Nur in SEQUESTO · Jede Datei
Füllt die komplexesten Formulare des Auftraggebers aus. Nicht nur Fragebögen.
Erklärungen, Lieferantenformulare, Datenblätter: Word- und PDF-Formulare voller Tabellen, Checkboxen und auf die Seite gezeichneter Felder. James, der KI-Bid-Agent von SEQUESTO, füllt sie in der eigenen Datei des Auftraggebers aus, aus den Dokumenten Ihres Unternehmens. Dieselbe Datei zurück, bereit zum Versand.
Fragebögen sind nur die Hälfte der Ausschreibungsunterlagen. Ein Assistent beantwortet die Fragen und füllt die Formulare aus, sodass nichts auf den letzten Abend wartet.
DIE FORMULARE
Fragebögen sind nur die Hälfte dessen, was der Auftraggeber schickt
Natürlich beherrscht SEQUESTO Fragebögen. Die meisten Bid-Tools importieren den Fragebogen und exportieren ihn wieder, und jemand verbringt den Abend damit, Tabellen, verbundene Zellen und Dropdowns zu reparieren. SEQUESTO füllt die eigene Datei des Auftraggebers aus: nichts muss neu formatiert werden. James liest den Excel- oder Word-Fragebogen des Auftraggebers, macht jede Frage zu einem Eintrag, den Ihr Team zuweisen kann, entwirft die Antworten aus Ihren eigenen Dokumenten und schreibt sie zurück in die Datei des Auftraggebers, mit intakten Dropdowns und intaktem Schutz. Siehe Antworten entwerfen.
01
Eine Ausschreibung enthält mehr als Fragen
Neben dem Fragebogen kommen die Formulare: eine Bewerbererklärung, eine Lieferantenselbstauskunft, ein Unternehmensdatenblatt, eine Referenzliste in einer festen Tabelle, eine eidesstattliche Erklärung mit zwanzig Ankreuzfeldern. Es gibt keine Frage zu beantworten. Es gibt Felder, Tabellen und Kästchen, und jedes erwartet eine genaue Angabe zu Ihrem Unternehmen an einer genauen Stelle.
02
Am Abend vorher von Hand ausgefüllt
Diese Formulare füllen Bid-Teams noch immer von Hand aus, am Abend vor der Frist. Es sind die Formulare, die SEQUESTO ausfüllt.
Vorher / Mit SEQUESTO
| Vorher | Mit SEQUESTO |
|---|---|
| Ein Tool für den Fragebogen, die Formulare von Hand ausgefüllt | Ein Assistent für beides |
| Handelsregisternummer, Umsatz und Mitarbeiterzahlen in jedem Formular neu tippen | James übernimmt sie aus Ihren eigenen Dokumenten |
| 30 Felder einzeln ankreuzen und zwei übersehen | Jedes Feld angekreuzt oder leer gelassen, wie es Ihre Fakten belegen |
| Eine Referenztabelle Zelle für Zelle kopieren | Zeilen in der eigenen Tabelle des Auftraggebers befüllt |
| Ein flaches PDF in Word nachbauen, weil nichts hineinschreiben kann | Das PDF des Auftraggebers dort ausgefüllt, wo die Felder gezeichnet sind |
FELDTYPEN
Was James in einem Formular ausfüllt
Die Fakten stammen aus Ihren eigenen Dokumenten im Knowledge Hub: Handelsregistereintrag, Jahresabschlüsse, Zertifikate, Versicherungen, Lebensläufe und frühere Referenzen.
01
Checkboxen und Ankreuzfelder
Word-Checkboxen, Formularfelder und getippte Felder wie „☐ Ja ☐ Nein“, „□ KMU“ oder „□ Hersteller □ Händler“. James kreuzt das an, was Ihre Fakten belegen, und lässt die anderen leer.
02
Ja/Nein-Spalten
Zeilen mit Aussagen und je einer Spalte für Ja und Nein, etwa „Ja / Nein“ oder „Oui / Non“, Zeile für Zeile angekreuzt.
03
Tabellen
Umsatz der letzten drei Jahre, Personal nach Kategorie, Referenzen mit Kunde, Wert und Daten, Standorte und Zertifikate. Zeilen in der eigenen Tabelle des Auftraggebers befüllt, auch mit verbundenen Zellen.
04
Formularfelder
Word-Inhaltssteuerelemente (Text, Dropdown, Datum, Checkbox) und die älteren Formularfelder, die viele öffentliche Auftraggeber noch nutzen.
