Im gesamten Bid · Phase 4
Finalisieren und einreichen: jedes Dokument, das der Auftraggeber verlangt hat, versandbereit
Das Ende eines Bids besteht aus mehr als Antworten. James, der KI-Bid-Agent von SEQUESTO, finalisiert die Response, füllt die eigenen Dateien des Auftraggebers aus, stellt die Zertifikate und Anlagen zusammen, die der Auftraggeber verlangt hat, und bereitet das Einreichungspaket vor, geprüft und bereit zum Hochladen.
Gute Bids verlieren auf der letzten Strecke Punkte. Deshalb gibt SEQUESTO ihr eine eigene Phase und eigene Prüfungen, von der finalen Response bis zu einer ZIP-Datei, bereit zum Hochladen.
LETZTER TAG
Warum der letzte Tag eines Bids schiefgeht
Die Antworten sind geschrieben.
01
Von Hand kopiert
Jemand kopiert 300 Antworten von Hand in die Arbeitsmappe des Auftraggebers oder exportiert sie aus einem Tool und verbringt den Abend damit, Tabellen, verbundene Zellen und Formatierung zu reparieren. Ein Dropdown wird überschrieben. Eine Zeile landet eine Zeile zu tief.
02
Alte Zertifikate, vergessene Anlagen
Jemand anderes sucht das ISO-Zertifikat dieses Jahres und findet das vom letzten. Die Dateien werden einzeln umbenannt, damit sie zur Checkliste des Auftraggebers passen, und eine Anlage wird vergessen.
03
Keine Zeit zum Prüfen
Niemand prüft, ob die finale Datei noch jede Anforderung beantwortet, weil keine Zeit mehr bleibt.
04
Eine eigene Phase
Auf der letzten Strecke verlieren gute Bids Punkte. SEQUESTO behandelt sie als eigene Phase mit eigenen Prüfungen.
RESPONSE
1. Die Response finalisieren
James macht aus den Entwürfen die finalen Response-Dokumente: die technische Response, die Management Summary, das Anschreiben.
Ihre Unternehmensvorlage
James exportiert die fertige Response nach Word oder PDF in Ihrer Unternehmensvorlage, mit Ihren Formatvorlagen, Kopfzeilen und Ihrem Logo, damit niemand den letzten Abend mit Formatieren verbringt.
DATEIEN DES AUFTRAGGEBERS
2. Die eigenen Dateien des Auftraggebers ausfüllen
SEQUESTO füllt die komplexesten Formulare des Auftraggebers in deren eigener Datei aus, nicht nur Fragebögen: Word- und PDF-Formulare mit Tabellen, Checkboxen und Ankreuzfeldern, flache PDFs mit aufgezeichneten Feldern, gesperrte Excel-Tabellen und PowerPoint-Vorlagen. Sie erhalten dieselbe Datei ausgefüllt zurück: gleiches Layout, gleiche Tabs, gleiche Dropdowns.
01
Excel
Antworten kommen in die entsperrten Antwortzellen geschützter Tabellenblätter. Dropdown-Antworten werden aus der eigenen Liste des Auftraggebers gewählt. Formeln bleiben erhalten und werden neu berechnet.
02
Word
Tabellen, Inhaltssteuerelemente, ältere Formularfelder und Checkboxen. Formatvorlagen, Nummerierung, Kopf- und Fußzeilen bleiben erhalten.
03
PDF
Ausfüllbare Formulare und flache PDFs mit aufgezeichneten Feldern und Ankreuzfeldern.
Die vollständige Liste der Formate finden Sie unter Füllt jede Datei aus, die der Auftraggeber schickt.
ANLAGEN
3. Die Dokumente zusammenstellen, die der Auftraggeber verlangt
Zu jeder Ausschreibung gehört eine Liste von Anlagen: Qualitäts- und Umweltzertifikate, Versicherungsbescheinigungen, Jahresabschlüsse, Lebensläufe, Referenzen, unterzeichnete Erklärungen.
