Neem verdedigbare go/no-go-besluiten over RFP's

Een go/no-go-beslissing over een RFP blijft overeind als u die drie keer neemt, telkens op basis van het bewijs dat u op dat moment hebt: of u het traject wilt voortzetten voordat de aanbesteding is gepubliceerd, of u wilt inschrijven nadat u de stukken hebt gelezen en of u op een vastgelegde controledatum wilt doorgaan. Lees de contractvoorwaarden vóór de go-beslissing, niet erna, en leg voor elke no-bid de reden vast. De win-verliesanalyse die APMP bij de contractafsluiting plaatst, bevat namelijk geen stap voor de bids waarvan u hebt afgezien. In de praktijk levert dat zes fasen op: een beslissing om het traject voort te zetten, een bidbeslissing op basis van de stukken, het doornemen van de voorwaarden, een onderbouwd voorstel aan een aangewezen beslisser, een controlemoment waarop de bid nog kan worden stopgezet en een logboek dat u met de resultaten vergelijkt.

Wie beslist en wat u gereed moet hebben

De bidmanager of head of bids doet doorgaans het voorbereidende werk en bereidt tegelijk go/no-go-besluiten voor meerdere kansen voor. Het besluit zelf ligt bij degene die volgens uw governance bevoegd is om de tijd van het team en het risico voor de organisatie vast te leggen. Dat kunt u zijn, of een directeur boven u. In beide gevallen worden besluiten sneller genomen en zijn ze beter onderbouwd als de benodigde input beschikbaar is voordat het pakket binnenkomt.

Zorg dat u dit bij de hand hebt:

• Pipeline-aankondigingen en toekomstplannen van de inkopers op wie u zich richt.
• Eerdere gunningen van die inkopers: wie won, voor welke scope en wanneer elk contract afloopt.
• Een capaciteitskalender die laat zien welke schrijvers en subject matter experts wanneer zijn ingepland.
• Contractuele rode lijnen die vooraf met juridische en commerciële teams zijn afgestemd, zodat u een bepaling daaraan kunt toetsen in plaats van deze vanaf nul te escaleren.
• Een beslislogboek met één rij per beslissing, ingericht voordat u de eerste invoer nodig hebt.

De praktijkcode voor de beroepsgroep schrijft u geen methode voor. PAS 360:2023, de praktijkcode van BSI voor bid- en proposalmanagement, beschrijft goede werkpraktijken, rollen en verantwoordelijkheden. De code stelt dat deze niet bedoeld is om bedrijfseigen methodologieën, processen of technieken aan te bevelen. Uw team bepaalt dus zelf de beslismomenten, criteria en scorekaart. Stem deze af op de rest van uw bestaande bidmanagementproces, zodat go/no-go de toegangspoort daartoe wordt in plaats van een afzonderlijk ritueel.

Beslis of u inschrijft voordat de aanbesteding uitkomt

Neem de eerste beslissing voordat de aanbesteding wordt gepubliceerd. In die fase kunnen uw capture-inspanningen uw kansen nog beïnvloeden, en kost een nee niet meer dan een gesprek. APMP's Winning Business Ecosystem plaatst de bid/no-bid-beslissing in de pre-bid- en capturefase, bij het kwalificeren van kansen en vóór de beoordeling van de RFP zelf. De beslissing is gebaseerd op ROI, winstkans en risico.

Hetzelfde raamwerk plaatst het identificeren van kansen vóór de beslissing: beoordeel het concurrentielandschap en de historie van de klant, identificeer zittende leveranciers en analyseer eerdere gunningen. Verzamel die informatie eerst. Dit is het bewijs waarop de beslissing om de kans na te streven berust. Het meeste daarvan is openbaar of staat al in uw eigen klantgeschiedenis. Een beslissing om de kans na te streven betekent dat u capaciteit inzet voor capture, zoals gesprekken, marktbenadering en het vroegtijdig uitwerken van een oplossing. Het verplicht het bidteam niet om een respons te schrijven.

Voor inkopers bij de Britse centrale overheid zijn gepubliceerde pipelines nuttig. Het Britse Sourcing Playbook legt ministeries uit dat leveranciers dankzij pipelines kunnen voorspellen welke investeringsbeslissingen zij moeten nemen voordat de vraag ontstaat. Dat is een pursue-beslissing onder een andere naam, en een vermelding in de pipeline geeft u een datum waarop u die beslissing moet nemen.

Soms komt er een aanbesteding aan die niemand zag aankomen. Dan is er geen pursue-besluit om op voort te bouwen en rust het volle gewicht op het bidbesluit. Leg dat ook vast.

Binnen de fasen van een aanbesteding vanuit het perspectief van de leverancier, valt deze beslissing vóór publicatie. De volgende valt erna.

