Workflow-Bibliothek
Starten Sie mit unserem Setup. Ändern Sie alles, ohne Code.
Fertige Setups für öffentliche Ausschreibungen, private RFPs, Security-Questionnaires, DDQs und mehr. Kopieren Sie eines mit einem Klick in Ihren Workspace und machen Sie es zu Ihrem.
Die besten Bid-Teams wissen schon, wie ein guter Bid abläuft. Die Bibliothek legt dieses Wissen als funktionierendes Setup in Ihre Hände, und es gehört Ihnen, sobald Sie es kopieren.
01 · SETUP
Was steckt in einem Setup?
Ein Setup ist die Art, wie erfahrene Bid-Teams diesen Bid-Typ abwickeln, sofort einsatzbereit. Drei Dinge machen es wertvoll:
Wie der Bid vom ersten Tag an organisiert ist: wohin die Ausschreibungsunterlagen kommen, wo Antworten geschrieben werden, was das Team verfolgt und wann.
Was gute Bid-Teams bei diesem Bid-Typ tun, zum Beispiel die Frist für Bieterfragen bei einer öffentlichen Ausschreibung vom ersten Tag an verfolgen oder jede Security-Antwort mit ihrem Nachweis verknüpfen.
Das Herzstück jedes Setups: Schritt-für-Schritt-Anweisungen, die James für Sie ausführt, etwa „die Ausschreibung analysieren und unseren Bid/no-bid-Brief schreiben“, „die Bieterfragen entwerfen“ oder „jede Anforderung vor der Einreichung prüfen“.
Alles darunter, die Ordner und die Informationen, mit denen James und Ihr Team arbeiten, ist bereits eingerichtet, sodass Ihr Team nicht darüber nachdenken muss.
02 · KATALOG
Starter-Katalog
Wählen Sie das Setup, das Ihrem Bid am nächsten kommt. Jedes ist ein Ausgangspunkt, keine Vorschrift, und jedes Setup bringt seine Workflows mit.
Eines für jede Art von Bid.
Jedes ist für einen bestimmten Bid-Typ gebaut.
| Setup | Was es auszeichnet | Enthaltene Workflows |
|---|---|---|
| Einfache Ausschreibung | Für eine kurze Ausschreibung mit einem Lieferumfang und knapper Frist. Eine schlanke Struktur, die das Team in Tagen statt in Wochen von den Ausschreibungsunterlagen zur Antwort bringt. | Zusammenfassung der Ausschreibung · Antworten entwerfen · Jede Anforderung vor der Einreichung prüfen |
| Komplexe Ausschreibung | Für eine große Ausschreibung mit Losen, vielen Anlagen, einer Runde Bieterfragen und mehreren Beitragenden. Gebaut, um die Arbeit aufzuteilen, zu verfolgen, wer was tut, und jede Anforderung im Blick zu behalten. | Bid/no-bid-Brief · Anforderungen und Bieterfragen · Zuweisen und nachverfolgen · Jede Anforderung vor der Einreichung prüfen |
| Fragebogen | Für jeden Fragebogen: Security, ESG, Lieferanten oder DDQ. Aufgebaut um die Fragen, beantwortet aus Ihren eigenen Dokumenten, mit der Datei des Kunden, die am Ende ausgefüllt wird. | Aus Ihren Dokumenten antworten · Offene Fragen und Verantwortliche auflisten · Datei des Kunden ausfüllen |
| Auszufüllende Formulare | Für eine Reihe von Formularen, die der Auftraggeber schickt: Erklärungen, Preisblätter, Unternehmensangaben. Gebaut, um jedes Formular direkt auszufüllen und sicherzustellen, dass keines vergessen wird. | Jedes Formular aus Ihren Unternehmensdaten ausfüllen · Fehlendes auflisten · Abschlussprüfung vor der Einreichung |
| Setup | Was es auszeichnet | Enthaltene Workflows |
|---|---|---|
| Öffentliche Ausschreibung (EU-, belgischer und niederländischer Stil) | Aufgebaut um das Verfahren: Runde der Bieterfragen, Zuschlagskriterien, Lose und Einreichung. Fristen für Bieterfragen werden vom ersten Tag an verfolgt, und Antworten werden an den Zuschlagskriterien ausgerichtet geschrieben. | Bid/no-bid-Brief · Analyse der Zuschlagskriterien · Bieterfragen · Jede Anforderung vor der Einreichung prüfen |
| Privater RFP | Aufgebaut um den Deal: Account-Kontext, Q&A-Runden und eine Preisgestaltung, die getrennt von den Antworten bleibt. Win-Themes werden abgestimmt, bevor jemand einen Entwurf schreibt. | RFP-Zusammenfassung und Win-Themes · Antworten aus früheren Angeboten entwerfen · Executive Summary |
| Security-Questionnaire | Aufgebaut um Nachweise: jede Antwort mit einer Richtlinie, einem Zertifikat oder einem Bericht verknüpft und von einem Security-Reviewer geprüft. | Aus Ihren Security-Richtlinien antworten · Liste der angeforderten Nachweise · Konsistenzprüfung mit früheren Fragebögen |
| Due-Diligence-Fragebogen (DDQ) | Aufgebaut um die Abschnitte des DDQ und seine Dokumentanforderungen, mit einer rechtlichen Prüfung sensibler Antworten. | Aus Unternehmensdokumenten antworten · Tracker für Dokumentanforderungen · Liste für die rechtliche Prüfung |
| ESG-Fragebogen | Aufgebaut um das Rahmenwerk und das Berichtsjahr, mit Nachweisen für jede Aussage. | Aus ESG-Richtlinien und -Berichten antworten · Liste der Nachweislücken |
| PQQ / Lieferantenauswahl | Ausgerichtet auf Ausschlusskriterien: Zertifikate und Unternehmensdokumente zum Anhängen bereit, nichts wird übersehen. | Eignungskriterien prüfen · Ablaufprüfung der Zertifikate · Formular des Auftraggebers ausfüllen |
| Abruf aus einer Rahmenvereinbarung | Schlank und schnell: ein kurzes Briefing, eine kurze Frist und Antworten, die aus dem Angebot zur Rahmenvereinbarung wiederverwendet werden. | Zusammenfassung des Abrufs · Antworten aus dem Angebot zur Rahmenvereinbarung wiederverwenden |
03 · KOPIEREN UND ÄNDERN
So funktioniert es
Durchsuchen. Ein Admin öffnet die Bibliothek und sieht eine Vorschau eines Setups: seine Struktur und seine Workflows.
