Over uw bid heen · Fase 1
Analyseer het hele aanbestedingsdossier en beslis dan of u een offerte indient
James, de AI-bidagent van SEQUESTO, leest elk bestand in het aanbestedingsdossier en vertelt u wat er gevraagd wordt, tegen wanneer, hoe het wordt gescoord en waar de risico's zitten. Daarna helpt hij u het te kwalificeren: is deze de komende drie weken van uw team waard? De output volgt het eigen formaat van uw team, zodat ze past bij hoe u al beslist.
De winrate wordt bepaald door goed te kiezen. James leest elk bestand dezelfde dag, zodat uw team kwalificeert op basis van een brief die volgens zijn eigen workflow is geschreven.
AANBESTEDINGSDOSSIER
Wat leest James in een aanbestedingsdossier?
Alles. Een openbare aanbesteding komt zelden aan als één document. Het is een uitnodigingsbrief, een bestek, een ontwerpcontract, prijsbladen, bijlagen en een Q&A-formulier, vaak tegelijk in Word, pdf en Excel. James leest het volledige dossier, over bestanden en formaten heen, en werkt vanuit wat de koper echt schreef.
01
Het hele dossier
James leest veel bestanden in één keer, in gemengde formaten.
02
Rij per rij
Spreadsheets worden rij per rij gelezen, niet steekproefsgewijs.
03
Traceerbare bronnen
Bronnen blijven gekoppeld, zodat u de regel kunt openen die James citeert.
SAMENVATTING
Krijg eerst de samenvatting, de belangrijke data en de gunningscriteria
Het eerste uur op een nieuwe aanbesteding bepaalt hoe de volgende drie weken verlopen.
01
Scope, data en criteria
James geeft u een samenvatting van de scope, de belangrijke data en deadlines, en de gunningscriteria met hun weging zoals de koper ze vermeldt.
02
Data die u kunt opvolgen
Data waar u rond plant, zoals de deadline voor verduidelijkingsvragen, de indieningsdeadline en een eventueel plaatsbezoek, komen eruit als items die u kunt opvolgen.
03
Vage punten gemarkeerd
Als een criterium vaag is of twee documenten elkaar tegenspreken, zegt James dat in plaats van het glad te strijken.
RED FLAGS
Red flags en risico's, in het eigen formaat van uw team
Elk bidteam heeft zijn eigen lijst met dingen die het nerveus maken: onbeperkte aansprakelijkheid, boeteclausules, verplichte certificeringen, onrealistische serviceniveaus. In SEQUESTO bepaalt uw team wat het markeert en hoe elke red flag of elk risico is opgemaakt, of neemt het een kant-en-klare versie uit de bibliotheek. James somt elk ervan op in dat formaat, met de bronpassage gekoppeld.
01
Past zich aan uw proces aan
Hier past SEQUESTO zich aan u aan. SEQUESTO past zich aan het eigen bidproces van elk team aan: eigen fasen, velden, documenttypes en workflows, zonder code.
02
Verschillende teams, verschillende flags
Een uitzendbedrijf kan boetes voor minimumbezetting markeren. Een softwareteam kan voorwaarden voor dataopslag markeren.
03
Dezelfde aanbesteding, een andere bril
Dezelfde aanbesteding geeft elk team zijn eigen flags.
BID OF NO BID
Kwalificeren: beslis op uw manier of u een offerte indient
De beste bidteams winnen door goed te kiezen. Elke aanbesteding die u najaagt, kost uw team weken tijd, dus vroeg en eerlijk kwalificeren is waar de winrate wordt bepaald.
01
Getoetst aan wat u hebt
James toetst de aanbesteding aan wat uw bedrijf echt heeft: de referenties, certificaten en eerdere bids in uw Knowledge Hub. Hij vertelt u aan welke verplichte vereisten u duidelijk voldoet, waar u zwak staat en waarvoor u een partner zou moeten zoeken.
02
Uw manier van beslissen
De go/no-go van SEQUESTO volgt uw manier van beslissen, niet een scoreraster dat iemand anders ontwierp. Uw team heeft zijn criteria al. Schrijf ze één keer op als AI-workflow, bijvoorbeeld “analyseer een aanbesteding en schrijf onze bid/no-bid-brief”, en James volgt dezelfde stappen op elke nieuwe aanbesteding. Leg de beslissing vast in een veld op de bid, zoals een status- of selectieveld dat u definieert, zodat ze in uw pipelinedashboard verschijnt.
03
Laad het dossier
Laad het aanbestedingsdossier in een nieuwe bid. Die start vanuit uw opzet, met uw mappen al op hun plaats.
