Wat is een capability statement?

Een capability statement is een doorlopend bijgehouden bewijsstuk over een leverancier. Het bidteam houdt één goedgekeurde versie bij en past die telkens aan wanneer een koper vraagt welke leveranciers een bepaald type contract kunnen uitvoeren. Bij bids in het VK en de EU kan het een op zichzelf staand document zijn of een onderdeel waar de koper binnen een grotere response om vraagt. In beide gevallen beschrijft het de organisatie, niet een oplossing voor één specificatie.

Het begrip houdt op waar de eigen vragen van de koper beginnen. Een vragenlijst met vaste vragen en drempelwaarden, of een beoordeeld antwoord op een vereiste, is iets anders, ook als daarvoor hetzelfde bewijsmateriaal wordt hergebruikt. Bij federale overheidsopdrachten in de VS verwijst de term doorgaans naar een samenvatting van één pagina, opgebouwd rond registratiecodes zoals UEI, CAGE en NAICS. Dat is een afzonderlijk formaat met eigen conventies.

Wat een capability statement bevat

Een capability statement bevat bewijs over de organisatie en wat ze al heeft gerealiseerd: haar diensten, gedateerde referenties, accreditaties, capaciteit en onderscheidende kenmerken. Het stelt geen oplossing voor één specifieke vereiste voor en laat alles weg wat de organisatie niet kan bewijzen of niet heeft goedgekeurd.

Diensten, ervaring en referenties

In het onderdeel diensten staat wat de organisatie momenteel levert, gegroepeerd per dienstendomein dat aansluit bij het soort contract in kwestie. Daarna volgt de ervaring in de vorm van een reeks vergelijkbare contracten, telkens met de koper, de scope, de waarde en de datums, en een referentiepersoon die ermee heeft ingestemd om gecontacteerd te worden. Het Sourcing Playbook van de Britse overheid, een leidraad voor kopers van de centrale overheid in Engeland, stelt dat vragen over technische en beroepsbekwaamheid gericht moeten zijn op de inschrijver zelf en diens eerdere ervaring.

Datums zijn even belangrijk als de contracten. In de EU staat bijlage XII van Richtlijn 2014/24/EU toe dat een koper als bewijs van technische bekwaamheid een lijst vraagt van de belangrijkste diensten die in de afgelopen maximaal drie jaar zijn verleend, met vermelding van bedragen, datums en ontvangers. Referenties in een capability statement vermelden daarom hun begin- en einddatum en hun waarde, zodat een koper ze aan die periode kan toetsen.

Accreditaties, capaciteit en onderscheidende kenmerken

Accreditaties en certificeringen worden vermeld met de instantie die ze heeft afgegeven, hun toepassingsgebied en hun vervaldatum. Een certificaat dat slechts één locatie of één dienstendomein dekt, zegt minder dan de naam doet vermoeden. De capaciteit geeft aan wat de organisatie aankan: de medewerkers in het betrokken dienstendomein, de locaties, de contracten die ze parallel uitvoert en hoe ze de mobilisatie zou aanpakken. Ook de verzekeringsdekking en financiële draagkracht komen hier aan bod wanneer de koper erom vraagt.

Onderscheidende kenmerken vormen het sluitstuk van de bewijsvoering. In een capability statement zijn het zaken die een koper kan controleren, zoals een methode die de organisatie bij met naam genoemde contracten heeft toegepast, een sector waarin ze al jaren actief is of een gespecialiseerde accreditatie. Elk kenmerk verwijst naar een referentie of certificaat dat eerder in het document staat. Een onderscheidend kenmerk zonder onderbouwing leest als marketingtekst.

Wat erbuiten blijft

Claims die niet kunnen worden geverifieerd, blijven achterwege: superlatieven, cijfers zonder bronvermelding en marktposities die niemand heeft gemeten. Ze bieden de koper geen houvast en verzwakken het omliggende bewijsmateriaal. Vertrouwelijke details uit eerdere contracten, zoals prijzen of voorwaarden die een referentiepersoon niet heeft vrijgegeven voor openbaarmaking, blijven achterwege, zelfs als ze een referentie zouden versterken.

