Behandel de EcoVadis-vragenlijst als een bid met score

Welke score uw antwoorden op de EcoVadis-scorecard opleveren, hangt af van de bestaande documenten die u aan elk geactiveerd criterium toevoegt, niet van hoe goed de antwoorden geformuleerd zijn: de vragenlijstgids van EcoVadis vermeldt dat bijgevoegde documenten het enige bewijs zijn dat de analisten tijdens de beoordelingsfase in aanmerking nemen. Wanneer u moet beginnen, hangt af van de datum waarop uw klanten de nieuwe scorecard nodig hebben, want na indiening duurt het weken voordat de resultaten worden gepubliceerd. Het gaat dus om een beoordeelde indiening met een gepubliceerd beoordelingsschema, die u het best ook zo aanpakt, in zes fasen: bepaal de tijdlijn, breng de criteria in kaart, wijs de eigenaren aan, kies de documenten, stem de cijfers af en plan de herbeoordeling.

Wie het proces leidt en wat u nodig hebt voor u begint

De bidmanager of proposalmanager beheert de vragenlijst samen met de duurzaamheidsverantwoordelijke, omdat die alles omvat wat bij een beoordeelde indiening hoort: een deadline, een beoordelingsschema, bewijsmateriaal verspreid over de hele organisatie en één persoon die verantwoordelijk is voor wat wordt ingediend. De duurzaamheidsverantwoordelijke kent het programma. HR, juridische zaken, operations en het team dat uw eigen leveranciers beheert, beschikken over de meeste documenten. De bidmanager is verantwoordelijk voor het plan, de bewijsstukken en de definitieve goedkeuring.

Verzamel vier soorten input voordat de vragenlijst wordt geopend:

• de datum waarop elke klant uw volgende scorecard nodig heeft
• uw vorige scorecard en de verbeterpunten daarin, als u al eerder bent beoordeeld
• uw meest recente CDP-antwoord, als u er een indient
• de ESG-antwoorden in uw bidbibliotheek die klanten al hebben ontvangen

De laatste twee zijn belangrijker dan ze lijken. Klanten die uw scorecard hebben, beschikken mogelijk ook over uw CDP-antwoord en uw bidantwoorden. De vragenlijst wordt dus nooit los van de rest beantwoord. Als EcoVadis een van de vele vragenlijsten is die uw team beantwoordt, leest u in de aanpak voor elk antwoord op een vragenlijst hoe die tussen de andere past, en het lemma ESG-vragenlijst behandelt de bredere categorie waartoe ze behoort.

Plan terug vanaf de datum waarop uw klanten de scorecard nodig hebben

Bepaal uw uiterste indieningsdatum door van de datum van uw klant de publicatietijd af te trekken, niet op basis van de deadline die EcoVadis u geeft. De twee termijnen lopen los van elkaar. Een scorecard blijft 12 maanden geldig vanaf de publicatie, waarna nieuwe verzoeken van klanten om de scorecard te delen een herbeoordeling in gang zetten. Klanten kunnen dat verzoek tot 3 maanden vóór het verstrijken van uw huidige scorecard indienen.

Het platform hanteert zijn eigen timing. De standaarddeadline is 30 werkdagen, en EcoVadis merkt op dat het invullen van de vragenlijst enkele uren tot enkele dagen kan duren als de documenten klaarstaan. In de meeste gevallen kunt u de deadline zelf verlengen met in totaal maximaal 60 werkdagen, zolang u dat doet voordat de deadline verstrijkt. Na uw indiening duurt de publicatie doorgaans 6 tot 8 weken, maar afhankelijk van het bedrijfsprofiel kan dat korter of langer zijn.

Dat laatste cijfer bepaalt uw datum. Elke werkdag die u op het platform gebruikt, inclusief verlengingen, schuift de publicatie op. De deadline die het platform toont, is het uiterste moment waarop u mag indienen, niet het uiterste moment waarop uw klant kan wachten.

Een uitgewerkt voorbeeld van de terugplanning

Dit is een voorbeeld, uitsluitend op basis van de bovenstaande termijnen. Stel dat een klant uw nieuwe scorecard nodig heeft op de dag dat de huidige vervalt en zijn verzoek zo vroeg mogelijk indient.

