Wat is een prijsaanvraag (RFQ)?
Een prijsaanvraag (RFQ) is een schriftelijk verzoek van een koper aan leveranciers om goederen of diensten te beprijzen die hij al heeft gespecificeerd. Voor een bidteam betekent reageren: die specificatie beprijzen, met levertijden, in een prijsofferte die de bidmanager vóór de deadline goedkeurt.
On this page
De koper specificeert wat hij wil kopen, stuurt de aanvraag met een deadline naar leveranciers en vergelijkt de ontvangen offertes, vooral op prijs. Bij publieke en private aanbestedingen is een RFQ de aanvraag die een koper verstuurt zodra de behoefte vaststaat. Deze behoort tot de familie van RFx-documenten. Het antwoord van de leverancier is een offerte met prijzen en levertijden voor die behoefte. Een RFP-antwoord beschrijft daarentegen hoe aan een behoefte kan worden voldaan.
Bij de inkoop van bouw- en ontwerpdiensten kan RFQ ook staan voor request for qualifications, waarmee bedrijven worden beoordeeld op hun ervaring en kwalificaties.
Hoe werkt een RFQ?
Wat de koper verstuurt
Een koper verstuurt een RFQ zodra precies duidelijk is wat er nodig is en de prijzen van leveranciers worden opgevraagd. Voordat de aanvraag wordt verstuurd, legt de koper elk onderdeel regel voor regel vast in een specificatie. Zodra de RFQ binnenkomt, weet het bidteam dat de eisen vaststaan en dat het de taak heeft om te bepalen welke prijs hoort bij wat in de specificatie staat.
Een RFQ bevat doorgaans de specificatie, aantallen, leveringseisen, commerciële voorwaarden zoals betalingsvoorwaarden, de beoordelingscriteria en een deadline voor indiening. In het prijsschema staat elk item met het bijbehorende aantal op een aparte regel.
Wat het bidteam terugstuurt
De leverancier reageert met een offerte waarin prijzen en levertijden zijn opgenomen. In het prijsschema vult de commerciële collega van het team voor elke regel een eenheidsprijs, een regeltotaal en een levertijd in.
Een vakexpert controleert elke regel aan de hand van de specificatie, zodat elke prijs die de inkoper ziet bij het beschreven item hoort. De bidmanager keurt de offerte vóór de deadline goed, omdat de organisatie moet instaan voor de totalen die de inkoper vergelijkt.
Welke plaats neemt een RFQ in het aankoopproces in?
Vóór de RFQ
Een RFI komt eerder, voordat de koper partijen om prijsopgaven of offertes vraagt.
Tegen de tijd dat de RFQ het bidteam bereikt, heeft de koper de vereisten vastgelegd. Alleen de prijs en levertijd per regel zijn dan nog variabel.
Hoe offertes worden vergeleken
Prijs is meestal de belangrijkste factor wanneer een inkoper offertes vergelijkt. Het inkoopteam van de inkoper vergelijkt de totalen uit het prijsschema van elke leverancier.
Omdat de vergelijking op die totalen is gebaseerd, telt elke regel die het team volgens de specificatie prijst mee voor het bedrag waaraan de koper het meeste gewicht toekent.
Na de gunning
Na gunning van een RFQ volgt doorgaans een inkooporder voor de gekozen leverancier, soms samen met een contract of koopovereenkomst.
Wat zeggen aanbestedingsregels over RFQ's?
Wanneer een publieke inkoper een RFQ kan gebruiken
De UNCITRAL Model Law on Public Procurement is een modelwet die staten kunnen invoeren. Een staat kan elke methode buiten beschouwing laten, waaronder de prijsaanvraag. De regels die een publieke inkoper volgt, bepalen of deze überhaupt een RFQ mag versturen, of een offerte na indiening mag worden gewijzigd en op basis waarvan de opdracht wordt gegund.
Als een staat deze methode heeft behouden, mag een publieke inkoper deze alleen gebruiken voor standaardgoederen of -diensten die direct beschikbaar zijn en op een gevestigde markt worden verkocht. De geraamde waarde moet bovendien onder een in de aanbestedingsregels vastgestelde drempel liggen.
Waarop u kunt vertrouwen bij het opstellen van uw offerte
Volgens de Modelwet moet elke leverancier die om een offerte wordt gevraagd, worden geïnformeerd of bijkomende kosten naast de prijs van het artikel zelf, zoals vervoer, verzekering, douanerechten en belastingen, zijn inbegrepen. In het prijsschema voor laptops van een regionale gezondheidsautoriteit geeft de regel voor levering aan of het bedrag ook de levering aan ziekenhuislocaties omvat.
