Wat is een prijsaanvraag (RFQ)?
Een request for quotation (RFQ) is een schriftelijke prijsaanvraag van een inkoper aan leveranciers voor reeds gespecificeerde goederen of diensten. Voor een bidteam betekent reageren: prijzen en levertijden invullen volgens een vaste specificatie, goedgekeurd vóór de deadline.
On this page
De koper specificeert wat hij wil kopen, stuurt de aanvraag met een deadline naar leveranciers en vergelijkt de ontvangen offertes, voornamelijk op basis van de prijs. Bij publieke en private inkoop is de RFQ de aanvraag die een koper verstuurt zodra zijn behoefte vaststaat. Dit behoort tot de familie van RFx-documenten. Het antwoord van de leverancier is een offerte met prijzen en levertijden voor die behoefte, terwijl een RFP-antwoord beschrijft hoe aan die behoefte kan worden voldaan.
Bij de inkoop van bouw- en ontwerpdiensten kan RFQ ook staan voor request for qualifications, waarbij bedrijven worden beoordeeld op hun ervaring en kwalificaties.
Hoe werkt een RFQ?
Wat de koper verstuurt
Een koper verstuurt een RFQ zodra precies duidelijk is wat er nodig is en de prijzen van leveranciers zijn opgevraagd. Voordat de aanvraag wordt verstuurd, legt de koper elk onderdeel regel voor regel vast in een specificatie. Zodra de RFQ binnenkomt, weet het bidteam dat de eisen vaststaan en dat de taak is om te bepalen welke prijs bij welke specificatie-eis hoort.
Een RFQ bevat doorgaans de specificatie, aantallen, leveringseisen, commerciële voorwaarden zoals betalingsvoorwaarden, de beoordelingscriteria en een deadline voor indiening. In het prijsschema staat elk item met het bijbehorende aantal op een aparte regel.
Wat het bidteam terugstuurt
De leverancier reageert met een offerte waarin prijzen en levertijden zijn opgenomen. In het prijsschema vult de commerciële collega van het team voor elke regel een eenheidsprijs, een regeltotaal en een levertijd in.
Een Subject Matter Expert controleert elke regel aan de hand van de specificatie, zodat elke prijs die de inkoper ziet overeenkomt met het beschreven artikel. De Bid Manager keurt de offerte vóór de deadline goed, omdat de organisatie moet instaan voor de totaalprijzen die de inkoper vergelijkt.
Welke plaats neemt een RFQ in het aankoopproces in?
Vóór de RFQ
Een RFI komt eerder, voordat de koper partijen om prijsopgaven of offertes vraagt.
Tegen de tijd dat de RFQ het bidteam bereikt, heeft de koper de vereisten al vastgesteld. Alleen de prijs en de levertijd per regel zijn dan nog variabel.
Hoe offertes worden vergeleken
Prijs is meestal de belangrijkste factor wanneer een koper prijsopgaven vergelijkt. Het procurementteam van de koper vergelijkt de totalen in het prijsschema van elke leverancier.
Omdat de vergelijking op die totalen is gebaseerd, telt elke regel die het team volgens de specificatie prijst mee voor het bedrag waaraan de koper het meeste gewicht toekent.
Na de gunning
De gunning van een RFQ leidt doorgaans tot een inkooporder aan de gekozen leverancier, soms in combinatie met een contract of koopovereenkomst.
Wat zeggen aanbestedingsregels over RFQ's?
Wanneer een publieke inkoper een RFQ kan gebruiken
De UNCITRAL-modelwet inzake overheidsopdrachten is een model dat staten kunnen omzetten in wetgeving. Een staat kan daarbij bepaalde procedures uitsluiten, waaronder de prijsaanvraag. De regels die een publieke opdrachtgever volgt, bepalen of deze überhaupt een RFQ mag versturen, of een offerte na indiening nog mag worden gewijzigd en op basis waarvan de opdracht wordt gegund.
Als een staat deze methode heeft behouden, mag een publieke inkoper deze alleen gebruiken voor standaardgoederen of -diensten die direct beschikbaar zijn en op een gevestigde markt worden verkocht. De geraamde waarde moet bovendien onder een in de aanbestedingsregels vastgestelde drempel liggen.
Waarop u kunt vertrouwen bij uw prijsopgave
Volgens de Modelwet moet elke leverancier die om een prijsopgave wordt gevraagd, te horen krijgen dat bijkomende kosten naast de prijs van het artikel zelf, zoals vervoer, verzekering, douanerechten en belastingen, daarin moeten worden opgenomen. In het prijsschema voor laptops van een regionale gezondheidsautoriteit geeft de leveringsregel aan of het bedrag ook de levering naar ziekenhuislocaties omvat.
