Nur in SEQUESTO · James
James. Der Assistent an Ihrer Seite für das gesamte Bid.
Vom ersten Lesen der Ausschreibungsunterlagen bis zur finalen Datei nimmt James, der KI-Bid-Agent von SEQUESTO, dem Bid-Manager Arbeit ab: Zusammenfassungen, Entwürfe, Verträge, Formulare, Aufgabenzuweisungen und Nachfassaktionen. Sie steuern, er erledigt die Arbeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig.
Der größte Teil eines Bids ist Arbeit, die nichts mit dem Beantworten von Fragen zu tun hat. James übernimmt sie, mehrere Aufgaben gleichzeitig, unter Ihren Regeln, während die Entscheidungen bei Ihrem Team bleiben.
DAS GANZE BID
Mehr als Fragen beantworten
Die meisten KI-Bid-Tools tun nur eines: die Fragen eines Fragebogens beantworten. Das ist vielleicht ein Drittel der Woche eines Bid-Managers. Der Rest ist lesen, entscheiden, Personen organisieren, bei ihnen nachfassen, prüfen, was sie geschickt haben, alles schreiben, was keine Frage ist, und die finalen Dateien richtig hinbekommen.
James hilft bei alldem.
01
Im Bid
Er arbeitet im Bid, an denselben Dokumenten, Tabellen und Dateien wie Ihr Team, und weiß, wer woran arbeitet.
02
Einfache Sprache
Fragen Sie in einfacher Sprache, wie Sie einen Kollegen fragen würden.
Vorher / Mit SEQUESTO
| Vorher | Mit SEQUESTO |
|---|---|
| Eine KI, die Fragen beantwortet, und ein Bid-Manager, der alles andere macht | Ein Assistent für das gesamte Bid: lesen, schreiben, organisieren, nachfassen, prüfen |
| 300 Seiten lesen, um das Team zu briefen | Die Zusammenfassung von James zu Umfang, Terminen, Zuschlagskriterien und Risiken in Minuten |
| 200 Fragen von Hand zuweisen, dann per E-Mail nachfassen | James weist sie den richtigen Personen zu und fasst im Bid nach |
| Die Antwort jedes Experten öffnen, um zu sehen, ob sie fertig ist | James prüft, was zurückkam, und sagt Ihnen, was noch offen ist |
| Verträge, Anschreiben und Zusammenfassungen werden zuletzt geschrieben, nachts | Von James aus Ihren eigenen Dokumenten entworfen, zur Prüfung durch Sie |
UMFANG
Was James im Lauf eines Bids tut
01
Bevor Sie sich für ein Bid entscheiden
Die gesamten Ausschreibungsunterlagen lesen und Umfang, wichtige Termine, Zuschlagskriterien, Lose und Risiken zusammenfassen.
Den Auftraggeber und den Kontext im Web recherchieren.
Das bid/no-bid-Briefing nach dem Workflow Ihres Teams schreiben.
Die Felder des Bids aus dem füllen, was der Auftraggeber geschrieben hat: Frist, Auftragswert, Lose, Auftraggeber.
02
Das Bid organisieren
Die Ausschreibung in Arbeit verwandeln: jede Anforderung, Frage und Bieterfrage als Eintrag im Format Ihres Teams.
Jede Frage oder jeden Abschnitt der richtigen Person zuweisen und sie benachrichtigen.
Die Bieterfragen an den Auftraggeber entwerfen.
03
Alles schreiben, nicht nur Antworten
Antworten und Methodenbeschreibungen, aus Ihren früheren Bids, Richtlinien, Lebensläufen und Zertifikaten, mit angezeigten Quellen.
Die Management Summary, das Anschreiben und der Vertrag: ein Vertragsentwurf oder die Liste der Abweichungen von den Bedingungen des Auftraggebers zur Prüfung durch Legal.
Lebensläufe und Referenzen, angepasst an die Kriterien des Auftraggebers.
Die Bid-Präsentation, erstellt aus Ihrer Vorlage.
In der Sprache der Ausschreibung, auch aus Quellen in einer anderen Sprache.
04
Bei Personen nachfassen
Prüfen, was jede Person geliefert hat und was noch leer, teilweise ausgefüllt oder offen ist.
