Wat is een compliancematrix?

Elke rij bevat één onderdeel uit het aanbestedingspakket en vermeldt de referentie, het document en de paragraaf waaruit het afkomstig is, de tekst, de plaats in de respons waar het wordt beantwoord, de verantwoordelijke en de compliancestatus. Het team houdt de matrix bij vanaf de eerste lezing van het pakket tot de indiening van de respons. Binnen bidmanagement en proposalmanagement is dit het eigen werkdocument van het leveranciersteam om de respons te volgen. De koper ontvangt dit document niet, tenzij in de aanbesteding wordt gevraagd om samen met de respons een compliancematrix in te dienen.

Wat staat er in een compliancematrix?

Een rij voor elke eis, instructie en elk criterium

Een compliancematrix bevat doorgaans een rij voor elke eis in de aanbesteding, elke instructie voor indiening en elke vraag of elk criterium dat de inkoper beoordeelt, ongeacht waar deze in de documentatie staan. Ook knock-outvragen krijgen een rij, zodat de matrix alles omvat waarop de respons wordt beoordeeld.

Neem het bidteam van een leverancier dat een ITT beantwoordt voor een facilitair-managementcontract voor meerdere locaties. Het aanbestedingspakket bestaat uit verschillende bestanden: de ITT-instructies, de specificatie, de kwaliteitsvragenlijst, het prijsschema en het inschrijvingsformulier. De rijen zijn afkomstig uit al deze bestanden: de instructie voor de naamgeving van bestanden die naar het portaal van de inkoper worden geüpload, de eis voor een mobilisatieplan in de specificatie, elke beoordeelde vraag en elke knock-outvraag in de kwaliteitsvragenlijst, en de verplichte verklaringen in het inschrijvingsformulier.

De kolommen

De kolommen bevatten doorgaans een verwijzing naar de rij, de bron ervan in het aanbestedingspakket per document en sectie, de tekst van de eis, de plaats in de respons waar deze wordt beantwoord, de eigenaar van de rij, de compliancestatus en notities. De eigenaar is degene die de rij beantwoordt. De status geeft aan of de geplande respons aan de eis voldoet.

De responslocatie geeft aan waar in de respons elke rij wordt beantwoord. Als de cel in een rij nog leeg is, is dat een punt dat nog niet in de respons is beantwoord.

Hoe zo’n matrix eruitziet

In de bid voor facilitair management begint de matrix met regels uit de ITT-instructies, de specificatie, de kwaliteitsvragenlijst en het inschrijvingsformulier.

De mobilisatieregel blijft gedeeltelijk compliant totdat de eigenaar bevestigt dat het plan volledig aan de eis voldoet.

Wanneer wordt deze opgesteld en bijgewerkt?

Voordat het schrijven begint

Teams stellen de matrix doorgaans aan het begin van de bid op, zodra het aanbestedingspakket binnen is en voordat iemand begint met schrijven. Dit gebeurt nadat het team het volledige pakket voor het eerst heeft doorgenomen. Vervolgens begint elke schrijver met de rijen waarvoor hij of zij verantwoordelijk is.

Daarmee komt dit vroeg in het tendermanagementproces van de leverancier, vóór het schrijven, de reviews en de eindcontrole, die allemaal aan de hand van de rijen worden uitgevoerd.

Wanneer een antwoord op een verduidelijkingsvraag de aanbesteding wijzigt

Wanneer de koper een antwoord op een verduidelijkingsvraag of een wijziging van de aanbestedingsdocumenten publiceert, werken teams doorgaans de betreffende rijen bij. De matrix sluit dan aan op de actuele aanbestedingsdocumenten.

Halverwege de bid voor facilitair management wijzigt het antwoord van de koper op een verduidelijkingsvraag de mobilisatie-eis in de specificatie. Het team herschrijft de tekst van de eis in de mobilisatierij. De inhoudsdeskundige die verantwoordelijk is voor die rij werkt het antwoord opnieuw uit. Een plan dat op basis van de oude formulering is opgesteld, voldoet namelijk niet meer aan de eis zoals die nu is geformuleerd.

Hoe wordt dit gebruikt bij reviews en bij indiening?

Tijdens reviews

Reviewers toetsen het concept doorgaans aan de matrix en controleren of elke eis wordt beantwoord op de plek die in de bijbehorende rij staat. Bij colour-team-reviews vindt die controle plaats naast de beoordeling van de kwaliteit van elk antwoord.

Een tijdens de review gevonden lacune is een rij waarvan het antwoord ontbreekt of die op een andere plek staat dan in de matrix is vastgelegd. De rij gaat terug naar de eigenaar zolang er nog tijd is om het antwoord op die vraag te herwerken.

De laatste controle vóór indiening

Voor indiening voeren teams doorgaans een laatste controle uit aan de hand van de matrix: elke rij is beantwoord en elk vereist document zit in het pakket.

Bij de bid voor facility management gebeurt die controle aan de hand van de verplichte verklaring in het inschrijvingsformulier. Het team ondertekent en voegt de verklaring toe, sluit de rij af en uploadt de respons naar het portaal van de koper. De bidmanager geeft de definitieve goedkeuring. Deze controle laat zien dat er geen rij meer openstaat.

Wat vereisen de aanbestedingsregels?

