aOS · Security & Governance
Kontrolle und Überblick über jedes Bid.
Ihre Bids enthalten Preise, Lebensläufe und Kundennamen, und ein Dutzend Personen arbeitet daran, mit einer KI an der Seite. SEQUESTO lässt Sie entscheiden, wer was sieht, steuern, was James tun darf, sehen, wer was getan hat, und wissen, wie jedes Bid läuft.
Die meisten Tools überlassen Governance E-Mail, gemeinsamen Laufwerken und Vertrauen. SEQUESTO baut sie in das Bid selbst ein, auf zertifizierter Sicherheit.
01 · TEAMARBEIT
Warum Governance Sache des Bid-Managers ist
Ein Bid ist Teamarbeit unter Druck.
Finance verantwortet den Preis. HR verantwortet die Lebensläufe. Zehn Experten schreiben Abschnitte, und eine KI entwirft neben ihnen.
Zwei Tage vor der Frist muss jemand wissen, wer die Preistabelle geändert hat, ob jeder Abschnitt vorliegt und dass der Vertriebsleiter das Margenblatt nie gesehen hat.
Die meisten Tools überlassen das E-Mail, gemeinsamen Laufwerken und Vertrauen. SEQUESTO baut es in das Bid selbst ein.
Vorher / Mit SEQUESTO
| Vorher | Mit SEQUESTO |
|---|---|
| Alle im Bid sehen alles, oder der Preis liegt „zur Sicherheit“ in einer separaten Datei | Zugriff pro Projekt, Ordner, Dokument und Frage, für Personen oder Teams |
| Die KI liest alles, was im Projekt liegt | James liest nur, was die fragende Person lesen darf |
| „Wer hat das geändert?“ im Team-Chat gefragt | Jede Aktion dokumentiert, mit Person und Zeitpunkt |
| Eine falsche Änderung heißt, von vorn anzufangen | Jede frühere Version wiederherstellen |
| Status aller Bids jeden Montag in Excel neu aufgebaut | Berichte zu jedem Bid, stets aktuell |
02 · ZUGRIFF
Wer was sieht
Legen Sie den Zugriff pro Projekt, pro Ordner und pro Datei fest, im Knowledge Hub und bei Berichten.
Geben Sie einer Person, einem Team oder dem ganzen Unternehmen Zugriff, als Ansicht oder zum Bearbeiten.
Ordner geben ihren Zugriff weiter, Sie legen ihn also einmal fest: Eine neue Datei in „Pricing“ ist so geschützt wie der Ordner.
Wenn jemand zu Finance kommt, sieht die Person die Preislisten am Tag des Eintritts. Wenn sie geht, geht ihr Zugriff mit ihr.
Derselbe Zugriff gilt für James, wie der nächste Abschnitt erklärt. Siehe wer was sehen und bearbeiten darf.
03 · DELEGATION
Was James tun darf
James erbt die Rechte der Person, die fragt. Jedes Mal, wenn jemand James um etwas bittet, prüft SEQUESTO, was diese Person sehen darf. James erhält genau diesen Zugriff und nicht mehr: Die Dateien, die er liest, die Dokumente im Knowledge Hub, die er durchsucht, und die Kollegen, die er einbezieht, sind alle auf das beschränkt, was diese Person selbst öffnen könnte. Wenn also jemand außerhalb von Finance nach dem Preis fragt, kommt auch James nicht an den Ordner „Pricing“.
Das prüft SEQUESTO bei jeder Anfrage. Es bleibt nicht James überlassen, es sich zu merken, und niemand muss es für die KI gesondert konfigurieren: Legen Sie den Zugriff für Ihre Leute einmal fest, und James folgt ihm.
Darüber hinaus arbeitet James bei jeder Aufgabe innerhalb von Guardrails:
Er nutzt die Dateien, die Sie ihm geben, und fragt nach, wenn die Antwort dort nicht steht.
Er ändert nichts, es sei denn, jemand hat ihn darum gebeten. Bitten Sie ihn zu prüfen, und er prüft nur.
