Nur in SEQUESTO · Jeder Prozess
Ihr Bid-Prozess, nach Ihrer Art eingerichtet. Kein Code, kein Warten.
SEQUESTO passt sich dem Bid-Prozess jedes Teams an: eigene Phasen, Felder, Dokumenttypen und Workflows, ohne Code. Eine öffentliche Ausschreibung, ein DDQ und ein Security-Questionnaire können jeweils so laufen, wie Ihr Team sie bereits abwickelt.
Ein Bid-Tool sollte die Form Ihres Teams annehmen, nicht umgekehrt. Ändert sich Ihr Prozess, sagen Sie es James, und nichts wartet auf ein Release.
IHR PROZESS
Warum muss mein Team seinen Prozess für ein Tool ändern?
Die meisten Bid-Tools bringen ihre eigenen Phasen, ihre eigenen Felder und ihre eigene Vorstellung davon mit, was ein Bid ist.
01
Kästchen, die der Hersteller vorgibt
Ihr Team zwängt seinen Prozess in die Kästchen des Herstellers oder wartet monatelang darauf, dass der Hersteller ein Feld ergänzt.
02
Individuell heißt trotzdem warten
Selbst „individuell“ heißt oft ein Projekt, das das Team des Herstellers durchführt, mit Wochen, bevor sich etwas ändert.
03
Um Ihren Prozess herum gebaut
SEQUESTO passt sich stattdessen dem Prozess des Teams an. Sie entscheiden, welche Phasen ein Bid durchläuft, welche Felder jeder Bid trägt, wie eine Anforderung oder eine Bieterfrage aussieht und was James, der KI-Bid-Agent von SEQUESTO, bei jedem Schritt tut. Sie ändern es selbst, im Produkt, wenn sich Ihr Prozess ändert. Am ersten Tag einfach, so tief, wie Ihr Team es braucht.
Vorher / Mit SEQUESTO
| Vorher | Mit SEQUESTO |
|---|---|
| Die Phasen des Herstellers, in einer Tabelle nebenher umbenannt | Ihre eigenen Phasen, als Statusfeld |
| Ein Ticket an den Hersteller für jedes neue Feld | Das Feld selbst hinzufügen, im Produkt |
| Ein Setup für jede Art von Bid | Ein Setup pro Bid-Typ |
| KI-Prompts in den Notizen einzelner Personen | Geteilte Workflows, die James für das ganze Team ausführt |
BID-FELDER
Welche Felder kann ich einem Bid hinzufügen?
Jedes Feld, das Ihr Bid-Register braucht. Jeder Bid trägt die Felder, die Ihr Team festlegt, zum Beispiel:
01
Wert, Frist und Laufzeit
Auftragswert in Euro und die Zuschlagswahrscheinlichkeit, die Ihr Bid-Director schätzt.
Abgabefrist und die Vertragslaufzeit von Beginn bis Ende.
02
Sektor, Lose und Phasen
Sektor, Land und Lose, etwa „Bahn“, „Belgien“ und „Los 2 und 3“.
Ihre Bid-Phasen, von „Qualifizierung“ bis „Abgegeben“, „Gewonnen“ oder „Verloren“.
03
Personen und Kontrollkästchen
Bid-Manager, Vertriebsleitung und Legal-Reviewer, als Personen aus Ihrem Team.
„Besichtigung vor Ort erforderlich“ oder „Rahmenvereinbarung“, angehakt oder nicht.
04
Portal-Link und Dashboards
Der Portal-Link des Auftraggebers und die Ausschreibungsreferenz.
Dieselben Felder speisen die Dashboards, mit denen Sie über Ihre Bids hinweg berichten.
VORLAGEN
Kann ich festlegen, wie Anforderungen und Fragen aussehen?
Ja. Ausschreibungsunterlagen enthalten viele Dinge, die Ihr Team einzeln bearbeitet: Anforderungen, Fragen, Bieterfragen, Risiken, Red Flags.
01
Eine Vorlage für jedes Element
In SEQUESTO legen Sie fest, wie jedes Element aussieht, mit einer eigenen Vorlage.
02
James schreibt in Ihrer Vorlage
Extrahiert James Elemente aus der Ausschreibung, wird jedes in Ihrer Vorlage verfasst, mit Ihren Überschriften und Ihren Feldern.
03
Unterschiedliche Felder für jedes Element
Eine Anforderung kann „Quellenseite“, „Verantwortlich“ und „Compliance“ tragen, während eine Bieterfrage für die nota van inlichtingen „Frage an den Auftraggeber“ und „Begründung“ trägt. Sie entscheiden.
SETUPS
Ein Setup für jeden Bid-Typ
Ein Setup ist alles, womit ein neuer Bid auf einmal startet:
01
Ordnerstruktur
Ordner wie Ausschreibungsunterlagen, Bieterfragen, Entwürfe und Endfassungen.
02
Felder
Informationen, die der Bid trägt, etwa Auftragswert, Frist und Phase.