1. Drie maanden vóór de vervaldatum, ongeveer 13 weken: de aanvraag komt binnen.
2. Acht weken vóór de vervaldatum: uw uiterste indieningsdatum, rekening houdend met de bovengrens van de gebruikelijke publicatietermijn.
3. Tussen beide data: ongeveer 5 weken, of circa 25 werkdagen.

Dat is minder dan de standaardtermijn van 30 werkdagen. Daardoor kan de deadline die het platform toont na uw werkelijke deadline vallen, en met een verlenging schuift die alleen maar verder op. Zodra u over de bewijsstukken beschikt, is de vragenlijst vlot ingevuld. Of u de deadline haalt, hangt dus af van het werk dat u verricht voordat de aanvraag binnenkomt: criteria koppelen, eigenaren aanwijzen en documenten controleren. Een latere aanvraag verkort de beschikbare periode met evenveel tijd. Spreek de aanvraagdatum daarom even vroeg met de klant af als alle andere afspraken.

Koppel de geactiveerde criteria aan beleid, acties en resultaten

Zet de vragenlijst om in een matrix met één rij per geactiveerd criterium en geef vervolgens per criterium aan welke bewijsstukken u hebt voor beleid, acties en resultaten. Volgens EcoVadis hangt de lengte van uw vragenlijst vooral af van het aantal geactiveerde criteria - de belangrijkste duurzaamheidskwesties die het voor uw bedrijf vaststelt - binnen de vier thema's: milieu, arbeids- en mensenrechten, ethiek en duurzame inkoop. U wordt op die criteria beoordeeld, dus vormen ze de rijen.

De kolommen zijn afgeleid van de beoordeling. De methodologie van EcoVadis meet de kwaliteit van een duurzaamheidsmanagementsysteem aan de hand van drie pijlers - beleid, acties en resultaten - verdeeld over zeven managementindicatoren. Voor een criterium dat alleen door beleid wordt onderbouwd, is er bewijs voor één pijler en blijven twee kolommen leeg. Dat is het nuttigste inzicht dat de matrix u biedt: een verbintenis op papier zonder bewijs dat ze is uitgevoerd of gemeten.

Noteer voor elke rij:

• het geactiveerde criterium en het bijbehorende thema
• het beleid dat erop van toepassing is
• de actie waarmee het beleid in de praktijk wordt gebracht, zoals een procedure of een opleidingsregistratie
• het resultaat waarmee dit wordt gemeten, zoals een KPI-rapport
• de eigenaar van elk document
• de vragenlijstoptie waaraan elk document wordt toegevoegd

Breng elke lacune nu in kaart en plan niet om ze op te vullen door speciaal daarvoor een document op te stellen. Sommige lacunes kunt u opvullen met een bestaand document dat u nog niet hebt gevonden. De overige neemt u op in het plan voor de herbeoordeling.

Wijs aan elk thema en document een eigenaar toe

Wijs voor elk thema één eigenaar aan, gekozen omdat diens functie over de bijbehorende bewijsstukken beschikt, en voor elk document één eigenaar. Zo heeft de bidmanager per thema één persoon bij wie ontbrekende informatie kan worden opgevraagd. De documenteigenaar zorgt ervoor dat het bestand actueel en volledig is en dat de juiste versie wordt gebruikt.

Koppel elk thema aan de functie die de bewijsstukken ervoor beheert: arbeids- en mensenrechten aan HR, ethiek aan juridische zaken, en milieu aan operations of de duurzaamheidsverantwoordelijke. Duurzame inkoop is het thema zonder duidelijke thuisbasis, omdat de bewijsstukken verspreid zijn over het team dat uw eigen leveranciers beheert, juridische zaken voor contractclausules en operations. Wijs het toe aan degene die documenten bij alle drie kan opvragen en maak de anderen documenteigenaar onder die persoon.

EcoVadis stelt ook voor om gebruikersaccounts voor collega's aan te maken, zodat zij vragen kunnen helpen beantwoorden en documenten kunnen uploaden. Doe dat voor uw documenteigenaren, zodat ieder van hen de eigen bestanden uploadt bij de opties in de matrix en u in één oogopslag ziet wat nog ontbreekt.

