatst of het prijsblad heeft gewijzigd. Als de bid voorbij is, kan niemand zeggen hoeveel inspanning het echt kostte, of wie het gedragen heeft.
01
De meeste tools loggen voor IT
De meeste tools houden een technisch logboek bij voor IT, of niets.
02
Gewone zinnen, één per actie
SEQUESTO houdt een registratie bij die de biddirector kan lezen: gewone zinnen, één per actie, met de persoon, het bestand en het tijdstip.
Voordien / Met SEQUESTO
| Voordien | Met SEQUESTO |
|---|---|
| “Wie heeft dit gewijzigd?” gevraagd in de teamchat | Het antwoord in het logboek, met naam en tijdstip |
| Geen manier om de bewerking van een collega van die van de AI te onderscheiden | Acties van James zijn gemarkeerd met de persoon voor wie hij handelde |
| Inspanning per bid achteraf geschat | Tijdsbesteding per persoon en per bid |
| Een foute bewerking betekent opnieuw beginnen | Herstel de vorige versie |
WAT WORDT GELOGD
Wat is er vastgelegd?
Elke actie die een bid wijzigt, zodra ze gebeurt:
01
Bestanden en mappen
Aangemaakt, hernoemd, verplaatst, verwijderd, gearchiveerd, hersteld, en elke nieuwe versie.
02
Velden en personen
Een status, deadline of contractwaarde gewijzigd, een persoon aan een bid toegewezen.
03
Toegang
Toegang verleend of ingetrokken, wijzigingen van rechten en eigenaarschap.
04
Team
Leden toegevoegd, verwijderd of bijgewerkt.
05
Bids
Projecten gestart, klaar, verwijderd.
06
Samenwerking
Opmerkingen aangemaakt, beantwoord, opgelost en heropend, ook opmerkingen voor een collega.
07
Verbindingen
Synchronisatieverbindingen aangemaakt, gewijzigd of verwijderd.
Elke vermelding is een gewone zin: wie het deed, wat, waar en wanneer. Admins filteren op persoon, actietype en periode, of doorzoeken de tekst.
Neem de registratie mee waar u ze nodig hebt. Wanneer een auditor, een klant of uw eigen complianceteam bewijs vraagt, exporteert u het logboek in enkele minuten in plaats van het uit e-mails bij elkaar te zoeken. Of koppel het via de API van SEQUESTO aan de security- en compliancetools van uw bedrijf, zodat uw IT-team de bidactiviteit naast al het andere ziet dat het monitort.
ACTIVITEIT
Wie werkt waaraan, en hoelang
Het logboek vertelt u wat er gebeurde. Activiteit vertelt u hoe het team werkt.
01
Per persoon en per bid
Zie per persoon aan welke bids die werkte en hoeveel tijd die er aan besteedde. Zie per bid wie bijdroeg en hoeveel.
Dat beantwoordt de vragen die een biddirector elk kwartaal krijgt.
02
Hoeveel inspanning een bid kost
Hoeveel inspanning kost een bid echt? Vergelijk een openbare aanbesteding met een private RFP, of dit jaar met vorig jaar.
03
Wie is overbelast
Wie is overbelast? Zie waar de uren heen gaan voordat iemand uitgeput raakt in de week van drie deadlines.
04
Waar SEQUESTO tijd bespaart
Waar bespaart SEQUESTO tijd? Vergelijk de tijd per bid voor en na de invoering van een workflow of een bibliotheekopzet.
05
Wie het heeft overgenomen
Wie heeft de nieuwe werkwijze overgenomen? Zie wie elke week in SEQUESTO werkt, en wie nog buiten SEQUESTO werkt.
AI-ACTIES
Wat de AI deed, en voor wie
Wanneer James, de AI-bidagent van SEQUESTO, een document wijzigt in naam van iemand, toont de registratie het: de persoon die erom vroeg en het feit dat James het uitvoerde.
01
Gecontroleerd voor de wijziging
James bewerkt nooit een document zonder instructie van de gebruiker zelf, die wordt gecontroleerd voordat de wijziging wordt doorgevoerd.
02
Review betekent review
Als u hem alleen vraagt te reviewen, reviewt hij.
03
James-gebruik per persoon en bid
Admins kunnen ook zien hoeveel elke persoon en elke bid James gebruikte over een periode, om de adoptie in de teams op te volgen.
VERSIES
Teruggaan, niet opnieuw beginnen
Elk document houdt zijn versiegeschiedenis bij.
Een foute bewerking ongedaan maken
Open een eerdere versie, vergelijk ze en herstel ze wanneer een bewerking fout liep, of die nu van een collega of van James komt.
