Over uw RFP-respons wordt beslist voordat iemand begint te schrijven

Zo reageert u op een RFP die het waard is om te winnen

Er is een aanbestedingspakket met meerdere bestanden binnengekomen. De deadline staat vast en uw team werkt al aan andere bids. De vraag is hoe u deze RFP van ontvangst tot indiening brengt, zodat uw team zich kan richten op een antwoord dat de inkoper kan beoordelen, voor een bid dat het waard is om te winnen.

Een RFP-antwoord wordt grotendeels bepaald voordat het eerste antwoord is opgesteld. De bid/no-bid-beslissing komt eerst, voordat het team zich eraan committeert. Daarna wordt de RFP opgesplitst, zodat elke eis een eigenaar, een antwoord en het bijbehorende gunningscriterium heeft. Met beide op orde besteedt het team zijn uren aan een respons die de koper kan beoordelen, voor een bid dat de moeite waard is om te winnen.

De fout met de grootste gevolgen is een verplichte eis of een formulier dat ingediend moet worden, maar dat nooit in de compliancematrix terechtkomt. Bij openbare aanbestedingen wordt een response die niet aan alle eisen van de RFP voldoet, afgewezen als niet-conform en daarom niet beoordeeld.

Wat u geregeld moet hebben voordat u begint

Het RFP-antwoord valt onder de verantwoordelijkheid van het bidteam van de leverancier. Als bidmanager bent u eindverantwoordelijk en geeft u de definitieve goedkeuring. Zorg dat u vóór de eerste stap over het volledige aanbestedingspakket beschikt. Voor de RFP voor facilitair management bestaat dat uit de instructies voor inschrijvers, de specificatie, de evaluatiebijlage, het prijsschema, het conceptcontract, de lijst met in te dienen formulieren en eventuele aanvullingen die de inkoper heeft gepubliceerd.

Wijs voor elk onderdeel waarvan het RFP-antwoord afhankelijk is een verantwoordelijke aan. Voor het plan van aanpak voor de mobilisatie is de operationeel verantwoordelijke nodig als Subject Matter Expert en moet het conceptcontract door de juridisch adviseur worden beoordeeld. Reserveer daarom voor beiden tijd voordat het opstellen begint. Wijs ook de commercieel verantwoordelijke voor het prijsschema, de bidwriter en de reviewers van de colour teams aan. Tot slot is een bibliotheek met goedgekeurde antwoorden nodig die het team voldoende vertrouwt om als basis voor het concept te gebruiken.

Bepaal of de RFP een antwoord waard is

Neem de bid/no-bid-beslissing voordat iemand begint te schrijven. Doe dit formeel en met steun van het management, op basis van het rendement van het contract, uw kans om te winnen en de risico’s. Bij de RFP voor facilitair management betekent dit dat u beslist voordat de operationeel verantwoordelijke wordt gevraagd om de beschrijving van de mobilisatieaanpak. Want ook voor een bid dat u niet kunt winnen, moet diegene tijd vrijmaken van lopende locaties om eraan te schrijven.

Lees de verplichte eisen in de specificatie en het conceptcontract om de feiten te verzamelen die nodig zijn voor de beslissing. Daaruit blijkt of de organisatie kan leveren wat de inkoper vraagt, volgens de planning van de inkoper en tegen een rendabele prijs. Weeg uw positie af tegen die van concurrenten en een eventuele zittende leverancier op de locaties van de inkoper. Beoordeel vervolgens of de kans om te winnen opweegt tegen de kosten van de bid.

Een groot deel van die kosten is nergens als begrotingspost zichtbaar. In Nieuw-Zeeland bijvoorbeeld rekent de overheidsrichtlijn voor leveranciers medewerkers die voor een bid van hun reguliere werk worden gehaald mee tot de verborgen kosten van de inschrijving. Ook stelt de richtlijn dat niet meedingen soms de juiste beslissing is.

Ontleed de RFP tot een compliancematrix

Zet elk bestand uit het aanbestedingspakket zodra het binnenkomt uiteen in de compliance-matrix, voordat iemand begint te schrijven: de eisen, instructies, beoordelingscriteria en deadlines. De rijen bevatten onder meer de verplichte eisen uit de specificatie, het ondertekende inschrijvingsformulier op de lijst met in te dienen formulieren en de paginalimiet in de instructies voor inschrijvers.

