Entlang Ihres Bids · Phase 1
Die gesamten Ausschreibungsunterlagen analysieren, dann entscheiden, ob Sie ein Angebot abgeben
James, der KI-Bid-Agent von SEQUESTO, liest jede Datei der Ausschreibungsunterlagen und sagt Ihnen, was verlangt wird, bis wann, wie bewertet wird und wo die Risiken liegen. Dann hilft er Ihnen bei der Qualifizierung: Lohnt sich diese Ausschreibung für die nächsten drei Wochen Ihres Teams? Das Ergebnis folgt dem eigenen Format Ihres Teams und passt so zu der Art, wie Sie ohnehin entscheiden.
Die Zuschlagsquote entsteht durch gute Auswahl. James liest jede Datei am selben Tag, sodass Ihr Team auf Grundlage eines nach seinem eigenen Workflow geschriebenen Briefs qualifiziert.
AUSSCHREIBUNGSUNTERLAGEN
Was liest James in Ausschreibungsunterlagen?
Alles. Eine öffentliche Ausschreibung kommt selten als ein einziges Dokument. Sie besteht aus Aufforderungsschreiben, Anforderungskatalog, Vertragsentwurf, Preisblättern, Anhängen und einem Frageformular, oft gleichzeitig in Word, PDF und Excel. James liest die vollständigen Unterlagen, über Dateien und Formate hinweg, und arbeitet mit dem, was der Auftraggeber tatsächlich geschrieben hat.
01
Die gesamten Ausschreibungsunterlagen
James liest viele Dateien auf einmal, in gemischten Formaten.
02
Zeile für Zeile
Tabellen werden Zeile für Zeile gelesen, nicht stichprobenartig.
03
Nachvollziehbare Quellen
Die Quellen bleiben verknüpft, sodass Sie die Zeile öffnen können, die James zitiert.
ZUSAMMENFASSUNG
Zuerst Zusammenfassung, Schlüsseltermine und Zuschlagskriterien erhalten
Die erste Stunde bei einer neuen Ausschreibung entscheidet, wie die nächsten drei Wochen verlaufen.
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Umfang, Termine und Kriterien
James liefert Ihnen eine Zusammenfassung von Umfang, Schlüsselterminen und Fristen sowie den Zuschlagskriterien mit ihrer Gewichtung, so wie der Auftraggeber sie angibt.
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Termine, die Sie verfolgen können
Termine, nach denen Sie planen, etwa die Frist für Bieterfragen, die Abgabefrist und eine eventuelle Besichtigung vor Ort, kommen als Elemente heraus, die Sie verfolgen können.
03
Vage Punkte markiert
Ist ein Kriterium vage oder widersprechen sich zwei Dokumente, sagt James das, statt es zu glätten.
RED FLAGS
Red Flags und Risiken im eigenen Format Ihres Teams
Jedes Bid-Team hat seine eigene Liste von Dingen, die nervös machen: unbegrenzte Haftung, Vertragsstrafen, verpflichtende Zertifizierungen, unrealistische Service Level. In SEQUESTO legt Ihr Team fest, was markiert wird und wie jede Red Flag oder jedes Risiko aufgebaut ist, oder übernimmt eine vorgefertigte Version aus der Bibliothek. James listet jede in diesem Format auf, mit verlinkter Quellstelle.
01
Passt sich Ihrem Prozess an
Hier passt sich SEQUESTO an Sie an. SEQUESTO passt sich dem Bid-Prozess jedes Teams an: eigene Phasen, Felder, Dokumenttypen und Workflows, ohne Code.
02
Unterschiedliche Teams, unterschiedliche Flags
Ein Personaldienstleister kann Vertragsstrafen für Mindestbesetzung markieren. Ein Softwareteam kann Bedingungen zur Datenhaltung markieren.
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Dieselbe Ausschreibung, anderer Blickwinkel
Dieselbe Ausschreibung liefert jedem Team seine eigenen Flags.
BID/NO-BID
Qualifizieren: Sie entscheiden auf Ihre Art, ob Sie ein Angebot abgeben
Die besten Bid-Teams gewinnen, indem sie gut auswählen. Jede Ausschreibung, der Sie nachgehen, kostet Ihr Team Wochen, daher entscheidet sich die Zuschlagsquote bei einer frühen und ehrlichen Qualifizierung.
01
Abgeglichen mit dem, was Sie haben
James gleicht die Ausschreibung mit dem ab, was Ihr Unternehmen tatsächlich hat: den Referenzen, Zertifikaten und früheren Angeboten in Ihrem Knowledge Hub. Er sagt Ihnen, welche zwingenden Anforderungen Sie klar erfüllen, wo Sie schwach sind und wofür Sie einen Partner finden müssten.
02
Ihre Art zu entscheiden
Das go/no-go in SEQUESTO folgt Ihrer Art zu entscheiden, nicht einem Bewertungsraster, das jemand anderes entworfen hat. Ihr Team hat seine Kriterien bereits. Schreiben Sie sie einmal als KI-Workflow auf, zum Beispiel „eine Ausschreibung analysieren und unseren Bid/no-bid-Brief schreiben“, und James folgt bei jeder neuen Ausschreibung denselben Schritten. Halten Sie die Entscheidung in einem Feld beim Bid fest, etwa einem Status- oder Auswahlfeld, das Sie definieren, damit sie in Ihrem Pipeline-Dashboard erscheint.
