Nur in SEQUESTO · Jede Aktion festgehalten
Sehen, wer was getan hat. Bei jedem Bid, für jede Person.
Jede erstellte, verschobene, geteilte oder gelöschte Datei, jeder Kommentar und jede Zugriffsänderung ist festgehalten, mit der Person, die sie vorgenommen hat, und dem Zeitpunkt. Sie sehen auch, wer an welchem Bid arbeitet und wie viel Zeit es braucht, damit Sie das Team anhand von Fakten steuern.
Ein Bid läuft in den Lücken zwischen Personen schief. Ein einfaches Protokoll jeder Aktion, von Personen und von James, schließt diese Lücken und zeigt, wohin der Aufwand des Teams wirklich fließt.
DAS PROTOKOLL
Warum ist es so schwer zu wissen, wer bei einem Bid was getan hat?
Ein Bid hat zehn Beteiligte, drei Fristen und Hunderte von Dateien. Geht zwei Tage vor der Abgabe etwas schief, weiß niemand, wer den Ordner „Anhänge“ verschoben oder das Preisblatt geändert hat. Ist der Bid vorbei, kann niemand sagen, wie viel Aufwand er wirklich war oder wer ihn getragen hat.
01
Die meisten Tools protokollieren für die IT
Die meisten Tools führen ein technisches Protokoll für die IT oder gar keines.
02
Einfache Sätze, einer pro Aktion
SEQUESTO führt ein Protokoll, das der Bid-Director lesen kann: einfache Sätze, einer pro Aktion, mit Person, Datei und Uhrzeit.
Vorher / Mit SEQUESTO
| Vorher | Mit SEQUESTO |
|---|---|
| „Wer hat das geändert?“, gefragt im Team-Chat | Die Antwort im Protokoll, mit Name und Uhrzeit |
| Keine Möglichkeit, die Änderung eines Kollegen von der der KI zu unterscheiden | Aktionen von James sind mit der Person gekennzeichnet, für die er gehandelt hat |
| Aufwand pro Bid im Nachhinein geschätzt | Zeitaufwand pro Person und pro Bid |
| Eine falsche Änderung heißt von vorn anfangen | Vorherige Version wiederherstellen |
WAS PROTOKOLLIERT WIRD
Was ist festgehalten?
Jede Aktion, die einen Bid verändert, sobald sie geschieht:
01
Dateien und Ordner
Angelegt, umbenannt, verschoben, gelöscht, archiviert, wiederhergestellt und jede neue Version.
02
Felder und Personen
Ein Status, eine Frist oder ein Auftragswert geändert, eine Person einem Bid zugewiesen.
03
Zugriff
Zugriff gewährt oder entzogen, Änderungen an Berechtigungen und Eigentümerschaft.
04
Team
Mitglieder hinzugefügt, entfernt oder aktualisiert.
05
Bids
Projekte gestartet, bereit, gelöscht.
06
Zusammenarbeit
Kommentare angelegt, beantwortet, gelöst und wieder geöffnet, auch Kommentare, die für einen Kollegen hinterlassen wurden.
07
Verbindungen
Sync-Verbindungen angelegt, geändert oder entfernt.
Jeder Eintrag ist ein einfacher Satz: wer es getan hat, was, wo und wann. Admins filtern nach Person, Aktionstyp und Zeitraum oder durchsuchen den Text.
Nehmen Sie das Protokoll mit, wohin Sie es brauchen. Fragt ein Auditor, ein Kunde oder Ihr eigenes Compliance-Team nach Nachweisen, exportieren Sie das Protokoll in Minuten, statt es aus E-Mails zusammenzusuchen. Oder verbinden Sie es über die API von SEQUESTO mit den Security- und Compliance-Tools Ihres Unternehmens, damit Ihr IT-Team die Aktivität bei Bids neben allem sieht, was es sonst überwacht.