Kopieren. Ein Klick kopiert das Setup in Ihren Workspace. Es gehört jetzt Ihnen und ist keine Verknüpfung zu unserem.
Ändern. Passen Sie die Struktur an, bearbeiten Sie einen Workflow oder schreiben Sie einen eigenen. Kein Code, kein Ticket an uns.
Passt kein Setup? Überspringen Sie die Bibliothek: Erklären Sie James Ihren Prozess, und er erstellt Struktur und Workflows für Sie.
Neue Projekte dieses Bid-Typs starten dann mit Ihrer Version, und James führt Ihre Workflows aus, wenn Sie ihn darum bitten.
04 · ZWEI STARTWEGE
Zwei Wege zum Start, beide zügig
Die meisten Bid-Tools geben Ihnen einen festen Prozess vor und erwarten, dass sich Ihr Team einfügt. Mit SEQUESTO passen Sie sich nie unserem Prozess an. Sie starten auf einem von zwei Wegen:
Wählen Sie das Setup, das Ihrem Bid am nächsten kommt, kopieren Sie es und passen Sie es an.
Erklären Sie James, wie Ihr Team arbeitet: Ihre Phasen, was Sie verfolgen, die Dokumente, die Sie immer erstellen, die Schritte, die Sie bei jeder Art von Bid befolgen. James erstellt Struktur und Workflows für Sie. Sie prüfen sie, ändern, was Sie möchten, und starten.
Bei einer leeren Seite zu beginnen heißt nicht, wochenlang Workshops zu besuchen. Beschreiben Sie Ihren Prozess in einem Gespräch, und Ihr Team kann noch am selben Tag darin arbeiten.
Vorher
- Die Phasen des Tools bestimmen, wie Ihr Bid abläuft.
- Ein DDQ wird in dieselbe Form gezwängt wie eine öffentliche Ausschreibung.
- Den Ablauf eines Bids zu ändern bedeutet eine Anfrage beim Hersteller.
Mit SEQUESTO
- Ihre Struktur, Ihre Best Practices, Ihre Workflows.
- Ein anderes Setup für jeden Bid-Typ: öffentliche Ausschreibung, DDQ, Security-Questionnaire.
- Änderungen nimmt Ihr eigener Admin vor, ohne Code.
SEQUESTO passt sich dem Bid-Prozess jedes Teams an: eigene Phasen, Felder, Dokumenttypen und Workflows, ohne Code.
05 · ERSTER BID
Ein durchgespieltes Beispiel: von der Bibliothek zum ersten Bid
Ein IT-Dienstleister beantwortet belgische öffentliche Ausschreibungen, auf Französisch und auf Niederländisch. Seine Bid-Managerin kopiert das Setup „Komplexe Ausschreibung“.
Der Bid-Manager benennt „Bieterfragen“ in „Questions / Vragen“ um, weil belgische föderale Ausschreibungen in beiden Sprachen erscheinen, und passt den Bid/no-bid-Workflow an: „Ausschreibung lesen, unseren Bid/no-bid-Brief auf Französisch ausfüllen, jede Anforderung zu ISO 27001 und Daten-Hosting markieren.“
Die nächste Ausschreibung trifft ein. Ein neues Projekt öffnet sich mit ihrer Struktur.
James führt ihren Bid/no-bid-Workflow aus, dann den Workflow für Bieterfragen, und listet 140 Anforderungen für das Team auf. Es beginnt am ersten Tag mit den Antworten.