05
Flache PDFs
Viele Formulare von Auftraggebern sind PDFs, in denen die Felder nur Linien auf der Seite sind. James findet die Felder und schreibt hinein. Ausfüllbare PDF-Formulare werden Feld für Feld befüllt.
06
Gesperrte Excel-Tabellen
Datenblätter und Preislisten mit geschützten Zellen: Nur die offenen Zellen werden befüllt, Formeln werden neu berechnet.
07
PowerPoint-Vorlagen
Die Folien des Auftraggebers, mit Ihren Inhalten in deren Text. Master, Layouts und Design bleiben unangetastet.
FRANZÖSISCHE AUSSCHREIBUNG
Ein Beispiel: DC1 und DC2 einer französischen öffentlichen Ausschreibung
Ein Reinigungs- und Facility-Services-Unternehmen antwortet auf die Ausschreibung einer französischen Region. Die Unterlagen enthalten den technischen Fragebogen und zwei Word-Formulare, die jedes französische öffentliche Angebot braucht: das DC1 (Bewerbungsschreiben) und das DC2 (Bewerbererklärung).
01
Formulare ohne Fragen
Sie enthalten keine Fragen. Das DC1 verlangt die Identität des Unternehmens, ob es allein oder in einer Gruppe anbietet und für welche Lose, alles durch Ankreuzen. Das DC2 verlangt die SIRET-Nummer, die Rechtsform, den Umsatz der letzten drei Geschäftsjahre in einer Tabelle, die Mitarbeiterzahlen und eine Reihe von Ankreuzfeldern zur Situation des Unternehmens.
02
In den Word-Dateien des Auftraggebers ausgefüllt
James füllt beide Formulare in den eigenen Word-Dateien des Auftraggebers aus. Die Identitätsfelder stammen aus dem Handelsregistereintrag, die Umsatztabelle aus den letzten drei Jahresberichten, die Mitarbeiterzahlen aus der HR-Übersicht. „Candidat individuel“ sowie die Lose 2 und 3 werden angekreuzt, die übrigen Felder bleiben leer. Ein Feld, zur Unterauftragsvergabe, hat in den Dokumenten keine eindeutige Antwort, bleibt daher leer und wird gemeldet. Der Bid-Manager kreuzt es an und macht weiter.
GLEICHE DATEI
Sie erhalten die Datei des Auftraggebers zurück
Nichts wird in einem anderen Format neu aufgebaut.
01
Layout und Schutz bleiben
Layout, Formatvorlagen, Nummerierung, Kopf- und Fußzeilen bleiben so, wie der Auftraggeber sie angelegt hat. Excel-Schutz, Dropdowns, Formeln und ausgeblendete Spalten bleiben, wie sie waren.
02
Zeichen erhalten, Dateien geprüft
Sonderzeichen wie ≤, ≥, € und Umlaute bleiben erhalten. Eine Word-Datei durchläuft vor dem Speichern eine Strukturprüfung, und eine Arbeitsmappe, die eine Zeile verloren hat, wird abgelehnt, nicht zurückgegeben.
BERICHT
Gemeldet, nicht geraten
Wenn die Dokumente keine eindeutige Antwort liefern, lässt James das Feld leer und sagt es Ihnen. Sie sehen zum Beispiel:
01
Keine eindeutige Antwort
Felder ohne eindeutige Antwort in Ihren Dokumenten bleiben leer und werden gemeldet.
02
Dropdowns ohne passende Option
Dropdowns, in denen keine Option passt, werden gemeldet, nicht geraten.
03
Felder ohne klare Stelle
Felder ohne klare Stelle im Formular werden gemeldet, nicht geraten.
04
Widersprüchliche Quellen
Werte mit zwei widersprüchlichen Quellen, absichtlich leer gelassen.
SPRACHEN
Formulare in jeder Sprache
James liest Formulare in der Sprache des Auftraggebers und erkennt Feld- und Spaltenbezeichnungen in 13 Sprachen, darunter Französisch, Deutsch, Niederländisch, Spanisch, Polnisch und die nordischen Sprachen.
Zeichen erhalten
Akzente und Großbuchstaben sind eingeschlossen.
ABLAUF
So funktioniert es
01
Formular des Auftraggebers hochladen
Word, PDF, Excel oder PowerPoint, direkt aus den Ausschreibungsunterlagen.
02
James liest jedes Feld, jede Tabelle und jedes Kästchen
Er erarbeitet, was jedes einzelne verlangt.
