Alleen in SEQUESTO · James
James. De assistent aan uw zijde voor de hele bid.
Van de eerste lezing van het aanbestedingsdossier tot het eindbestand neemt James, de AI-bidagent van SEQUESTO, werk uit handen van de bidmanager: samenvattingen, drafts, contracten, formulieren, taaktoewijzingen en opvolging. U stuurt aan, hij doet het werk, meerdere taken tegelijk.
Het grootste deel van een bid is werk dat geen vragen beantwoorden is. James neemt het op zich, meerdere taken tegelijk, onder uw regels, terwijl de beslissingen bij uw team blijven.
HELE BID
Meer dan vragen beantwoorden
De meeste AI-bidtools doen één ding: de vragen in een vragenlijst beantwoorden. Dat is misschien een derde van de week van een bidmanager. De rest is lezen, beslissen, mensen organiseren, ze opvolgen, controleren wat ze stuurden, alles schrijven wat geen vraag is en de eindbestanden juist krijgen.
James helpt bij alles.
01
Binnen de bid
Hij werkt binnen de bid, op dezelfde documenten, tabellen en bestanden als uw team, en weet wie aan wat werkt.
02
Gewone taal
Vraag het in gewone taal, zoals u het aan een collega zou vragen.
Voor / Met SEQUESTO
| Voor | Met SEQUESTO |
|---|---|
| Een AI die vragen beantwoordt en een bidmanager die al het andere doet | Een assistent voor de hele bid: lezen, schrijven, organiseren, opvolgen, controleren |
| 300 pagina’s lezen om het team te briefen | De samenvatting van James over scope, data, gunningscriteria en risico’s in minuten |
| 200 vragen met de hand toewijzen en dan per e-mail opvolgen | James wijst ze toe aan de juiste mensen en volgt op in de bid |
| Het antwoord van elke expert openen om te zien of het af is | James controleert wat terugkwam en zegt u wat nog openstaat |
| Contracten, begeleidende brieven en samenvattingen als laatste geschreven, ’s nachts | Opgesteld door James uit uw eigen documenten, ter review |
OMVANG
Wat James doet over een bid heen
01
Voordat u beslist om te bidden
Het hele aanbestedingsdossier lezen en scope, belangrijke data, gunningscriteria, percelen en risico’s samenvatten.
De koper en de context op het web opzoeken.
De bid/no-bid-briefing schrijven, volgens de workflow van uw team.
De velden van de bid invullen op basis van wat de koper schreef: deadline, contractwaarde, percelen, koper.
02
De bid organiseren
De aanbesteding omzetten in werk: elke vereiste, vraag en verduidelijking als item in het formaat van uw team.
Elke vraag of sectie toewijzen aan de juiste persoon en die laten weten.
De verduidelijkingsvragen voor de koper opstellen.
03
Alles schrijven, niet alleen antwoorden
Antwoorden en method statements, uit uw eerdere bids, beleid, cv’s en certificaten, met bronnen erbij.
De executive summary, de begeleidende brief en het contract: een conceptcontract of de lijst met afwijkingen van de voorwaarden van de koper, ter review voor legal.
Cv’s en referenties afgestemd op de criteria van de koper.
De bidpresentatie, gebouwd op basis van uw template.
In de taal van de aanbesteding, ook vanuit bronnen in een andere taal.
04
Mensen opvolgen
Controleren wat elke persoon heeft geleverd en wat nog leeg, gedeeltelijk of in afwachting is.
Een opmerking achterlaten voor de mensen die nog een antwoord schuldig zijn, in de bid, zodat ze een melding krijgen.
Statussen bijwerken naarmate werk binnenkomt, zodat het hele team ziet hoe de bid ervoor staat.
05
De bestanden juist krijgen
De eigen bestanden van de koper invullen: vergrendelde Excel, Word-formulieren, pdf-formulieren, PowerPoint-templates.
Elke vereiste controleren voordat iets als afgerond wordt bestempeld en de hiaten opsommen.
De definitieve documenten exporteren naar Word of pdf in het template van uw bedrijf.
ORKESTRATIE
U stuurt aan. James doet het werk, meerdere taken tegelijk.
De meeste AI-tools werken als een chat: u stelt één vraag, wacht, kopieert het antwoord ergens naartoe en stelt de volgende. U doet het werk nog altijd zelf, prompt per prompt.
01
Veel taken tegelijk
In SEQUESTO stuurt u de bid aan en James, de AI-bidagent van SEQUESTO, doet het werk: zoveel taken tegelijk als de bid nodig heeft, in de volgorde die uw proces volgt.
