Entlang Ihres Bids · Bei jeder Phase
Ihre SMEs, Ihre Prüfenden und James im selben Dokument
Weisen Sie jede Frage dem Experten zu, der die Antwort kennt. Schreiben, kommentieren, prüfen und geben Sie in denselben gemeinsamen Dokumenten frei, mit James, dem KI-Bid-Agenten von SEQUESTO, an Ihrer Seite.
Der Bid reist nicht mehr per E-Mail: Fragen, Kommentare, Freigaben und Erinnerungen bleiben im Bid, in Ihrer Reihenfolge, mit Ihren Status und Ihren Regeln.
ZUWEISUNG
Wie bringen Sie SMEs dazu, Bid-Fragen pünktlich zu beantworten?
Machen Sie klar, was wessen Aufgabe ist.
01
Eine namentlich genannte Person pro Frage
In SEQUESTO ist jede extrahierte Frage ein eigenes Element, sodass Sie sie einem namentlich genannten Experten zuweisen können: dem Security Officer, dem Datenschutzbeauftragten, der Leitung Operations. Der Experte erhält eine Benachrichtigung, öffnet die Frage, sieht den Entwurf von James mit seinen Quellen und korrigiert, was zu korrigieren ist.
02
Nur die eigenen Fragen
Niemand muss ein Dokument mit 60 Seiten lesen, um seine vier Fragen zu finden.
03
Kommentare am genauen Absatz
Hinterlassen Sie einen Kommentar genau an dem Absatz, der Überarbeitung braucht, und nennen Sie den Kollegen, der ihn ansehen soll. Er wird benachrichtigt, öffnet den Bid an diesem Absatz, und die Diskussion bleibt neben dem Text, um den es geht, nicht in einem E-Mail-Verlauf.
DASHBOARD
Ihr eigenes Dashboard: alles, was auf Sie wartet
Jede Person im Bid hat ihr eigenes Dashboard. Es zeigt, was für sie zu tun ist, über alle Bids hinweg, an denen sie arbeitet: die ihr zugewiesenen Fragen, die Abschnitte, die auf ihre Prüfung warten, die Freigaben, die sie schuldet, und die anstehenden Fristen. Ein SME, der bei drei Bids hilft, sieht seine elf offenen Fragen an einem Ort. Eine prüfende Person sieht genau, was zur Prüfung bereit ist, und sonst nichts.
01
Nichts zu durchwühlen
Niemand muss Ordner oder E-Mails durchwühlen, um herauszufinden, was er schuldet, und der Bid-Manager muss die Liste nicht herumschicken.
02
Persönliche, Bid- und Pipeline-Ansichten
Ihr persönliches Dashboard betrifft Ihre eigene Arbeit. In jedem Bid sieht der Bid-Manager jede Frage und jeden Abschnitt mit Verantwortlichem und Status, in Tabellen-, Timeline- oder Kanban-Ansicht. Und über alle Bids hinweg verfolgt der Head of Bids die Pipeline in Dashboards, siehe Verfolgen und berichten.
GEMEINSAMES BEARBEITEN
Ein gemeinsames Dokument, mit James im Raum
Alle im Bid arbeiten im selben Dokument: keine Versionen, die per E-Mail hin- und hergeschickt werden, kein „final_v7“.
Jede Person öffnet es, ergänzt ihren Teil und sieht, was die anderen getan haben.
01
James bearbeitet wie alle anderen
James arbeitet im selben Dokument. Bitten Sie James, einen Absatz zu straffen, und die Änderung ist für alle da, wie jede andere Bearbeitung.
02
Nur auf Ihre Anweisung
James handelt nicht von sich aus. Jede Änderung, die James an einem Dokument vornimmt, muss die eigene Anweisung des Nutzers tragen, geprüft vor der Änderung. Bitten Sie James nur um eine Prüfung, prüft er und bearbeitet nichts.
STATUS
Prüfstatus, die zu Ihrem Prozess passen
SEQUESTO passt sich dem Bid-Prozess jedes Teams an: eigene Phasen, Felder, Dokumenttypen und Workflows, ohne Code.