03
Er füllt sie aus Ihren Dokumenten aus
Er füllt sie aus den Dokumenten Ihres Unternehmens aus, die im Knowledge Hub liegen, in der eigenen Datei des Auftraggebers.
04
Sie prüfen den Bericht
Entscheiden Sie über alles, was leer geblieben ist, und das Formular ist fertig.
Verwandte Funktionen
Antworten entwerfen
James, der KI-Bid-Agent von SEQUESTO, entwirft jede Antwort aus Ihren früheren Angeboten, Richtlinien, Lebensläufen und Zertifikaten. Er folgt den Regeln Ihres Unternehmens, schreibt in der Sprache der Ausschreibung und sagt Ihnen, woher jede Antwort stammt.
Mehr erfahren →Finalisieren und einreichen
Das Ende eines Bids besteht aus mehr als Antworten. James, der KI-Bid-Agent von SEQUESTO, finalisiert die Response, füllt die eigenen Dateien des Auftraggebers aus, stellt die Zertifikate und Anlagen zusammen, die der Auftraggeber verlangt hat, und bereitet das Einreichungspaket vor, geprüft und bereit zum Hochladen.
Mehr erfahren →Erst „fertig“, wenn alles abgedeckt ist
Bevor ein Bid als abgeschlossen markiert wird, prüft James jede Anforderung gegen das fertige Dokument und bewertet sie als erfüllt, teilweise erfüllt, fehlend oder klärungsbedürftig. Eine Erwähnung ist keine Antwort, und James bezeichnet ein Dokument nicht als vollständig, solange eine Lücke offen ist.
Mehr erfahren →James, Ihr KI-Bid-Agent
Vom ersten Lesen der Ausschreibungsunterlagen bis zur finalen Datei nimmt James, der KI-Bid-Agent von SEQUESTO, dem Bid-Manager Arbeit ab: Zusammenfassungen, Entwürfe, Verträge, Formulare, Aufgabenzuweisungen und Nachfassaktionen. Sie steuern, er erledigt die Arbeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig.
Mehr erfahren →Knowledge Hub
James, der KI-Bid-Agent von SEQUESTO, entwirft aus Ihren früheren Bids, Richtlinien, Lebensläufen und Zertifikaten. Keine Q&A-Bibliothek, die Sie zuerst aufbauen müssen, und jede Antwort zeigt, woher sie stammt.
Mehr erfahren →Häufig gestellte Fragen
Ja. SEQUESTO füllt die komplexesten Formulare des Auftraggebers in deren eigener Datei aus, nicht nur Fragebögen: Word- und PDF-Formulare mit Tabellen, Checkboxen und Ankreuzfeldern, flache PDFs mit aufgezeichneten Feldern, gesperrte Excel-Tabellen und PowerPoint-Vorlagen. Erklärungen, Lieferantenformulare und Unternehmensdatenblätter werden aus Ihren eigenen Dokumenten befüllt.
Ja. James kreuzt Word-Checkboxen, Formularfelder, getippte Felder wie „☐ Ja ☐ Nein“ und Ja/Nein-Spalten an, ebenso die Checkboxen ausfüllbarer PDF-Formulare. Er kreuzt an, was Ihre Dokumente belegen, und lässt den Rest leer.
Ja. James findet die aufgezeichneten Felder und Ankreuzfelder in einem flachen PDF und schreibt hinein, auch in Ja/Nein-Spalten (Ja/Nein).
Ja. Zeilen werden in der eigenen Tabelle des Auftraggebers befüllt, auch mit verbundenen Zellen, aus Ihren Jahresabschlüssen, Referenzen und weiteren Unternehmensdokumenten.
Ja. James listet jede Frage als Eintrag auf, den Ihr Team zuweisen kann, entwirft die Antworten aus Ihren eigenen Dokumenten und schreibt sie zurück in die Excel- oder Word-Datei des Auftraggebers, mit erhaltenen Dropdowns, Schutz und Formeln. Antworten werden aus den eigenen Dropdown-Listen des Auftraggebers gewählt.
Das Feld bleibt leer und wird gemeldet, nicht geraten. Sie erhalten eine Liste dessen, was nicht befüllt wurde, und warum, sodass eine Person entscheidet.
Ja. Sie erhalten die eigene Datei des Auftraggebers zurück: gleiches Layout, gleiche Formatvorlagen, Nummerierung, Kopf- und Fußzeilen. Excel-Schutz, Dropdowns und Formeln bleiben, wie sie waren.