Im gesamten Bid · Phase 2
Jede Anforderung extrahiert. Jeder unklare Punkt rechtzeitig erfragt.
James, der KI-Bid-Agent von SEQUESTO, macht aus den Anforderungen und Fragen des Auftraggebers strukturierte Einträge aus Ihren eigenen Vorlagen. Unklare Punkte werden zu Bieterfragen, die Sie vor Ablauf der Frist für Bieterfragen des Auftraggebers senden können.
Anforderungen und Bieterfragen werden auf dieselbe Weise nachverfolgt: als Einträge in Ihrer eigenen Vorlage, jeweils mit ihrer Quellpassage verknüpft und gegen das bewertet, was Sie tatsächlich geschrieben haben.
EXTRAKTION
Wie extrahiert man jede Anforderung aus einer Ausschreibung?
Bitten Sie James, sie zu extrahieren. James liest die Ausschreibungsunterlagen und legt pro Anforderung oder Frage einen strukturierten Eintrag an. Jeder Eintrag folgt der eigenen Vorlage Ihres Teams, sodass eine Anforderung so aussieht, wie Ihr Team es will: der Anforderungstext, eine Referenznummer, der Quellabschnitt, ein Verantwortlicher, ein Status.
01
Ein Eintrag pro Anforderung
Jede Anforderung, Frage oder Bieterfrage wird zu einem eigenen Eintrag.
02
Aus Ihrer Vorlage erzeugt
Einträge folgen Ihrer Vorlage, keinem festen Format.
03
Wo steht das?
Jeder Eintrag verweist auf die Passage im Dokument des Auftraggebers zurück. Wenn jemand fragt „Wo steht das?“, ist die Antwort einen Klick entfernt.
Mit der genauen Quellpassage verknüpft
TABELLEN
Tabellen, Zeile für Zeile extrahiert
Ein Lieferantenfragebogen mit 300 Zeilen ist kein Dokument zum Zusammenfassen. Es sind 300 Antworten, die Sie schulden.
01
Jede Zeile jedes Tabellenblatts
James liest jede Zeile jedes Tabellenblatts im Code, sodass nichts übersprungen wird, weil eine Tabelle lang war.
02
Erst sortiert, dann extrahiert
Bevor er Einträge anlegt, sortiert James die Zeilen: Überschriften, Anweisungen, Beispiele und berechnete Zellen werden ausgelassen, jeweils mit Begründung. Unklare Zeilen kommen zur Prüfung zu Ihnen zurück, statt per Raten zu Fragen gemacht zu werden.
03
Die Struktur des Auftraggebers bleibt erhalten
Sie können ein Tabellenblatt in Abschnitte teilen, die jeweils in einem eigenen Ordner landen, sodass die Struktur der Datei des Auftraggebers in Ihrem Bid erhalten bleibt.
BIETERFRAGEN
Bieterfragen, entworfen vor Ablauf der Frist für Bieterfragen
Die meisten Ausschreibungen geben Ihnen ein Zeitfenster für Fragen. Verpassen Sie es, preisen Sie stattdessen das Risiko ein.
01
Nachverfolgt wie Anforderungen
In SEQUESTO werden Bieterfragen wie Anforderungen nachverfolgt, im eigenen Format Ihres Teams oder in einem aus der Bibliothek übernommenen.
02
In der Sprache der Ausschreibung entworfen
Während James Anforderungen extrahiert, extrahiert er auch die Punkte, die eine Frage an den Auftraggeber brauchen: Widersprüche, fehlende Mengen, vage Service Levels. James entwirft dann den Fragetext in der Sprache der Ausschreibung, damit Ihr Team ihn bearbeiten und senden kann.
03
Fragen, die Ihnen nützen
Eine Bieterfrage tut mehr, als eine Lücke zu füllen. Die Antwort des Auftraggebers geht an jeden Bieter, sodass eine gut gewählte Frage die Aufmerksamkeit des Auftraggebers auf den Bereich lenken kann, in dem Sie am stärksten sind. James kennt Ihre Stärken aus Ihren früheren Bids, Zertifikaten und Referenzen. Er erkennt die vagen Punkte, bei denen eine präzise Antwort einem Team wie Ihrem nützen würde, und schlägt die Fragen vor, die sie dem Auftraggeber ins Bewusstsein rücken. Zum Beispiel ein Service Level, das nicht sagt, wie es gemessen wird, obwohl Sie bei genau dieser Messgröße die beste Bilanz haben. Sie entscheiden, welche davon Sie senden.
ABDECKUNG
Ihre Compliance-Matrix, ehrlich gehalten durch die Abdeckungsprüfung
Eine Compliance-Matrix ist nur nützlich, wenn sie stimmt.
01
Jede Anforderung bewertet
Sobald Ihre Antworten vorliegen, bewertet die Abdeckungsprüfung von James jede Anforderung am Dokument selbst: erfüllt, teilweise erfüllt, fehlend, nicht ausdrücklich gefordert, Klärung durch den Auftraggeber erforderlich oder interne Bestätigung erforderlich.
Nichts einzurichten.
02
Abgeschlossen erst, wenn abgedeckt
Eine Erwähnung ist keine Antwort. James darf ein Dokument nicht als abgeschlossen bezeichnen, solange eine Anforderung teilweise erfüllt ist, fehlt oder auf eine Entscheidung wartet.
03
Status fließen zurück
Ein Status wie „Klärung durch den Auftraggeber erforderlich“ fließt direkt in Ihre Liste der Bieterfragen zurück, und „interne Bestätigung erforderlich“ sagt Ihnen, bei welchem Fachexperten Sie nachfassen müssen. Die Prüfung findet auch übrig gebliebene Platzhalter wie „[TBD]“.