03
Ihre Vorlagen
Sie decken Anforderungen, Fragen und Bieterfragen ab.
04
Ihre Workflows
Sie sind die Schritt-für-Schritt-Anweisungen, die James ausführt.
Beginnen Sie die Bearbeitung einer neuen öffentlichen Ausschreibung mit Ihrem Setup für öffentliche Ausschreibungen, und am ersten Tag ist alles bereit. Eine öffentliche Ausschreibung (aanbesteding, Ausschreibung, appel d'offres) braucht andere Ordner und Felder als ein DDQ oder ein Security-Questionnaire, also führen Sie für jede ein eigenes Setup.
WORKFLOWS
Workflows: James Ihre Arbeitsweise beibringen
Ein Workflow ist eine wiederverwendbare, mehrstufige Anweisung für James, die Ihr Team schreibt und teilt. Zum Beispiel: „Eine Ausschreibung analysieren und unseren Bid/no-bid-Brief schreiben“, mit den Schritten, die Ihr Bid-Director erwartet: die gesamten Ausschreibungsunterlagen lesen, Umfang, Schlüsseltermine und Zuschlagskriterien auflisten, die Risiken gegen unsere Kriterien markieren, die Bid/no-bid-Felder ausfüllen.
01
Dieselbe Struktur für alle
Alle im Team führen denselben Workflow aus und erhalten dieselbe Struktur.
02
Bearbeiten, ohne Entwickler
Ändert sich der Prozess, bearbeiten Sie den Workflow. Kein Entwickler nötig.
EIN UNTERNEHMEN
Ein Beispiel: ein Unternehmen, drei Setups
Ein Softwareunternehmen beantwortet französische und belgische öffentliche Ausschreibungen, private RFPs und Security-Questionnaires.
01
Öffentliche Ausschreibung (appel d'offres)
Ordner für das DCE, das CCTP (technische Spezifikationen), das mémoire technique und die endgültige Abgabe; Vorlagen für Anforderungen und Bieterfragen; Felder für Auftragswert, Zuschlagsdatum und Los.
02
Security-Questionnaire
Ein einzelner Ordner für das Excel des Kunden; eine Vorlage, „Frage“; Felder für Kunde, Frist und Verantwortlichen.
03
Privater RFP
Ein Statusfeld mit den eigenen Phasen des Teams und ein Workflow, der die Executive Summary aus früheren Angeboten entwirft.
04
Wie sie aufgebaut wurden
Bei öffentlichen Ausschreibungen und privaten RFPs hat der Bid-Manager James erklärt, wie das Team bereits arbeitete, und James baute beide Setups. Für Security-Questionnaires gab es noch keinen Prozess, also starteten sie mit dem vorgefertigten Setup und passten es an.
VIER SCHRITTE
So funktioniert es
Sie haben bereits einen Bid-Prozess:
01
James einweisen
Erklären Sie James, wie Ihr Team arbeitet, in einfacher Sprache, so wie Sie ein neues Teammitglied einweisen würden: wie Sie einen Bid ablegen, was Sie erfassen, wie eine Anforderung oder eine Frage aussieht und welche Schritte Sie befolgen.
02
Ein für Sie aufgebautes Setup
James baut Ihr Setup für Sie auf: die Ordnerstruktur, die Felder, die Vorlagen und die Workflows.
03
Das Ergebnis prüfen
Prüfen und anpassen, indem Sie James fragen oder es selbst ändern.
04
Bei jedem Bid nutzen
Starten Sie jeden neuen Bid mit Ihrem Setup. Ändert sich Ihr Prozess, sagen Sie es James. Kein Release, auf das Sie warten müssen, kein Ticket beim Hersteller.
Noch kein Prozess? Starten Sie stattdessen mit einem vorgefertigten Setup, wie weiter unten beschrieben.
BEST PRACTICE
Noch kein Prozess? Starten Sie mit Best Practice.
Nicht jedes Team hat einen schriftlichen Bid-Prozess, und das ist in Ordnung. SEQUESTO bringt vorgefertigte Setups mit, aufgebaut darauf, wie erfahrene Bid-Teams arbeiten: eine einfache Ausschreibung, eine komplexe Ausschreibung mit Losen, ein Fragebogen, auszufüllende Formulare, eine öffentliche Ausschreibung, ein privater RFP, ein Security-Questionnaire, ein DDQ und mehr.
01
Was jedes enthält
Jedes bringt eine bewährte Ordnerstruktur mit, die Felder, die sich zu erfassen lohnen, Vorlagen für Anforderungen und Fragen und die Workflows, die James für diesen Bid-Typ ausführt, etwa den Bid/no-bid-Brief oder die Prüfung jeder Anforderung vor der Abgabe.
02
Nah dran starten, dann anpassen
Wählen Sie das Setup, das Ihrem Bid am nächsten kommt, nutzen Sie es unverändert und ändern Sie es, wenn Ihr Team lernt, was funktioniert.