AKTIVITÄT
Wer woran arbeitet, und wie lange
Das Protokoll sagt Ihnen, was passiert ist. Die Aktivität zeigt Ihnen, wie das Team arbeitet.
01
Pro Person und pro Bid
Für jede Person sehen Sie, an welchen Bids sie gearbeitet hat und wie viel Zeit sie jeweils investiert hat. Für jeden Bid sehen Sie, wer beigetragen hat und wie viel.
Das beantwortet die Fragen, die ein Bid-Director jedes Quartal gestellt bekommt.
02
Wie viel Aufwand ein Bid braucht
Wie viel Aufwand braucht ein Bid wirklich? Vergleichen Sie eine öffentliche Ausschreibung mit einem privaten RFP oder dieses Jahr mit dem letzten.
03
Wer überlastet ist
Wer ist überlastet? Sehen Sie, wohin die Stunden gehen, bevor jemand in der Woche mit drei Fristen ausbrennt.
04
Wo SEQUESTO Zeit spart
Wo spart SEQUESTO Zeit? Vergleichen Sie die Zeit pro Bid vor und nach der Einführung eines Workflows oder dem Aufbau einer Content-Library.
05
Wer sie übernommen hat
Wer hat die neue Arbeitsweise übernommen? Sehen Sie, wer jede Woche in SEQUESTO arbeitet und wer weiterhin außerhalb arbeitet.
KI-AKTIONEN
Was die KI getan hat, und für wen
Ändert James, der KI-Bid-Agent von SEQUESTO, im Auftrag einer Person ein Dokument, zeigt das Protokoll es: die Person, die gefragt hat, und die Tatsache, dass James es ausgeführt hat.
01
Vor der Änderung geprüft
James bearbeitet nie ein Dokument ohne die direkte Anweisung des Nutzers, die vor der Änderung geprüft wird.
02
Prüfen heißt prüfen
Bitten Sie ihn nur um eine Prüfung, prüft er nur.
03
James-Nutzung pro Person und Bid
Admins sehen auch, wie viel jede Person und jeder Bid James über einen Zeitraum genutzt hat, um die Akzeptanz in den Teams zu verfolgen.
VERSIONEN
Zurückgehen statt neu anfangen
Jedes Dokument behält seinen Versionsverlauf.
Eine falsche Änderung rückgängig machen
Öffnen Sie eine frühere Version, vergleichen Sie sie und stellen Sie sie wieder her, wenn eine Änderung danebenging, egal ob ein Kollege oder James sie vorgenommen hat.
ZWEI TAGE VORHER
Ein Beispiel: der Ordner, der zwei Tage vor der Frist verschoben wurde
Zwei Tage vor der Frist einer öffentlichen Ausschreibung findet der Bid-Manager den Ordner „Anhänge“ nicht.
01
Im Protokoll finden
Ein Admin filtert das Protokoll der letzten zwei Tage nach „Ordner verschoben“: Ein Kollege hat ihn versehentlich in ein Archivprojekt verschoben. Der Admin verschiebt ihn zurück.
02
Die gestrige Version wiederherstellen
Im Durcheinander wurde auch eine unterschriebene Erklärung überschrieben, also stellt der Bid-Manager die gestrige Version aus dem Verlauf wieder her.
03
Die Zeit pro Bid lesen
Am Quartalsende sieht der Bid-Director sich die Zeit pro Bid an und stellt fest, dass Security-Questionnaires das Team doppelt so lange beschäftigen wie erwartet.
04
Mit einem gemeinsamen Workflow starten
Das nächste Quartal beginnt mit einem gemeinsamen Workflow dafür.
VIER SCHRITTE
So funktioniert es
Arbeiten Sie wie gewohnt. Jede Aktion wird festgehalten, sobald sie geschieht, von Personen und von James.
01
Das Protokoll durchsuchen
Filtern Sie nach Person, Aktionstyp und Zeitraum oder durchsuchen Sie den Text. Exportieren Sie das Protokoll oder senden Sie es über die API an Ihre eigenen Tools.