02
Eén taak per gesprek
Geef James één taak per gesprek en start de volgende terwijl hij werkt: het dossier samenvatten in het ene, de vragen toewijzen in het andere, de begeleidende brief opstellen in een derde.
03
Workflows die uw team kan uitvoeren
U controleert elk resultaat naarmate het binnenkomt en bewaart de reeksen die werken als workflows die uw hele team kan uitvoeren.
UITGEWERKT VOORBEELD
De week van een bidmanager met James
01
Maandag
De aanbesteding van een Poolse spoorwegexploitant voor ticketingsoftware komt binnen. James vat het dossier samen, vult de velden van de bid in en schrijft de bid/no-bid-briefing met de workflow van het team. De beslissing valt om 11:00.
02
Dinsdag
James haalt de 180 vereisten eruit, wijst de technische toe aan vier experts en de HR-vragen aan HR en stelt de verduidelijkingsvragen op.
03
Woensdag
James stelt de method statement en de executive summary op uit de bid van vorig jaar, stemt drie cv’s af en somt de afwijkingen van het contract van de koper op voor legal.
04
Donderdag
“Wat staat er nog open?” James controleert de secties van de experts: 31 klaar, 6 gedeeltelijk, 4 leeg. Hij laat een opmerking achter voor de twee mensen die nog niet begonnen zijn.
05
Vrijdag
James vult de Excel- en Word-formulieren van de koper in, controleert elke vereiste en somt twee punten op die een beslissing nodig hebben. De bidmanager bekijkt, beslist en exporteert de definitieve bestanden.
HUMAN CONTROL
U blijft de baas
01
Uw regels
Regels van het bedrijf, de persona, het project en de persoon gelden voor alles wat James doet. De regels van het bedrijf gaan voor en hij vraagt het eerst voordat hij ertegenin gaat. Meer hierover hieronder.
02
Uw instructie
James wijzigt een document alleen op de eigen instructie van een persoon, gecontroleerd vóór de wijziging. Vraag om een review en hij doet een review.
03
Uw toegang
Hij leest alleen wat de vragende persoon mag lezen. Zie wie wat ziet en bewerkt.
04
Uw beslissing
James bereidt voor; uw team beslist wat wordt verstuurd.
REGELS
Uw regels, op vier niveaus. James vraagt het na voordat hij er een breekt.
De meeste AI-tools behandelen uw instructies als suggesties. U zegt “noem nooit onderaannemers” of “schrijf altijd in formeel Nederlands” en drie antwoorden later is de regel weg. James controleert elke actie aan de hand van uw regels voordat hij schrijft en ze gelden voor alles wat hij doet, niet alleen voor antwoorden.
01
Vier niveaus
Niveau Wat het bevat Voorbeeld 1. Bedrijf Regels voor iedereen, de bedrijfsglossary en de bedrijfscontext “Noem nooit onderaannemers. Schrijf altijd ‘ISO 27001-gecertificeerd’, nooit ‘compliant’.” 2. Persona Toon, doelgroep, stijl en lengte voor één soort lezer “Overheidssector, formeel Nederlands, kort en precies.” 3. Project De details en regels van het project “Deze koper beperkt antwoorden tot 300 woorden.” 4. Gebruiker De eigen voorkeuren van elke persoon “Ik heb liever opsommingstekens in drafts.” 02
Het hogere niveau wint
Wanneer twee regels botsen, wint het hogere niveau alleen op dat punt en zegt James u welke regel hij toepaste. De regels van het bedrijf gaan altijd voor.
03
James vraagt het na voordat hij een regel breekt
Wanneer een verzoek tegen een regel in zou gaan, gehoorzaamt of weigert hij niet stilzwijgend. Hij noemt de regel en geeft u opties: A) toch doorgaan, B) het alternatief dat de regel respecteert, C) iets anders. Uw antwoord, zelfs een gewone “B”, is de instructie. Tekst die al in een document staat en een regel breekt, wordt aangewezen, niet herschreven.
Uw bedrijfsregel zegt bijvoorbeeld “Noem nooit onderaannemers in een bid”. Een bidmanager vraagt James de installatiepartner NordKabel toe te voegen aan de sectie over de levering. James citeert de regel en biedt: A) NordKabel toch noemen, B) schrijven “geleverd door een gescreende installatiepartner”, C) het weglaten. De bidmanager antwoordt “B” en James schrijft dat, en alleen dat.
Gerelateerde functies
Analyseren en kwalificeren
James, de AI-bidagent van SEQUESTO, leest elk bestand in het aanbestedingsdossier en vertelt u wat er gevraagd wordt, tegen wanneer, hoe het wordt gescoord en waar de risico's zitten. Daarna helpt hij u het te kwalificeren: is deze de komende drie weken van uw team waard? De output volgt het eigen formaat van uw team, zodat ze past bij hoe u al beslist.