01
Aktuelle Version gefunden
James liest die Liste des Auftraggebers, findet die aktuelle Version jedes Dokuments in Ihrem Knowledge Hub und sagt Ihnen, was fehlt.
02
Schluss mit der Suche
Schluss mit dem Durchsuchen von Ordnern am Abend vor der Frist.
EINREICHUNG
4. Die Einreichung vorbereiten
James gruppiert die Dokumente so, wie der Auftraggeber es verlangt: je Umschlag oder Los, in der Reihenfolge des Auftraggebers, benannt passend zu dessen Checkliste.
Eine ZIP-Datei, bereit zum Hochladen
Laden Sie das gesamte Paket als eine ZIP-Datei herunter, bereit zum Hochladen in das Portal des Auftraggebers oder zum Versand per E-Mail.
ABSCHLUSSPRÜFUNG
Geprüft, bevor es rausgeht
Jede ausgefüllte Datei wird geprüft, bevor sie zurückgegeben wird. Eine Arbeitsmappe, die eine Zeile verloren hat, wird abgelehnt, nicht zurückgegeben. Eine Word-Datei durchläuft vor dem Speichern eine Strukturprüfung. Felder, die sich nicht platzieren lassen, werden gemeldet, nicht geraten, sodass Sie sie in Minuten beheben können, statt sie erst nach dem Hochladen zu entdecken.
01
Finale Abdeckungsprüfung
Die finale Abdeckungsprüfung läuft auf den Dokumenten, die Sie einreichen. Bevor ein Bid als abgeschlossen markiert wird, prüft James jede Anforderung am fertigen Dokument und stuft sie als erfüllt, teilweise erfüllt, fehlend oder klärungsbedürftig ein. Eine Erwähnung ist keine Antwort, und James darf das Bid nicht als abgeschlossen bezeichnen, solange etwas teilweise erfüllt ist, fehlt oder auf eine Entscheidung wartet. Übrig gebliebene Platzhalter wie „[TBD]“ werden ebenfalls gefunden.
02
Dateien ausfüllen
Bitten Sie James, die Response zu finalisieren und die Dateien des Auftraggebers mit den finalen Antworten auszufüllen.
03
Anlagen
Bitten Sie ihn, die Anlagen aus der Liste des Auftraggebers zusammenzustellen.
04
Platzierung und Abdeckung
Prüfen Sie den Platzierungsbericht, die Abdeckungsprüfung und die Liste der fehlenden Dokumente.
05
Das Paket einreichen
Laden Sie das Einreichungspaket als eine ZIP-Datei herunter und laden Sie es hoch.
Vorher / Mit SEQUESTO
Vorher: Antworten werden von Hand in die Datei des Auftraggebers eingefügt. Zertifikate werden in alten Ordnern gefunden, manche veraltet. Dateien werden um Mitternacht einzeln umbenannt und gezippt. Die Abschlussprüfung ist ein flüchtiger Blick.
Mit SEQUESTO: Die Response wird in Ihrer Vorlage exportiert, die Dateien des Auftraggebers werden direkt ausgefüllt, die Anlagen werden aus Ihrem Knowledge Hub zusammengestellt, und das Paket wird so gruppiert und benannt, wie der Auftraggeber es will. Eine Abdeckungsprüfung läuft auf dem, was Sie einreichen. Sie laden eine ZIP-Datei herunter.
DEUTSCHES FORMULAR
Beispiel: eine deutsche Lieferantenselbstauskunft
Ein deutscher Hersteller verlangt von jedem Anbieter eine Lieferantenselbstauskunft: ein 14-seitiges Word-Formular mit Inhaltssteuerelementen, Ja/Nein-Checkboxen, Tabellen mit verbundenen Zellen und der Kopfzeile des Auftraggebers auf jeder Seite. Dazu kommen eine Excel-Preisliste mit gesperrten Zellen und eine Liste von Anlagen: Zertifikate nach ISO 9001 und ISO 14001, ein Nachweis der Haftpflichtversicherung und der letzte Geschäftsbericht.
