aOS · Knowledge Hub
Stel drafts op uit de documenten die u al hebt, niet uit een bibliotheek die u moet bouwen
James, de AI-bidagent van SEQUESTO, stelt drafts op uit uw eerdere bids, beleid, cv’s en certificaten. Geen Q&A-bibliotheek om eerst te bouwen en elk antwoord toont waar het vandaan komt.
Uw eerdere bids, beleid en certificaten blijven zoals ze zijn. James doorzoekt ze op betekenis, respecteert wie wat mag lezen en schrijft in de taal van de aanbesteding.
01 · UW DOCUMENTEN
Moeten we eerst een Q&A-bibliotheek bouwen?
Nee. De meeste bidteams hebben de antwoorden al, verspreid over de bids van vorig jaar, ISO-beleid, cv’s, casestudy’s en certificaten.
Uw eerdere antwoorden omzetten in een gecureerde Q&A-bibliotheek duurt maanden en ze raakt verouderd vanaf de dag dat ze klaar is: verouderde en dubbele antwoorden stapelen zich op en iemand moet opruimen.
James werkt vanuit uw documenten zoals ze vandaag zijn. Upload het beleid van dit jaar en de volgende draft gebruikt het. Geen paren om te taggen, geen verouderde antwoorden om uit te zuiveren.
SEQUESTO vertrekt vanuit de documenten zelf. Upload ze naar de Knowledge Hub of haal ze binnen vanuit gekoppelde bronnen. James doorzoekt ze op betekenis, niet op exact trefwoord, en stelt drafts op uit wat hij vindt.
Voor / Met SEQUESTO
| Voor | Met SEQUESTO |
|---|---|
| Een Q&A-bibliotheek bouwen en onderhouden voordat de AI nuttig is. | Upload uw eerdere bids, beleid en cv’s. James stelt drafts op uit die documenten. |
| Antwoorden komen zonder spoor binnen. Reviewers controleren alles opnieuw. | Elk antwoord toont zijn bronnen. Klik om de passage te openen. |
| De bibliotheek is in het Engels. De aanbesteding is in het Duits. | James stelt drafts op in de taal van de aanbesteding vanuit bronnen in andere talen. |
02 · BRONNEN
Waar komen de antwoorden van James vandaan?
Uit uw bronnen, en hij toont ze. Elk antwoord dat James opstelt draagt zijn bronnen, zodat een reviewer of vakexpert de passage kan openen en nagaan voordat de formulering wordt aanvaard.
Wanneer u strakkere controle wilt, voegt u de bestanden of mappen bij die James moet gebruiken. Hij gebruikt dan alleen die als bron. Als het antwoord er niet in staat, vraagt hij het na in plaats van er een te verzinnen. Handig wanneer een koper vraagt naar één specifiek contract, één site of één certificaat.
De zoekfunctie van de Knowledge Hub respecteert wie wat mag lezen: James geeft alleen bestanden terug die de vragende persoon mag lezen.
03 · HERGEBRUIK
Kan James een sectie hergebruiken die we eerder schreven?
Ja, woord voor woord.
Wanneer het antwoord van vorig jaar over gegevensbescherming of bedrijfscontinuïteit nog klopt, kan James de sectie hergebruiken zoals ze geschreven was, zonder ze te herformuleren.
Wanneer ze aangepast moet worden, stelt hij een nieuwe versie op uit de oude en toont hij de bron.
James kan in uw bibliotheek ook zoeken naar afbeeldingen en slides, bijvoorbeeld een organigram of een diagram van de dienstverlening uit een eerder pitchdeck, zodat u ze in de nieuwe bid kunt hergebruiken.
04 · TOON EN REGELS
Hoe kent James de toon en de regels voor deze bid?
Via personas en regels die u één keer instelt.
Beschrijf hoe te schrijven voor een type bid, bijvoorbeeld “overheidssector, formeel Nederlands” of “private RFP, beknopt Engels”. U past een persona toe per project.
Regels zitten op vier niveaus: bedrijf, persona, project en gebruiker. De regels van het bedrijf winnen wanneer ze botsen. Een regel kan zijn “vermeld nooit responstijden onder de SLA van het contract” of “gebruik altijd de naam van de klant voor de dienst, niet de onze”.
Wanneer een verzoek een regel zou breken, wijst James op het conflict en vraagt hij hoe verder te gaan.