Toezeggingen die de organisatie niet heeft goedgekeurd, blijven er ook buiten. Een capability statement beschrijft wat al is geleverd en wat kan worden geleverd. Het legt geen prijzen, tijdlijnen of voorwaarden vast voor een contract dat nog niet bestaat. De bidmanager is verantwoordelijk voor elke response die de organisatie verlaat, ook deze. De voorgestelde oplossing voor een specifieke vereiste hoort thuis in de latere response, waar de koper die beoordeelt.

Wanneer kopers om een capability statement vragen

Kopers vragen op twee momenten om een capability statement: vóór de publicatie van een aanbesteding, om na te gaan welke leveranciers de opdracht zouden kunnen uitvoeren, en tijdens selectiefasen, voor leverancierslijsten en raamovereenkomsten, waarbij de leverancier zelf wordt beoordeeld.

Vóór een aanbesteding: RFI's en marktconsultatie

Een vroegtijdig verzoek komt in de vorm van een RFI of een vragenlijst die tijdens de voorafgaande marktconsultatie wordt verstuurd. In Engeland, Wales en Noord-Ierland bepaalt de leidraad bij de Procurement Act 2023 over voorafgaande marktconsultatie, die de regering van Wales opnieuw heeft gepubliceerd voor kopers, dat deze consultatie plaatsvindt voordat een aanbesteding of transparantiekennisgeving wordt gepubliceerd.

Een capability statement dat in deze fase wordt ingediend, wordt gelezen voordat er een bid bestaat, en kan het eerste document zijn dat een koper van een leverancier ziet. Het aanbestedingsproces gaat vervolgens verder met selectie en gunning, waarbij in elke fase ander bewijs wordt gevraagd.

Selectiefasen, leverancierslijsten en raamovereenkomsten

Later in een aanbestedingsprocedure verschuift het verzoek naar de fase waarin de leverancier zelf wordt beoordeeld. Het Sourcing Playbook, een leidraad voor kopers van de centrale overheid in Engeland die op sommige punten nog het stelsel van vóór de Procurement Act 2023 weerspiegelt, beschrijft de selectiefase als een beoordeling van de leveranciers zelf, in tegenstelling tot de beoordelings- en gunningsfase, waarin hun offertes worden beoordeeld. Een capability statement hoort bij de selectiefase. Het geeft aan of de organisatie de opdracht kan uitvoeren, niet hoe ze dat zou doen.

Kopers die een leverancierslijst samenstellen of leveranciers voor een raamovereenkomst aanstellen, stellen dezelfde vraag voor een reeks toekomstige deelopdrachten. Een capability statement voor dat doel bestrijkt alle dienstendomeinen van de organisatie, niet één specifieke behoefte. In een aanbesteding kan ook om een capability statement als onderdeel van een response worden gevraagd. In dat geval bepalen de titel, het maximale aantal woorden en het sjabloon van de koper de vorm ervan.

Hoe u een capability statement bijhoudt en op maat maakt

Een capability statement wordt bijgehouden als één goedgekeurde masterversie. Elk exemplaar dat naar een koper gaat, wordt op basis daarvan afgestemd op de vraag en het sjabloon van die koper. Elke claim heeft een eigenaar en een herzieningsdatum, en de bidmanager keurt elke versie goed voordat ze wordt verzonden.

Masterversie en versies op maat

De masterversie bevat de goedgekeurde formulering voor elk dienstendomein, de volledige gedateerde referentielijst, de actuele accreditaties en de bevestigde capaciteitscijfers. Een versie op maat selecteert daaruit en herschikt de inhoud volgens de vragen, titels, woordlimieten en het formaat van de koper. Ze gebruikt de eigen termen van de koper voor de beschreven behoefte.

Wat tussen versies verandert, zijn de selectie, volgorde, nadruk en lengte. De referenties die het nauwst aansluiten bij de sector van de koper komen eerst, en dienstendomeinen waar de koper niet naar vroeg, vallen weg. Wat niet verandert, zijn de feiten: contractwaarden, datums, de reikwijdte van accreditaties en capaciteitscijfers zijn in elke versie identiek aan die in de masterversie.