02
Die Aktivität lesen
Zeit und Beiträge pro Person und pro Bid.
03
Bei Bedarf wiederherstellen
Öffnen Sie den Versionsverlauf eines Dokuments und stellen Sie eine frühere Version wieder her.
Verwandte Funktionen
Security & Governance
Ihre Bids enthalten Preise, Lebensläufe und Kundennamen, und ein Dutzend Personen arbeitet daran, mit einer KI an der Seite. SEQUESTO lässt Sie entscheiden, wer was sieht, steuern, was James tun darf, sehen, wer was getan hat, und wissen, wie jedes Bid läuft.
Mehr erfahren →Datensouveränität
Wenn Ihr Konto in SEQUESTO angelegt wird, entscheiden Sie, wo Ihre Daten gespeichert werden: in der EU oder in den USA. Ihre Ausschreibungen, Antworten und Ihr Wissen bleiben dort, und die KI, die damit arbeitet, läuft in derselben Region.
Mehr erfahren →James, Ihr KI-Bid-Agent
Vom ersten Lesen der Ausschreibungsunterlagen bis zur finalen Datei nimmt James, der KI-Bid-Agent von SEQUESTO, dem Bid-Manager Arbeit ab: Zusammenfassungen, Entwürfe, Verträge, Formulare, Aufgabenzuweisungen und Nachfassaktionen. Sie steuern, er erledigt die Arbeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig.
Mehr erfahren →Zusammenarbeiten und prüfen
Weisen Sie jede Frage dem Experten zu, der die Antwort kennt. Schreiben, kommentieren, prüfen und geben Sie in denselben gemeinsamen Dokumenten frei, mit James, dem KI-Bid-Agenten von SEQUESTO, an Ihrer Seite.
Mehr erfahren →Ihre Berichte, in Ihrem Format
Das Board-Pack, die monatliche Pipeline-Mail, die Zuschlagsquote pro Geschäftseinheit: Bauen Sie sie in SEQUESTO. Danach gibt es nichts mehr zu pflegen. Jede Zahl bleibt aktuell, einen Klick von den Bids dahinter entfernt.
Mehr erfahren →Häufig gestellte Fragen
Ja. SEQUESTO hält fest, wer bei jedem Bid was getan hat, auch was James im Auftrag von wem getan hat. Admins filtern das Protokoll nach Person, Aktionstyp und Zeitraum und durchsuchen den Text der Einträge.
Dateien und Ordner angelegt, umbenannt, verschoben, gelöscht, archiviert und wiederhergestellt; neue Versionen; Feldänderungen; zugewiesene Personen; gewährter oder entzogener Zugriff; Änderungen an Berechtigungen und Eigentümerschaft; hinzugefügte, entfernte oder aktualisierte Mitglieder; gestartete und gelöschte Bids; Kommentare sowie Änderungen an Sync-Verbindungen.
Ja. Ändert James im Auftrag einer Person ein Dokument, zeigt das Protokoll die Person, die gefragt hat. James bearbeitet nur auf direkte Anweisung des Nutzers, und jede Änderung lässt sich über den Versionsverlauf rückgängig machen.
Ja. Für jede Person sehen Sie, an welchen Bids sie gearbeitet hat und wie viel Zeit sie jeweils investiert hat. Für jeden Bid sehen Sie, wer beigetragen hat und wie lange.
Admins. Es umfasst das ganze Unternehmen und bleibt daher bei den Personen, die für Zugriff und Governance verantwortlich sind. Alle anderen arbeiten mit dem Versionsverlauf der Dokumente, die sie öffnen können.
Ja. Admins können das Protokoll exportieren, zum Beispiel für ein Audit oder eine Kundenanfrage, und Ihr IT-Team kann es über die API von SEQUESTO in Ihre eigenen Security- und Compliance-Tools übernehmen.
Ja. Jedes Dokument behält seinen Versionsverlauf, und jede frühere Version lässt sich wiederherstellen.