Regeln des Unternehmens, der Persona, des Projekts und persönliche Regeln gelten für alles, was er schreibt. Die Regeln des Unternehmens haben Vorrang.
Er prüft seine Arbeit gegen das, was sie abdecken musste, bevor er sie als abgeschlossen bezeichnet.
Siehe Guardrails und James, Ihr KI-Bid-Agent.
04 · NACHVOLLZIEHBARKEIT
Wer was getan hat
Jede erstellte, umbenannte, verschobene, geteilte oder gelöschte Datei, jeder Kommentar, jede Zugriffsänderung und jede Feldaktualisierung ist dokumentiert, mit der Person, die sie ausgeführt hat, und dem Zeitpunkt.
Wenn James für jemanden handelt, zeigt die Dokumentation, wer gefragt hat.
Admins filtern nach Person, Aktion und Datum.
Sie sehen außerdem, wer an welchem Bid arbeitet und wie viel Zeit jede Person darauf verwendet, sodass Aufwand und Auslastung Fakten sind, keine Schätzungen. Siehe wer was getan hat.
05 · VERSIONIERUNG
Nichts geht verloren
Jedes Dokument behält seinen Versionsverlauf.
Öffnen Sie eine frühere Version, vergleichen Sie sie, stellen Sie sie wieder her.
Das gilt für Änderungen von Kollegen und von James.
06 · BERICHTE
Wie jedes Bid läuft
Berichte auf Ihren eigenen Feldern zeigen den Stand jedes Bids: Fristen in den nächsten 30 Tagen, Bids nach Phase, Auslastung pro Bid-Manager, Zuschlagsquote nach Anzahl und nach Wert. Sie erstellen sie in SEQUESTO, sie halten sich selbst aktuell, und von jeder Zahl gelangen Sie per Klick zu den Bids dahinter. Siehe Ihre Berichte, in Ihrem Format.
07 · ZERTIFIZIERUNG
Zertifizierte Sicherheit als Fundament
All das ruht auf zertifizierter Sicherheit. SEQUESTO ist nach ISO 27001 und SOC 2 Type II zertifiziert und wird von unabhängigen Auditoren geprüft. Wenn also Ihr IT- oder Procurement-Team fragt, ob Ihre Bids bei uns sicher sind, liegt die Antwort bereits vor. Die Details finden Sie im Trust Center.
08 · OFFSHORE-AUSSCHREIBUNG
Ein Beispiel: eine Ausschreibung für Offshore-Wartung in Dänemark
Ein Dienstleister für Windenergie antwortet auf eine dänische Ausschreibung zur Wartung von Offshore-Turbinen. Fünfzehn Personen tragen bei.
Der Ordner „Pricing“ ist nur für Finance und den Bid-Director offen. James kann ihn nicht nutzen, wenn er für jemand anderen entwirft.
Die technischen Abschnitte sind sechs Ingenieuren zugewiesen, die ihre eigenen Fragen in ihrem persönlichen Dashboard sehen.
Drei Tage vor der Frist wirkt ein Stückpreis falsch. Der Bid-Director filtert die Dokumentation nach der Preisdatei: Finance hat sie gestern um 17:40 Uhr aktualisiert, mit Absicht. Kein E-Mail-Verlauf nötig.
Ein versehentlich überschriebener Abschnitt wird mit einem Klick aus seinem Versionsverlauf wiederhergestellt.
Am Montagmorgen zeigt der Bid-Bericht diese Ausschreibung bei „Finale Prüfung“, mit zwei offenen Punkten, neben den fünf anderen Ausschreibungen, die diesen Monat fällig sind.
09 · ABLAUF
So funktioniert es
Legen Sie den Zugriff einmal fest, nach Team und Ordner. Dateien erben ihn.
Legen Sie sie auf Unternehmensebene fest. Sie gelten für jedes Bid und für James.
Jede Aktion wird festgehalten, während sie geschieht.