01
James füllt aus und stellt zusammen
James füllt das Word-Formular direkt aus. Checkboxen werden angekreuzt, Tabellen befüllt, Kopfzeile und Nummerierung des Auftraggebers bleiben erhalten. Die Antworten für die Preisliste kommen nur in die entsperrten Zellen. Zwei Felder in einer Anlagentabelle haben keine eindeutige Antwortzelle, also werden sie gemeldet, nicht geraten. James findet beide ISO-Zertifikate und den Geschäftsbericht im Knowledge Hub und meldet, dass die Versicherungsbescheinigung fehlt. Die Abdeckungsprüfung markiert eine Frage zur Zertifizierung als „interne Bestätigung erforderlich“.
02
Eine ZIP-Datei, in der Reihenfolge des Auftraggebers
Ihr Qualitätsmanager bestätigt es und lädt die Versicherungsbescheinigung hoch. James gruppiert die sechs Dateien in der Reihenfolge des Auftraggebers, benannt wie in dessen Checkliste, und das Team lädt eine ZIP-Datei herunter, bereit zum Hochladen.
Häufig gestellte Fragen
Ja. SEQUESTO füllt die komplexesten Formulare des Auftraggebers in deren eigener Datei aus, nicht nur Fragebögen: Word- und PDF-Formulare mit Tabellen, Checkboxen und Ankreuzfeldern, flache PDFs mit aufgezeichneten Feldern, gesperrte Excel-Tabellen und PowerPoint-Vorlagen. Layout, Tabs, Dropdowns, Formatvorlagen, Kopf- und Fußzeilen bleiben so, wie der Auftraggeber sie angelegt hat. Excel-Formeln bleiben erhalten und werden neu berechnet.
Ja. James liest die Anlagenliste des Auftraggebers, findet die jeweils aktuelle Version jedes Dokuments in Ihrem Knowledge Hub und sagt Ihnen, was fehlt, damit am letzten Tag nichts vergessen wird.
Ja. James gruppiert die Dokumente so, wie der Auftraggeber es verlangt, je Umschlag oder Los und benannt passend zur Checkliste des Auftraggebers, und Sie laden das gesamte Paket als eine ZIP-Datei herunter.
Sie wird gemeldet, nicht geraten. Sie erhalten eine Liste der Felder, die nicht befüllt werden konnten, samt Grund, zum Beispiel keine eindeutige Antwortzelle. Diese Antworten können Sie dann selbst platzieren oder die Anweisung anpassen. Eine Arbeitsmappe, die eine Zeile verloren hat, wird abgelehnt statt zurückgegeben.
Starten Sie dafür die Abdeckungsprüfung. Bevor ein Bid als abgeschlossen markiert wird, prüft James jede Anforderung am fertigen Dokument und stuft sie als erfüllt, teilweise erfüllt, fehlend oder klärungsbedürftig ein. Die Prüfung läuft auf der ausgefüllten Originaldatei, wertet eine bloße Erwähnung nicht als Antwort und findet übrig gebliebene Platzhalter wie „[TBD]“.
Excel (.xlsx), Word (.docx), PDF und PowerPoint-Vorlagen. PDF umfasst ausfüllbare Formulare und flache PDFs mit aufgezeichneten Feldern. Alle Details, einschließlich der 13 Sprachen, die in Excel-Spaltenüberschriften erkannt werden, stehen auf der Seite zum Ausfüllen von Formularen.
Ja. Eine Ausschreibung verlangt oft ein Word-Formular, eine Excel-Preisliste und eine PDF-Erklärung. Jede Datei wird in ihrem eigenen Originalformat ausgefüllt, und die Abdeckungsprüfung kann für jede Unterlage laufen, bevor Sie das Bid als abgeschlossen markieren.