TWEE DAGEN VOORAF
Een voorbeeld: de map die twee dagen voor de deadline verhuisde
Twee dagen voor de deadline van een openbare aanbesteding vindt de bidmanager de map “Bijlagen” niet meer.
01
Vind het in het logboek
Een admin filtert het logboek op “Map verplaatst” voor de laatste twee dagen: een collega verplaatste ze per vergissing naar een archiefproject. De admin verplaatst ze terug.
02
Herstel de versie van gisteren
In de verwarring werd ook een ondertekende verklaring overschreven, dus herstelt de bidmanager de versie van gisteren uit de geschiedenis.
03
Lees de tijd per bid
Aan het einde van het kwartaal bekijkt de biddirector de tijd per bid en ziet dat security questionnaires het team dubbel zo lang kosten als verwacht.
04
Begin vanuit een gedeelde workflow
Het volgende kwartaal begint met een gedeelde workflow ervoor.
VIER STAPPEN
Zo werkt het
Werk zoals gewoonlijk. Elke actie wordt vastgelegd zodra ze gebeurt, door mensen en door James.
01
Doorzoek het logboek
Filter op persoon, actietype en periode, of doorzoek de tekst. Exporteer het, of stuur het via de API naar uw eigen tools.
02
Lees de activiteit
Tijd en bijdragen per persoon en per bid.
03
Herstel wanneer nodig
Open de versiegeschiedenis van een document en herstel een eerdere versie.
Gerelateerde functies
Security & Governance
Uw bids bevatten prijzen, cv’s en klantnamen en een dozijn mensen werkt eraan, met een AI ernaast. Met SEQUESTO bepaalt u wie wat ziet, controleert u wat James mag doen, ziet u wie wat deed en weet u hoe elke bid ervoor staat.
Meer informatie →Datasoevereiniteit
Wanneer uw SEQUESTO-account wordt aangemaakt, beslist u waar uw data wordt opgeslagen: in de EU of in de VS. Uw tenders, antwoorden en kennis blijven daar, en de AI die ermee werkt draait in dezelfde regio.
Meer informatie →James, uw AI-bidagent
Van de eerste lezing van het aanbestedingsdossier tot het eindbestand neemt James, de AI-bidagent van SEQUESTO, werk uit handen van de bidmanager: samenvattingen, drafts, contracten, formulieren, taaktoewijzingen en opvolging. U stuurt aan, hij doet het werk, meerdere taken tegelijk.
Meer informatie →Samenwerken en reviewen
Wijs elke vraag toe aan de expert die het antwoord kent. Schrijf, becommentarieer, review en keur goed in dezelfde gedeelde documenten, met James, de AI-bidagent van SEQUESTO, die naast u werkt.
Meer informatie →Uw rapporten, in uw format
Het boardpack, de maandelijkse pipeline-e-mail, de winrate per business unit: bouw ze in SEQUESTO. Vanaf dan is er niets meer te onderhouden. Elk getal blijft actueel, één klik van de bids erachter.
Meer informatie →Veelgestelde vragen
Ja. SEQUESTO legt vast wie wat deed bij elke bid, ook wat James deed in wiens naam. Admins filteren het logboek op persoon, actietype en periode en doorzoeken de tekst van de vermeldingen.
Bestanden en mappen die zijn aangemaakt, hernoemd, verplaatst, verwijderd, gearchiveerd en hersteld; nieuwe versies; veldwijzigingen; toegewezen personen; toegekende of ingetrokken toegang; wijzigingen van rechten en eigenaarschap; leden die zijn toegevoegd, verwijderd of bijgewerkt; bids die zijn gestart en verwijderd; opmerkingen; en wijzigingen van synchronisatieverbindingen.
Ja. Wanneer James een document wijzigt in naam van iemand, toont de registratie wie erom vroeg. James bewerkt alleen op instructie van de gebruiker zelf, en elke wijziging kan ongedaan worden gemaakt via de versiegeschiedenis.
Ja. Zie per persoon aan welke bids die werkte en hoeveel tijd die er aan besteedde. Zie per bid wie eraan bijdroeg en hoelang.
Admins. Het logboek omvat het hele bedrijf en blijft daarom bij de mensen die verantwoordelijk zijn voor toegang en governance. Alle anderen werken met de versiegeschiedenis van de documenten die ze kunnen openen.
Ja. Admins kunnen het logboek exporteren, bijvoorbeeld voor een audit of een verzoek van een klant, en uw IT-team kan het via de API van SEQUESTO in uw eigen security- en compliancetools laden.
Ja. Elk document houdt zijn versiegeschiedenis bij, en elke eerdere versie kan worden hersteld.