Compliance als gunningsvoorwaarde

Wat de gevolgen zijn van een gemiste eis en of een ingediende bid nog kan worden gecorrigeerd, hangt af van de regels die gelden voor de aanbestedingsprocedure van de koper. In de EU bepaalt bijvoorbeeld Richtlijn 2014/24/EU dat de aanbestedende dienst een opdracht pas mag gunnen nadat is vastgesteld dat de bid voldoet aan de eisen, voorwaarden en criteria in de aankondiging van de opdracht en de aanbestedingsstukken. Een bid die niet aan de aanbestedingsstukken voldoet, wordt volgens de richtlijn als onregelmatig beschouwd. Het bidteam moet rij voor rij aan elke compliance-eis voldoen.

In een uitspraak uit 2014 oordeelde het Hof van Justitie van de EU dat een aanbestedende dienst de door hem vastgestelde criteria strikt moet toepassen en een inschrijver moet uitsluiten die een op straffe van uitsluiting vereist document niet heeft verstrekt. Tenzij de omissie louter formeel is, kan de inschrijver deze na de deadline niet herstellen. Bij zo’n document markeert het team de ontbrekende informatie in de betreffende rij van de matrix, zolang die nog kan worden aangevuld.

Een bid corrigeren na de deadline

Na indiening kan een bid in beginsel niet meer worden gewijzigd, zoals het Hof van Justitie van de EU in een uitspraak uit 2012 oordeelde, en hoeft de aanbestedende dienst een inschrijver niet te vragen om verduidelijking van een bid dat onnauwkeurig is of niet aan de technische specificaties voldoet. Bij uitzondering mag de aanbestedende dienst toestaan dat gegevens worden gecorrigeerd of aangevuld wanneer deze slechts verduidelijking behoeven of kennelijke materiële fouten bevatten. De correctie mag niet neerkomen op een nieuw bid en elk verzoek moet op gelijke wijze worden gericht aan iedere inschrijver die in dezelfde positie verkeert.

De aanbestedende dienst kan een inschrijver op grond van de richtlijn ook verzoeken informatie of documenten die onvolledig of onjuist zijn, ontbreken of lijken te ontbreken, in te dienen, aan te vullen, te verduidelijken of te vervolledigen, tenzij het nationale recht anders bepaalt. De aanbestedende dienst stelt hiervoor een passende termijn vast. Beide zijn bevoegdheden van de aanbestedende dienst, geen rechten van de inschrijver.

Waar de inschrijver op kan vertrouwen

Volgens dezelfde uitspraak uit 2014 moet elke voorwaarde en regel van de procedure duidelijk, nauwkeurig en ondubbelzinnig zijn, zodat elke redelijk geïnformeerde en normaal zorgvuldige inschrijver deze op dezelfde manier kan lezen. Als het team een eis op twee manieren kan interpreteren, moet het een verduidelijkingsvraag stellen.

Aanvullende informatie over de specificaties die tijdig is aangevraagd, moet volgens de richtlijn uiterlijk 6 dagen voor de deadline alle inschrijvers bereiken. De aanbestedende dienst moet de deadline ook verlengen wanneer deze belangrijke wijzigingen aanbrengt in de aanbestedingsstukken. In de rijen van de matrix worden deze antwoorden en wijzigingen gedurende de bid vastgelegd.

Waarin verschilt dit van een complianceverklaring?

Wanneer de aanbesteding om de matrix vraagt

De compliancematrix is het werkdocument waarmee het bidteam zijn respons bijhoudt. Bij sommige aanbestedingen moet een compliancematrix met de respons worden ingediend. Deze maakt dan deel uit van wat de inkoper ontvangt.

Als de instructies erom vragen, is de ingediende matrix verplicht. Daarom krijgt deze een eigen rij in de compliancematrix van het team.

Een complianceverklaring

Een aanbesteding kan in plaats daarvan vragen om een complianceverklaring volgens het eigen sjabloon van de inkoper. Een aanbesteding van een EU-agentschap vraagt elke inschrijver bijvoorbeeld om een ondertekende verklaring volgens het sjabloon van het agentschap, waarin de mate van compliance met het contract, de SLA en de beveiligingsbijlage wordt aangegeven. Voor de technische vereisten bevestigt de inschrijver volledige compliance of geeft deze aan waar sprake is van gedeeltelijke of niet-compliance, onderbouwt elke verklaring en verwijst naar de onderdelen van de respons waarin de onderbouwing is uitgewerkt.

De aanbesteding bepaalt ook waaraan de verklaring de inschrijver bindt. Bij volledige compliance worden opmerkingen, aannames en beperkingen buiten beschouwing gelaten en zijn deze na gunning niet van toepassing. Bij gedeeltelijke of non-compliance moet de inschrijver, waar relevant, alternatieve formuleringen voorstellen, inclusief contractteksten. Een onderbouwing die niet in de verklaring is opgenomen, wordt buiten beschouwing gelaten en kan tijdens de looptijd van het contract niet tegenover het agentschap worden ingeroepen. De respons wordt vervolgens beoordeeld op de mate van compliance en de geloofwaardigheid van de onderbouwingen en alternatieve formuleringen.

Bij een aanbesteding als deze verklaart het team de compliancestatus die het in de compliancematrix vastlegt en is het daaraan gebonden.