Neem de bidbeslissing zodra het pakket is gelezen

Neem de volledige bidbeslissing nadat u het pakket hebt gelezen. Pas daarbij vier toetsen in een vaste volgorde toe. De eerste kan de besluitvorming beëindigen voordat iemand tijd aan de andere drie besteedt. Deze vier vormen uw RFP go/no-go criteria. Alles wat u toevoegt, moet een plek in de vastlegging verdienen.

Voldoen aan de knock-outeisen

Controleer eerst alle knock-outeisen. Als u een accreditatie mist, niet aan een omzetdrempel voldoet of vóór de deadline niet het vereiste verzekeringsniveau kunt bereiken, staat de beslissing vast. Geen enkele score op de kwaliteitsvragen kan dat nog veranderen. Als een tekortkoming tijdig kan worden verholpen, leg dan vast wie dat doet en wanneer. Kan niemand dat, beschouw het dan als een afwijzing.

Het speelveld dat u aantreft

Eerdere gunningen laten zien met wie u waarschijnlijk te maken krijgt. Landgegevens laten zien hoe beperkt het aantal inschrijvers doorgaans is. Het Scorebord voor de interne markt van de Europese Commissie meet het aandeel contracten dat met slechts één bid is gegund, met uitzondering van raamovereenkomsten en rechtstreekse gunningen. Een percentage van 10% of lager geldt als groen en boven 20% als rood. In de cijfers over 2024 bedroeg het EU-gemiddelde 28% en het percentage voor Nederland 24%. Het gemiddelde wordt bepaald door een kenmerkend land in de middenmoot en is niet berekend over alle lidstaten. Gebruik het cijfer voor het land van uw opdrachtgever als context en baseer uw beeld van dit contract op eerdere gunningen door deze opdrachtgever.

Kosten van inschrijven versus winkans

Druk de kosten uit in het aantal dagen van met naam genoemde medewerkers, niet als een algemene inschatting van de inspanning. Maak, nog voordat er een responsplan ligt, een lijst van de schrijvers, subject matter experts, reviewers en goedkeurders die volgens het pakket nodig zijn. Schat vervolgens per persoon het aantal dagen tot de deadline. Zet die kosten daarna af tegen een winratio die u tegenover de beslisser kunt onderbouwen met het bovenstaande bewijs: hoe goed u aansluit, wat u weet over de koper en het deelnemersveld. Een bid dat de meeste van uw senior schrijvers een maand bezighoudt, vraagt om een sterkere onderbouwing dan een bid dat één schrijver aankan.

Beschikbare schrijvers en experts in deze periode

APMP plaatst het inschakelen van offerte-, capture- en subject matter experts in de pre-bidfase, naast de beslissing in plaats van erna. Bevestig daarom vóór de go hoeveel dagen elke expert beschikbaar is, met de expert zelf en, als er ook elders aanspraak op diens tijd wordt gemaakt, met de lijnmanager. Een go waarbij de beschikbaarheid van een expert alleen wordt verondersteld, loopt bij de eerste versie vast. Bovendien is het veel eenvoudiger om die tijd vast te leggen voordat u zich hebt vastgelegd dan erna.

Lees de contractvoorwaarden die een go in een no-go veranderen

Lees vóór de go de voorwaarden voor aansprakelijkheid, inhoudingen en prijsstelling, want elk daarvan kan een winbare bid veranderen in een contract dat u niet zou moeten willen winnen. Voor de centrale overheid van het VK hebt u een referentiekader om ze aan te toetsen. De richtlijn voor risicoverdeling en prijsstellingsmethoden, die deel uitmaakt van de richtlijnen in het Sourcing Playbook die centrale overheidsdiensten geacht worden te volgen, vertelt inkopers hoe zij risico's moeten verdelen. De richtlijn legt u geen verplichtingen op. Ze laat wel zien welke voorwaarden in documenten van de centrale overheid verder gaan dan wat inkopers volgens de richtlijn mogen vragen. Over die voorwaarden moet u vóór uw beslissing een verduidelijkingsvraag stellen. Buiten de centrale overheid van het VK verdienen dezelfde drie voorwaarden dezelfde beoordeling, getoetst aan de rode lijnen die uw organisatie vooraf heeft vastgesteld.

Aansprakelijkheidslimieten

Volgens de richtlijnen mag van leveranciers niet worden gevraagd onbeperkte aansprakelijkheid te aanvaarden, afgezien van een korte, overeengekomen lijst met uitzonderingen: belastingbetalingen door de leverancier, claims van werknemers van de leverancier, IE-claims van derden, aansprakelijkheid bij een TUPE-overgang en boetes van de ICO. In documentatie van de centrale overheid is onbeperkte aansprakelijkheid buiten die lijst een punt om ter discussie te stellen, geen norm om te accepteren. Als het antwoord de aansprakelijkheid onbeperkt laat en daarmee uw rode lijn overschrijdt, leidt het niet voldoen aan dit criterium tot een no-go.