Einen Kommentar für die Personen hinterlassen, die noch eine Antwort schulden, im Bid, damit sie benachrichtigt werden.
Status aktualisieren, sobald Arbeit eingeht, damit das ganze Team sieht, wo das Bid steht.
05
Die Dateien richtig hinbekommen
Die eigenen Dateien des Auftraggebers ausfüllen: gesperrtes Excel, Word-Formulare, PDF-Formulare, PowerPoint-Vorlagen.
Jede Anforderung prüfen, bevor etwas als abgeschlossen bezeichnet wird, und die Lücken auflisten.
Die finalen Dokumente in Ihrer Unternehmensvorlage nach Word oder PDF exportieren.
ORCHESTRIERUNG
Sie steuern. James erledigt die Arbeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig.
Die meisten KI-Tools funktionieren wie ein Chat: Sie stellen eine Frage, warten, kopieren die Antwort irgendwohin und stellen die nächste. Sie machen die Arbeit weiterhin selbst, einen Prompt nach dem anderen.
01
Viele Aufgaben gleichzeitig
In SEQUESTO steuern Sie das Bid, und James, der KI-Bid-Agent von SEQUESTO, erledigt die Arbeit: so viele Aufgaben gleichzeitig, wie das Bid braucht, in der Reihenfolge, die Ihr Prozess vorgibt.
02
Eine Aufgabe pro Unterhaltung
Geben Sie James eine Aufgabe pro Unterhaltung und starten Sie die nächste, während er arbeitet: in einer die Unterlagen zusammenfassen, in einer anderen die Fragen zuweisen, in einer dritten das Anschreiben entwerfen.
03
Workflows, die Ihr Team ausführen kann
Sie prüfen jedes Ergebnis, sobald es eintrifft, und speichern die Abläufe, die funktionieren, als Workflows, die Ihr ganzes Team ausführen kann.
PRAXISBEISPIEL
Eine Woche des Bid-Managers mit James
01
Montag
Die Ausschreibung eines polnischen Bahnbetreibers für Ticketing-Software trifft ein. James fasst die Unterlagen zusammen, füllt die Felder des Bids und schreibt das bid/no-bid-Briefing mit dem Workflow des Teams. Die Entscheidung fällt um 11:00 Uhr.
02
Dienstag
James extrahiert die 180 Anforderungen, weist die technischen vier Experten und die HR-Fragen der HR zu und entwirft die Bieterfragen.
03
Mittwoch
James entwirft die Methodenbeschreibung und die Management Summary aus dem Bid des letzten Jahres, passt drei Lebensläufe an und listet die Abweichungen vom Vertrag des Auftraggebers für Legal auf.
04
Donnerstag
„Was ist noch offen?“ James prüft die Abschnitte der Experten: 31 erledigt, 6 teilweise, 4 leer. Er hinterlässt einen Kommentar für die zwei Personen, die noch nicht begonnen haben.
05
Freitag
James füllt die Excel- und Word-Formulare des Auftraggebers aus, prüft jede Anforderung und listet zwei Punkte auf, die eine Entscheidung brauchen. Der Bid-Manager prüft, entscheidet und exportiert die finalen Dateien.
MENSCHLICHE KONTROLLE
Sie behalten die Kontrolle
01
Ihre Regeln
Regeln des Unternehmens, der Persona, des Projekts und persönliche Regeln gelten für alles, was James tut. Die Regeln des Unternehmens haben Vorrang, und er fragt nach, bevor er gegen eine verstößt. Mehr dazu weiter unten.
02
Ihre Anweisung
James ändert ein Dokument nur auf die eigene Anweisung einer Person, geprüft vor der Änderung. Bitten Sie um eine Prüfung, und er prüft.
03
Ihr Zugriff
Er liest nur, was die fragende Person lesen darf. Siehe wer was sehen und bearbeiten darf.
04
Ihre Entscheidung
James bereitet vor; Ihr Team entscheidet, was versendet wird.
REGELN
Ihre Regeln, auf vier Ebenen. James fragt nach, bevor er eine verletzt.