Vorher / Mit SEQUESTO
Vorher: Jemand kopiert Anforderungen von Hand aus einem PDF in eine Tabelle. Zeile 214 wird übersehen. Bieterfragen werden am Abend vor der Frist geschrieben, und nur, um Lücken zu schließen. Die Compliance-Matrix sagt „erfüllt“, weil ein Absatz das Thema erwähnt.
Mit SEQUESTO: James extrahiert jede Anforderung Zeile für Zeile in Einträge aus Ihrer Vorlage. Bieterfragen werden bei der Extraktion gesammelt und früh entworfen, mit vorgeschlagenen Bieterfragen, die den Auftraggeber auf Ihre Stärken lenken. Die Abdeckungsprüfung bewertet jede Anforderung gegen das, was Sie tatsächlich geschrieben haben.
PRAXISBEISPIEL
Beispiel: ein französischer Lieferantenfragebogen mit 300 Zeilen
Ein französischer Industrieauftraggeber schickt einen questionnaire fournisseur als Excel-Arbeitsmappe: vier Tabellenblätter, 300 Zeilen, eine Spalte „Exigence“, eine Spalte „Commentaire éditeur“ und eine Compliance-Spalte. Tabellenblatt zwei mischt Abschnittsüberschriften, Anweisungen und echte Fragen.
01
Gelesen und sortiert
James liest alle 300 Zeilen. Überschriften und Anweisungen werden mit Begründung ausgelassen. Jede echte Frage wird zu einem Eintrag in Ihrer Vorlage „Frage“, in einem eigenen Ordner pro Tabellenblatt. Sechs Zeilen sind unklar und kommen zur Prüfung zurück.
02
Widersprüche gefunden
Drei Anforderungen widersprechen dem DCE bei den Lieferzeiten, daher legt James drei Einträge für Bieterfragen an und entwirft die Fragen auf Französisch.
03
Eine strategische Frage
Er schlägt außerdem eine strategische Frage vor: Der Auftraggeber verlangt „full traceability“, ohne zu sagen, auf welcher Ebene, und die Referenzen des Unternehmens zeigen, dass es bereits jede Charge nachverfolgt. James schlägt vor zu fragen, ob Rückverfolgbarkeit auf Chargenebene erwartet wird. Sagt der Auftraggeber ja, muss jeder Bieter einen Standard erfüllen, den dieses Unternehmen bereits erfüllt.
04
Vor der Frist gesendet
Ihr Team sendet die Fragen vor der Frist, mit einer Liste, die der Nummerierung des Auftraggebers entspricht.
Häufig gestellte Fragen
Ja. James liest jede Zeile jedes Tabellenblatts im Code, sodass lange Tabellen nicht abgeschnitten werden. Überschriften, Anweisungen und Beispiele werden mit Begründung ausgelassen, und unklare Zeilen kommen zur Prüfung zu Ihnen zurück. Jede echte Anforderung oder Frage wird zu einem strukturierten Eintrag, der aus Ihrer eigenen Vorlage erzeugt und mit seiner Zeile verknüpft ist.
Ja. Ihr Team legt fest, wie Anforderungen, Fragen, Bieterfragen und Risiken aufgebaut sind, jeweils mit eigener Vorlage und eigenen Feldern. James schreibt jeden extrahierten Eintrag in diese Vorlage. SEQUESTO passt sich dem Bid-Prozess jedes Teams an: eigene Phasen, Felder, Dokumenttypen und Workflows, ohne Code.
Ja. James extrahiert Bieterfragen zusammen mit den Anforderungen: Widersprüche, fehlende Zahlen, vage Begriffe. James entwirft jede Frage in der Sprache der Ausschreibung, damit Ihr Team sie bearbeiten kann. Ihr Team entscheidet, was gefragt wird, und sendet sie ab.
Ja. Über Widersprüche und Lücken hinaus erkennt James die vagen Punkte, bei denen eine präzise Antwort Ihrem Team nützen würde, auf Grundlage Ihrer früheren Bids, Zertifikate und Referenzen. Er schlägt die Fragen vor, die die Aufmerksamkeit des Auftraggebers auf die Bereiche lenken, in denen Sie am stärksten sind. Sie entscheiden, welche davon Sie senden.
Auf Ihre Art oder auf unsere. SEQUESTO bringt eine Standardweise mit, sie aufzubauen: aus den extrahierten Anforderungen und der Abdeckungsprüfung, wobei jede Anforderung gegen Status wie erfüllt, teilweise erfüllt, fehlend oder klärungsbedürftig geprüft wird. Wenn Ihr Team seine Compliance-Matrix bereits auf eigene Weise aufbaut, mit eigenen Spalten, Status und eigenem Layout, folgt SEQUESTO stattdessen dieser. In beiden Fällen prüft James, bevor ein Bid als abgeschlossen markiert wird, jede Anforderung am fertigen Dokument.
Sie zählt nicht als beantwortet. Eine Erwähnung ist keine Antwort. James darf ein Dokument nicht als abgeschlossen bezeichnen, solange eine Anforderung teilweise erfüllt ist, fehlt oder auf eine Entscheidung wartet. Sie erhalten eine Liste der Lücken, jede mit ihrer Anforderung verknüpft, sodass Sie genau wissen, was zu beheben ist.
Ja. James arbeitet in der Sprache der Ausschreibung. Auch Bieterfragen werden in dieser Sprache entworfen. Wenn Antworten zurück in die Arbeitsmappe des Auftraggebers gehen, werden Antwort-, Frage- und Compliance-Spalten in 13 Sprachen erkannt, darunter Französisch, Deutsch, Niederländisch, Spanisch und Polnisch.