Entlang Ihres Bids · Phase 3
Erstentwürfe aus Ihren eigenen Dokumenten, mit angezeigten Quellen
James, der KI-Bid-Agent von SEQUESTO, entwirft jede Antwort aus Ihren früheren Angeboten, Richtlinien, Lebensläufen und Zertifikaten. Er folgt den Regeln Ihres Unternehmens, schreibt in der Sprache der Ausschreibung und sagt Ihnen, woher jede Antwort stammt.
Eine sichtbare Lücke ist besser als eine Antwort, hinter der niemand stehen kann. Deshalb schreibt James nur, was Ihre Quellen, Ihre Regeln und Ihre Prüfenden tragen.
WISSEN
Müssen wir zuerst eine Antwortbibliothek aufbauen?
Nein. Die meisten Teams haben die Antworten bereits, verteilt über die Angebote des Vorjahres, Richtliniendokumente, Lebensläufe und Zertifikate. Legen Sie sie im Knowledge Hub ab oder binden Sie die Quellen an, die Sie ohnehin nutzen, und James entwirft direkt daraus. Es gibt keine Q&A-Bibliothek, die Sie vor Ihrem ersten Bid pflegen müssen, und keine, die Sie danach aktuell halten müssen.
01
Die eigenen Tools Ihres Teams
Liegt die Antwort in den eigenen Tools Ihres Teams, geht James auch dorthin. Binden Sie Notion, Confluence oder Jira an, und James durchsucht sie beim Entwerfen. Holen Sie Ordner aus SharePoint herein, und Ihr Referenzmaterial ist da, ohne dass Sie es von Hand hochladen. Jede Person bindet ihre eigenen Konten an, sodass James nur sieht, was diese Person sehen kann.
02
Websites, auf die Sie ihn verweisen
James kann für Sie auch ins Web gehen. Verweisen Sie ihn auf eine bestimmte Website, etwa die des Auftraggebers, die Hinweise einer Aufsichtsbehörde oder einen veröffentlichten Standard, und er holt, was die Antwort braucht, und zeigt den Link als Quelle.
03
Quellen bei jedem Entwurf
Jeder Entwurf zeigt seine Quellen. Ihre prüfende Person öffnet die Quelle, prüft den Wortlaut und macht weiter, statt sich zu fragen, woher eine Aussage stammt.
DIE GANZE ARBEIT
Warum nicht einfach einen KI-Assistenten auf Ihrem SharePoint fragen?
So arbeiten die meisten Teams heute. Die Antworten liegen in SharePoint, ein KI-Assistent findet eine, und dann beginnt die eigentliche Arbeit: kopieren, in den Bid einfügen, im richtigen Ton umschreiben, in den richtigen Abschnitt setzen, dann dem Fachexperten, der sie prüfen muss, eine E-Mail schicken und zwei Tage später nachhaken. Der Assistent hat eine Frage beantwortet. Alles andere hat weiterhin der Bid-Manager erledigt.
In SEQUESTO erledigt James die ganze Arbeit, innerhalb des Bids:
01
Er sucht an den richtigen Stellen
James sieht nur, was die anfragende Person sehen darf, und Sie entscheiden, wo er sucht und wo nicht: die Zertifikate dieses Jahres ja, die alten Preislisten nein.
02
Er schreibt so, wie Sie es tun würden
In Ihrem Tonfall, nach Ihren Unternehmensregeln, in der Sprache der Ausschreibung.
03
Er legt es dorthin, wo es hingehört
Direkt in den richtigen Abschnitt der Response oder in die Datei des Auftraggebers. Kein Kopieren und Einfügen.
04
Er holt die richtigen Leute dazu
James weist jede Frage dem Fachexperten zu, der sie prüfen soll, und erinnert diejenigen, die noch eine Antwort schulden.
05
Er wird besser, je mehr Sie ihn nutzen
James merkt sich, wie Sie arbeiten: die Korrekturen, die Sie vornehmen, den Ton, den Sie bevorzugen, die Art, wie Sie eine Antwort aufbauen. Je mehr Ihr Team mit ihm arbeitet, desto näher kommt sein erster Entwurf dem, was Sie geschrieben hätten. Ein allgemeiner Assistent oder eine Suche in SharePoint beginnt jedes Mal bei null. James ist Ihr eigener Assistent, der aus Ihrer Arbeitsweise lernt, und nichts davon wird zum Training von KI-Modellen verwendet.
GRUNDLAGE
Erfindet James Dinge?