Meer informatie →Vereisten en verduidelijkingsvragen
James, de AI-bidagent van SEQUESTO, zet de vereisten en vragen van de koper om in gestructureerde items, opgebouwd uit uw eigen templates. Onduidelijke punten worden verduidelijkingsvragen die u kunt versturen vóór de Q&A-deadline van de koper.
Meer informatie →Antwoorden opstellen
James, de AI-bidagent van SEQUESTO, stelt elk antwoord op vanuit uw eerdere bids, beleidsdocumenten, CV's en certificaten. Hij volgt de regels van uw bedrijf, schrijft in de taal van de aanbesteding en vertelt u waar elk antwoord vandaan komt.
Meer informatie →Samenwerken en reviewen
Wijs elke vraag toe aan de expert die het antwoord kent. Schrijf, becommentarieer, review en keur goed in dezelfde gedeelde documenten, met James, de AI-bidagent van SEQUESTO, die naast u werkt.
Meer informatie →Vult elk bestand in dat de koper stuurt
Verklaringen, leveranciersformulieren, gegevensbladen: Word- en pdf-formulieren vol tabellen, selectievakjes en vakken die op de pagina zijn getekend. James, de AI-bidagent van SEQUESTO, vult ze in het eigen bestand van de koper in, op basis van de documenten van uw bedrijf. Hetzelfde bestand terug, klaar om te versturen.
Meer informatie →Pas “klaar” als alles gedekt is
Voordat een bid als compleet wordt gemarkeerd, controleert James elke vereiste aan het afgewerkte document en beoordeelt die als conform, gedeeltelijk, ontbrekend of verduidelijking vereist. Een vermelding is geen antwoord, en James noemt een document niet compleet zolang er een hiaat openstaat.
Meer informatie →Veelgestelde vragen
James is de AI-bidagent van SEQUESTO: een assistent aan de zijde van de bidmanager voor de hele bid, van de eerste lezing van de aanbesteding tot het eindbestand. Hij vat samen, stelt drafts op, vult formulieren in, wijst werk toe, volgt mensen op en controleert of elke vereiste gedekt is.
Nee. Vragen beantwoorden is maar één deel van zijn werk. James vat ook de aanbesteding samen, schrijft bid/no-bid-briefings, begeleidende brieven, executive summaries en contracten, stemt cv’s af, bouwt presentaties, wijst werk toe aan collega’s, volgt op wat ontbreekt en vult de bestanden van de koper in.
Ja. James wijst vragen of secties toe aan collega’s met naam, die in SEQUESTO een melding krijgen. Later controleert hij wat elke persoon heeft geleverd, zegt hij u wat nog openstaat en bij wie, en laat hij een opmerking achter voor de mensen die nog een antwoord schuldig zijn.
Ja. James stelt contractdocumenten op uit uw eigen templates en eerdere contracten en somt de afwijkingen op tussen de voorwaarden van de koper en uw standaardpositie, zodat uw juridisch team ze kan nalezen.
Ja. SEQUESTO vult de meest complexe formulieren van de koper in in hun eigen bestand, niet alleen vragenlijsten: Word- en pdf-formulieren met tabellen, selectievakjes en aankruisvakjes, platte pdf’s met getekende vakken, vergrendelde Excel-bladen en PowerPoint-templates.
Ja. In SEQUESTO stuurt u de bid aan en James, de AI-bidagent van SEQUESTO, doet het werk: zoveel taken tegelijk als de bid nodig heeft, in de volgorde die uw proces volgt. Start elke taak in een eigen gesprek; James werkt er parallel aan en schrijft elk resultaat in de bid.
Ja. James volgt regels die op vier niveaus zijn ingesteld: bedrijf, persona, project en gebruiker. De regels van het bedrijf gaan voor en James controleert elke actie aan de hand van de regels die van toepassing zijn voordat hij schrijft.
Het hoogste niveau wint: bedrijf boven persona, persona boven project, project boven gebruiker. James past de hogere regel alleen op dat punt toe, behoudt de rest en zegt u welke regel hij toepaste.
James noemt de regel, legt het conflict uit en biedt opties: toch doorgaan, het alternatief dat de regel respecteert, of iets anders. Dan wacht hij op uw antwoord. Een kort antwoord zoals “B” volstaat.
Een persona bepaalt hoe James schrijft voor één soort lezer, bijvoorbeeld “overheidssector, formeel Nederlands” of “Duitse Mittelstand, technisch”. U past ze per project toe. De regels over toon, stijl en lengte gelden voor het hele antwoord en een persona kan de regels van het bedrijf niet overrulen.