Servicecredits en inhoudingen

In dezelfde toelichting staat dat inhoudingen, of het nu gaat om service credits of vooraf vastgestelde schadevergoedingen, beperkt moeten blijven tot de contractwinst, niet aan de omzet mogen worden gekoppeld en geen escalatiemechanismen mogen bevatten. Lees hoe ze volgens het pakket worden berekend. Een regeling die aan de omzet is gekoppeld of bij herhaaldelijk tekortschieten wordt aangescherpt, kan meer kosten dan het contract oplevert.

Vaste of geïndexeerde prijzen

Controleer wie het inflatierisico draagt. Volgens de toelichting leggen escalatiefactoren het volledige inflatierisico bij de leverancier, terwijl indexering het bij de koper legt. Bij een meerjarig contract moet u dat verschil bij de start meenemen in uw kosten- en margeberekening, voordat het in het tweede jaar zichtbaar wordt.

Leg de onderbouwing voor aan de beslisser en zeg op basis van het bewijs nee tegen sales

Bepaal wie de beslissing neemt voordat het pakket binnenkomt en geef diegene op één pagina een onderbouwing met de resultaten per criterium. Zo berust de beslissing op bewijs en wordt een no-bid aan sales gepresenteerd als een niet-doorstane toets, niet als een mening. De onderbouwing hoeft slechts enkele elementen te bevatten: elk criterium met het bijbehorende resultaat, de benodigde inzet in dagen per genoemde persoon, de winkans en waarop die is gebaseerd, de beoordeelde voorwaarden en eventuele openstaande vragen, en uw aanbeveling.

Het is belangrijk om de beslisser vroeg aan te wijzen, omdat het besluit bindend moet zijn. APMP neemt het verkrijgen van draagvlak bij het management op in de bid/no-bid-stap, voordat het formele offertetraject begint. BSI beschrijft governance in PAS 360 als een manier om het risico te verkleinen dat u een contract wint dat in de praktijk niet uitvoerbaar is of meer middelen vergt dan begroot. Een aangewezen beslisser en een schriftelijke onderbouwing vormen die governance in de meest basale vorm. Ze beschermen ook u, want u bent verantwoordelijk voor de kwaliteit van elke respons die u goedkeurt, ook als het bedrijf die heeft doorgedrukt.

Als het antwoord nee is, vertel de saleslead dan aan welk criterium niet is voldaan en uit welk bewijs dat blijkt. Dat kan een onbeperkte aansprakelijkheid zijn, een expert die niet beschikbaar is of een knock-outeis waaraan u niet kunt voldoen. Geef vervolgens aan wat nodig is om het besluit te heroverwegen, zoals een antwoord op een verduidelijkingsvraag waarin de aansprakelijkheid wordt beperkt, of een expert die door de manager wordt vrijgemaakt. Het gesprek gaat dan over een korte lijst met zaken die sales kan proberen te veranderen, in plaats van over de vraag of het bidteam de opdracht wel wil. Als sales een van die zaken verandert, beoordeel dan dezelfde onderbouwing opnieuw en laat dezelfde beslisser het besluit nemen.

In SEQUESTO: uw team vraagt James, onderdeel van SEQUESTO aOS, om een bid- of no-bid-advies met onderbouwing, gebaseerd op de aanbestedingsdocumenten en de eigen informatie van uw organisatie. De bidmanager neemt de beslissing en SEQUESTO legt de onderbouwing vast voor beoordeling.

Plan een beslismoment waarop u de bid nog kunt stoppen

Plan vooraf een controlemoment waarop u de bid na de go-beslissing nog kunt stopzetten, zodat stoppen een besluit is en geen gevolg van een vastgelopen proces. Plan dit nadat de antwoorden op de verduidelijkingsvragen binnen zijn en de eerste concepten gereed zijn. Dat is het eerste moment waarop u wezenlijk meer weet dan bij de go-beslissing.

Stop de bid als een van deze situaties van toepassing is:

• Antwoorden op verduidelijkingsvragen hebben de scope verder gewijzigd dan waarmee u in uw kostencalculatie rekening hield.
• Een expert van wie de bid afhankelijk is, is teruggetrokken en niemand kan diegene op tijd vervangen.
• Een contractvoorwaarde waarover u een vraag hebt gesteld, is na het antwoord van de koper nog steeds onaanvaardbaar.