Nein. James ist so gebaut und geregelt, dass er nur aus Quellen antwortet: den Dokumenten in Ihrem Knowledge Hub, den internen Tools, die Sie anbinden, etwa Notion, Confluence und Jira, und den Websites, auf die Sie ihn verweisen. Alles, was er schreibt, stützt sich auf eine davon, und jede Antwort zeigt, woher sie stammt, sodass Ihre prüfende Person sie mit einem Klick prüfen kann.
01
Keine Lücke wird gefüllt
Fehlt die Quelle, füllt James die Lücke nicht.
02
Er sagt, was fehlt
Er sagt es, nennt Ihnen, was fehlt, und fragt nach, oder markiert die Frage mit „Prüfung erforderlich“.
03
Eine sichtbare Lücke ist besser
Eine sichtbare Lücke ist besser als eine Antwort, hinter der niemand stehen kann.
UMFANG
James auf die Dateien Ihrer Wahl beschränken
Manche Antworten dürfen aus nur einem Dokument stammen: dem ISO-Zertifikat dieses Jahres, dem Lebenslauf der genannten Projektleitung, dem Preisanhang.
01
Nur die Dateien, die Sie anhängen
Hängen Sie diese Dateien oder Ordner an, und James nutzt nur sie als Quellen.
02
Er fragt, er erfindet nicht
Steht die Antwort dort nicht, fragt James Sie, statt eine zu erfinden.
03
Prüfung erforderlich, nie leer
Wird ein ganzer Fragebogen in einem Durchgang beantwortet, wird eine Frage, die James nicht beantworten kann, in ihrem Antwortabschnitt mit „Prüfung erforderlich“ markiert. Sie bleibt nie leer und wird nie mit Erfundenem gefüllt.
REGELN
Zuerst Ihre Regeln, dann Ihr Ton
Regeln gibt es auf vier Ebenen: Unternehmen, Persona, Projekt und Nutzer.
01
Unternehmensregeln haben Vorrang
Unternehmensregeln haben bei Konflikten Vorrang. Lautet Ihre Unternehmensregel also „nie eine Vor-Ort-Reaktionszeit unter vier Stunden zusagen“, kann keine Projektanweisung sie stillschweigend außer Kraft setzen.
02
Konflikte werden angesprochen
Würde eine Anfrage eine Regel verletzen, weist James auf den Konflikt hin und fragt, wie er vorgehen soll.
03
Personas legen den Ton fest
Personas legen den Ton für ein Projekt fest, zum Beispiel „öffentlicher Sektor, formelles Niederländisch“ oder „privater Kunde, knappes Englisch“. Jede Änderung, die James an einem Dokument vornimmt, muss die eigene Anweisung des Nutzers tragen, geprüft vor der Änderung. Bitten Sie James nur um eine Prüfung, bearbeitet er nichts.
SPRACHE
In der Sprache der Ausschreibung schreiben, wiederverwenden, was schon gewonnen hat
Ihre beste Antwort liegt vielleicht auf Englisch vor, während die Ausschreibung auf Deutsch ist. James entwirft in der Sprache der Ausschreibung aus Quellen in anderen Sprachen. Passt ein früherer Abschnitt genau, übernimmt James ihn wortgetreu: dieselben Überschriften, Absätze, Listen und Tabellen, keine Neufassung. Nutzen Sie das für Textbausteine, die Ihr Rechtsteam bereits freigegeben hat.
01
Quell- und Ausschreibungssprache
In der Sprache der Ausschreibung entwerfen, aus Quellen in jeder Sprache.
02
Frühere Antworten
Freigegebene frühere Abschnitte wortgetreu wiederverwenden.
03
Personas
Pro Projekt eine Persona anwenden.
Vorher / Mit SEQUESTO
Vorher: Ein Team verbringt Monate damit, eine Q&A-Bibliothek aufzubauen, die beim nächsten Bid schon veraltet ist. Oder es fragt einen Assistenten auf SharePoint, kopiert dann, fügt ein, schreibt um und hakt per E-Mail bei Fachexperten nach. Entwürfe kommen ohne Quellen. Jemand übersetzt die englische Masterantwort von Hand. Ein Autor schwächt eine Unternehmensrichtlinie ab, weil die Projektleitung darum bat.
Mit SEQUESTO: James entwirft aus den Dokumenten, die Sie bereits haben, und zeigt seine Quellen, direkt an der richtigen Stelle im Bid. Er weist die Fachexperten zu und erinnert sie. Er schreibt in der Sprache der Ausschreibung. Unternehmensregeln haben Vorrang, und Konflikte werden angesprochen, nicht verborgen.