03
Ausschreibungsunterlagen ablegen
Legen Sie die Ausschreibungsunterlagen in einen neuen Bid. Er startet mit Ihrem Setup, mit Ihren bereits angelegten Ordnern.
04
Ihren Analyse-Workflow ausführen
Führen Sie Ihren Analyse-Workflow aus. James fasst zusammen, extrahiert Red Flags und entwirft den Brief.
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Ihr Team hält die Entscheidung fest
Ihr Team liest den Brief, prüft die Quellen und hält die Bid/no-bid-Entscheidung fest.
Vorher / Mit SEQUESTO
Vorher: Jemand liest an zwei Abenden 180 Seiten. Schlüsseltermine stehen in einem persönlichen Notizbuch. Die Risikoliste hängt davon ab, wer den Vertrag zufällig gelesen hat. Das Bid/no-bid-Meeting diskutiert, was die Ausschreibung sagt, statt ob man ein Angebot abgeben soll, und das Team jagt am Ende Ausschreibungen, die es nicht gewinnen kann.
Mit SEQUESTO: James liest jede Datei am selben Tag. Umfang, Termine, Zuschlagskriterien und Red Flags kommen als Elemente in Ihren eigenen Vorlagen an, jedes mit seiner Quelle verlinkt. Das Meeting beginnt mit einem Brief, der nach Ihrem Workflow geschrieben wurde, mit Ihren Stärken und Lücken, die bereits den Anforderungen gegenübergestellt sind.
FINNISCHE AUSSCHREIBUNG
Beispiel: eine finnische kommunale Ausschreibung für Personal in der Hauspflege
Eine finnische Kommune veröffentlicht eine Ausschreibung (tarjouspyyntö) für Pflegekräfte auf Zeit und Hauspflegepersonal in neun Pflegeeinheiten. Die Unterlagen enthalten die Aufforderung zur Angebotsabgabe, einen Anforderungsanhang in Word, eine Preis-Excel mit fünf Tabellenblättern, einen Entwurf der Rahmenvereinbarung und die Regeln für die Fragerunde.
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Fünf Dateien, eine Zusammenfassung
James liest alle fünf Dateien. Die Zusammenfassung zeigt Ihnen den Umfang je Pflegeeinheit, die Zuschlagskriterien und ihre Gewichtung, die Frist für Bieterfragen und das Abgabedatum.
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Zwei Red Flags
James markiert eine Vertragsstrafe für unbesetzte Schichten in der Vereinbarung und eine verpflichtende Berufserlaubnis für Pflegekräfte in den Anforderungen, jeweils als Red Flag im eigenen Format des Teams.
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Zwei Widersprüche zu klären
Er listet außerdem zwei Widersprüche zwischen dem Anforderungsanhang und dem Preisblatt (Stunden gegenüber Schichten) als Punkte auf, die mit dem Auftraggeber zu klären sind, bereit für die nächste Phase.
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Der Brief, den Ihre Leitung erwartet
Ihr Bid/no-bid-Workflow schreibt dann den Brief in dem Format, das Ihre Leitung erwartet.
Häufig gestellte Fragen
Ja. James liest die gesamten Ausschreibungsunterlagen, über viele Dateien und Formate hinweg, darunter Word, PDF und Excel. Tabellen werden Zeile für Zeile gelesen. Die Zusammenfassung umfasst Umfang, Schlüsseltermine, Zuschlagskriterien und Risiken, und jedes extrahierte Element verweist auf die Textstelle, aus der es stammt, sodass Sie es im Originalwortlaut des Auftraggebers prüfen können.
Ja. James liest die gesamten Ausschreibungsunterlagen, gleicht sie mit Ihren Referenzen, Zertifikaten und früheren Angeboten ab und schreibt Ihren Bid/no-bid-Brief nach dem Workflow Ihres Teams: welche Anforderungen Sie klar erfüllen, wo Sie schwach sind und welche Risiken bestehen. Ihr Team trifft die Entscheidung und hält sie beim Bid fest.
Ja, und zwar so, wie Ihr Team entscheidet. Es ist kein festes Bewertungsraster: Sie beschreiben Ihre eigenen Kriterien einmal als KI-Workflow, zum Beispiel „eine Ausschreibung analysieren und unseren Bid/no-bid-Brief schreiben“, und James folgt ihm bei jeder Ausschreibung. Die Entscheidung halten Sie in einem Feld fest, das Sie beim Bid definieren, sodass sie in Ihrem Pipeline-Dashboard erscheint.
Ja. Ihr Team legt fest, welche Red Flags, Risiken und Bieterfragen es verfolgt und wie jedes aufgebaut ist, oder übernimmt sie aus der Bibliothek. James extrahiert sie in Ihrem Format. SEQUESTO passt sich dem Bid-Prozess jedes Teams an: eigene Phasen, Felder, Dokumenttypen und Workflows, ohne Code.
James extrahiert die Zuschlagskriterien und ihre Gewichtung so, wie der Auftraggeber sie angibt, mit Link zur Quelle. Sind die Kriterien vage oder widersprechen sich zwei Dokumente der Unterlagen, meldet James das, statt eines auszuwählen. Diese Lücken können zu Bieterfragen für die Fragerunde des Auftraggebers werden.
James arbeitet mit den Dateien im Bid und zeigt seine Quellen. Hängen Sie bestimmte Dateien oder Ordner an, nutzt James nur diese als Quellen und fragt nach, statt etwas zu erfinden, wenn die Antwort nicht dort steht. Sie können jedes extrahierte Element öffnen und die Textstelle sehen, aus der es stammt.