Eigenaars, goedkeuring en herzieningsdatums

Elke claim in het capability statement heeft een eigenaar die deze bevestigt en een herzieningsdatum waarop de claim opnieuw wordt gecontroleerd. De PAS 360:2023 van BSI, de praktijkcode voor bid- en proposalmanagement, behandelt goede werkpraktijken, rollen en verantwoordelijkheden.

Elk item krijgt een herzieningsdatum op basis van hoe snel het veroudert: voor een accreditatie is dat de vervaldatum, voor een referentie de ouderdom en voor een capaciteitscijfer de volgende reorganisatie of gewonnen opdracht. De bidmanager keurt elke versie op maat goed, zoals bij elke response. Een controleerbare bibliotheek met goedgekeurde antwoorden en bewijsmateriaal maakt die eigenaars, datums en goedkeuringen traceerbaar.

Eén feitenbasis achter elke versie

Elke versie op maat is gebaseerd op dezelfde goedgekeurde feiten, zodat geen twee kopers, en geen twee teams bij dezelfde koper, verschillende cijfers voor hetzelfde contract te zien krijgen. McKinsey's Global B2B Pulse Survey 2026, onder bijna 4.000 beslissers in 13 landen, wees uit dat inconsistente informatie tussen teams de belangrijkste reden is waarom kopers van leverancier veranderen. Het onderzoek gaat over commerciële B2B-aankopen en niet over openbare aanbestedingen. Uit hetzelfde rapport blijkt dat kopers leveranciers beoordelen op hun vermogen om als één geïntegreerd commercieel systeem te werken.

Het onderzoek plaatst generatieve AI ook in de top vijf van kanalen die kopers gebruiken om leveranciers te vinden en te beoordelen. Het capability statement en het materiaal waarop het steunt, kunnen zowel door AI-tools als door mensen worden gelezen, naast alle andere plaatsen waar de leverancier dezelfde feiten vermeldt.

Hoe een capability statement verschilt van een brochure, een offerte en een PQQ

Een capability statement is de eigen, met bewijs onderbouwde beschrijving van de organisatie door de leverancier. Een brochure promoot de organisatie zonder dat daarvoor bewijs nodig is, een offerte geeft antwoord op één vereiste en wordt bij de gunning beoordeeld, en een PQQ beantwoordt vragen die de koper heeft vastgelegd.

Bedrijfsbrochure

Een bedrijfsbrochure is bedoeld om een breed publiek te overtuigen en hoeft de inhoud niet met bewijs te staven. Een capability statement kan deels dezelfde formuleringen gebruiken, maar elke claim is terug te voeren op een referentie, een accreditatie of een bevestigd cijfer.

Het verschil is zichtbaar op de pagina. Een capability statement vermeldt contracten met datums en waarden, accreditaties met hun toepassingsgebied en capaciteit in cijfers, en wordt net als elke andere response door de bidmanager goedgekeurd. Een brochure bevat bijvoeglijke naamwoorden en afbeeldingen, en wordt goedgekeurd als marketingmateriaal.

Volledige offerte

Een volledige offerte geeft antwoord op één vereiste. Ze beschrijft de oplossing, aanpak, het team en de prijs voor een specifiek contract.

Een capability statement komt eerder of staat naast dat werk. Het levert bewijs over de organisatie, zonder iets voor te stellen. Het ervaringsgedeelte van een offerte kan erop voortbouwen, maar een vraag waarop punten worden toegekend, vereist nog steeds een antwoord op de specificatie die voor het bidteam ligt.

PQQ

Een capability statement volgt de eigen structuur van de leverancier, tenzij de koper een sjabloon aanlevert. Het beschrijft wat de organisatie kan leveren, niet of ze aan een drempelwaarde voldoet.

Veel van hetzelfde bewijs op organisatieniveau dient voor beide. De referenties, accreditaties, verzekeringen en jaarrekeningen in een PQQ-response zijn dezelfde als die de claims in een capability statement onderbouwen en komen uit dezelfde goedgekeurde feitenbasis.