Brief eigenaren zoals u elke vakexpert zou briefen: vermeld het criterium, de pijler, het soort document dat u nodig hebt en de datum waarop u het nodig hebt. Vraag om bestaande documenten, nooit om nieuwe. Samenwerken met vakexperts aan aanbestedingen behandelt hoe u bewijs verzamelt bij mensen met andere prioriteiten. De bidmanager is verantwoordelijk voor de goedkeuring: eigenaren leveren bewijs aan en één persoon beslist wat wordt ingediend.

Kies de documenten die analisten zullen erkennen

Kies elk document op basis van het criterium en de pijler die het onderbouwt, want als alleen bijlagen meetellen, vormt de bewijsset de indiening. EcoVadis beperkt ook het aantal documenten.

Bepaal wat de 55 plaatsen invult

EcoVadis staat een bedrijf maximaal 55 bewijsstukken per beoordeling toe. Alleen relevante documenten waarnaar bij de juiste vragen wordt verwezen, dragen bij. Laat de matrix bepalen hoe u de beschikbare plaatsen invult. Begin met documenten die een lege pijler bij een geactiveerd criterium invullen, gevolgd door documenten die meerdere criteria tegelijk afdekken. Laat alles weg wat geen enkel criterium ondersteunt waarop u wordt beoordeeld. Een document dat aan de verkeerde optie is gekoppeld, neemt een plaats in en bewijst niets.

De geldigheidsduur beperkt de keuze verder. EcoVadis hanteert een geldigheidsduur van 8 jaar voor beleidsdocumenten en acties, en van 2 jaar voor KPI-rapportering. Een ouder KPI-rapport telt niet mee, hoe goed de cijfers ook zijn. Daarom moet de kolom met resultaten tussen beoordelingen het eerst worden bijgewerkt.

Controleer elk bestand vóór het uploaden

Controleer elk bestand aan de hand van vier criteria voordat u het uploadt:

• Het bestond al vóór de beoordeling: EcoVadis aanvaardt geen documenten die uitsluitend voor de beoordeling zijn opgesteld, en vereist dat documenten authentiek zijn en al bestonden.
• Het is volledig: het hele document, niet alleen een uittreksel of een voorblad.
• Het valt binnen de geldigheidsduur.
• Het is machineleesbaar: documenten moeten machineleesbaar zijn om volledig in aanmerking te worden genomen, en scans, schermafbeeldingen en handgeschreven tekst worden mogelijk niet gelezen.

Als u niet zeker weet of een specifiek bestand meetelt, biedt de EcoVadis Document Guide geldige en ongeldige voorbeelden, tips om binnen de limiet van 55 documenten te blijven en een onderdeel voor bedrijven die opnieuw worden beoordeeld. Door tussen beoordelingen door voor elk document de eigenaar en beoordelingsdatum bij te houden, voorkomt u dat deze controle elk jaar een zoektocht wordt. Lees hoe u een auditbare bewijsbibliotheek opbouwt.

In SEQUESTO: elk bewijsdocument in de Knowledge Hub, onderdeel van SEQUESTO aOS, behoudt de gegevens over de eigenaar, de beoordelingscyclus en de vervaldatum. Zo wordt een KPI-rapport waarvan de vervaldatum is verstreken, gemarkeerd voordat het in een concept terechtkomt.

Controleer elk cijfer aan de hand van uw CDP-antwoord en bidantwoorden

Stem elk cijfer op elkaar af vóór u indient, zodat in uw EcoVadis-documenten, uw CDP-antwoord en de ESG-antwoorden in uw bidbibliotheek dezelfde waarde, periode en afbakening van de entiteit staan. Een klant die over uw scorecard en uw offerte beschikt, kan die met elkaar vergelijken. Een afwijking roept een vraag op die vóór indiening veel eenvoudiger te verhelpen is dan achteraf uit te leggen.

Waar de twee bewijsmodellen verschillen

De twee systemen erkennen bewijs op verschillende plaatsen. CDP beoordeelt een antwoord uitsluitend op basis van de gegevens in het antwoord zelf en sluit externe links en bijlagen uit, tenzij de methodologie anders bepaalt. In de beoordelingsfase houden EcoVadis-analisten alleen rekening met het bijgevoegde document. Een cijfer dat u aan beide rapporteert, moet dus in twee vormen worden aangeleverd: een op zichzelf staande verklaring in het CDP-antwoord en een bijgevoegd document in EcoVadis met dezelfde waarde. Baseer de CDP-verklaring op het document, nooit op uw geheugen, zodat beide niet van elkaar kunnen afwijken.

