Was ist ein Capability Statement?

Ein Capability Statement dient als dauerhafter Nachweis über einen Anbieter. Das Bid-Team hält eine freigegebene Version vor und passt sie jedes Mal an, wenn ein Auftraggeber wissen möchte, welche Anbieter einen bestimmten Auftrag ausführen könnten. Bei der Angebotsabgabe im Vereinigten Königreich und in der EU kann es ein eigenständiges Dokument oder ein vom Auftraggeber verlangter Abschnitt innerhalb einer umfassenderen Response sein. In beiden Fällen beschreibt es die Organisation und nicht die Lösung für eine bestimmte Leistungsbeschreibung.

Das Capability Statement endet dort, wo die eigenen Fragen des Auftraggebers beginnen. Ein Fragebogen mit festgelegten Fragen und Schwellenwerten oder eine bewertete Antwort auf eine Anforderung ist etwas anderes, selbst wenn dafür dieselben Nachweise verwendet werden. Bei der Vergabe von US-Bundesaufträgen bezeichnet der Begriff üblicherweise eine einseitige Zusammenfassung, die auf Registrierungscodes wie UEI, CAGE und NAICS basiert. Dabei handelt es sich um ein eigenständiges Format mit eigenen Konventionen.

Was ein Capability Statement enthält

Ein Capability Statement enthält Nachweise über die Organisation und das, was sie bereits erbracht hat: ihre Leistungen, datierte Referenzen, Akkreditierungen, Kapazitäten und Alleinstellungsmerkmale. Es schlägt keine Lösung für eine einzelne Anforderung vor und lässt alles aus, was die Organisation nicht belegen kann oder nicht freigegeben hat.

Leistungen, Erfahrung und Referenzen

Im Abschnitt zu den Leistungen wird aufgeführt, was die Organisation derzeit erbringt, gegliedert nach den Leistungsbereichen, die zur jeweiligen Auftragsart passen. Anschließend werden als Erfahrung vergleichbare Aufträge genannt, jeweils mit Auftraggeber, Umfang, Wert und Zeitraum sowie einer Referenzperson, die einer Kontaktaufnahme zugestimmt hat. Das Sourcing Playbook, ein Leitfaden der britischen Regierung für zentrale öffentliche Auftraggeber in England, besagt, dass sich Fragen zur technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit auf den Bieter selbst und seine bisherigen Erfahrungen konzentrieren sollten.

Die Zeitangaben sind ebenso wichtig wie die Aufträge. In der EU erlaubt Anhang XII der Richtlinie 2014/24/EU einem öffentlichen Auftraggeber, als Nachweis der technischen Leistungsfähigkeit eine Liste der wesentlichen Dienstleistungen zu verlangen, die in den vergangenen höchstens drei Jahren erbracht wurden, einschließlich Beträgen, Zeitangaben und Empfängern. Referenzen in einem Capability Statement enthalten daher Anfangs- und Enddatum sowie den jeweiligen Auftragswert, damit ein öffentlicher Auftraggeber sie diesem Zeitraum zuordnen kann.

Akkreditierungen, Kapazitäten und Alleinstellungsmerkmale

Akkreditierungen und Zertifizierungen werden mit der ausstellenden Stelle, ihrem Geltungsbereich und ihrem Ablaufdatum aufgeführt. Ein Zertifikat, das nur einen Standort oder einen Leistungsbereich abdeckt, ist weniger aussagekräftig, als sein Name vermuten lässt. Die Kapazitätsangaben zeigen, welche Aufgaben das Unternehmen übernehmen kann: die Beschäftigten im betreffenden Leistungsbereich, seine Standorte, die parallel betreuten Verträge und die geplante Mobilisierung. Auch Versicherungssummen und die finanzielle Leistungsfähigkeit gehören hierher, wenn der Auftraggeber danach fragt.

Alleinstellungsmerkmale runden die Nachweise ab. In einem Capability Statement sind dies Angaben, die ein Auftraggeber überprüfen kann, etwa eine Methode, die das Unternehmen bei konkret benannten Aufträgen eingesetzt hat, eine Branche, in der es seit Jahren tätig ist, oder eine spezielle Akkreditierung. Jedes Alleinstellungsmerkmal verweist auf eine Referenz oder ein Zertifikat, das weiter vorn im Dokument aufgeführt ist. Ein Alleinstellungsmerkmal ohne Beleg wirkt wie Marketingtext.

Was nicht hineingehört

Nicht überprüfbare Aussagen bleiben außen vor: Superlative, Zahlen ohne Quellenangabe und Marktpositionen, die niemand gemessen hat. Sie bieten dem Auftraggeber keine verlässliche Grundlage und schwächen die Aussagekraft der übrigen Nachweise. Vertrauliche Details aus früheren Verträgen, etwa Preise oder Konditionen, die eine Referenzperson nicht zur Offenlegung freigegeben hat, bleiben ebenfalls außen vor, selbst wenn sie eine Referenz stärken würden.