03
Oder sagen Sie es einfach James
Erklären Sie James, wie Sie arbeiten, und er richtet es für Sie ein.
Die vollständige Liste finden Sie in der Workflow-Bibliothek.
Verwandte Funktionen
Workflow-Bibliothek
Fertige Setups für öffentliche Ausschreibungen, private RFPs, Security-Questionnaires, DDQs und mehr. Kopieren Sie eines mit einem Klick in Ihren Workspace und machen Sie es zu Ihrem.
Mehr erfahren →Ihre Berichte, in Ihrem Format
Das Board-Pack, die monatliche Pipeline-Mail, die Zuschlagsquote pro Geschäftseinheit: Bauen Sie sie in SEQUESTO. Danach gibt es nichts mehr zu pflegen. Jede Zahl bleibt aktuell, einen Klick von den Bids dahinter entfernt.
Mehr erfahren →James, Ihr KI-Bid-Agent
Vom ersten Lesen der Ausschreibungsunterlagen bis zur finalen Datei nimmt James, der KI-Bid-Agent von SEQUESTO, dem Bid-Manager Arbeit ab: Zusammenfassungen, Entwürfe, Verträge, Formulare, Aufgabenzuweisungen und Nachfassaktionen. Sie steuern, er erledigt die Arbeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig.
Mehr erfahren →Anforderungen und Bieterfragen
James, der KI-Bid-Agent von SEQUESTO, macht aus den Anforderungen und Fragen des Auftraggebers strukturierte Einträge aus Ihren eigenen Vorlagen. Unklare Punkte werden zu Bieterfragen, die Sie vor Ablauf der Frist für Bieterfragen des Auftraggebers senden können.
Mehr erfahren →Analysieren und qualifizieren
James, der KI-Bid-Agent von SEQUESTO, liest jede Datei der Ausschreibungsunterlagen und sagt Ihnen, was verlangt wird, bis wann, wie bewertet wird und wo die Risiken liegen. Dann hilft er Ihnen bei der Qualifizierung: Lohnt sich diese Ausschreibung für die nächsten drei Wochen Ihres Teams? Das Ergebnis folgt dem eigenen Format Ihres Teams und passt so zu der Art, wie Sie ohnehin entscheiden.
Mehr erfahren →Häufig gestellte Fragen
Ja. SEQUESTO passt sich dem Bid-Prozess jedes Teams an: eigene Phasen, Felder, Dokumenttypen und Workflows, ohne Code. Sie legen Ihre Phasen als Statusfeld an, ergänzen die Felder, die Ihr Bid-Register erfasst, richten Ihre Vorlagen ein und schreiben Workflows für James. Das alles ändern Sie selbst, im Produkt.
Nein. Felder, Vorlagen, Ordnerstrukturen, Setups und Workflows erstellt und bearbeitet Ihr Team selbst im Produkt. Es gibt keinen Code und kein Release, auf das Sie warten müssen. Ändert sich Ihr Bid-Prozess, aktualisiert ein Admin Ihres Teams das Setup am selben Tag.
Alles, was Ihr Bid-Register heute erfasst: Auftragswert, Frist, Vertragslaufzeit, Sektor, Land, Lose, Phase, Bid-Manager, Zuschlagswahrscheinlichkeit, Portal-Link des Auftraggebers. Jedes Feld lässt sich in den Dashboards nutzen, die Sie über Ihre Bids hinweg aufbauen.
Ja. Führen Sie für jeden Bid-Typ ein eigenes Setup, mit eigenen Ordnern, Feldern und Vorlagen. Eine öffentliche Ausschreibung, ein DDQ und ein Security-Questionnaire können jeweils mit dem passenden Setup starten. Teams, die verschiedene Arten von Bids beantworten, müssen sie nicht in einen Prozess pressen.
Ein Workflow ist eine wiederverwendbare, mehrstufige Anweisung für James, den KI-Bid-Agenten von SEQUESTO. Ihr Team schreibt ihn einmal und teilt ihn. Zum Beispiel: „Eine Ausschreibung analysieren und unseren Bid/no-bid-Brief schreiben.“ Alle, die ihn ausführen, erhalten dieselben Schritte und dieselbe Struktur, sodass die Qualität der Arbeit nicht davon abhängt, wer den Prompt geschrieben hat.
Ja, aufgebaut um Ihre Art zu entscheiden. Ihr Team schreibt seinen Bid/no-bid-Brief einmal als Workflow und hält das Ergebnis in Feldern wie „Bid-Entscheidung“ und „Entscheidungsdatum“ fest. Sie behalten den Entscheidungsprozess, den Sie bereits haben, und James führt ihn bei jeder Ausschreibung aus.
Starten Sie mit der Workflow-Bibliothek. Sie enthält vorgefertigte Setups für gängige Bid-Typen. Sehen Sie sich vorab an, was ein Setup enthält, importieren Sie es und passen Sie es dann an die Arbeitsweise Ihres Teams an.