Die meisten KI-Tools behandeln Ihre Anweisungen wie Vorschläge. Sie sagen „Nenne nie Subunternehmer“ oder „Schreibe immer in formellem Niederländisch“, und drei Antworten später ist die Regel weg. James prüft jede Aktion gegen Ihre Regeln, bevor er schreibt, und sie gelten für alles, was er tut, nicht nur für Antworten.
01
Vier Ebenen
Ebene Was sie enthält Beispiel 1. Unternehmen Regeln für alle, das Unternehmensglossar und der Unternehmenskontext „Nenne nie Subunternehmer. Schreibe immer ‚nach ISO 27001 zertifiziert‘, nie ‚konform‘.“ 2. Persona Ton, Zielgruppe, Stil und Länge für eine Art von Leser „Öffentlicher Sektor, formelles Niederländisch, kurz und präzise.“ 3. Projekt Die Details und Regeln des Projekts „Dieser Auftraggeber begrenzt Antworten auf 300 Wörter.“ 4. Nutzer Die eigenen Vorlieben jeder Person „Ich bevorzuge Aufzählungspunkte in Entwürfen.“ 02
Die höhere Ebene gewinnt
Wenn sich zwei Regeln widersprechen, gewinnt die höhere Ebene nur an dieser Stelle, und James sagt Ihnen, welche Regel er angewendet hat. Die Regeln des Unternehmens gehen immer vor.
03
James fragt nach, bevor er eine Regel verletzt
Wenn eine Anfrage gegen eine Regel verstoßen würde, gehorcht er nicht stillschweigend und verweigert auch nicht stillschweigend. Er nennt die Regel und gibt Ihnen Optionen: A) trotzdem fortfahren, B) die Alternative, die sich an die Regel hält, C) etwas anderes. Ihre Antwort, auch ein schlichtes „B“, ist die Anweisung. Text, der in einem Dokument bereits gegen eine Regel verstößt, wird angezeigt, nicht umgeschrieben.
Zum Beispiel lautet Ihre Unternehmensregel „Nenne in einem Bid nie Subunternehmer“. Ein Bid-Manager bittet James, den Installationspartner NordKabel im Abschnitt zur Lieferung zu ergänzen. James zitiert die Regel und bietet an: A) NordKabel trotzdem nennen, B) „geliefert von einem geprüften Installationspartner“ schreiben, C) es weglassen. Der Bid-Manager antwortet „B“, und James schreibt genau das und nur das.
Verwandte Funktionen
Analysieren und qualifizieren
James, der KI-Bid-Agent von SEQUESTO, liest jede Datei der Ausschreibungsunterlagen und sagt Ihnen, was verlangt wird, bis wann, wie bewertet wird und wo die Risiken liegen. Dann hilft er Ihnen bei der Qualifizierung: Lohnt sich diese Ausschreibung für die nächsten drei Wochen Ihres Teams? Das Ergebnis folgt dem eigenen Format Ihres Teams und passt so zu der Art, wie Sie ohnehin entscheiden.
Mehr erfahren →Anforderungen und Bieterfragen
James, der KI-Bid-Agent von SEQUESTO, macht aus den Anforderungen und Fragen des Auftraggebers strukturierte Einträge aus Ihren eigenen Vorlagen. Unklare Punkte werden zu Bieterfragen, die Sie vor Ablauf der Frist für Bieterfragen des Auftraggebers senden können.
Mehr erfahren →Antworten entwerfen
James, der KI-Bid-Agent von SEQUESTO, entwirft jede Antwort aus Ihren früheren Angeboten, Richtlinien, Lebensläufen und Zertifikaten. Er folgt den Regeln Ihres Unternehmens, schreibt in der Sprache der Ausschreibung und sagt Ihnen, woher jede Antwort stammt.
Mehr erfahren →Zusammenarbeiten und prüfen
Weisen Sie jede Frage dem Experten zu, der die Antwort kennt. Schreiben, kommentieren, prüfen und geben Sie in denselben gemeinsamen Dokumenten frei, mit James, dem KI-Bid-Agenten von SEQUESTO, an Ihrer Seite.