Elke rij volgt APMP’s compliance-matrixsjabloon: de eis, geformuleerd met een actief werkwoord, de plaats ervan in de RFP, of u er volledig, gedeeltelijk of niet aan voldoet en waar de response erop ingaat. Voeg het gunningscriterium en de weging toe waarmee de rij wordt beoordeeld, zoals vermeld in de evaluatiebijlage. De documenten van de koper moeten elk criterium en de bijbehorende weging vermelden. Andere criteria mogen niet worden gebruikt. De bijlage laat zien hoe elke rij wordt beoordeeld.

Diezelfde set documenten bepaalt aan welke minimumeisen een response moet voldoen om als geldig te worden beschouwd. Een response die niet aan een van de eisen voldoet, wordt afgewezen. Alleen een kleine afwijking die de inhoud onveranderd laat kan worden geaccepteerd. Als een verplichte eis of een inschrijvingsformulier niet in de matrix is opgenomen, kan de volledige response worden uitgesloten voordat ook maar één antwoord is beoordeeld.

In SEQUESTO aOS upload u het aanbestedingspakket naar het project. De Agent Force, de specialist agents, haalt daaruit de eisen, vragen, woordlimieten, verplichte bijlagen en beoordelingscriteria. Elk onderdeel verschijnt als een traceerbaar item in het project, zodat u het direct aan de eigenaar kunt toewijzen en vóór indiening kunt bevestigen.

Plan terug vanaf de indieningsdeadline

Plan terug vanaf de deadline voor indiening om data vast te leggen voor het schrijven, elke review en de indiening. Wijs ook verantwoordelijkheden toe aan elke bijdrager, zodat elke rij in de matrix een eigenaar en een datum heeft. De deadline is de enige datum zonder speelruimte: een response die de inkoper daarna bereikt, wordt niet geopend of beoordeeld. Het plan eindigt daarom met een upload die vóór het sluiten van het portaal is voltooid.

Input van Subject Matter Experts buiten het kernteam moet als eerste in de planning worden opgenomen. In Nieuw-Zeeland krijgen leveranciers bijvoorbeeld via overheidsrichtlijnen het advies om ruim voor de uiterste datum een interne deadline voor externe input vast te stellen en een reviewschema in de planning op te nemen. Plan de datum waarop de operationeel verantwoordelijke de method statement voor de mobilisatie aanlevert met die marge, vóór de red-teamreview, uw goedkeuring en de upload naar het portaal.

Vanaf dag één verschijnen de vereisten met een datum uit het aanbestedingspakket als takenlijst in het project. James voegt de goedkeuringsfasen en controlemomenten voor de resources van de organisatie toe als mijlpalen, elk met een tijdstip en een aangewezen beoordelaar.

Stel verduidelijkingsvragen in een vroeg stadium

Leg elke onduidelijkheid, fout of tegenstrijdigheid tussen bestanden vast die bij het opsplitsen aan het licht komt. Stuur uw vragen schriftelijk naar de in de RFP genoemde contactpersoon binnen de daarvoor gestelde termijn. Een voorbeeld is een dienst in de specificatie waarvoor geen regel in het prijsschema is opgenomen. Een prijs op basis van uw eigen interpretatie legt de organisatie namelijk vast op een bedrag voor werkzaamheden waarvan niemand de omvang heeft bepaald.

Stel uw vraag vroeg. De inkoper moet tijdig, vóór de deadline, op een verzoek reageren, zodat u het antwoord kunt gebruiken. De verduidelijking wordt vervolgens, zonder vermelding van de vraagsteller, naar elke inschrijver met de documenten gestuurd. Elke concurrent leest uw vraag over de ontbrekende prijsregel. Formuleer die daarom zo dat u het antwoord krijgt zonder uw oplossing prijs te geven.

Elk antwoord en addendum wijzigen de documenten en zijn bindend voor elke inschrijver. Het geldt dus voor elke relevante rij in de matrix. In de EU vereist bijvoorbeeld de EU-wetgeving inzake overheidsopdrachten dat aanvullende informatie tijdig wordt aangevraagd en dat alle inschrijvers deze uiterlijk 6 dagen voor de deadline ontvangen. Een te laat verzoek of een verzoek van gering belang leidt niet tot uitstel.

Schrijf elk antwoord volgens het bijbehorende gunningscriterium

Stel elk antwoord op vanuit de bijbehorende rij in de matrix, met het gunningscriterium en de weging waarop het voor de schrijver wordt beoordeeld. Beoordelaars combineren de scores per criterium, vermenigvuldigen die met de bijbehorende weging en tellen ze op. Zo bepalen de zwaarste wegingen in de beoordelingsbijlage waaraan het team zijn beste uren besteedt. Als de bijlage een hoge weging toekent aan de beschrijving van de mobilisatieaanpak, krijgt dat antwoord de meeste aandacht.