01
Schritte, die Ihr Team tatsächlich nutzt
Die Prüfung gehört dazu. Fügen Sie Ihrem Frage- oder Abschnittstyp ein Statusfeld mit den Schritten hinzu, die Ihr Team tatsächlich nutzt, zum Beispiel „Entwurf“, „SME geprüft“, „Bid-Manager geprüft“, „Final“.
02
Filtern, um zu sehen, was wartet
Filtern Sie jede Ansicht danach, um zu sehen, was noch wartet.
03
Keine feste Prüfkette
Es gibt keine feste Prüfkette, in die Sie sich einfügen müssen. Ihre Status sind Ihre eigenen, und sie funktionieren in Tabellen-, Timeline- und Kanban-Ansicht.
FREIGABE
Freigaben und Genehmigungen, in Ihrer Reihenfolge
Manche Antworten dürfen erst raus, wenn die richtige Person Ja gesagt hat: der Preis durch Finance, die Vertragsbedingungen durch Legal, der ganze Bid durch den Bid-Director.
01
Ihre eigene Freigabekette
Richten Sie Ihre Freigabekette in der Reihenfolge ein, die Ihr Team nutzt, zum Beispiel SME, dann Bid-Manager, dann Bid-Director.
02
Wer was wann genehmigt hat
Jede Person gibt in SEQUESTO frei, und der Bid zeigt, wer was wann genehmigt hat.
BENACHRICHTIGUNGEN
Ihre eigenen Regeln dafür, wer was erfährt
Niemand sollte daran denken müssen, jemand anderem Bescheid zu sagen. Legen Sie Ihre eigenen Regeln fest, und SEQUESTO verschickt die Benachrichtigungen:
01
Wenn eine Frage geprüft ist
Markiert eine prüfende Person eine Frage als geprüft, wird deren Verantwortlicher benachrichtigt.
02
Fünf Tage vor einer Frist
Ist eine Frist fünf Tage entfernt, erhält die zuständige Person eine Erinnerung.
03
Ein leerer Abschnitt kurz vor der Abgabe
Ist ein Abschnitt zwei Tage vor der Abgabe noch leer, erfährt es der Bid-Manager.
04
Regeln, die Ihren Feldern folgen
Sie legen die Regeln fest, und sie folgen Ihren Status, Feldern und Fristen.
SICHER TEILEN
Versionsverlauf, Berechtigungen und sicheres Teilen
Jedes Dokument behält seinen Versionsverlauf. Geht eine späte Änderung schief, öffnen Sie eine frühere Version und stellen sie wieder her.
01
Berechtigungen pro Datei und Ordner
Berechtigungen werden pro Datei und Ordner nach Team vergeben und von Ordnern vererbt. Die Preise können beim kaufmännischen Team bleiben, während das technische Team an der Methodenbeschreibung arbeitet.
02
Die Suche von James beachtet sie
Die Suche von James beachtet dieselben Berechtigungen.
03
Geteilte Unterhaltungen bleiben sicher
Teilen Sie eine Unterhaltung mit James, sind Inhalte, die die empfangende Person nicht lesen darf, für sie ausgeblendet.
Vorher / Mit SEQUESTO
Vorher: Der Bid-Manager schickt 40 Fragen als Word-Anhänge per E-Mail an sechs Experten. Die Antworten kommen in sechs Versionen zurück. Kommentare leben in E-Mails. Niemand weiß, welche Datei aktuell ist, und ein alter Absatz wird über einen korrigierten eingefügt.
Mit SEQUESTO: Jede Frage wird im Bid ihrem Experten zugewiesen. Alle bearbeiten dasselbe Dokument, mit Kommentaren direkt am Text. Ein Statusfeld zeigt, was geprüft ist, Ihre Freigabekette zeigt, wer es genehmigt hat, und Ihre eigenen Regeln benachrichtigen die richtige Person zur richtigen Zeit. Geht etwas schief, stellen Sie die frühere Version wieder her.