Wanneer het team een vraag stelt over een onderdeel van de specificatie, beantwoordt de inkoper die vraag als die ruim vóór de deadline binnenkomt. De inkoper stuurt het antwoord naar elke leverancier, zonder te vermelden wie de vraag heeft gesteld.
Zodra de offerte is ingediend
Volgens de Modelwet dient elke leverancier één prijsopgave in die niet meer mag worden gewijzigd. Een bid bij een openbare aanbesteding mag daarentegen vóór de deadline worden gewijzigd of ingetrokken, tenzij de aanbestedingsdocumenten anders bepalen. De goedkeuring van de Bid Manager vóór indiening is daarom het laatste moment waarop het team een onjuist geprijsde regel kan corrigeren.
De koper en de leverancier mogen niet langer over een offerte onderhandelen nadat deze is ingediend. De koper mag om verduidelijking van een offerte vragen, mits dit niet leidt tot een inhoudelijke wijziging of tot een wijziging van de prijs. Een rekenfout wordt gecorrigeerd, bijvoorbeeld wanneer het totaalbedrag van een regel in het prijsschema van het team niet overeenkomt met de eenheidsprijs en de hoeveelheid. Het team wordt hiervan op de hoogte gebracht.
Volgens deze regels wordt de opdracht gegund aan de laagst geprijsde offerte die voldoet aan de eisen in de aanvraag. Een lager geprijsde offerte van een concurrent voor een laptop met minder geheugen dan de specificatie vereist voldoet niet aan die eisen. De lagere prijs kan daarom niet tot gunning leiden.
Waarin verschilt een RFQ van een RFP of een ITT?
RFQ en RFP
Een RFP vraagt leveranciers om een aanpak of oplossing voor een behoefte voor te stellen, met vragen die de bidwriters en Subject Matter Experts van het team moeten beantwoorden.
Een RFQ vraagt wat een al door de koper vastgestelde eis gaat kosten. Het team antwoordt daarom met een gebudgetteerde specificatie.
RFQ en ITT of aanbesteding
Volgens de UNCITRAL Model Law on Public Procurement kan een bid bij een openbare aanbesteding als economisch meest voordelige inschrijving worden geselecteerd op basis van vastgestelde criteria die verder gaan dan alleen de prijs. Een ITT waarin naast de prijs ook de kwaliteit wordt meegewogen bevat gunningscriteria, wegingen en vragen waarop de schrijvers van het team punten kunnen behalen.
Bij een RFQ hoeft het team geen beoordeelde vragen te beantwoorden en vormt het prijsschema de volledige respons.
Wat SEQUESTO met een RFQ doet
Bij een RFQ hoeft het team niets te schrijven, alleen een prijsschema in te vullen. Wat SEQUESTO toevoegt, is controle: compliancecontroles; elke rij wordt naar de juiste personen gestuurd en de Bid Manager keurt de prijs goed. Wanneer een RFQ-pakket naar een project wordt geüpload, herkent SEQUESTO het op basis van de formulering, structuur en metadata als een RFQ. De Bid Manager kan het type ook tijdens het uploaden kiezen. SEQUESTO verwerkt elk RFx-type anders. Bij een RFQ bestaat de output uit prijstabellen.
De Agent Force, de Specialist Agents die elke stap uitvoeren, brengt de deadline, verplichte bijlagen, specificatieregels en beoordelingscriteria in het project, zodat het team vóór indiening de compliance kan controleren. Ook zetten deze agents elke vereiste met een datum in een takenlijst. James voegt de goedkeuringsfasen en financiële verificatiemomenten van de organisatie toe als mijlpalen, elk met een aangewezen beoordelaar en een gereserveerde tijd.
De RFQ-workflow van het team, opgeslagen als template met een eigen goedkeuringsketen en rollen voor bijdragers, wijst elke regel toe aan de collega die de prijs bepaalt en aan de Subject Matter Expert die deze controleert. Elke regel kan een eigen reviewer en goedkeurder hebben. Het team ziet wat de agents hebben gedaan en beslist of het dit accepteert, afwijst of wijzigt.
De Bid Manager keurt de definitieve prijsopgave goed. Deze wordt geëxporteerd in dezelfde structuur waarin het prijsschema is aangeleverd, waarna een teamlid de offerte via het portaal van de koper indient. Bij elke goedkeuring wordt vastgelegd wie deze heeft gegeven en wanneer.