De inkoper beoordeelt de kwaliteit van een antwoord. Op een illustratieve schaal van 0 tot 4 krijgt een antwoord een 0 als nergens uit blijkt hoe aan de eis wordt voldaan, en een 1 als de informatie ontoereikend of onduidelijk is. Het krijgt een 2 als eruit blijkt dat aan de eis zal worden voldaan en een 3 of 4 als eruit blijkt dat de eis in beperkte of aanzienlijke mate zal worden overtroffen. De methodiek voor de mobilisatie krijgt de bijbehorende weging alleen als wordt aangetoond, met bewijs, hoe de mobilisatie op de locaties van de inkoper wordt uitgevoerd.

Beantwoord elke vraag in de volgorde van de koper, met de aangegeven nummering en opmaak, en behandel elk onderdeel. In de EU moet de koper bijvoorbeeld op grond van het EU-aanbestedingsrecht het relatieve gewicht van elk gunningscriterium vermelden. Daarbij mag een bandbreedte worden gebruikt. Als weging niet mogelijk is, moet de koper de criteria in afnemende volgorde van belangrijkheid vermelden.

Pas elk hergebruikt antwoord aan

Neem een goedgekeurd antwoord uit de bibliotheek als eerste concept en pas het vóór indiening aan op de vraag, eisen en voorwaarden van deze koper. Het antwoord over de mobilisatie in de bibliotheek is geschreven voor een ander contract. De personeelsbezetting en planning waren daarop afgestemd.

De toezeggingen in een hergebruikt antwoord vragen de meeste aandacht. Volgens de UNCITRAL Model Law kan een contract op basis van de voorwaarden in de winnende inschrijving van kracht worden zodra de koper de aanvaarding ervan verstuurt, terwijl de inschrijving nog geldig is. Beoordeel de personeelsbezetting en planning in het antwoord over de mobilisatie samen met de operationeel verantwoordelijke. Behoud alleen wat de organisatie binnen dit contract kan leveren.

Wanneer de bidwriter de mobilisatievraag in het project opent, staat er al een concept klaar, opgebouwd uit goedgekeurde antwoorden uit de Knowledge Hub, met vermelding van de gebruikte bronnen. Alles waarvan de geldigheidsdatum is verstreken, wordt gemarkeerd voordat het in het concept terechtkomt. De operationeel verantwoordelijke bewerkt en keurt het antwoord binnen de workflow goed.

Leg prijsstelling en contractvoorwaarden vroeg vast

Stuur het conceptcontract en het prijsschema direct bij de start naar respectievelijk de juridisch adviseur en de commercieel verantwoordelijke. Bepaal voor elke clausule die de organisatie niet ongewijzigd kan accepteren, zoals de aansprakelijkheidsclausule, of u hierover vóór de deadline een verduidelijkingsvraag stelt of dit als uitzondering vermeldt. Dit is belangrijk, want een wezenlijke afwijking of voorbehoud waardoor de bid niet meer aan zijn doel voldoet of niet eerlijk kan worden vergeleken met conforme bids, leidt ertoe dat de bid bij de voorlopige beoordeling wordt afgewezen, nog voordat de inhoudelijke beoordeling begint.

Breng alleen de bepalingen ter sprake die ertoe doen. In Victoria, Australië, bijvoorbeeld, adviseren richtlijnen van de deelstaatregering leveranciers om de voorwaarden van de koper niet onnodig te betwisten, omdat naleving van het voorgestelde contract een van de beoordelingscriteria is, en om nooit iets te claimen wat de organisatie niet kan waarmaken.

Een prijs die abnormaal laag lijkt leidt tot een schriftelijk verzoek om gedetailleerde prijsanalyses. De bid wordt afgewezen als de commercieel verantwoordelijke niet kan aantonen dat de organisatie het contract tegen die prijs kan uitvoeren. Stem het prijsschema af op de oplossing die in het plan van aanpak voor de mobilisatie wordt beschreven, de win themes en het budget van de koper.

Controleer de response vóór definitieve goedkeuring

Houd de colour-team-reviews op de in het plan vastgelegde data. Laat elk team het concept lezen zoals de beoordelaar dat zal doen, met aandacht voor compliance en de mate waarin het aan de criteria van de RFP voldoet. Bij de red-team-review betekent dit dat het method statement voor de mobilisatie wordt getoetst aan het prijsschema en aan de matrix.

