Wat is een consultantdatabase?

In een consultantdatabase doorzoekt een beleggingsconsultant de vermogensbeheerders die erin staan en kiest hij de strategieën die passen bij het mandaat van een institutionele belegger. De term hoort bij vermogensbeheer; elders kan hij een overzicht van consultancybedrijven betekenen, of verward worden met een databaseconsultant in de IT.

Wie consultantdatabases beheert en hoe vermogensbeheerders erin worden opgenomen

Een beleggingsconsultant beheert de database zelf of neemt er een abonnement op. Zo'n consultant is een bedrijf dat institutionele beleggers zoals pensioenfondsen adviseert over hun beleggingen, ook over de keuze van de vermogensbeheerders die ze aanstellen.

Consultantdatabases bestaan van nature in het meervoud. Callan en Albourne hebben elk hun eigen database, dus een vermogensbeheerder die door beide gevonden wil worden, heeft in elk ervan een profiel. Callan noemt zijn eigen managerdatabase CallanDNA.

De opname begint bij de vermogensbeheerder. Callan nodigt vermogensbeheerders uit om zich bij CallanDNA aan te sluiten. Zodra een vermogensbeheerder inloggegevens heeft, levert hij zelf gedetailleerde informatie aan over het bedrijf en zijn beleggingsproducten. Albourne werkt met een webportaal, MoatSpace, waarin vermogensbeheerders fondsgegevens en vragenlijsten indienen.

Het profiel bevat wat de vermogensbeheerder zelf aanlevert, al kan een consultant ook putten uit andere communicatie van dat bedrijf.

Wat het profiel van een vermogensbeheerder bevat

Een profiel heeft twee niveaus: het bedrijf en elke strategie die het aanbiedt. Een strategie is een beleggingsaanpak die de vermogensbeheerder als afzonderlijk product beheert, zoals een strategie in wereldwijde aandelen of in vastrentende waarden. Het trackrecord van een strategie is de reeks rendementen die ze in de loop van de tijd heeft behaald.

In de aanvraag tot opname bij Callan is de strategie de eenheid. Een vermogensbeheerder vermeldt de strategie en een contactpersoon voor de database of de vragenlijst, en die persoon krijgt vervolgens toegang tot de vragenlijst.

De inhoud combineert tekst en cijfers. Het Compass Portal van Wilshire vraagt naar het beleggingsproces van de vermogensbeheerder, zijn beleggingsfilosofie en zijn belangrijkste organisatorische kenmerken, naast kwantitatieve gegevens. Die gegevens omvatten rendementen, beheerd vermogen (AUM), representatieve details op het niveau van de posities en andere prestatiemaatstaven. Veel ervan kan vanuit Excel worden geüpload.

Zowel de tekst als de cijfers moeten actueel blijven naarmate de gegevens van elke nieuwe periode binnenkomen. Een procesbeschrijving die één keer is geschreven, kan lang ongewijzigd blijven. Een rendementstabel is verouderd zodra de volgende periode wordt afgesloten.

De consultant leest het profiel op meer dan één moment. Callan beschrijft zijn vragenlijst voor vermogensbeheerders als een primaire bron voor zijn selectieproces en zijn doorlopende due diligence.

Waar een consultantdatabase past in de selectie van een vermogensbeheerder

Bij sommige selecties van een vermogensbeheerder is de database de eerste filter, nog vóór een RFP of DDQ. Bij zo'n selectie screent een consultant de database op vermogensbeheerders met strategieën die aan de vereisten van de selectie voldoen, en de RFP gaat naar de vermogensbeheerders die hij op de longlist zet.

Een bekendmaking uit 2025 voor de selectie van een vermogensbeheerder door een Amerikaans openbaar pensioenfonds toont die volgorde. Vermogensbeheerders moesten hun gegevens in bij naam genoemde consultantdatabases invoeren om in aanmerking te komen. Daarna bekeken de beleggingsconsultants die databases en meldden ze welke vermogensbeheerders aan de minimumvereisten voldeden. Een vermogensbeheerder die niet in de databases stond, kwam in die selectie niet in aanmerking. De bekendmaking weerspiegelt de praktijk van één koper in één selectie, geen algemene regel.

Hoeveel gewicht die screening heeft, hangt af van hoe sterk beleggers op consultants steunen. Onderzoek van Crisil Coalition Greenwich wees uit dat 85% van de Amerikaanse institutionele asset owners beleggingsconsultants inschakelt voor hulp bij de selectie van vermogensbeheerders, naast andere diensten. Het onderzoek omvat 698 personen bij 573 van de grootste belastingvrijgestelde fondsen in de VS, die tussen februari en september 2025 werden geïnterviewd.

Beide bronnen gaan over de VS. Geen van beide meet hoeveel consultantdatabases wegen bij de selectie van vermogensbeheerders in Europa of elders.

Hoe een profiel verandert wanneer een portefeuillebeheerder vertrekt

Het vertrek van een portefeuillebeheerder verandert dezelfde feiten in elk databaseprofiel, elke lopende RFP-response en elke DDQ die deze persoon noemt. Het voorbeeld hieronder is illustratief: het is opgezet om de werking te tonen en beschrijft geen bestaande vermogensbeheerder.

Een vermogensbeheerder beheert een aandelenstrategie die in verschillende consultantdatabases is opgenomen, en de leidende portefeuillebeheerder van die strategie verlaat het bedrijf. In elke database waarin de strategie staat, veranderen de teamvelden. Daaronder vallen de genoemde portefeuillebeheerders, hun biografieën en wie nu de beslissingsbevoegdheid heeft. Waar de beschrijving van het beleggingsproces de vertrokken portefeuillebeheerder noemt, verandert die tekst ook.

Dezelfde feiten zitten in werk dat al loopt. Een lopende RFP-response die de vertrokken portefeuillebeheerder als leidende beheerder voorstelt, moet nu de opvolger noemen. Een antwoord in de DDQ over het team en de sleutelpersonen moet op dezelfde manier worden herzien. Een profiel dat nog de vorige leidende beheerder noemt, naast een response die de nieuwe noemt, legt dezelfde consultant twee versies van het team voor.

Sommige consultants zeggen dat ze op zo'n verandering letten. Albourne zegt dat het brieven aan beleggers en andere communicatie van vermogensbeheerders bekijkt. Bij belangrijke veranderingen, zoals het vertrek van medewerkers, kan het bij een vermogensbeheerder navragen wat er gebeurt.

DeMarche, een andere beleggingsconsultant, beschouwt een onverwacht, niet gecommuniceerd vertrek van betekenis als het ergste soort vertrek. Zijn paper van december 2024 beschrijft een geanonimiseerd geval. Een wijziging in de bevoegdheid van een leidende portefeuillebeheerder bracht een strategie onder observatie, en er volgde een verscherpte beoordeling.