SICHERHEITSPRÜFUNG
Beispiel: ein Security-Questionnaire mit 120 Fragen, verteilt auf fünf Experten
Eine belgische Bank schickt im Rahmen eines Lieferanten-Onboardings einen Fragebogen zu Sicherheit und Datenschutz mit 120 Fragen. James extrahiert jede Frage als Element und entwirft erste Antworten aus Ihrer ISO-27001-Anwendbarkeitserklärung, Ihrer Sicherheitsrichtlinie und dem Fragebogen des Vorjahres.
01
Fragen nach Experten zugewiesen
Der Bid-Manager weist 48 Fragen dem Security Officer zu, 22 dem Datenschutzbeauftragten, 30 dem IT-Betrieb, 12 HR und 8 Legal. Jeder erhält eine Benachrichtigung.
02
Kommentar zum Absatz über Verschlüsselung
Der Datenschutzbeauftragte hinterlässt dem Security Officer einen Kommentar am Absatz zu den Verschlüsselungsschlüsseln. Der Security Officer ergänzt das Detail in der Antwort.
03
Offene Punkte zwei Tage vorher
Der Bid-Manager filtert die Tabellenansicht nach dem Status „SME geprüft“ und sieht zwei Tage vor der Frist 11 Fragen, die noch offen sind.
Häufig gestellte Fragen
Ja. Jede extrahierte Frage oder Anforderung ist ein eigenes Element, und Sie können sie einer namentlich genannten Person zuweisen. Die Person erhält eine Benachrichtigung, sieht den Entwurf von James mit seinen Quellen und bearbeitet die Antwort direkt. Sie kann einem Kollegen einen Kommentar genau an dem Absatz hinterlassen, der Input braucht.
Ja. Jede Person hat ein eigenes Dashboard mit allem, was sie über alle ihre Bids hinweg zu tun hat: zugewiesene Fragen, zu prüfende Abschnitte, Freigaben und anstehende Fristen.
Ja. Alle am Bid arbeiten im selben gemeinsamen Dokument, sodass keine Kopien zusammengeführt werden müssen. James arbeitet ebenfalls darin, sodass eine Änderung, die James auf Ihre Anweisung vornimmt, erscheint wie die jedes anderen Teammitglieds.
Nein. Sie fügen ein Feld für den Prüfstatus mit Ihren eigenen Schritten hinzu, etwa „Entwurf“, „SME geprüft“ und „Final“, und filtern Ansichten danach. SEQUESTO passt sich dem Bid-Prozess jedes Teams an: eigene Phasen, Felder, Dokumenttypen und Workflows, ohne Code.
Ja. Richten Sie Ihre Freigabekette in der Reihenfolge ein, die Ihr Team nutzt, zum Beispiel SME, dann Bid-Manager, dann Bid-Director. Jede Person gibt in SEQUESTO frei, und der Bid zeigt, wer was wann genehmigt hat.
Ja. Sie legen Ihre eigenen Regeln fest: den Verantwortlichen benachrichtigen, wenn eine prüfende Person eine Frage als geprüft markiert, die zuständige Person erinnern, wenn eine Frist fünf Tage entfernt ist, den Bid-Manager alarmieren, wenn ein Abschnitt kurz vor der Abgabe noch leer ist.
Ja. Jedes Dokument behält einen Versionsverlauf. Sie können eine frühere Version öffnen und wiederherstellen, ob die Änderung von einem Kollegen oder von James kam. Jede Änderung von James muss die eigene Anweisung des Nutzers tragen, die geprüft wird, bevor die Änderung angewendet wird.
Ja. Berechtigungen werden pro Datei und Ordner nach Team vergeben und von Ordnern vererbt. Die Suche von James beachtet sie. Wird eine Unterhaltung mit James geteilt, sind Inhalte, die die empfangende Person nicht lesen darf, für sie ausgeblendet.
Nein. Bitten Sie James nur um eine Prüfung, bearbeitet er nichts. Er meldet Ihnen stattdessen Lücken, unklare Formulierungen und nicht abgedeckte Anforderungen zurück. Änderungen erfolgen nur, wenn ein Nutzer sie anweist.