Controleer vóór indiening de volledige respons op fouten en tegenstrijdige uitspraken. Een voorbeeld is een personeelsbezetting in de method statement die niet in de prijsopgave is opgenomen. Geef uw akkoord zodra alle wijzigingen uit de review zijn verwerkt. Anders bereikt die tegenstrijdigheid de koper als onderdeel van de offerte van de organisatie en verlaagt die de kwaliteit van de respons die de beoordelaars lezen.

Controleer de compliance en dien in

Voer de laatste compliancecontrole rij voor rij uit aan de hand van de matrix en de lijst met formulieren die ingediend moeten worden. Upload vervolgens de response volgens de instructies voor inschrijvers en bevestig dat de inkoper deze heeft ontvangen.

De koper beoordeelt de inschrijving voor het eerst tijdens het vooronderzoek na de opening. Daarbij wordt gecontroleerd of de formulieren door een bevoegde persoon zijn ondertekend, of waar nodig een joint venture-overeenkomst of machtiging van de fabrikant is bijgevoegd, of indien vereist een inschrijvingsgarantie is verstrekt en of de bid de vereiste scope volledig dekt. Ook wordt de handtekening op het inschrijvingsformulier gecontroleerd.

Bij openbare aanbestedingen mag de inkopende organisatie na de deadline een inschrijver om verduidelijking van diens respons vragen. Zij mag echter geen inhoudelijke wijziging vragen of accepteren, ook niet als die een niet-conforme response alsnog conform zou maken. Controleer vóór het uploaden of het inschrijvingsformulier door een bevoegde persoon is ondertekend. Zodra het portaal is gesloten, kunt u geen ontbrekende handtekening meer toevoegen.

Vraag om een evaluatie, of u nu wint of verliest

Vraag de inkoper schriftelijk om een evaluatie zodra de gunningsbeslissing binnen is, ongeacht of uw inschrijving is gewonnen of verloren. Inkopers bieden doorgaans iedere inschrijver een evaluatie aan en de termijn om die aan te vragen kan kort zijn: volgens de regels van de Wereldbank heeft een afgewezen inschrijver vanaf de kennisgeving 3 werkdagen om schriftelijk een evaluatie aan te vragen. Deze vindt binnen vijf werkdagen plaats.

Vraag naar de sterke en zwakke punten die de beoordelaars per criterium hebben vastgelegd, waaronder die voor het plan van aanpak voor de mobilisatie. De beoordelaars leggen dit vast in het beoordelingsrapport. De debriefing is gebaseerd op dat rapport.

De evaluatie van de geleerde lessen en de win-verliesanalyse horen bij de afsluiting in het biddossier: de succesfactoren als de bid werd gewonnen,en de feedback van de koper en de tekortkomingen als deze werd verloren. Archiveer ze samen met de overige biddocumentatie, zodat ze als uitgangspunt dienen voor de volgende bid/no-bid-beslissing en het volgende antwoord over de mobilisatie.

Zodra de response is ingediend, worden de door het team goedgekeurde antwoorden, waaronder het plan van aanpak voor de mobilisatie, teruggeplaatst in de Knowledge Hub, waar uw organisatiekennis is vastgelegd. Elk antwoord behoudt zijn contenteigenaar en beoordelingscyclus. Na de evaluatie werkt het team de antwoorden daarop bij.

Checklist voor RFP-antwoorden

• De bid/no-bid-beslissing wordt genomen en vastgelegd voordat iemand begint met schrijven.
• Elke eis, instructie en elk in te dienen formulier in elk bestand van het aanbestedingspakket hebben een eigen rij in de compliancematrix, met het bijbehorende gunningscriterium en de weging.
• Elke rij heeft een eigenaar en voor elke review, goedkeuring en indiening is een datum vóór de deadline vastgelegd.
• Elke vraag is vóór de uiterste datum voor vragen schriftelijk ingediend bij de aangewezen contactpersoon van de koper en elk antwoord en addendum staan in de matrix.
• Elk antwoord behandelt elk onderdeel van de vraag, in de volgorde en het format van de koper.
• Herschrijf elk hergebruikt antwoord voor deze koper en bevestig de toezeggingen met de eigenaar.
• De juridische afdeling heeft elke contractclausule goedgekeurd en de prijs sluit aan bij de in de response beschreven oplossing.
• Verwerk alle wijzigingen uit de reviews en laat de bidmanager deze goedkeuren.
• Markeer elke rij in de matrix als conform, onderteken elk formulier en bevestig de ontvangst bij de inkoper.
• Vraag om de debriefing en leg de geleerde lessen vast.

Wanneer het volgende aanbestedingspakket binnenkomt, begint u met de bid/no-bid-beslissing en legt u die vast voordat iemand ook maar één regel van het antwoord schrijft.