Auch Verpflichtungen, die das Unternehmen nicht freigegeben hat, bleiben außen vor. Ein Capability Statement beschreibt, was bereits erbracht wurde und was erbracht werden kann. Es legt weder Preise noch Zeitpläne oder Bedingungen für einen noch nicht bestehenden Vertrag fest. Der Bid-Manager trägt die Verantwortung für jede Response, die das Unternehmen verlässt, auch für diese. Die vorgeschlagene Lösung für eine konkrete Anforderung gehört in die spätere Response, in der der Auftraggeber sie bewertet.

Wann Auftraggeber ein Capability Statement anfordern

Auftraggeber fordern ein Capability Statement zu zwei Zeitpunkten an: vor der Veröffentlichung einer Ausschreibung, um festzustellen, welche Anbieter den Auftrag ausführen könnten, und in der Eignungsprüfung, bei Anbieterlisten und Rahmenvereinbarungen, wo der Anbieter selbst bewertet wird.

Vor einer Ausschreibung: RFIs und Markterkundung

Eine frühe Anfrage erfolgt als RFI oder als Fragebogen im Rahmen einer vorläufigen Markterkundung. In England, Wales und Nordirland ordnet der Leitfaden zum Procurement Act 2023 über die vorläufige Markterkundung, den die walisische Regierung für öffentliche Auftraggeber erneut veröffentlicht hat, diese Markterkundung zeitlich vor der Veröffentlichung einer Ausschreibung oder Transparenzbekanntmachung ein.

Ein zu diesem Zeitpunkt eingereichtes Capability Statement wird gelesen, bevor überhaupt ein Angebot vorliegt, und kann das erste Dokument sein, das ein Auftraggeber von einem Anbieter sieht. Das Ausschreibungsverfahren durchläuft anschließend Eignungsprüfung und Zuschlagserteilung, wobei in jeder Phase andere Nachweise verlangt werden.

Eignungsprüfung, Anbieterlisten und Rahmenvereinbarungen

Im weiteren Verlauf eines Vergabeverfahrens erreicht die Anfrage die Phase, in der der Anbieter selbst beurteilt wird. Das Sourcing Playbook, ein Leitfaden für zentrale öffentliche Auftraggeber in England, der an einigen Stellen noch die Rechtslage vor dem Procurement Act 2023 widerspiegelt, beschreibt die Eignungsprüfung als Bewertung der Anbieter selbst, im Unterschied zur Angebotswertung und Zuschlagserteilung, bei der ihre Angebote beurteilt werden. Ein Capability Statement gehört zur Eignungsprüfung. Es beantwortet die Frage, ob die Organisation die Leistung erbringen kann, nicht wie sie diesen Auftrag ausführen würde.

Auftraggeber, die eine Anbieterliste erstellen oder Anbieter für eine Rahmenvereinbarung auswählen, stellen dieselbe Frage mit Blick auf verschiedene künftige Einzelabrufe. Ein Capability Statement für diesen Zweck deckt die gesamte Bandbreite der Leistungsbereiche des Unternehmens ab und nicht nur eine einzelne Anforderung. In einer Ausschreibung kann ein Capability Statement auch als Teil der Response verlangt werden. In diesem Fall bestimmen die Überschrift, die Wortbegrenzung und die Vorlage des Auftraggebers seine Form.

Wie ein Capability Statement gepflegt und angepasst wird

Ein Capability Statement wird als eine freigegebene Masterversion gepflegt. Jede Fassung, die an einen Auftraggeber geht, wird daraus auf dessen Frage und Vorlage zugeschnitten. Jede Aussage darin hat einen Verantwortlichen und ein Prüfdatum, und der Bid-Manager gibt jede Fassung vor dem Versand frei.

Masterversion und angepasste Versionen

Die Masterversion enthält die freigegebenen Formulierungen für jeden Leistungsbereich, die vollständige, datierte Referenzliste, aktuelle Akkreditierungen und bestätigte Kapazitätsangaben. Eine angepasste Version wählt daraus aus und ordnet die Inhalte entsprechend den Fragen, Überschriften, Wortbegrenzungen und Formatvorgaben des Auftraggebers neu. Sie verwendet die Begriffe des Auftraggebers für den beschriebenen Bedarf.

Was sich zwischen den Versionen ändert, sind Auswahl, Reihenfolge, Gewichtung und Länge. Referenzen, die der Branche des Auftraggebers am nächsten kommen, stehen an erster Stelle. Leistungsbereiche, nach denen der Auftraggeber nicht gefragt hat, entfallen. Unverändert bleiben die Fakten: Auftragswerte, Daten, Geltungsbereiche der Akkreditierungen und Kapazitätsangaben sind in jeder Version mit der Masterversion identisch.