AUSSCHREIBUNG
Beispiel: eine deutsche Ausschreibung, beantwortet aus englischen Quellen
Ein deutscher öffentlicher Auftraggeber veröffentlicht eine Ausschreibung für Managed IT Services. Das Leistungsverzeichnis hat 85 Fragen, auf Deutsch. Ihr stärkstes Material liegt auf Englisch vor: drei frühere Angebote, eine Security-Richtlinie, ein Business-Continuity-Plan und zwölf Lebensläufe.
01
Nur die Dateien, die Sie anhängen
Sie setzen die Persona auf „öffentlicher Sektor, formelles Deutsch“. Für das Sicherheitskapitel hängen Sie die Security-Richtlinie und den Continuity-Plan an, sodass James nur diese nutzt.
02
Lücken zur Prüfung markiert
James entwirft alle 85 Antworten auf Deutsch, jeweils mit aufgeführten Quellen. Zwei Fragen zu genannten Unterauftragnehmern lassen sich aus Ihren Dateien nicht beantworten und sind daher mit „Prüfung erforderlich“ markiert.
03
Wiederverwendung und ein Regelkonflikt
Der Abschnitt zum Datenschutz aus dem Angebot, das im Vorjahr den Zuschlag erhielt, wird wortgetreu wiederverwendet. Eine Unternehmensregel zu Haftungsobergrenzen stoppt einen Entwurf, und James fragt die Projektleitung, wie er vorgehen soll.
Häufig gestellte Fragen
Nein. SEQUESTO entwirft aus den Dokumenten, die ein Unternehmen bereits hat, sodass keine Antwort- oder Content-Library aufzubauen oder zu pflegen ist. James entwirft aus Ihren früheren Angeboten, Richtlinien, Lebensläufen und Zertifikaten im Knowledge Hub und aus den Tools, die Sie anbinden. Jede Antwort zeigt ihre Quellen, sodass eine prüfende Person den Wortlaut mit dem Originaldokument abgleichen kann.
Nein. James erfindet keine Antworten. Alles, was er schreibt, stützt sich auf eine Quelle, die ihm zur Verfügung steht: Ihr Knowledge Hub, die internen Tools, die Sie anbinden, oder die Websites, auf die Sie ihn verweisen, und jede Antwort zeigt diese Quelle. Fehlt die Quelle, fragt er nach oder markiert die Frage mit „Prüfung erforderlich“, statt zu raten.
Hängen Sie die Dateien oder Ordner an, die die Quelle sein sollen. James nutzt dann nur diese und fragt nach, statt etwas zu erfinden, wenn die Antwort nicht dort steht. Wird ein ganzer Fragebogen auf einmal beantwortet, wird jede Frage, die James nicht beantworten kann, mit „Prüfung erforderlich“ markiert, statt leer zu bleiben oder geraten zu werden.
Ja. James entwirft in der Sprache der Ausschreibung aus Quellen in anderen Sprachen. Eine deutsche Ausschreibung lässt sich aus englischen früheren Angeboten beantworten, ein französischer appel d'offres aus niederländischen Richtlinien. Sie können außerdem pro Projekt eine Persona festlegen, etwa „öffentlicher Sektor, formelles Niederländisch“, um den Ton festzulegen.
James weist auf den Konflikt hin und fragt, wie er vorgehen soll. Regeln gibt es auf vier Ebenen: Unternehmen, Persona, Projekt und Nutzer. Unternehmensregeln haben bei Konflikten Vorrang, sodass eine Projektanweisung eine Unternehmensrichtlinie nicht stillschweigend außer Kraft setzen kann. Jede Änderung, die James vornimmt, muss die eigene Anweisung des Nutzers tragen.
Ein Assistent gibt Ihnen eine Antwort, und Sie erledigen den Rest. James erledigt auch den Rest: Er sucht nur dort, wo Sie es erlauben, und nur das, was die anfragende Person sehen darf, schreibt in Ihrem Ton und nach Ihren Unternehmensregeln, setzt die Antwort an die richtige Stelle im Bid oder in der Datei des Auftraggebers, weist den Fachexperten zu, der sie prüfen soll, und erinnert ihn, bis es erledigt ist. Und er lernt aus der Arbeitsweise Ihres Teams, sodass seine Entwürfe Ihren mit der Zeit näherkommen.
Ja. James kann einen Abschnitt aus einem früheren Dokument wortgetreu übernehmen: Überschriften, Absätze, Listen, Tabellen und Bilder, keine Neufassung. Das eignet sich für freigegebene Texte wie Erklärungen zu Datenschutz, Versicherung oder Qualität, die Ihr Rechts- oder Compliance-Team nicht umformuliert haben will.