Verwandte Funktionen
Passt sich an die Arbeitsweise Ihres Unternehmens an
SEQUESTO passt sich dem Bid-Prozess jedes Teams an: eigene Phasen, Felder, Dokumenttypen und Workflows, ohne Code. Eine öffentliche Ausschreibung, ein DDQ und ein Security-Questionnaire können jeweils so laufen, wie Ihr Team sie bereits abwickelt.
Mehr erfahren →SEQUESTO aOS
Das SEQUESTO aOS vereint acht Ebenen in einem gesteuerten System für Ausschreibungen, Fragebögen und strukturierte Dokumentenarbeit. Ein stabiles Modellfundament, eine eigens entwickelte Runtime, spezialisierte Agenten, vernetztes Wissen, Workflows, die Ihrem Prozess folgen, kollaborative Workspaces und Prüfbarkeit verstärken sich gegenseitig in einem System.
Mehr erfahren →Anforderungen und Bieterfragen
James, der KI-Bid-Agent von SEQUESTO, macht aus den Anforderungen und Fragen des Auftraggebers strukturierte Einträge aus Ihren eigenen Vorlagen. Unklare Punkte werden zu Bieterfragen, die Sie vor Ablauf der Frist für Bieterfragen des Auftraggebers senden können.
Mehr erfahren →Analysieren und qualifizieren
James, der KI-Bid-Agent von SEQUESTO, liest jede Datei der Ausschreibungsunterlagen und sagt Ihnen, was verlangt wird, bis wann, wie bewertet wird und wo die Risiken liegen. Dann hilft er Ihnen bei der Qualifizierung: Lohnt sich diese Ausschreibung für die nächsten drei Wochen Ihres Teams? Das Ergebnis folgt dem eigenen Format Ihres Teams und passt so zu der Art, wie Sie ohnehin entscheiden.
Mehr erfahren →Erst „fertig“, wenn alles abgedeckt ist
Bevor ein Bid als abgeschlossen markiert wird, prüft James jede Anforderung gegen das fertige Dokument und bewertet sie als erfüllt, teilweise erfüllt, fehlend oder klärungsbedürftig. Eine Erwähnung ist keine Antwort, und James bezeichnet ein Dokument nicht als vollständig, solange eine Lücke offen ist.
Mehr erfahren →Ihre Berichte, in Ihrem Format
Das Board-Pack, die monatliche Pipeline-Mail, die Zuschlagsquote pro Geschäftseinheit: Bauen Sie sie in SEQUESTO. Danach gibt es nichts mehr zu pflegen. Jede Zahl bleibt aktuell, einen Klick von den Bids dahinter entfernt.
Mehr erfahren →Häufig gestellte Fragen
Die Workflow-Bibliothek ist ein Katalog fertiger Setups für jeden Bid-Typ: öffentliche Ausschreibungen, private RFPs, Security-Questionnaires, DDQs und mehr. Jedes Setup bringt eine bewährte Struktur mit, die Best Practices für diesen Bid-Typ und Workflows, die James für Sie ausführt, etwa einen Bid/no-bid-Brief oder die Prüfung jeder Anforderung vor der Einreichung. Ein Admin kopiert ein Setup mit einem Klick in den Workspace und passt es dann an das Team an. In keinem Schritt ist Code nötig.
Ja. Erklären Sie James in Ihren eigenen Worten, wie Ihr Team arbeitet, und er erstellt Struktur und Workflows für Sie. Sie prüfen und passen sie an, und Ihr Team kann noch am selben Tag starten. Keine Workshops, keine Berater.
Ja. Ein kopiertes Setup gehört Ihnen. Sie können die Struktur anpassen, die Workflows bearbeiten oder eigene schreiben. SEQUESTO passt sich dem Bid-Prozess jedes Teams an: eigene Phasen, Felder, Dokumenttypen und Workflows, ohne Code. Änderungen nimmt Ihr Admin vor, nicht wir.
Ja. Eine öffentliche Ausschreibung, ein DDQ und ein Security-Questionnaire können jeweils ein eigenes Setup und eigene Workflows haben. Viele Teams führen ein Setup pro Bid-Typ, sodass ein neues Projekt immer mit der richtigen Struktur und den richtigen Workflows beginnt.
Ja, und zwar nach Ihrer Art zu entscheiden. James liest die Ausschreibung, fasst Umfang, wichtige Termine, Zuschlagskriterien und Risiken zusammen und füllt Ihren Bid/no-bid-Brief nach dem Workflow, den Ihr Team geschrieben hat. Ein Feld, das Sie definieren, hält die Entscheidung fest. Sie bestimmen, was in den Brief gehört.
Nein. Beim Kopieren eines Setups entsteht Ihre eigene Version, keine Verknüpfung. Spätere Änderungen in der Bibliothek überschreiben nicht, was Sie angepasst haben. Sie entscheiden, wann und ob Sie etwas Neues übernehmen.
Workspace-Admins. Sie sehen eine Vorschau eines Setups und kopieren es in den Unternehmens-Workspace. Danach verhält sich das Setup wie jeder andere Teil Ihres Workspace, mit denselben Berechtigungen, die Ihr Team bereits nutzt.