Die Dokumentation, die Aktivität pro Person, der Versionsverlauf und die Berichte.
Verwandte Funktionen
Sie entscheiden, wer sieht, was er braucht
Geben Sie jeder Person und jedem Team genau den Zugriff, den sie brauchen: auf ein Projekt, einen Ordner darin, ein einzelnes Dokument oder sogar eine einzelne Frage, ein Dokument im Knowledge Hub oder ein Dashboard. Ansehen oder Bearbeiten, nicht mehr. James, der KI-Bid-Agent von SEQUESTO, hält sich an dieselben Regeln.
Mehr erfahren →Guardrails
Sie steuern das Bid, und James, der KI-Bid-Agent von SEQUESTO, erledigt die Arbeit: Zusammenfassungen, Entwürfe, Verträge, Präsentationen, Formulare, Aufgabenzuweisungen und Nachfassaktionen. Welche Aufgabe es auch ist, dieselben Guardrails bestimmen, was er lesen darf, was er ändern darf, wen er einbeziehen darf und wann er „fertig“ sagen darf.
Mehr erfahren →James, Ihr KI-Bid-Agent
Vom ersten Lesen der Ausschreibungsunterlagen bis zur finalen Datei nimmt James, der KI-Bid-Agent von SEQUESTO, dem Bid-Manager Arbeit ab: Zusammenfassungen, Entwürfe, Verträge, Formulare, Aufgabenzuweisungen und Nachfassaktionen. Sie steuern, er erledigt die Arbeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig.
Mehr erfahren →Sehen, wer was getan hat
Jede erstellte, verschobene, geteilte oder gelöschte Datei, jeder Kommentar und jede Zugriffsänderung ist festgehalten, mit der Person, die sie vorgenommen hat, und dem Zeitpunkt. Sie sehen auch, wer an welchem Bid arbeitet und wie viel Zeit es braucht, damit Sie das Team anhand von Fakten steuern.
Mehr erfahren →Ihre Berichte, in Ihrem Format
Das Board-Pack, die monatliche Pipeline-Mail, die Zuschlagsquote pro Geschäftseinheit: Bauen Sie sie in SEQUESTO. Danach gibt es nichts mehr zu pflegen. Jede Zahl bleibt aktuell, einen Klick von den Bids dahinter entfernt.
Mehr erfahren →Datensouveränität
Wenn Ihr Konto in SEQUESTO angelegt wird, entscheiden Sie, wo Ihre Daten gespeichert werden: in der EU oder in den USA. Ihre Ausschreibungen, Antworten und Ihr Wissen bleiben dort, und die KI, die damit arbeitet, läuft in derselben Region.
Mehr erfahren →Häufig gestellte Fragen
SEQUESTO gibt Bid-Managern Kontrolle und Überblick über jedes Bid: wer was sieht, was James tun darf, wer was getan hat und wie jedes Bid läuft. Der Zugriff wird pro Projekt, Ordner, Dokument und Frage festgelegt, für Personen oder Teams, und alles erbt ihn von seinem Ordner.
Nein. James erbt die Rechte der Person, die fragt. SEQUESTO prüft bei jeder Anfrage, was diese Person sehen darf, sodass James nur lesen, durchsuchen und einbeziehen kann, was diese Person selbst öffnen könnte.
Ja. Jede Aktion ist mit Person und Zeitpunkt dokumentiert, auch Aktionen, die James für jemanden ausgeführt hat, und jedes Dokument behält einen Versionsverlauf, aus dem Sie wiederherstellen können.
Ja. Sie sehen, wer an welchem Bid gearbeitet hat und wie viel Zeit jede Person darauf verwendet hat.
Ja. Berichte auf Ihren eigenen Feldern zeigen Fristen, Phasen, Auslastung und Zuschlagsquote, stets aktuell und ohne Pflegeaufwand.
Ja, SEQUESTO ist nach ISO 27001 und SOC 2 Type II zertifiziert. Ihr IT-Team findet die Details im Trust Center.