Stel een cijferregister op

Houd één register bij van elk cijfer dat op meer dan één plaats voorkomt, met deze kolommen:

• het cijfer en de waarde ervan
• de eenheid
• de rapporteringsperiode
• de afbakening van de entiteit: groep, dochteronderneming of vestiging
• het brondocument en de eigenaar ervan
• elke plaats waar het voorkomt: de EcoVadis-optie, de CDP-vraag, het antwoord in de bidbibliotheek

Controleer elk EcoVadis-document vóór het uploaden aan de hand van het register en werk bij elke wijziging van een cijfer eerst het register bij. Lees de kolommen voor periode en afbakening aandachtig. Een groepscijfer voor het ene jaar en een vestigingscijfer voor het andere kunnen beide correct zijn en toch tegenstrijdig lijken voor een klant. Eén keer antwoorden en hergebruiken voor meerdere deals is afhankelijk van een dergelijk register.

In SEQUESTO: uw team bewaart duurzaamheidsgegevens in één bibliotheek met versiegeschiedenis. Wanneer een eigenaar een cijfer bijwerkt, wordt elk antwoord waarin dat cijfer is gebruikt, gemarkeerd.

Plan de herbeoordeling op basis van de verbeterpunten

Zet elk verbeterpunt op uw scorecard om in een actie met een datum en een eigenaar, want bij de volgende beoordeling kan uw eigen bewijsmateriaal de score beïnvloeden. De scorecard vermeldt per thema de sterke punten en verbeterpunten, en EcoVadis kent aan elk verbeterpunt een voorgesteld prioriteitsniveau toe. Begin met de punten met de hoogste prioriteit binnen de geactiveerde criteria en plan elk punt terug vanaf uw eerstvolgende uiterste indieningsdatum.

Een correctief actieplan helpt intussen niet: EcoVadis stelt dat het correctieve actieplannen niet meeneemt in de score. Om een verbeterpunt af te sluiten, hebt u nodig wat meteen punten oplevert: een reëel beleid, een concrete actie of een concreet resultaat, gedocumenteerd vóór u indient.

Daarom moet het plan vroeg van start gaan. Een document dat voor de beoordeling is opgesteld, telt niet mee. Een nieuw beleid moet dus tijd krijgen om te worden ingevoerd, een nieuwe actie om te worden uitgevoerd en een nieuwe KPI om een rapporteringsperiode op te leveren. Dateer elk daarvan ruim voordat de vragenlijst wordt geopend en lees vóór het uploaden het gedeelte over herbeoordeling in de Document Guide.

Reken er niet op dat de antwoorden van vorig jaar het werk uit handen nemen. Bij een herbeoordeling worden sommige antwoorden, ongeveer 20 tot 50%, vooraf ingevuld op basis van de vorige beoordeling. Voor nieuwe of gewijzigde vragen en prestatie-indicatoren gebeurt dat doorgaans niet. Uw KPI-eigenaren moeten er rekening mee houden dat ze nieuwe cijfers moeten aanleveren. Werk het cijferregister bij voordat ze dat doen.

Checklist voor de EcoVadis-vragenlijst

• De uiterste indieningsdatum ligt minstens 8 weken vóór de vroegste datum waarop een klant de nieuwe scorecard nodig heeft, en de documenten zijn klaar voordat de aanvraag binnenkomt.
• Elk geactiveerd criterium staat in de matrix, met aanduiding van het bewijs voor beleid, actie en resultaat, en elke lacune wordt benoemd.
• Elk thema en elk document heeft een aangewezen eigenaar met een EcoVadis-account, en de bidmanager geeft de definitieve goedkeuring.
• Elk bestand bestond al vóór de beoordeling, is volledig, machineleesbaar en nog geldig, en het totale aantal bedraagt maximaal 55.
• Elk cijfer komt voor waarde, eenheid, periode en afbakening van de entiteit overeen met het register, en elke CDP-verklaring staat op zichzelf zonder bijlage.
• Elk verbeterpunt heeft een eigenaar, een prioriteit en een gedateerd document dat vóór de eerstvolgende indieningsdatum klaar moet zijn.

Begin bij de eerste regel: ga na wanneer elke klant uw volgende scorecard nodig heeft en reken van daaruit terug.