Mehr erfahren →Füllt jede Datei aus, die der Auftraggeber schickt
Erklärungen, Lieferantenformulare, Datenblätter: Word- und PDF-Formulare voller Tabellen, Checkboxen und auf die Seite gezeichneter Felder. James, der KI-Bid-Agent von SEQUESTO, füllt sie in der eigenen Datei des Auftraggebers aus, aus den Dokumenten Ihres Unternehmens. Dieselbe Datei zurück, bereit zum Versand.
Mehr erfahren →Erst „fertig“, wenn alles abgedeckt ist
Bevor ein Bid als abgeschlossen markiert wird, prüft James jede Anforderung gegen das fertige Dokument und bewertet sie als erfüllt, teilweise erfüllt, fehlend oder klärungsbedürftig. Eine Erwähnung ist keine Antwort, und James bezeichnet ein Dokument nicht als vollständig, solange eine Lücke offen ist.
Mehr erfahren →Häufig gestellte Fragen
James ist der KI-Bid-Agent von SEQUESTO: ein Assistent an der Seite des Bid-Managers für das gesamte Bid, vom ersten Lesen der Ausschreibung bis zur finalen Datei. Er fasst zusammen, entwirft, füllt Formulare aus, weist Arbeit zu, fasst bei Personen nach und prüft, ob jede Anforderung abgedeckt ist.
Nein. Fragen zu beantworten ist nur ein Teil seiner Arbeit. James fasst außerdem die Ausschreibung zusammen, schreibt bid/no-bid-Briefings, Anschreiben, Management Summarys und Verträge, passt Lebensläufe an, erstellt Präsentationen, weist Kollegen Arbeit zu, fasst nach, was noch fehlt, und füllt die Dateien des Auftraggebers aus.
Ja. James weist namentlich genannten Kollegen Fragen oder Abschnitte zu, die in SEQUESTO benachrichtigt werden. Später prüft er, was jede Person geliefert hat, sagt Ihnen, was noch offen ist und bei wem, und hinterlässt einen Kommentar für die Personen, die noch eine Antwort schulden.
Ja. James entwirft Vertragsdokumente aus Ihren eigenen Vorlagen und früheren Verträgen und listet die Abweichungen zwischen den Bedingungen des Auftraggebers und Ihrer Standardposition auf, damit Ihr Legal-Team sie prüft.
Ja. SEQUESTO füllt die komplexesten Formulare des Auftraggebers in deren eigener Datei aus, nicht nur Fragebögen: Word- und PDF-Formulare mit Tabellen, Checkboxen und Ankreuzfeldern, flache PDFs mit aufgezeichneten Feldern, gesperrte Excel-Tabellen und PowerPoint-Vorlagen.
Ja. In SEQUESTO steuern Sie das Bid, und James, der KI-Bid-Agent von SEQUESTO, erledigt die Arbeit: so viele Aufgaben gleichzeitig, wie das Bid braucht, in der Reihenfolge, die Ihr Prozess vorgibt. Starten Sie jede Aufgabe in einer eigenen Unterhaltung. James arbeitet parallel daran und schreibt jedes Ergebnis ins Bid.
Ja. James folgt Regeln auf vier Ebenen: Unternehmen, Persona, Projekt und Nutzer. Die Regeln des Unternehmens haben Vorrang, und James prüft jede Aktion gegen die geltenden Regeln, bevor er schreibt.
Die höhere Ebene gewinnt: Unternehmen vor Persona, Persona vor Projekt, Projekt vor Nutzer. James wendet die höhere Regel nur an dieser Stelle an, behält den Rest bei und sagt Ihnen, welche Regel er angewendet hat.
James nennt die Regel, erklärt den Konflikt und bietet Optionen an: trotzdem fortfahren, die Alternative, die sich an die Regel hält, oder etwas anderes. Dann wartet er auf Ihre Antwort. Eine kurze Antwort wie „B“ genügt.
Eine Persona legt fest, wie James für eine Art von Leser schreibt, zum Beispiel „öffentlicher Sektor, formelles Niederländisch“ oder „deutscher Mittelstand, technisch“. Sie wenden sie pro Projekt an. Ihre Regeln zu Ton, Stil und Länge gelten für die gesamte Antwort, und eine Persona kann die Regeln des Unternehmens nicht außer Kraft setzen.