05 · UITGEWERKT VOORBEELD
Een uitgewerkt voorbeeld: een Italiaanse stadsaanbesteding vanuit Engelse bronnen
Een bikesharingexploitant beantwoordt de aanbesteding (gara d’appalto) van een Italiaanse stad met een capitolato tecnico (technische specificaties) en een leveranciersverklaring. Zijn eerdere bids en ISO-beleid staan grotendeels in het Engels.
De bidmanager past de persona “overheidssector, formeel Italiaans” toe en voegt drie mappen bij: eerdere stadscontracten, het ISO 14001- en 45001-beleid en de onderhoudshandleidingen van het wagenpark.
James stelt elk antwoord in het Italiaans op vanuit die Engelse bronnen, toont de bronpassages, hergebruikt de standaardsectie over bedrijfscontinuïteit woord voor woord en vraagt het na waar een stadsspecifieke omvang van het wagenpark ontbreekt.
Gerelateerde functies
Antwoorden opstellen
James, de AI-bidagent van SEQUESTO, stelt elk antwoord op vanuit uw eerdere bids, beleidsdocumenten, CV's en certificaten. Hij volgt de regels van uw bedrijf, schrijft in de taal van de aanbesteding en vertelt u waar elk antwoord vandaan komt.
Meer informatie →James, uw AI-bidagent
Van de eerste lezing van het aanbestedingsdossier tot het eindbestand neemt James, de AI-bidagent van SEQUESTO, werk uit handen van de bidmanager: samenvattingen, drafts, contracten, formulieren, taaktoewijzingen en opvolging. U stuurt aan, hij doet het werk, meerdere taken tegelijk.
Meer informatie →Integraties
Uw bids starten in de CRM, de bestanden staan in SharePoint, het team praat in Teams. SEQUESTO past daartussen, zodat niemand informatie van het ene systeem naar het andere kopieert.
Meer informatie →Security & Governance
Uw bids bevatten prijzen, cv’s en klantnamen en een dozijn mensen werkt eraan, met een AI ernaast. Met SEQUESTO bepaalt u wie wat ziet, controleert u wat James mag doen, ziet u wie wat deed en weet u hoe elke bid ervoor staat.
Meer informatie →Guardrails
U stuurt de bid aan en James, de AI-bidagent van SEQUESTO, doet het werk: samenvattingen, drafts, contracten, presentaties, formulieren, taaktoewijzingen en opvolging. Welke taak ook, dezelfde guardrails bepalen wat hij mag lezen, wat hij mag wijzigen, wie hij mag betrekken en wanneer hij “klaar” mag zeggen.
Meer informatie →Veelgestelde vragen
Nee. James, de AI-bidagent van SEQUESTO, stelt drafts op uit de eigen documenten van uw bedrijf, zoals eerdere bids, beleid, cv’s en certificaten in de Knowledge Hub en gekoppelde bronnen. U hoeft niet eerst een Q&A-bibliotheek te bouwen. Elk antwoord toont zijn bronnen, zodat reviewers ze kunnen controleren.
Ja. Elk antwoord dat James opstelt toont zijn bronnen en u kunt de bronpassage openen om het na te gaan. Wanneer u specifieke bestanden of mappen bijvoegt, gebruikt James alleen die en vraagt hij het na in plaats van te verzinnen als het antwoord er niet staat.
Ja. James stelt op in de taal van de aanbesteding vanuit bronnen in andere talen. Een Duitse of Franse aanbesteding kan worden beantwoord vanuit Engelse eerdere bids en beleidsdocumenten, met bronnen bij elk antwoord.
Ja. James kan een eerdere sectie woord voor woord hergebruiken wanneer die nog het juiste antwoord is, of er een aangepaste versie van opstellen met de bron erbij. Hij kan ook in uw bibliotheek zoeken naar afbeeldingen en slides om te hergebruiken.
Personas vertellen James hoe hij moet schrijven voor een type bid, bijvoorbeeld “overheidssector, formeel Nederlands”. U past er één toe per project. Ze werken samen met regels op bedrijfs-, persona-, project- en gebruikersniveau, waarbij de regels van het bedrijf winnen wanneer ze botsen.
De zoekfunctie van de Knowledge Hub geeft alleen bestanden terug die de vragende persoon mag lezen. Rechten worden per bestand en map ingesteld en de zoekfunctie van James respecteert ze. Meer details staan op de pagina Security & Governance.