Verantwortliche, Freigaben und Prüftermine

Jede Aussage im Capability Statement hat einen Verantwortlichen, der sie bestätigt, sowie ein Prüfdatum, bis zu dem sie erneut geprüft wird. Der BSI-Leitfaden PAS 360:2023 für Bid- und Proposal-Management behandelt bewährte Arbeitsweisen, Rollen und Verantwortlichkeiten.

Jeder Eintrag erhält ein Prüfdatum, das sich danach richtet, wie schnell er veraltet: bei einer Akkreditierung nach ihrem Ablaufdatum, bei einer Referenz nach ihrem Alter, bei einer Kapazitätsangabe nach der nächsten Umstrukturierung oder dem nächsten gewonnenen Auftrag. Der Bid-Manager gibt jede angepasste Version frei, wie bei jeder Response. Eine auditierbare Bibliothek mit freigegebenen Antworten und Nachweisen macht die jeweiligen Verantwortlichen, Daten und Freigaben nachvollziehbar.

Eine Faktengrundlage für jede Version

Jede angepasste Version basiert auf denselben freigegebenen Fakten. So erhalten weder verschiedene Kunden noch verschiedene Teams desselben Kunden unterschiedliche Zahlen zum selben Vertrag. McKinseys Global B2B Pulse Survey 2026 unter fast 4.000 Entscheidungsträgern in 13 Ländern ergab, dass widersprüchliche Informationen zwischen Teams der häufigste Grund für einen Anbieterwechsel sind. Die Umfrage bezieht sich auf den kommerziellen B2B-Einkauf und nicht auf öffentliche Ausschreibungen. Demselben Bericht zufolge beurteilen Kunden Anbieter auch danach, ob sie als ein integriertes kommerzielles System agieren können.

Die Umfrage zählt generative KI außerdem zu den fünf wichtigsten Kanälen, über die Kunden Anbieter finden und bewerten. Das Capability Statement und das Material, auf dem es beruht, können sowohl von KI-Tools als auch von Menschen gelesen werden, ebenso wie alle anderen Stellen, an denen der Anbieter dieselben Fakten nennt.

Wie sich ein Capability Statement von einer Broschüre, einem Angebot und einem PQQ unterscheidet

Ein Capability Statement ist die eigene, durch Nachweise belegte Darstellung des Anbieters über sein Unternehmen. Eine Broschüre vermarktet das Unternehmen, ohne Nachweise erbringen zu müssen. Ein Angebot geht auf eine konkrete Anforderung ein und wird bei der Zuschlagserteilung bewertet. Ein PQQ beantwortet die vom Auftraggeber festgelegten Fragen.

Unternehmensbroschüre

Eine Unternehmensbroschüre soll ein breites Publikum überzeugen und muss ihre Aussagen nicht belegen. Ein Capability Statement kann teilweise dieselben Formulierungen verwenden, doch jede Aussage lässt sich auf eine Referenz, eine Akkreditierung oder eine bestätigte Kennzahl zurückführen.

Der Unterschied zeigt sich auf der Seite. Ein Capability Statement nennt Aufträge mit Datum und Wert, Akkreditierungen mit ihrem Geltungsbereich sowie Kapazitäten in Zahlen und wird wie jede andere Response vom Bid-Manager freigegeben. Eine Broschüre enthält Adjektive und Bilder und wird als Marketingmaterial freigegeben.

Vollständiges Angebot

Ein vollständiges Angebot geht auf eine konkrete Anforderung ein. Es beschreibt die Lösung, die Vorgehensweise, das Team und den Preis für einen bestimmten Auftrag.

Ein Capability Statement entsteht früher oder ergänzt diese Arbeit. Es belegt die Leistungsfähigkeit des Unternehmens, statt etwas anzubieten. Der Abschnitt zu den Erfahrungen in einem Angebot kann darauf zurückgreifen, doch eine bewertete Frage muss weiterhin anhand der dem Bid-Team vorliegenden Spezifikation beantwortet werden.

PQQ

Ein Capability Statement folgt der eigenen Struktur des Anbieters, sofern der Auftraggeber keine Vorlage bereitstellt. Es beschreibt, was das Unternehmen leisten kann, statt lediglich festzustellen, ob es einen Schwellenwert erfüllt.

Viele der Nachweise auf Organisationsebene dienen beiden Zwecken. Die Referenzen, Akkreditierungen, Versicherungsnachweise und Jahresabschlüsse in einer PQQ-Response sind dieselben, die auch die Aussagen eines Capability Statements stützen. Sie stammen aus derselben freigegebenen Faktenbasis.