Wanneer het team een vraag stelt over een onderdeel van de specificatie, antwoordt de inkoper als de vraag ruim genoeg voor de deadline binnenkomt. De inkoper stuurt dat antwoord naar elke leverancier, zonder te vermelden wie de vraag heeft gesteld.
Zodra de offerte is ingediend
Volgens de Modelwet dient elke leverancier één prijsopgave in, die niet meer mag worden gewijzigd. Een bid bij een openbare aanbesteding mag daarentegen vóór de deadline worden gewijzigd of ingetrokken, tenzij de aanbestedingsdocumenten anders bepalen. De goedkeuring van de bidmanager vóór indiening is daarom het laatste moment waarop het team een onjuist geprijsde regel kan corrigeren.
Zodra een offerte is ingediend, mogen de koper en de leverancier er niet meer over onderhandelen. De koper mag om verduidelijking van een offerte vragen, mits dit niet leidt tot een inhoudelijke wijziging of een prijswijziging. Een rekenfout wordt gecorrigeerd, bijvoorbeeld wanneer het totaalbedrag van een regel in het prijsschema van het team niet overeenkomt met de eenheidsprijs en het aantal, en het team daarvan op de hoogte wordt gesteld.
Volgens deze regels wordt de opdracht gegund aan de laagst geprijsde offerte die voldoet aan de eisen in de aanvraag. Een lager geprijsde offerte van een concurrent voor een laptop met minder geheugen dan de specificatie vereist, voldoet niet aan die eisen. De lagere prijs kan daarom niet tot gunning leiden.
Waarin verschilt een RFQ van een RFP of ITT?
RFQ en RFP
Een RFP vraagt leveranciers een aanpak of oplossing voor een behoefte voor te stellen, met vragen die de bidwriters en vakexperts van het team moeten beantwoorden.
Een RFQ vraagt wat een al door de koper vastgestelde eis gaat kosten. Het team antwoordt daarom met een geprijsde specificatie.
RFQ en ITT of aanbesteding
Volgens de UNCITRAL Model Law on Public Procurement kan een bid bij een openbare aanbesteding winnen als de economisch meest voordelige inschrijving op basis van vastgestelde criteria die verder gaan dan alleen de prijs. Een ITT waarin naast de prijs ook kwaliteit wordt meegewogen, bevat gunningscriteria, wegingsfactoren en vragen waarop de schrijvers van het team punten kunnen behalen.
Bij een RFQ hoeft het team geen beoordeelde vragen te beantwoorden en vormt het prijsschema het volledige antwoord.
Wat SEQUESTO met een RFQ doet
Bij een RFQ hoeft het team niets te schrijven, alleen een prijsschema in te vullen. Wat SEQUESTO toevoegt, is controle: compliancecontroles, elke rij wordt naar de juiste personen doorgestuurd en de bidmanager keurt de prijs goed. Wanneer een RFQ-pakket naar een project wordt geüpload, herkent SEQUESTO het aan de formulering, structuur en metadata als een RFQ. De bidmanager kan het type ook tijdens het uploaden selecteren. SEQUESTO verwerkt elk RFx-type anders. Bij een RFQ bestaat de output uit prijstabellen.
De gespecialiseerde agents in Agent Force halen de deadline, verplichte bijlagen, specificatieregels en beoordelingscriteria naar het project, zodat het team vóór indiening de compliance kan controleren. De agents zetten ook elke vereiste met een datum om in een takenlijst. James voegt de goedkeuringsfasen en financiële controlepunten van de organisatie toe als mijlpalen, elk met een aangewezen beoordelaar en gereserveerde tijd.
De RFQ-workflow van het team, opgeslagen als template met een eigen goedkeuringsketen en rollen voor bijdragers, stuurt elke regel naar de collega die de prijs bepaalt en de vakexpert die deze controleert. Elke regel kan een eigen reviewer en goedkeurder hebben. Het team ziet wat de agents hebben gedaan en beslist of het dit accepteert, afwijst of wijzigt.
De bidmanager keurt de definitieve prijsopgave goed. Deze wordt geëxporteerd in dezelfde structuur als waarin het prijsschema is aangeleverd, waarna een teamlid de prijsopgave indient via het portaal van de koper. Bij elke goedkeuring wordt vastgelegd wie deze heeft gegeven en wanneer.