04
Voer uw analyseworkflow uit
Voer uw analyseworkflow uit. James vat samen, haalt red flags eruit en stelt de brief op.
05
Uw team legt de beslissing vast
Uw team leest de brief, controleert de bronnen en legt de bid/no-bid-beslissing vast.
Voordien / Met SEQUESTO
Voordien: Iemand leest 180 pagina's gedurende twee avonden. Belangrijke data staan in een persoonlijk notitieboekje. De risicolijst hangt af van wie het contract toevallig las. De bid/no-bid-vergadering debatteert over wat de aanbesteding zegt in plaats van over de vraag of er een offerte moet komen, en het team jaagt uiteindelijk aanbestedingen na die het niet kan winnen.
Met SEQUESTO: James leest elk bestand dezelfde dag. Scope, data, gunningscriteria en red flags komen binnen als items in uw eigen sjablonen, elk gekoppeld aan zijn bron. De vergadering start vanuit een brief die volgens uw workflow is geschreven, met uw sterktes en hiaten al afgezet tegen de vereisten.
FINSE AANBESTEDING
Voorbeeld: een Finse gemeentelijke aanbesteding voor personeel in de thuiszorg
Een Finse gemeente publiceert een aanbesteding (tarjouspyyntö) voor tijdelijke verpleegkundigen en thuiszorgmedewerkers in negen zorgeenheden. Het dossier bevat de uitnodiging tot inschrijving, een bijlage met vereisten in Word, een prijs-Excel met vijf tabbladen, een ontwerp van raamovereenkomst en de regels voor de vragenronde.
01
Vijf bestanden, één samenvatting
James leest alle vijf de bestanden. De samenvatting geeft u de scope per zorgeenheid, de gunningscriteria en hun weging, de deadline voor vragen en de indieningsdatum.
02
Twee red flags
James markeert een boete voor onbezette shifts in de overeenkomst en een verplichte verpleegkundige licentie in de vereisten, elk als red flag in het eigen formaat van het team.
03
Twee tegenstrijdigheden om te verduidelijken
Hij somt ook twee tegenstrijdigheden tussen de bijlage met vereisten en het prijsblad (uren versus shifts) op als punten om met de koper te verduidelijken, klaar voor de volgende fase.
04
De brief die uw directeur verwacht
Uw bid/no-bid-workflow schrijft dan de brief in het formaat dat uw directeur verwacht.
Veelgestelde vragen
Ja. James leest het volledige aanbestedingsdossier, over veel bestanden en formaten heen, waaronder Word, pdf en Excel. Spreadsheets worden rij per rij gelezen. De samenvatting omvat scope, belangrijke data, gunningscriteria en risico's, en elk geëxtraheerd item verwijst terug naar de passage waaruit het komt, zodat u het kunt controleren in de eigen bewoordingen van de koper.
Ja. James leest het hele aanbestedingsdossier, toetst het aan uw referenties, certificaten en eerdere bids en schrijft uw bid/no-bid-brief volgens de eigen workflow van uw team: aan welke vereisten u duidelijk voldoet, waar u zwak staat en wat de risico's zijn. Uw team neemt de beslissing en legt ze vast op de bid.
Ja, en het werkt zoals uw team beslist. Het is geen vast scoreraster: u beschrijft uw eigen criteria één keer als AI-workflow, bijvoorbeeld “analyseer een aanbesteding en schrijf onze bid/no-bid-brief”, en James volgt die bij elke aanbesteding. U legt de beslissing vast in een veld dat u zelf op de bid definieert, zodat ze in uw pipelinedashboard verschijnt.
Ja. Uw team bepaalt welke red flags, risico's en verduidelijkingen het bijhoudt en hoe elk ervan is opgemaakt, of neemt ze uit de bibliotheek. James haalt ze eruit in uw formaat. SEQUESTO past zich aan het eigen bidproces van elk team aan: eigen fasen, velden, documenttypes en workflows, zonder code.
James haalt de gunningscriteria en hun weging eruit zoals de koper ze vermeldt, met een link naar de bron. Als de criteria vaag zijn, of twee documenten in het dossier elkaar tegenspreken, meldt James dat in plaats van er één te kiezen. Die hiaten kunnen verduidelijkingsvragen worden voor de vragenronde van de koper.
James werkt vanuit de bestanden in de bid en toont zijn bronnen. Als u specifieke bestanden of mappen toevoegt, gebruikt James alleen die als bron en vraagt hij het na in plaats van iets te verzinnen wanneer het antwoord er niet in staat. U kunt elk geëxtraheerd item openen en de passage zien waaruit het komt.