Kopers verwachten dat dit gebeurt. In dezelfde notitie over risicoverdeling wijst de Britse centrale overheid haar eigen kopers erop dat leveranciers niet zullen inschrijven of zich zullen terugtrekken als de verhouding tussen risico en rendement te ongunstig is. Stoppen op basis van een vastgelegde aanleiding is een normale commerciële beslissing. Het getuigt niet van een gebrek aan lef.

Dezelfde beslisser voert de checkpoint uit op basis van dezelfde bijgewerkte onderbouwing van één pagina, waarin staat wat er is veranderd. Als het besluit is om te stoppen, informeer dan direct de aangewezen contactpersoon van de koper. Een checkpoint werkt alleen als de planning er ruimte voor laat. Een checkpoint dat tussen de eindbeoordeling en indiening is gepropt, kan niets meer tegenhouden.

In SEQUESTO: James leest het governanceproces van uw organisatie naast de aanbesteding en neemt de daarin vastgelegde controlemomenten voor de inzet van middelen als mijlpalen op in de planning van de aanbesteding, met gereserveerde tijd en een aangewezen beoordelaar.

Leg elke beslissing vast, inclusief no-bids, en vergelijk de resultaten

Leg elke beslissing bij elke beslisfase vast, of het nu gaat om doorgaan, een bid uitbrengen of een controlepunt, en om go of no-go, inclusief de resultaten per criterium, de beslisser en de reden. APMP schaart de win-verliesanalyse onder de contractafsluiting: wint u, analyseer dan de succesfactoren; wordt u niet geselecteerd, beoordeel dan de feedback en breng hiaten in kaart. Voor no-bids noemt APMP geen vergelijkbare stap. De reden voor een no-bid wordt dus nooit getoetst aan wat er daadwerkelijk gebeurde, tenzij u die bij de beslissing hebt vastgelegd.

Leg deze velden vast voor elke beslissing:

• Opportunity, koper en land.
• Beslismoment en datum.
• Het resultaat voor elk criterium.
• Geschatte kosten in werkdagen van de genoemde personen.
• De beslisser.
• De beslissing, met de reden in één zin.
• Wat de beslissing zou hebben veranderd.
• De uitkomst, later ingevuld: gewonnen, verloren of, bij een no-bid, aan wie de opdracht is gegund.

Beoordeel het logboek vervolgens volgens een vaste cyclus die u eenmalig instelt en daarna aanhoudt. Vergelijk de resultaten per criterium voor gewonnen en verloren bids en no-bids. Een criterium dat bij gewonnen en verloren bids hetzelfde resultaat geeft, heeft geen voorspellende waarde. Laat het daarom vervallen of definieer het opnieuw. Bij no-bids laat de gepubliceerde gunningsbeslissing zien wie de opdracht heeft gewonnen waarop u niet hebt ingeschreven, en of een verwachte concurrent überhaupt heeft meegedaan.

BSI stelt dat het standaardiseren van bidwerk bedoeld is om de consistentie, grondigheid, tijdigheid en kwaliteit te vergroten en daarmee de winratio te verhogen. Dat is een geformuleerd doel, geen gemeten resultaat. Aan de hand van uw eigen logboek stelt u vast of dit voor uw team opgaat en welke criteria daadwerkelijk bijdragen.

Go/no-go-checklist om te kopiëren

Gebruik één vinkje per fase en kopieer dit voor elke opportunity naar uw tracker:

• De beslissing om in te schrijven en de reden daarvoor worden vastgelegd voordat de aanbesteding wordt gepubliceerd. Als de aanbesteding onaangekondigd binnenkomt, wordt dat vastgelegd.
• Aan elke pass/fail-eis is voldaan, of er is een verantwoordelijke aangewezen die vóór de deadline zorgt dat eraan wordt voldaan.
• De benodigde bidwriters en subject matter experts zijn aangewezen en hebben bevestigd op welke dagen zij binnen de beschikbare periode inzetbaar zijn.
• De voorwaarden voor aansprakelijkheid, inhoudingen en prijsstelling zijn gelezen, en elke afwijking is voorgelegd aan of geaccepteerd door de persoon die verantwoordelijk is voor dat risico.
• De beslisser was aangewezen voordat het pakket binnenkwam, en de onderbouwing die deze persoon heeft gezien, is gearchiveerd.
• Het controlemoment is gepland na de deadlines voor de antwoorden op verduidelijkingsvragen en de eerste concepten.
• Bij elke beslispoort worden de resultaten per criterium, de beslisser en de reden vastgelegd, inclusief no-bids.

Begin met de volgende kans in uw pipeline. Leg deze week de beslissing vast om erop in te schrijven en neem het beslismoment op in het plan voordat iemand begint te schrijven.